S-Verein Online-Vereinsverwaltung. Leitfaden für die Bestandserhebung Stand: 8. November 2013 Version: 1.0

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1 S-Verein Online-Vereinsverwaltung Leitfaden für die Bestandserhebung Stand: 8. November 2013 Version: 1.0

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINFÜHRUNG WELCHE DATEN WERDEN AUSGEWERTET? EINGABE DER LSB-VEREINSNUMMER ZUORDNUNG ABTEILUNG SPORTART FACHVERBAND Zuordnung 'DOSB Sportart' Zuordnung 'DOSB Fachverband' Kontrolle der Zuordnung und 'Speichern' ERZEUGEN DER JAHRGANGSDATEI TIPP: DATENLÜCKEN AUFSPÜREN! INFOS ZU DEN LANDESSPORTBÜNDEN S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 2 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

3 1 EINFÜHRUNG ANMERKUNG vorab: Die Generierung der Jahrgangsdatei zur Bestandserhebung erfolgt in S-Verein ausschließlich unter dem Menupunkt Information > Auswertungen > DOSB-Statistik. Der Menupunkt "LSB-Statistik" ist hierfür NICHT geeignet. Die Landessportbünde (LSB) in Deutschland erheben jährlich mit Stichtag (ACHTUNG: Ausnahmen, z.b. Hamburger Sportbund: ) die Mitgliederdaten ihrer Vereine, die sogenannte Bestandserhebung. Dieser Leiftaden beschreibt den Prozess, wie in S-Verein, die Datei zur jahrgangsweisen Bestandsmeldung generiert wird. Der Prozess basiert auf der vom Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) aufgesetzten, bundesweit einheitlichen Schnittstelle, die per DOSB-Beschluss bereits im Jahre 2003 eingeführt wurde. Detailinformationen finden Sie hier: > Service > Download-Center > Schnittstelle Bestandsdaten Auszug aus der Schnittstellen-Beschreibung des DOSB: 1.1 Zielsetzung Dieses Dokument beschreibt eine Schnittstelle zur jährlichen Erhebung von Bestandsdaten für Vereine. Die beteiligten Landessportverbände werden in Zukunft den Import von Bestandsdaten in dem Format, wie sie in diesem Dokument beschrieben sind, unterstützen. Am Ende des Prozesses in S-Verein steht das Herunterladen der Datei ja.dat. Die Datei muss anschließend an Ihren zuständigen LSB übermittelt werden. WICHTIG: Da die Landessportbünde unterschiedliche Datenverarbeitungssysteme verwenden, können wir an dieser Stelle keine Aussage darüber treffen, wie die Übermittlung an Ihren LSB stattfindet. Nach aktuellen Informationen bieten einige LSB die Möglichkeit, die Jahrgangsdatei über deren Internetportal hochzuladen (s. Kapitel 7). Kontaktieren Sie hierzu Ihren LSB. Für eine erfolgreiche Generierung der Jahrgangsdatei in S-Verein empfehlen wir folgende Vorgehensweise: 1. Eingabe der LSB-Vereinsnummer. Mein Portal > Administration > Stammdaten > Vereinsdaten 2. Zuordnen der Abteilungen der entsprechenden DOSB Sportart und DOSB Fachverband. Information > Auswertungen > DOSB-Statistik > Konfiguration 3. (optional) Datenprüfung, um Datenlücken aufzuspüren und zu beseitigen. Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Neue Mitgliederliste 4. Erzeugen der Jahrgangsdatei. Information > Auswertungen > DOSB-Statistik > Mitgliederdaten S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 3 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

4 2 WELCHE DATEN WERDEN AUSGEWERTET? In der Bestandserhebung werden die Mitgliederdaten in Abhängigkeit des Stichtages (in der Regel ) ausgewertet hinsichtlich Geburtsjahrgang, Geschlecht, Abteilungszugehörigkeit und Abteilungsstatus. Somit sind in S-Verein folgende Daten eines Mitgliedes relevant für die Bestandserhebung: Geburtsdatum Geschlecht Abteilungseintrittsdatum Abteilungsaustrittsdatum (sofern das Mitglied aus einer Abteilung ausgetreten ist) Abteilungsstatus* * nach aktuellen Informationen erfolgt KEINE Unterscheidung mehr beim Status. Beim Einlesen der Jahrgangsdatei in ihr Datenverarbeitungssystem addieren die Landessportbünde aktive und passive Mitglieder des gleichen Jahrgangs (ACHTUNG Ausnahmen: z.b. LSB Sachsen, passive Mitglieder werden ignoriert). Die DOSB-Schnittstellenbeschreibung enthält noch die Unterscheidung in aktives und passives Mitglied. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 4 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

5 3 EINGABE DER LSB-VEREINSNUMMER Nach der DOSB-Schnittstellenbeschreibung (s. Kapitel 1) besteht eine vollständige LSB-Vereinsnummer aus einer 10-stelligen Zahl. Diese wird zur Vereinsidentifikation in die Jahrgangsdatei geschrieben. Ferner wird sie automatisch in gekürzter Form (6-stellig) zur korrekten Benennung der Jahrgangsdatei verwendet (s. Kapitel 5). Die Eingabe der LSB-Vereinsnummer erfolgt in S-Verein unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Vereinsdaten > LSB-Vereinsnummer. Sollte die Ihnen bekannte LSB-Vereinsnummer aus weniger als 10 Zahlen bestehen, füllen Sie bitte das Eingabefeld nach vorne mit führenden NULLEN auf. Ein Beispiel: Vorliegende 5-stellige LSB-Vereinsnummer: Einzugebende 10-stellige LSB-Vereinsnummer: Erfragen Sie im Zweifelsfall bei Ihrem zuständigen Landessportbund Ihre LSB- Vereinsnummer. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 5 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

