RICHTLINIE DES REKTORATS FÜR DIE GEBARUNG

Transkript

1 RICHTLINIE DES REKTORATS FÜR DIE GEBARUNG (Beschluss des Rektorats vom , Genehmigung durch den Universitätsrat vom ) 1

2 INHALTSVERZEICHNIS I. Rechtsgrundlagen... 3 II. Allgemeines... 3 III. Planung und Budgetierung... 3 IV. Organisation des Rechnungswesens... 4 V. Berichtswesen... 5 VI. Prüfung des Rechnungsabschlusses... 6 VII. Internes Kontrollsystem... 6 VIII. Externe Revision... 6 IX. Veranlagung und Aufnahme von liquiden Mitteln... 7 X. Zustimmungspflichtige wirtschaftliche Vorgänge... 8 XI. Studienbeiträge... 9 XII. Universitätslehrgänge und ähnliche Aktivitäten... 9 XIII. Aufgriff von Rechten... 9 XIV. Administration der finanziellen Mittel für Projekte und Aktivitäten gemäß 26, 27 und 28 UG XV. Gesellschaften, Stiftungen und Vereine XVI. Vertragsevidenz XVII. Evidenz der Vollmachten gemäß 27 und 28 UG XVIII.Versicherungen Inhaltsverzeichnis Gebarung Jänner 2010

3 I. Rechtsgrundlagen Die Gebarung der Universität für Musik und darstellende Kunst Graz (kurz KUG) hat sich an folgenden rechtlichen Grundlagen zu orientieren: 1, 2, 10, 12, 15, 16, 21, 22, 26, 27, 28, 91 UG 2002 idgf Univ RechnungsabschlussVO. II. Allgemeines 1 Aus den 1 und 2 UG 2002 leitet sich ab, dass im Vordergrund der universitären Gebarung nicht ein langfristiger erfolgswirtschaftlicher Wertzuwachs steht, sondern primär die Erreichung außerökonomischer Ziele unter Wahrung einer dafür erforderlichen stabilen Eigenkapitalbasis und einer ausreichenden Liquidität. 2 Gemäß 2 Z 12 UG 2002 ist die Gebarung der Universität nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit zu führen. 3 Gemäß 15 Abs. 1 UG 2002 hat das Rektorat die Gebarung nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Transparenz zu gestalten und den Haushalt der Universität mit entsprechender Sorgfalt zu führen. 4 Gemäß 15 Abs. 3 UG 2002 erfolgt die Gebarung im eigenen Namen und auf eigene Rechnung der Universität. 5 Gemäß 15 Abs. 6 UG 2002 unterliegt die Gebarung der Universität der Prüfung durch den Rechnungshof der Republik Österreich. Die für die Gebarung bzw. das Rechnungswesen zuständigen Abteilungen der Universitätsverwaltung werden vom Rektorat nach In-Kraft-Treten dieser Richtlinie festgelegt und im Mitteilungsblatt verlautbart. 6 Gemäß 22 Abs. 6 UG 2002 sind Entscheidungen in wirtschaftlichen Angelegenheiten von mindestens zwei Mitgliedern des Rektorats zu treffen. Nähere Regelungen enthält die Geschäftsordnung des Rektorats. III. Planung und Budgetierung 7 Die jährliche Planung des Globalbudgets der Gesamtuniversität erfolgt durch das Rektorat. Die Budgetplanung und der Budgetvollzug haben im Einklang mit dem vom Universitätsrat genehmigten Entwicklungsplan, der Geschäftsordnung des Rektorats und der mit dem BMWF abgeschlossenen Leistungsvereinbarung im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel zu erfolgen und die Budgetanträge der Organisationseinheiten sowie die mit diesen abgeschlossenen Zielvereinbarungen zu berücksichtigen. 3

