Dokumentation zum Abruf von Listen im Programm CIPDialog Web (Zeitkarte, Plausibilitätsliste, Jahresübersicht)

Transkript

1 Dokumentation zum Abruf von Listen im Programm CIPDialog Web (Zeitkarte, Plausibilitätsliste, Jahresübersicht) I) Aufrufen des Programms CIPDialog Web I.1 Aufrufen von CIPDialog Web Seite 2 I.2 Möglichkeit A: Über Seite 3 I.3 Möglichkeit B: Öffnen über den Internetbrowser Seite 2 I.4 Starten des Programmes CIPDialog Web Seite 4 I.5 Funktionen im Grundbildschirm Seite 5 II) Abruf der Listen II.1 Die Zeitkarte Seite 6 II.2 Die Plausibilitätsliste Seite 7 II.3 Die Jahresübersichtsliste Seite 9 III) Beenden des Programms CIPDialog Web Seite 9 Anhang: A) Anlegen von Favoriten im Microsoft Internet Explorer Seite 10 B) Änderung des Passworts im Programm CIPDialog Web Seite 12 Programmbeschreibung: Das Programm CIPDialog Web erlaubt den Zugriff von einem Mitarbeiter aus auf Daten der Gleitzeit im Intranet und Internet über einen der üblichen Standardbrowser (Microsoft Internet Explorer, Firefox, Opera etc.). Im momentanen Stand des Ausbaus hat der Mitarbeiter die Möglichkeit verschiedene Listen, nach Eingabe von Benutzername und Passwort, zu betrachten und bei Bedarf auszudrucken. Die Möglichkeit des Zeitkorrektur und der Stellung von Anträgen besteht im Moment nicht. Hinweis: In der Dokumentation wird die Vorgehensweise immer unter dem Microsoft Internet Explorer beschrieben. Falls Sie einen anderen Browser nutzen, nutzen Sie bei Fragen bitte die Onlinehilfe des Anbieters. Stand: 06. Februar SW Seite 1 von 12

2 I) Aufrufen des Programms CIPDialog Web I.1 Aufrufen von CIPDialog Web Um das Programm CIPDialog Web zu gelangen haben Sie 2 Möglichkeiten die nachfolgend beschrieben sind, Möglichkeit A ist in der Handhabung konfortabler und sollte vorgezogen werden. I.2 Möglichkeit A: Über Mit der Einführung der Antragsverwaltung haben Sie eine Mail mit dem Betreff: Einführung elektronische Antragsverwaltung erhalten. In dieser Mail wird auf die Internetadresse verwiesen. Um in das Programm zu gelangen, müssen Sie einfach die Internetadresse in der Mail anklicken und gelangen dann automatisch zur Startseite des Programms. Fahren Sie bitte bei I.4 Starten des Programmes CIPDialog Web auf Seite 4 fort. I.3 Möglichkeit B: Öffnen über den Internet Browsers Um das Programm über den Internet Browser zu öffnen, haben Sie zwei Möglichkeiten der Vorgehensweise. Sie können den Internet- Explorer mit einen Doppelklick auf Ihrem Desktop öffnen (Abb. 1), oder Sie klicken auf die Startschaltfläche. Hier steuern Sie den Menüpunkt PROGRAMME an und klicken hier auf den Menüpunkt INTERNET EXPLORER (Abb. 2). Öffnen durch Doppelklick auf das Explorersymbol Abbildung 1 Stand: 06. Februar SW Seite 2 von 12

3 Öffnen durch Klick auf den Menüpunkt INTERNET EXPLORER Abbildung 2 Nachdem Sie nun Ihrem Browser geöffnet haben, müssen Sie bei Ihremersten Aufruf des Programms CIPDialog Web die Webseite direkt anwählen. Hierzu schreiben Sie folgenden Text in die Adressleiste: nd bestätigen diese Eingabe mit Return (Abb. 3). Um sich diese Eingabe für die Zukunft zu sparen, ist es sinnvoll diese Webseite zu Ihren Favoriten hinzuzufügen. Bitte lesen Sie hierzu die Anhang A auf den Seiten 10 und 1. Adressleiste Abbildung 3 Stand: 06. Februar SW Seite 3 von 12

