IKJ-Online FAQ (Frequently Asked Questions)

Transkript

1 IKJ-Online FAQ (Frequently Asked Questions) Hinweise zu den IKJ-Online FAQ s... 2 Meldung Kein Zugriff 0 nach längerer Inaktivität... 2 Seiten werden nicht richtig angezeigt oder getätigte Eingaben verschwinden wieder... 5 Doppeltes Vergeben eines Klientencodes verhindern... 8 Zwischenspeichern, um Datenverlust vorzubeugen... 8 Handhabung der Zeilen Status in der Bogenübersicht und Senden... 9 Bögen können nicht gespeichert werden, das Fenster mit der entsprechenden Meldung erscheint nicht Unter Mozilla Firefox das Verändern der Fenstergröße für die Bögen abschalten

2 Hinweise zu den IKJ-Online FAQ s Der Begriff FAQ s steht im IT-Bereich für Frequently Asked Questions, also die am häufigsten gestellten Fragen, in diesem Fall auf die Anwendungen unter bezogen. Mit diesen Antworten möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, sich im Arbeitsalltag bei den üblichen Schwierigkeiten selbst zu helfen. Dieses Dokument wird regelmäßig aktualisiert, immer davon abhängig, wie viele neue Punkte des Öfteren an unseren Support herangetragen wurden. Meldung Kein Zugriff 0 nach längerer Inaktivität Beim Speichern nach dem Ausfüllen eines Bogens oder nach längerer Inaktivität im System erscheint die Meldung Kein Zugriff 0 beim Klick auf einen Link oder Button. Wichtig: Sollte diese Meldung erscheinen, als Sie einen Bogen speichern wollten, den Bogen selbst auf keinen Fall schließen! 1. Beim Anklicken des Speichern-Buttons erhalten Sie die Meldung Kein Zugriff 0, statt der üblichen Bestätigung, dass der Bogen des Klienten ordnungsgemäß gespeichert wurde. 2. Das Fenster mit der Meldung Kein Zugriff 0 kann durch einen Klick auf das X geschlossen werden. Bitte achten Sie hierbei darauf, dass Sie nicht den Bogen selbst schließen!

3 3. Den geöffneten Bogen, der im Normalfall nach dem Schließen der Meldung erscheint, andernfalls aber auch in der Taskleiste zu finden sein kann, minimieren (der kleine Unterstrich oben rechts in der Ecke des Fensters, in dem auch das X zum Schließen zu sehen ist) 4. Sie sollten nun das Menü von IKJ-Online sehen, in dem Sie einen Logout durchführen. Dies geschieht durch einen Klick auf den entsprechenden Schriftzug im rechten Teil des Menüs. 5. Sollte auch nach einen Klick auf den Schriftzug Logout nicht wieder Login erscheinen, so aktualisieren Sie bitte das Fenster durch Druck auf die Taste F5 Ihrer Tastatur oder mit dem entsprechenden Aktualisieren-Button in Ihrem Browser. Danach sollte im genannten Bereich wieder der Login zur Verfügung stehen. 6. Ist der Login wieder sichtbar, klicken Sie bitte auf ihn und melden sich mit Ihren bekannten Benutzerdaten wieder am System an.

4 7. Den vorher minimierten Bogen rufen Sie nun aus der Taskleiste, dies ist die Leiste am unteren Rand Ihres Bildschirmes, in dem sich auch der Start-Button für Windows befindet, wieder auf. Wichtig ist hierbei, dass Sie den Bogen nicht wieder über die Bogenübersicht aufrufen, sondern ihn aus der Taskleiste wieder maximieren! 8. Am unteren Ende des Bogens klicken Sie erneut auf den Button Bogen speichern, um die Änderungen letztendlich in das System zu übernehmen. 9. Es sollte nun eine Meldung erscheinen, dass der Bogen für das Kind mit der bearbeiteten Nummer gespeichert wurde. Erst nach dieser Bestätigung wurden Ihre Angaben erfolgreich in das System aufgenommen und stehen Ihnen auch zu späteren Zeitpunkten noch zur Verfügung.

5 Seiten werden nicht richtig angezeigt oder getätigte Eingaben verschwinden wieder Arbeiten Sie mit dem Microsoft Internetexplorer, kann es in der Standardeinstellung vorkommen, dass Eingaben, die im Bogen getätigt und korrekt gespeichert wurden, nach den erneuten Öffnen nicht mehr angezeigt werden, oder beispielsweise ein 4. Verlaufsbogen plötzlich als 3. Verlaufsbogen angezeigt wird. Um dieses Problem zu beheben, gehen Sie bitte wie folgt vor. Bearbeitungsschritte für Internet Explorer Version bis einschließlich Version 6: 1. Im Internet Explorer, mit dem Sie in IKJ-Online bearbeiten auf Extras klicken (in der Menüleiste oben) und im sich öffnenden Menü den Punkt Internetoptionen auswählen. 2. Sie befinden sich nun auf der Registerkarte Allgemein, auf der Sie im Bereich Temporäre Internetdateien auf den Button Einstellungen klicken