4 IV. Organisation des Rechnungswesens Gemäß 16 Abs. 1 UG 2002 ist an jeder Universität unter der Verantwortung und Leitung des Rektorats ein Rechnungswesen, einschließlich einer Kosten- und Leistungsrechnung, sowie ein Berichtswesen einzurichten, die den Aufgaben der Universität entsprechen. 8 Grundsätzlich werden die Aufgaben des Rechnungswesens zentral abgewickelt. (1) Beschaffung und Vertrieb 1. Bestellungen/Beschaffungen dürfen nur unter der Voraussetzung durchgeführt werden, dass die budgetäre Bedeckung sichergestellt ist. 2. Für die KUG ist die Anwendung der Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes verpflichtend. 3. Literatur- und Datenträgeranschaffungen zu Lasten des Bibliotheksbudgets der Organisationseinheiten sowie der Erwerb von Lizenzen für die Nutzung von Datenbanken sind durch die Universitätsbibliothek zu tätigen und zu koordinieren. Die Universitätsbibliothek betreibt ein integriertes Bibliotheksverwaltungssystem (Bond) als Vorsystem mit Schnittstelle zum Rechnungswesen. (2) Externes Rechnungswesen 1. Das externe Rechnungswesen beinhaltet die Finanzbuchhaltung, Bilanzbuchhaltung/Erstellung des Jahresabschlusses, Anlagenbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (sowohl im Global- als auch im Drittmittelbereich), Liquiditätsplanung, Cash-Management und Bargeschäfte. 2. Das Rechnungswesen ist gemäß 16 Abs. 1 UG 2002 sinngemäß nach dem ersten Abschnitt des dritten Buches des österreichischen Unternehmensgesetzbuches (UGB) zu führen. Unter sinngemäßer Anwendung von 189 Abs. 1 UGB hat die Universität Bücher zu führen und in diesen ihre Geschäfte und die Lage des Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. 3. Die Verbuchung, die Auszahlung und der Abschluss von Geschäftsfällen an der Universität werden nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) durchgeführt. Insbesondere sind folgende wesentliche Prinzipien zu beachten: a) Sämtliche Aufzeichnungen sind vollständig, richtig und zeitgerecht durchzuführen. b) Eine Buchung darf nur auf Grund eines Belegs oder eines gültigen Vertrages (z.b. bei Dauerschuldverhältnissen) erfolgen. c) Rechnungen sind nur dann zur Zahlung frei gegeben, wenn die/der für die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit Befugte diese als sachlich richtig unterfertigt hat. d) Zum Zwecke der Nachverfolgung und Prüfung der Unterschriften sind Unterschriftenprobeblätter mit den Originalunterschriften des/der Zeichnungsberechtigten einzuholen und evident zu halten. e) Die Prinzipien des internen Kontrollsystems (IKS), z.b. das Vier-Augen- Prinzip, sind einzuhalten. 4

5 f) Alle Geschäftsfälle sind auf Kostenstellen, Innenaufträgen oder PSP- Elementen zu verbuchen, um eine sach- und verursachungsgerechte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu gewährleisten. g) Die Personalverrechnung (insbesondere Personaladministration und die Personalabrechnung) erfolgt mit zwei getrennten Systemen, wobei für die Personalverrechnung der Beamten/ Beamtinnen die von der Bundesrechenzentrum GmbH betriebenen IT-Verfahren in Anspruch zu nehmen sind. Daten dieser Systeme werden über Schnittstellen an das Rechungswesen übermittelt. (3) Kosten- und Leistungsrechnung (Internes Rechnungswesen) Das Interne Rechnungswesen beinhaltet das Budgetwesen, das Finanzcontrolling sowie die Kosten- und Leistungsrechnung. Die Kosten- und Leistungsrechnung soll zu einer Kostenwahrheit und Kostentransparenz innerhalb der Universität führen und hat sich an den spezifischen Anforderungen der