4 Nachdem Sie die o.g. Adresse eingeben haben und dies dann durch Drücken der Enter-Taste bestätigt haben, erscheint folgender Bildschirm (Abb. 4). I.4 Starten des Programmes CIPDialog Web Abbildung 4 Hier müssen Sie dann, den Ihnen zugewiesenen Benutzernamen und das Passwort eingeben und das Login-Feld anklicken. Es erscheint dann Ihre Zeitkarte. Geben Sie hier nun, Ihre Benutzerkennung und Ihr zugewiesenes Passwort in das Login -Feld ein. Stand: 06. Februar SW Seite 4 von 12

5 I.5 Funktionen im Grundbildschirm Vom Grundbildschirm aus, kann man alle Listen und Funktionen anwählen die im Programm zur Verfügung stehen. Da zur Zeit noch nicht alle Programmfunktionen zur Verfügung stehen, wird hier nur auf die im Moment verfügbaren Funktionalitäten eingegangen. Einen ersten Überblick geben die Abb. 5 und 6. Listen die durch Anklicken aufgerufen werden können. Aktionen die durch Anklicken aktiviert werden können. Abbildung 5 Anwahl des Zeitraums Anwahl der Druckfunktion Abbildung 6 Stand: 06. Februar SW Seite 5 von 12

6 Die Zeitkarte, die Plausibilitätsliste und die Jahresübersicht werden im nächsten Kapitel näher beschrieben. II) Abruf von Listen II.1 Die Zeitkarte Nach erfolgreicher Anmeldung im Programm CipDialog Web haben sie den Bildschirm der Zeitkarte vor sich (Abb. 7). Statusleiste Abbildung 7 Mit der Statusleiste erhalten Sie eine Grundübersicht über Ihre Zeitkarte. Tag: Tag des Monats W-Tag: Wochentag T-Plan: Ihr persönlicher Tagesplan für diesen Wochentag Soll: Ihre Sollarbeitszeit für diesen Wochentag Ist: Ihre an diesem Tag erbrachte Ist-Zeit Z-Korr: evtl. Zeitkorrekturen z.b. bei Reisezeitanrechnung T-Saldo: Ihr Tagessaldo; Schwarz = positiv und rot = negativ M-Saldo: Ihr Monatssaldo; Schwarz = positiv und rot = negativ Status: Programmtechnische Angabe Urlaub: Urlaubstage Kank: Kankheitstage Fehlgrund: Anzeige von Gleittagen, Überstundenabbau etc.. Kommen[d m]: Ihre Kommenzeiten Gehen[d m]: Ihre Gehenzeiten Korrektur: Zeitkorrekturen; Noch ohne Funktion Stand: 06. Februar SW Seite 6 von 12

7 Die Buchstaben d und m in der eckigen Klammer stehen für Dienstgang und manuelle Buchung (Buchungen oder Änderungen die durch den Gleitzeiterfasser vorgenommen wurden). Ein weiterer Bereich der Zeitkarte sind die Monatswerte (Abb. 8). Abbildung 8 In der Anzeige sehen sie folgende Werte für den von Ihnen Ausgewählten Monat. Ist: Die Arbeitszeit die Sie in diesem Monat bereits erbracht haben. Soll: Die Arbeitszeit die Sie für diesem Monat bereits hätten erbringen müssen. Saldo: Ihr momentaner Saldo. Dieser errechnet sich aus dem Ist und dem Übertrag aus dem Vormonat; Schwarz = positiv und Rot = negativ Übertrag Vormonat: Ihr Zeitübertrag aus dem Vormonat. Übertrag Folgemonat: Zeit die am Monatsende in den nächsten Monat übertragen würde. Weitere Funktionen der Zeitkarte sind im Moment noch nicht aktiv. Ausdrucken der Zeitkarte Bei Bedarf besteht die Möglichkeit die Zeitkarte über das Feld Drucken- Vorschau auszudrucken. Bei Betätigen des Feldes wird eine PDF-Datei erzeugt, die dann ausgedruckt werden kann. Stand: 06. Februar SW Seite 7 von 12

8 II.2 Die Plausibilitätsliste In der Plausibilitätsliste werden fehlerhafte Buchungen aufgezeigt, um so evtl. Fehlzeiten besser nachvollziehen zu können (Abb. 9). Genau Fehlerbezeichng in der Plausibilitäsliste Abbildung 9 Ebenfalls können Sie in der Plausibilitätsliste Ihre Monatswerte einsehen und erhalten hier im direkten Ist-Soll-Vergleich ihr momentanes Saldo. Schwarz = positives Saldo und rot = negatives Saldo (Abb. 10). Abbildung 10 Stand: 06. Februar SW Seite 8 von 12