6 4 ZUORDNUNG ABTEILUNG SPORTART FACHVERBAND Für eine korrekte Bestandserhebung müssen den in S-Verein vorhandenen Abteilungen die entsprechende DOSB-Sportart und der entsprechende DOSB-Fachverband zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt unter Information > Auswertungen > DOSB-Statistik > Konfiguration. 4.1 Zuordnung 'DOSB Sportart' Ordnen Sie allen Abteilungen, die nach den Bestimmungen Ihres Landessportbundes gemeldet werden müssen, die entsprechende DOSB Sportart zu. 4.2 Zuordnung 'DOSB Fachverband' Ordnen Sie allen Abteilungen, die nach den Bestimmungen Ihres Landessportbundes gemeldet werden müssen, dem entsprechenden DOSB Fachverband zu. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 6 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

7 4.3 Kontrolle der Zuordnung und 'Speichern' Kontrollieren Sie die Zuordnung Abteilung DOSB Sportart DOSB Fachverband und speichern Sie die Daten mit Klick auf Speichern ab. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 7 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

8 5 ERZEUGEN DER JAHRGANGSDATEI Gehen Sie zu Information > Auswertungen > DOSB-Statistik > Mitgliederdaten. Führen Sie bitte folgende Schritte (Reihenfolge beachten!) aus, um eine korrekte Jahrgangsdatei zu erzeugen: 1. Tragen Sie das Datum des Stichtages ein. Als Stichtag wird der nächste 1. Januar angezeigt. Das Datum kann bei Bedarf geändert werden. 2. Starten Sie die Auswertung mit Klick auf DOSB Datei "Jahrgänge" erzeugen. Je nach Anzahl der Mitglieder kann der Prozess einige Minuten dauern. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn der Prozess beendet wurde. Mit einem Klick auf OK gelangen Sie zum Ergebnis. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 8 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

9 3. Wählen Sie Datei speichern und speichern Sie die Jahrgangsdatei ja.dat auf Ihrem Computer ab. Ein formal korrekter Dateiname wird automatisch erzeugt, die Datei bitte keinesfalls öffnen oder den Dateinamen verändern, sie könnte dadurch unbrauchbar werden! Übermitteln Sie die Datei an Ihren Landessportbund. Da die Landessportbünde unterschiedliche Datenverarbeitungssysteme verwenden, können wir an dieser Stelle keine Aussage darüber treffen, wie die Übermittlung an Ihren LSB stattfindet. Gegebenenfalls finden Sie hierzu Informationen in der Übersicht in Kapitel 7. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 9 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

10 6 TIPP: DATENLÜCKEN AUFSPÜREN! Vor dem Generieren der Jahrgangsdatei ist es sinnvoll, Lücken in den relevanten Mitgliederdaten aufzuspüren und gegebenenfalls zu schließen. Hierzu eignen sich entsprechend zusammengestellte Mitgliederlisten: Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Neue Mitgliederliste. Eine Anleitung, wie in S-Verein eine neue Mitgliederliste angelegt wird, steht Ihnen als PDF hier zur Verfügung. Geeignete Filter bzw. Datenfelder: Filter: Abteilung: (keine) Mitglieder ohne Abteilungszugehörigkeit werden angezeigt. Filter: Geschlecht: (keins) Mitglieder ohne Geschlecht werden angezeigt. Datenfeld: Geburtsdatum Anzeige des Geburtsdatums, fehlende durch sortieren aufspüren. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 10 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

11 7 INFOS ZU DEN LANDESSPORTBÜNDEN Die Informationen sind ohne Gewähr. Beachten Sie bitte die Informationen, die Ihr Verein vom zuständigen LSB erhalten hat. Nur diese sind maßgeblich für die Bestandserhebung. Stand: November 2013 Baden - Württemberg BSB Nord Meldefrist von - bis BSB Freiburg Meldefrist von - bis Ende Dezember WLSB Meldefrist von - bis Bayern Bayerischer LSV Meldefrist von - bis Berlin LSB Berlin Meldefrist von - bis Anfang Dezember Brandenburg LSB Brandenburg Meldefrist von - bis Bremen LSB Bremen Meldefrist von - bis bis Hamburg Hamburger SB Meldefrist von - bis bis !!! ACHTUNG Stichtag ist der !!! Hessen LSB Hessen Meldefrist von - bis S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 11 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG

12 Mecklenburg-Vorpommern LSB Mecklenburg-Vorpommern Meldefrist von - bis Niedersachsen LSB Niedersachsen Meldefrist von - bis Nordrhein-Westfalen LSB NRW Meldefrist von - bis Rheinland-Pfalz Sportbund Pfalz Meldefrist von - bis Anfang Jan Sportbund- Rheinhessen Meldefrist von - bis Sportbund Rheinland Meldefrist von - bis Mitte Dez Saarland LSV Saarland Meldefrist von - bis Sachsen LSB Sachsen Meldefrist von - bis Sachsen-Anhalt LSB Sachsen-Anhalt Meldefrist von - bis bis !!! Vereine müssen jedes Mitglied in das Portal einpflegen!!! Schleswig-Holstein LSV Schleswig-Holstein Meldefrist von - bis Thüringen LSB Thüringen Meldefrist von - bis S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 12 / 12 - LEITFADEN BESTANDSERHEBUNG