Universität zu orientieren. Insbesondere ist darauf zu achten, dass das Rektorat erforderliche Informationen rechtzeitig und entscheidungsrelevant einholt sowie für die Dokumentation und Aufbereitung sorgt. V. Berichtswesen 9 (1) Rechnungsabschluss 1. Nach Ablauf eines jeden Rechnungsjahres ist per 31. Dezember ein Rechnungsabschluss bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Angaben und Erläuterungen unter der Verantwortung des Rektorates zu erstellen; sie sind gemäß 16 Abs. 4 UG 2002 gemeinsam mit dem Jahresabschluss-Prüfungsbericht eines/einer Abschlussprüfers/Abschlussprüferin bis zum 30. April des Folgejahres dem Universitätsrat vorzulegen. Dieser hat den Rechnungsabschluss innerhalb von vier Wochen zu genehmigen und an die Bundesministerin oder den Bundesminister weiterzuleiten. Inhalt und Umfang des Rechnungsabschlusses ist in den einschlägigen Bestimmungen des UG 2002 und des UGB sowie in der Verordnung gemäß 16 Abs. 2 UG 2002 (BGBl II 292/2003) geregelt. 2. Sollte keine fristgerechte Genehmigung erteilt worden sein, so ist der Rechnungsabschluss auch ohne Genehmigung mit einer entsprechenden Stellungnahme an die Bundesministerin oder den Bundesminister weiterzuleiten. Die Stellungnahme des Universitätsrates ist dem Rektorat zur Kenntnis zu bringen. (2) Beteiligungscontrolling: In Erfüllung des 15 Abs. 7 UG 2002 ist von der Universität ein Beteiligungsund Finanzcontrolling einzuführen. Die Verantwortung für die berichteten Daten und die entsprechenden Aussagen liegt beim Rektorat. (3) Internes Berichtswesen Es ist ein internes Berichtswesen einzurichten, das den Anforderungen der Universität entspricht, und das dem Rektorat einen regelmäßigen und aktuellen Einblick in die kurz- bis langfristige Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Universität vermittelt. 5

6 (4) Quartalsberichte Das Rektorat legt dem Universitätsrat für jedes Quartal des laufenden Budgetjahres eine Gewinn- und Verlustrechnung vor, in der die Jahresplanund die Istwerte des laufenden Jahres sowie die Istwerte des Vorjahres gegenübergestellt werden. Als zusätzliche Information enthält der Bericht auch die Positionen Guthaben bei Kreditinstituten, Verbindlichkeiten bei Kreditinstituten sowie den Investitionsaufwand. Die Vorlage des jeweiligen Quartalsberichts für das 1. bis 3. Quartal erfolgt spätestens zum zwanzigsten des dem jeweiligen Quartal folgenden übernächsten Budgetmonats, somit zum 20. Mai (für das erste Quartal), zum 20. August (für das 2. Quartal), zum 20. November (für das 3. Quartal). Der Bericht über das 4. Quartal erfolgt aufgrund der erforderlichen Tätigkeiten zur Erstellung des Jahresabschlusses am 20. März. VI. Prüfung des Rechnungsabschlusses 10 Das Rechnungswesen und der Rechnungsabschluss der Universität unterliegen der Prüfung durch einen/eine Abschlussprüfer/Abschlussprüferin gemäß 16 Abs. 4 UG VII. Internes Kontrollsystem 11 Die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens wird durch ein internes Kontrollsystem (IKS) sichergestellt, welches jährlich im Rahmen der Prüfung des Rechnungsabschlusses durch eine/n externe/n Wirtschaftsprüferin/ Wirtschaftsprüfer geprüft wird. VIII. Externe Revision 12 (1) Die Universität muss Maßnahmen und Vorkehrungen treffen, um das Vermögen der