6 3. In dem Dialogfeld Einstellungen aktivieren Sie unter der Überschrift Neuere Version der gespeicherten Seiten suchen die oberste Option Bei jedem Zugriff auf die Seite. 4. Jeweils mit einem Klick auf OK die beiden Fenster schließen. 5. Sollten Sie bei IKJ-Online eingeloggt sein, so speichern Sie evtl. getätigte Änderungen, führen Sie bitte einen Logout durch und starten Sie den Internet Explorer erneut. Bearbeitungsschritte für Internet Explorer Version 7: 1. Klicken Sie im oberen rechten Bereiches des Internet Explorers auf den Menüpunkt Extras und wählen Sie im sich öffnenden Menü den Punkt Internetoptionen aus.

7 2. Im Einstellungsdialog der Internetoptionen aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein den Button Einstellungen im Bereich Browserverlauf. Dieser befinden sich etwa in der Mitte des Fensters. 3. Im dem sich öffnenden Fenster aktivieren Sie im oberen Bereich Temporäre Internetdateien die oberste Option Bei jedem Zugriff auf die Seite. 4. Schließen Sie bitte die beiden geöffneten Optionsdialoge durch jeweils einen Klick auf OK. 5. Sollten Sie bei IKJ-Online eingeloggt sein, so speichern Sie evtl. getätigte Änderungen, führen Sie bitte einen Logout durch und starten Sie den Internet Explorer erneut.

8 Doppeltes Vergeben eines Klientencodes verhindern Werden mehrere Bögen von mehreren Mitarbeitern zur gleichen Zeit eingegeben, kann es vorkommen, dass ein Klientencode mehrfach vergeben wird. Das System errechnet beim Anlegen eines Bogen jeweils die nächste freie Nummer nach dem zuletzt gespeicherten Bogen. Kommt es jedoch vor, dass beispielsweise zwei Bögen gleichzeitig eingegeben werden, erhalten beide Bögen die gleiche Codenummer. Um dies zu vermeiden, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. In der Fallübersicht einen neuen Bogen anlegen 2. Die Basisdaten ausfüllen 3. Im Bogen nach unten scrollen und speichern 4. Die Meldung für den gespeicherten Bogen und den Bogen selbst schließen 5. Im Hauptmenü in die Bogenübersicht wechseln 6. Den Bogen dort durch einen Klick auf die Lupe öffnen und weiter bearbeiten 7. Den Bogen speichern Durch ein möglichst frühes Speichern, hier direkt nach dem Ausfüllen der Basisdaten, wird die Codenummer im System fest angelegt und kann nicht erneut vergeben werden. Zwischenspeichern, um Datenverlust vorzubeugen Beim Absturz des Computers, dauerhaften Problemen mit der Internetverbindung oder anderen Schwierigkeiten kann es dazu kommen, dass Sie nicht mehr in der Lage sind, den Bogen im aktuellen Status zu speichern. Daher ist es sinnvoll, Ihre Angaben von Zeit zu Zeit zwischen zu speichern, um bei einem Ausfall der IT- Systeme möglichst wenig Daten zu verlieren. Wichtig: Ein zwischenspeichern ist nur möglich, wenn der Bogen über die Bogenübersicht geöffnet wurde. Das bedeutet, dass der Bogen nach dem ersten Speichern der Angaben geschlossen und über die Bogenübersicht erneut geöffnet werden muss. Sollte Ihr Bogen seit dem ersten Speichern nicht geschlossen worden sein, ist ein weiteres Speichern leider nicht möglich und die getätigten Eingaben gehen verloren! Vorgehensweise: 1. Eine beliebige Anzahl von Items im Bogen ausfüllen und immer wieder nach unten scrollen, um den Button Bogen speichern zu betätigen 2. Wieder nach oben scrollen und ab dem zuletzt ausgefüllten Item die Arbeit fortsetzen 3. Nach einer beliebigen Anzahl von Items erneut den Bogen durch einen Klick auf den entsprechenden Button speichern 4. Das Prozedere fortsetzen, bis der komplette Bogen ausgefüllt und gespeichert wurde