9 II.3 Die Jahresübersichtsliste In der Jahresübersicht erhalten Sie einen Überblick über alle Ihre Abwesenheitsgründe in Übersichtlicher Form. Sie sehen die Monate untereinander im Vergleich und können anhand der Statusbuchungen Ihre Abwesenheitsgründe nachvollziehen (Abb. 11). Über die Schaltfläche Zeitraum können Sie das Jahr, dass Sie betrachten möchten auswählen. Anzeige von Anund Abwesenheit gemäß der Legende. Genehmigte Abwesenheiten für das gewählte Jahr. Abbildung 11 III) Beenden des Programms CIPDialog Web Um das Programm CIPDialog Web ordnungsgemäß zu beenden sind zwei Schritte notwendig. Zuerst ist die Logout Schaltfläche an zuklicken (Abb. 12), danach befinden Sie sich wieder im Anmeldebildschirm (Abb. 4). Um zu gewährleisten, dass das Programm auch endgültig beendet ist schließen dann unbedingt Ihren Internetbrowser. Logout Schaltfläche Abbildung 12 Stand: 06. Februar SW Seite 9 von 12

10 Anhang: A) Anlegen von Favoriten im Microsoft Internet Explorer Um sich die tägliche Arbeit mit der Antragsverwaltung zu erleichtern, ist es sinnvoll sich den Anmeldebildschirm unter den Favoriten des Internet- Explorers abzulegen. Man kann mit einen Klick darauf zugreifen. Wie man hierfür vorgehen muss ist im folgenden kurz beschrieben. Rufen Sie den Internet-Explorer auf und geben Sie die Adresse der Antragsverwaltung ein (Abb. 13). Schritt 1: Adresse im Internet-Explorer eintragen Abbildung 13 Als nächstes klicken Sie das Feld Favoriten in der Menüleiste an (Abb. 14). Es öffnet sich ein Menü, hier klicken Sie dann Zu Favoriten hinzufügen an. Schritt 2: Erst Favoriten anklicken, dann Zu den Favoriten hinzufügen anklicken. Stand: 06. Februar SW Seite 10 von 12

11 Es öffnet sich ein Dialogfeld in dem Sie aufgefordert werden einen Namen für die Seite zu vergeben. Es wird empfohlen diese Seite Antragsverwaltung zu nennen. Vergeben Sie nun einen Namen und bestätigen dies mit einen Klick auf die OK Schaltfläche (Abb. 14). Schritt 3: Erst Namen vergeben und dann mit OK bestätigen. Abbildung 14 Sie haben nun die Startseite der Antragsverwaltung in die Favoriten abgelegt. Sie können dies kontrollieren, indem sie die Favoriten aufrufen und dann den Link Antragsverwaltung im Menü der Favoriten sehen (Abb. 15). Zur Kontrolle, erst das Feld Favoriten anklicken. Der Angelegte Link Antragsverwaltung muss im Menü erscheinen. Abbildung 15 Bei zukünftiger Nutzung der Antragsverwaltung müssen Sie nun nur noch den Link anklicken und kommen automatisch auf die Startseite. Stand: 06. Februar SW Seite 11 von 12

12 B) Änderung des Passworts im Programm CIPDialog Web Bei der ersten Nutzung ist es in Ihrem Interesse, dass Sie das Ihnen zugeteilte Passwort ändern. Die Vorgehensweise wird hier erklärt. Nachdem Sie sich in das Programm eingeloggt haben, befinden Sie sich im Grundfenster (Zeitkarte). Hier drücken Sie die Schaltfläche Passwort ändern (Abb. 16). Schaltfläche Passwort ändern drücken. Abbildung 16 Es erscheint ein neuer Bildschirm in dem Sie Ihr Passwort ändern können. Sie müssen zunächst Ihr altes Passwort eingeben und dann zweimal das neue Passwort. Erlaubt sind bis zu 16 Zahlen und Buchstaben (Abb. 17). Abbildung 17 Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Wettengel. Er wird Ihnen dann ein neues Passwort zuweisen. Stand: 06. Februar SW Seite 12 von 12