Universität zu bewahren und um die Zuverlässigkeit der betrieblichen Prozesse laufend einer Effizienzverbesserung zu unterziehen. (2) Zu diesem Zweck bestellt der Universitätsrat im Einvernehmen mit dem Rektorat ein befugtes externes Unternehmen für jeweils maximal drei Rechnungsjahre zur Durchführung der externen Revision. (3) Pro Prüfungsjahr können maximal zwei Bereiche des Universitätsbetriebes durch das gemäß Abs. 2 bestellte Unternehmen geprüft werden. Universitätsrat und Rektorat sind befugt, je einen Prüfungsbereich festzulegen und geben diesen dem jeweils anderen Organ spätestens einen Monat vor der zweiten Universitätsratssitzung des Wintersemesters bekannt. Nach gemeinsamer Besprechung im Universitätsrat wird der formelle Prüfungsauftrag durch das Rektorat erteilt. Die inhaltliche Verantwortung für die konkrete Ausformulierung des Prüfungsauftrages bleibt beim Universitätsrat bzw. beim Rektorat. 6

7 (4) Im Falle des dringenden Bedarfes ist auf Veranlassung des Universitätsrates oder des Rektorats auch eine ad-hoc-prüfung eines Bereiches ohne Einhaltung der in Abs. 3 angeführten Fristen möglich. Die Prüfung wird auf die maximal zwei pro Prüfungsjahr zu prüfenden Bereiche angerechnet. Der dringende Bedarf ist besonders zu begründen. Der vom Universitätsrat bzw. vom Rektorat genau formulierte Prüfungsantrag ist dem jeweils anderen Organ zu übermitteln. Das Rektorat bzw. der Universitätsrat können zum Prüfungsauftrag innerhalb einer Frist von 14 Tagen eine Stellungnahme abgeben. Nach Ablauf dieser Frist wird der formelle Prüfungsauftrag durch das Rektorat erteilt. Die inhaltliche Verantwortung für die konkrete Ausformulierung des Prüfungsauftrages bleibt beim Universitätsrat bzw. beim Rektorat. (5) Der Schwerpunkt der Prüfungshandlungen ist in Hinblick auf einen möglichst reibungslosen Ablauf des Studienjahres sowie der Prüfungshandlung selbst im Zeitraum zwischen April und Juni unter Berücksichtigung der personellen Ressourcen der KUG anzusetzen. Die Prüfungshandlungen selbst sollen vor Ort insgesamt nicht die Dauer von fünf Arbeitstagen überschreiten und sind unter höchster Zeiteffizienz durchzuführen. IX. Veranlagung und Aufnahme von liquiden Mitteln 13 (1) Allgemeines Ziel ist die Sicherstellung der jederzeitigen Zahlungsfähigkeit der Universität, die Optimierung der Erträge für die Veranlagung und die Minimierung der Kosten für die Aufnahme der liquiden Mittel. Die Verantwortung ist der Geschäftsordnung des Rektorates zu entnehmen. (2) Richtlinien für die Veranlagung 1. Liquide Mittel sind unter Beachtung der Kriterien Sicherheit, Ertrag und Liquidität anzulegen. Die eingegangenen Positionen sind regelmäßig und sorgfältig zu überwachen. 2. Die Mittel müssen im Allgemeinen mündelsicher im Sinne der 230 ff ABGB angelegt werden. Unter Einhaltung folgender Qualitätskriterien sind jedoch weitere Anlageformen möglich: a) Liquide Mittel bei bonitätsmäßig einwandfreien Schuldnern in Form von Bankguthaben auf Sicht oder Zeit sowie in Form von Geldmarktanlagen bei in- und ausländischen Kreditinstituten. b) Jedwede Veranlagungsform bei österreichischen Kreditunternehmen, welche weder ein Kurs- noch ein Zinsrisiko aufweisen (Kapital- und Zinsgarantie). c) Festverzinsliche Wertpapiere sowie variabel oder fixverzinste Anleihen, Nullkupon Anleihen. Die Schuldner müssen von einer der führenden Ratingagenturen (z.b.: Standard & Poor`s, Moody`s, Fitsch) mit einem Minimum von Single A- bewertet sein. 3. Sämtliche Veranlagungen sind in Euro zu tätigen. (3) Richtlinien für die Aufnahme von liquiden Mitteln Bei der Aufnahme von liquiden Mitteln (Verbindlichkeiten) ist zu beachten: a) Eine Aufnahme ist nur zulässig, wenn die Bedienung der Verbindlichkeiten gesichert ist. 7