9 Handhabung der Zeilen Status in der Bogenübersicht und Senden In allen anderen Verfahren als dem WOS-Manager existiert die Spalte Status nur ein Mal, der Bogen wird hier direkt an das IKJ gesendet. Die Spalten JA und LE beziehen sich nur auf das Projekt WOS-Online. In allen anderen Projekten befindet sich in der Bogenübersicht nur eine Spalte für den Status der Bögen. steht für einen neuen Bogen steht für einen Bogen in Bearbeitung steht für einen fertig bearbeiteten, nicht gesendeten Bogen steht für einen gesendeten Bogen 1. Der Bearbeitungsstatus der Bögen von JA und LE wird in der entsprechend benannten Spalte angezeigt. 2. Legt das Jugendamt einen neuen Bogen an und weist diesen einem Leistungserbringer zu, wird der Bogen für den LE mit dem Status neu gekennzeichnet. 3. Nach beendeter Bearbeitung des Aufnahmebogens durch den LE, muss dieser im Status Fertig bearbeitet gespeichert werden. Erst danach wird in der Bogenübersicht das Icon zum Senden des Bogens aktiviert. Durch einen Klick auf das gelbe Briefcouvert wird der Bogen an das Jugendamt gesendet. 4. Das Jugendamt sendet den von beiden Seiten fertig bearbeiteten Aufnahmebogen nun endgültig an das IKJ. 5. Bei Verlaufs- und Abschlussbögen wird der Bogen zuerst vom LE ausgefüllt und danach direkt für das Jugendamt frei geschaltet. 6. Hat der LE seine Arbeit an dem Bogen abgeschlossen, sendet er diesen durch einen Klick auf das entsprechende Briefcouvert an das Jugendamt. 7. Bei Verlaufs- und Abschlussbögen muss der Bogen vor dem Senden an das IKJ noch von dem zuständigen Mitarbeiter im Referat Jugend bearbeitet und im Status auf Fertig bearbeitet gesetzt werden 8. Mit dem Versenden an das IKJ ist die Bearbeitung dieses Bogens für beide Seiten abgeschlossen. Bögen können nicht gespeichert werden, das Fenster mit der entsprechenden Meldung erscheint nicht. Bitte deaktivieren Sie Ihren PopUp-Blocker. Dies kann der interne PopUp-Blocker Ihres Browsers sein, oder der einer evtl. installierten Toolbar, wie der Google-, oder der Yahoo-Toolbar. Aufgrund der Vielzahl von Möglichkeiten, können wir Ihnen leider nur die Deaktivierung des PopUp-Blockers im Microsoft Internet Explorers beschreiben. Bei externen PopUp-Blockern wird ein geblocktes PopUp-Fenster meistens durch einen entsprechenden Dialog gekennzeichnet, die Einstellung der Seiten, für die diese Fenster zugelassen werden ist meistens ähnlich der des Internet Explorers.

10 Hintergrund: PopUps sind kleine Fenster, die über dem derzeitigen Fenster angezeigt werden, daher der Begriff PopUp. Dies ist oftmals eine beliebte Variante, auf Webseiten Werbung anzuzeigen, weshalb immer mehr PopUp-Blocker im Umlauf sind, die diese Fenster unterdrücken. Da ein solches Fenster zum Speichern der Angaben auf IKJ-Online zwingend notwendig ist, muss diese Seite als Sonderfall behandelt und im PopUp-Blocker als Ausnahme eingetragen werden. 1. Es wird eine Informationszeile des PopUp-Blockers eingeblendet, die Ihnen anzeigt, dass das PopUp unterdrückt wurde. 2. Klicken Sie mit der linken Maustaste in die Informationszeile des PopUp- Blockers. Es wird sich ein kleines Menü zur Behandlung von PupUps öffnen. 3. In diesem Menü klicken Sie auf den Punkt Popups von dieser Site immer zulassen Dadurch werden PopUps von nicht mehr blockiert.

11 4. Bestätigen die sich öffnende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf Ja. Unter Mozilla Firefox das Verändern der Fenstergröße für die Bögen abschalten. Sollten Sie unsere Online-Verfahren mit dem Mozilla Firefox bearbeiten, wird das Fenster beim Öffnen eines Bogens oder beim Speichern evtl. in der Größe verändert. Dies kann ebenfalls bei anderen Webseiten der Fall sein, bei denen eine automatische Größenanpassung eingerichtet wurde. Um diese Größenänderung abzuschalten, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Öffnen Sie wie im Screenshot gezeigt, die Einstellungen des Firefox: Klicken Sie zuerst auf Extras und danach auf den Menüpunkt Einstellungen.

12 2. Im Fenster Einstellungen wechseln Sie auf den Reiter Inhalt und klicken auf den Button Erweitert. 3. Nun deaktivieren Sie den Haken der Checkbox mit der Beschriftung Existierende Fenster verschieben oder deren Größe ändern. 4. Um die Änderungen zu speichern, bestätigen Sie im derzeit geöffneten Fenster mit OK und ebenfalls im darunter liegenden Fenster Einstellungen. Ab sofort wird es Webseiten nicht mehr erlaubt sein, die Größe oder Position von Fenstern zu verändern. Außer dieser Einschränkung wirken sich die Änderungen in keiner Weise auf das Surfen im Internet aus! Dennis Henß Seite