8 b) Die Aufnahme in fremder Währung ist nicht zulässig. c) Die Verbindlichkeiten sind regelmäßig und sorgfältig im Hinblick auf Risiken und Konditionen zu überwachen. X. Zustimmungspflichtige wirtschaftliche Vorgänge 14 (1) Gemäß 21 Abs. 1 UG 2002 idgf hat der Universitätsrat im Zusammenhang mit der Gebarung der Universität folgende Aufgaben: 1. Genehmigung des Entwicklungsplans, des Entwurfes der Leistungsvereinbarung und der Gestaltungsvereinbarung (Z 1) 2. Genehmigung der Gründung von Gesellschaften und Stiftungen sowie der Beteiligung an Gesellschaften (Z 9). 3. Genehmigung der Richtlinien für die Gebarung (Z 10). 4. Genehmigung des Rechnungsabschlusses und Weiterleitung an die Bundesministerin oder den Bundesminister (Z 10 bzw. 16 Abs. 5 UG 2002). 5. Bestellung einer Abschlussprüferin oder eines Abschlussprüfers zur Prüfung des Rechnungsabschlusses der Universität (Z 11). 6. Zustimmung zur Begründung von Verbindlichkeiten, die über die laufende Geschäftstätigkeit der Universität hinausgehen, sowie Ermächtigung des Rektorats, solche Verbindlichkeiten bis zu einer bestimmten Höhe ohne vorherige Einholung der Zustimmung durch den Universitätsrat einzugehen (Z 12 bzw. 15 Abs. 4 UG 2002). 7. jährliche Berichtspflicht sowie Berichtspflicht an die Bundesministerin oder den Bundesminister bei Gefahr eines schweren wirtschaftlichen Schadens (Z 13). 8. Zustimmung zum Budgetvoranschlag innerhalb von vier Wochen ab Vorlage durch das Rektorat (Z 14). 9. Stellungnahme zur Leistungsvereinbarung vor Abschluss durch die Rektorin oder den Rektor innerhalb von drei Wochen (Z 15). (2) zustimmungspflichtige Geschäfte 1. In 15 Abs. 4 sowie in 21 Abs. 1 Z 12 UG 2002 wird festgelegt, dass die Begründung von Verbindlichkeiten, die über die laufende Geschäftstätigkeit der Universität hinausgehen, der Zustimmung des Universitätsrats bedarf. Der Universitätsrat ermächtigt im Sinne des 15 Abs. 4 UG 2002 das Rektorat, Rechtsgeschäfte, die über die laufende Geschäftstätigkeit hinausgehen, bis zu einer Jahresbelastung von EUR ,-- einzugehen. Über diese Rechtsgeschäfte ist dem Universitätsrat halbjährlich zu berichten. 2. Kapitalerhöhungen an Gesellschaften und Vermögensübertragungen in Stiftungen sind vom Universitätsrat zu genehmigen. 3. Der Kauf respektive die Veräußerung oder Verpfändung von Geschäftsanteilen an Kapitalgesellschaften unterliegen ebenfalls der Genehmigungspflicht. 4. Erwerb einer Beteiligung gemäß 228 UGB, Verkauf von Geschäftsanteilen, wenn eine Beteiligung als Ganzes verkauft wird oder wesentliche Kontrollrechte verloren gehen, Erwerb, Verkauf und Belastung von Liegenschaften. Projektmittel (Drittmittel) sind von diesen Regelungen ausgenommen, wenn die Verbindlichkeiten zur Gänze mit den Projekteinnahmen abgedeckt werden können. 5. Genehmigungspflichtig ist die Aufnahme von liquiden Mitteln ( 13 Abs. 3). 8

9 Nicht gesondert zustimmungspflichtig sind Geschäfte, welche ausdrücklich auf der mit dem Ministerium abgeschlossenen Leistungsvereinbarung bzw. auf der zwischen Universitätsrat und Rektorat abgeschlossenen Zielvereinbarung beruhen. XI. Studienbeiträge 15 Die Studienbeiträge verbleiben gemäß 91 Abs. 5 UG 2002 der Universität. Gemäß 2 Z 1 lit. b Univ. Rechnungsabschluss VO sind die Einzahlungen aus Studienbeiträgen in der Gewinn- und Verlustrechnung getrennt auszuweisen. Bei der Budgetierung ist auf die Zweckwidmung der Studienbeiträge Bedacht zu nehmen. XII. Universitätslehrgänge und ähnliche Aktivitäten 16 Universitätslehrgänge und ähnliche Aktivitäten der Universität sind kostendeckend zu führen. Nicht kostendeckende Bereiche sind vom Rektorat zu begründen. XIII. Aufgriff von Rechten 17 Der Aufgriff und die wirtschaftliche Verwertung von Rechten (Immaterialgütern) an der Universität wird in gesonderten Richtlinien des Rektorates geregelt. Die jeweils gültige Fassung ist auf der Homepage der KUG ersichtlich. XIV. Administration der finanziellen Mittel für Projekte und Aktivitäten gemäß 26, 27 und 28 UG Projekte und Aktivitäten gemäß 26 UG 2002 (1) Mittel, die Universitätsangehörige aufgrund von Vorhaben gemäß 26 UG 2002 akquirieren, zählen nicht zum Vermögen der Universität, sind aber gemäß 26 Abs. 5 UG 2002 von der Universität treuhändig zu verwalten; sie sind dem/ der jeweiligen Universitätsangehörigen, der/ die das Projekt ad personam übernommen hat, zuzurechnen. Über die Verwendung der Projektmittel entscheidet der Projektleiter/die Projektleiterin, dem bzw. der auch die ausschließliche Anweisungsbefugnis über diese Mittel zukommt. Zwecks klarer Trennung des Treuhandvermögens hat die Verbuchung über einen eigenen Buchungskreis und die finanzielle Abwicklung über ein gesondertes Bankkonto der Universität zu erfolgen. (2) Für Projekte gemäß 26 UG 2002 haftet ausschließlich der/die Universitätsangehörige, der/ die das Projekt ad personam übernommen hat (Projektleiter/in). Der Projektleiter/Die Projektleiterin handelt im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Sämtliche Rechte, Verpflichtungen, Risiken und Verluste aus dieser Tätigkeit treffen ihn/sie unmittelbar und persönlich. Die Universität übernimmt diesbezüglich keinerlei Haftung und Risiko; sie beschränkt 9

10 sich auf die treuhändige Verwaltung der finanziellen Mittel sowie die Überlassung von Personal- und Sachmittelressourcen gegen Kostenersatz. 19 Die Regelung über eine Verrechnung eines Kostenersatzes gemäß 26 Abs. 3 UG 2002 erfolgt in gesonderten Kostenersatzrichtlinien. Die jeweils gültige Fassung ist im Mitteilungsblatt der KUG zu veröffentlichen. 20 Projekte und Aktivitäten gemäß 27 und 28 UG 2002 (1) Mittel, die der Universität aufgrund von Vorhaben gemäß 27 und 28 UG 2002 zufließen, zählen zum Vermögen der Universität, sind in die Bilanz aufzunehmen und von der Universität unter Berücksichtigung von Zweckwidmungen zu verwalten. Insbesondere sind diese Mittel, sofern keine anderen Zweckwidmungen vorliegen, für Zwecke des jeweiligen Projektes/der jeweiligen Aktivität zu verwenden. (2) Rechtshandlungen, die im Rahmen von Projekten und Aktivitäten gemäß 27 und 28 UG 2002 gesetzt werden, erfolgen im Namen und auf Rechnung der Universität und berechtigen bzw. verpflichten diese unmittelbar. Sämtliche Rechte, die im Rahmen von Projekten und Aktivitäten gemäß 27 und 28 UG 2002 erworben werden bzw. bestehen, stehen alleine der Rechtsträgerin Universität zu. Sämtliche Risiken und Haftungen im Zusammenhang mit Aktivitäten gemäß 27 und 28 UG 2002 treffen primär die Universität. (3) Die Universität kann in Fällen des Abs. 2 gegebenenfalls bei den jeweiligen Universitätsangehörigen persönlich Regress nehmen. Soweit die Universität aufgrund solcher Rechtsgeschäfte in Anspruch genommen wird und soweit ein Regress nicht möglich bzw. nicht tunlich ist, sind zur internen Bedeckung primär die Mittel der jeweiligen Organisationseinheit heranzuziehen. 21 Die Regelung über eine Verrechnung eines Kostenersatzes gemäß 27 Abs. 3 UG 2002 erfolgt in gesonderten Richtlinien. Die jeweils gültige Fassung ist auf der Homepage der KUG ersichtlich. XV. Gesellschaften, Stiftungen und Vereine 22 (1) Die Universität ist gemäß 10 UG 2002 berechtigt, Gesellschaften, Stiftungen und Vereine zu gründen und sowie sich an Gesellschaften zu beteiligen und Mitglied in Vereinen zu sein, sofern die Gründung, Beteiligung oder Mitgliedschaft der Erfüllung der Aufgaben der Universität dient und insbesondere die Forschung (Entwicklung und Erschließung der Künste) und die Lehre dadurch nicht beeinträchtigt werden. (2) Dem Rektorat obliegt die Verpflichtung, die Eigentümerinteressen wahrzunehmen. Folgende Aufgaben sind jedenfalls von den laut Geschäftsordnung des Rektorats zuständigen Mitgliedern des Rektorats wahrzunehmen: 1. Teilnahme an Aktionärs- oder Gesellschafterversammlungen 2. Besetzung oder Abberufung von Kontrollorganen, z.b. Aufsichtsrat 3. Geltendmachung von Gesellschafterrechten 10

11 (3) Die Gründungsverträge/Statuten sollten, soweit möglich, über das gesetzliche Maß hinausgehende Informations- und Kontrollrechte der Universität sicherstellen. Das Rektorat ist verpflichtet, dem Universitätsrat unverzüglich zu berichten, wenn durch die oben angeführten Rechtsträger wesentliche Auswirkungen auf die Gebarung der Universität bzw. den Rechnungsabschluss erkennbar bzw. zu erwarten sind. XVI. Vertragsevidenz 23 Die Evidenthaltung der Verträge über Dauerschuldverhältnisse der KUG wird wie folgt festgelegt: 1. Personalrechtliche Verträge: Personalservice 2. Drittmittelverträge: Stabsstelle des dafür zuständigen Rektoratsmitglieds 3. Dauerschuldverhältnisse allgemein (Bestandsverträge, Wartungsverträge, Lizenz- und Softwareverträge, Kooperationsverträge, etc.): Stabsabteilung Recht XVII. Evidenz der Vollmachten gemäß 27 und 28 UG (1) Gemäß 20 Abs. 6 Z 13 UG 2002 sind Berechtigungen und erteilte Bevollmächtigungen im Mitteilungsblatt zu veröffentlichen. (2) Die zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Bevollmächtigungen gemäß den 27 und 28 UG 2002 sind in der Stabsabteilung Recht evident zu halten. XVIII. Versicherungen 25 Zur Vermeidung von Schäden oder Verlusten am Vermögen der Universität ist unter der Verantwortung des Rektorates der Versicherungsbedarf an der Universität zu erheben und ein für die Universität geeigneter Versicherungsschutz abzuschließen sowie in regelmäßigen Abständen zu prüfen. 11