Prüfkompetenz des Prüfungsausschusses

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1 LAND BURGENLAND ABTEILUNG 2 - GEMEINDEN UND SCHULEN Checkliste I Prüfungsausschuss gemäß 78 Bgld. GemO zur Prüfung der wirtschaftlichen Unternehmungen gemäß 63 Abs. 2 GemO, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen BEREICH I ALLGEMEINE FRAGEN GEMEINDE: GESELLSCHAFT: PRÜFUNGSAUSSCHUSS: ORT, DATUM: Prüfkompetenz des Prüfungsausschusses Der Prüfungsausschuss ist nur befugt jene ausgegliederten Unternehmungen gemäß 63 Abs. 2 Bgld. GemO zu überprüfen, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen! Zur Überprüfung der ausgegliederten Gesellschaften ist es unumgänglich, dass der Gesellschaftsvertrag vorgelegt wird! Anmerkungen Wird das Unternehmen vom Prüfungsausschuss oder von einem Wirtschaftsprüfer geprüft (Die Prüfkompetenz des Prüfungsausschusses entfällt, wenn eine Überprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer gesetzlich, vertraglich oder satzungsgemäß vorgesehen ist)?

2 I. Allgemeine Fragen: Anmerkungen Welche Gesellschaftsform (GmbH, KG, GmbH & Co KG, Verein & Co KG) liegt vor? Wann wurde die Gesellschaft gegründet? Wurde die Gründung der Gesellschaft bzw. der Beitritt zur Gesellschaft im Gemeinderat beschlossen? Wurde die Gründung bzw. der Beitritt aufsichtsbehördlich genehmigt? Wie hoch ist das Stamm- bzw. Grundkapital (bei GmbH und AG)? Von wem wurde dieses einbezahlt? Wer sind die Gesellschafter bzw. Organe der Gesellschaft? Warum bzw. für welchen Zweck wurde die Gesellschaft gegründet? Welche Projekte wurden über die Gesellschaft abgewickelt?

3 Wie hoch sind die veranschlagten Kosten der einzelnen Projekte? Wie hoch sind die tatsächlich angefallenen Kosten der Projekte? II. Fragen zum Gesellschaftsvertrag Anmerkungen Sind folgende Aufgabenbereiche durch den Gesellschaftsvertrag in die Kompetenzbereiche des Gemeinderats fallend? * Voranschlag oder Finanzplan (Nachtragsvoranschläge oder Änderungen Finanzplan) * Rechnungsabschluss oder Bilanzen * Personalanstellungen * Haftungsübernahmen durch die Gesellschaft

4 * Verkäufe von unbeweglichem Vermögen * Änderungen des Gesellschaftsvertrags Gibt es Kompetenzregelungen für Anordnungsrechte?

5 LAND BURGENLAND ABTEILUNG 2 - GEMEINDEN UND SCHULEN Checkliste I Prüfungsausschuss gemäß 78 Bgld. GemO zur Prüfung der wirtschaftlichen Unternehmungen gemäß 63 Abs. 2 GemO, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen BEREICH II GESELLSCHAFT MIT BESCHRÄNKTER HAFTUNG (detaillierte Informationen zur GmbH finden sich im GmbHG) a. Generalversammlung Anmerkungen Wer sind die Gesellschafter der GmbH? Für welche Angelegenheiten ist eine Beschlussfassung der Generalversammlung im Gesellschaftsvertrag vorgesehen und werden diese Angelegenheiten tatsächlich in der Generalversammlung beschlossen? Wie oft ist lt. Gesellschaftsvertrag vorgesehen, dass die ordentliche Generalversammlung pro Jahr stattfindet? Werden die Generalversammlungssitzungen dementsprechend abgehalten?

6 Zur Information: Die Generalversammlung besteht aus den Gesellschaftern. Sofern die Gesellschafter juristische Personen sind (zb Gemeinde, örtlicher Tourismusverein), werden diese von den vertretungsbefugten natürlichen Personen in der Generalversammlung vertreten (zb Bürgermeister, Obmann des Vereins). Das heißt, die Gemeinde wird als Gesellschafterin einer GmbH vom Bürgermeister in der Generalversammlung vertreten. Der Bürgermeister benötigt zur Ausübung des Stimmrechtes (zb. zur Bestellung des Geschäftsführers) einen gesonderten Gemeinderatsbeschluss. b. Aufsichtsrat Anmerkungen Ist ein Aufsichtsrat notwendig (Gesellschaftsvertrag, gesetzliche Bestimmungen, siehe 29 GmbHG)? Für den Fall, dass ein Aufsichtsrat eingerichtet ist, kann Folgendes überprüft werden: Wie oft ist im Gesellschaftsvertrag vorgesehen, dass Aufsichtsratssitzungen stattfinden ( 30i Abs. 3 GmbHG mind. 4 mal/geschäftsjahr) und wurden diese abgehalten?

7 Bei welchen Unternehmensgegenständen sind Aufsichtsratsbeschlüsse notwendig (Gesellschaftsvertrag, Geschäftsordnung) und wurden diese Gegenstände auch im Rahmen von Aufsichtsratssitzungen beschlossen? Unterbreitet die Geschäftsführung dem Aufsichtsrat mind. 1 mal jährlich einen schriftlichen Jahresbericht (über grundsätzliche Fragen der künftigen Geschäftspolitik sowie über die künftige Entwicklung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage) und mind. 1/4 jährlich einen Quartalsbericht (über den Gang der Geschäfte und die Lage des Unternehmens im Vergleich zur Vorschaurechnung unter Berücksichtigung der künftigen Entwicklung)? c. Geschäftsführung Anmerkungen Wer ist Geschäftsführer? (Wie viele Mitglieder sieht die Gründungserklärung/Gesellschaftsvertrag vor?) Bei mehreren Geschäftsführern - Wie ist die Zeichnungsberechtigung festgelegt und wird diese eingehalten? Wesentlich ist hiebei, dass der Geschäftsführer auch vom zuständigen Organ bestellt wurde. Gemäß 15 Abs. 1 GmbHG ist der Geschäftsführer von der Generalversammlung zu bestellen. Nach 15 Abs. 3 GmbHG kann jedoch im Gesellschaftsvertrag vorgesehen werden, dass der Geschäftsführer vom Gemeinderat bestellt wird. Erhält der Geschäftsführer für seine Tätigkeit eine Entschädigung? Wer beschließt diese Entschädigung? Welche Tätigkeiten hat die Geschäftsführung laut Gesellschaftsvertrag auszuüben und werden diese Aufgaben wahrgenommen?

8 Gibt es betragsmäßige Begrenzungen für die Kompetenzen des/der Geschäftsführer/s und werden diese eingehalten? d. Beirat Anmerkungen Ist laut Gesellschaftsvertrag die Bildung eines Beirates vorgesehen? Für den Fall, dass ein Beirat einzurichten ist, kann Folgendes überprüft werden: Von wem müssen laut Gesellschaftsvertrag die Mitglieder des Beirates bestellt werden (Gemeinderat, Generalversammlung)? Erfolgt die Bestellung der Beiratsmitglieder entsprechend dem Gesellschaftsvertrag? Welche Aufgaben sind dem Beirat im Gesellschaftsvertrag vorbehalten und werden diese Aufgaben wahrgenommen? Wie oft muss der Beirat laut Gesellschaftsvertrag seine Sitzungen abhalten und haben diese stattgefunden?

9 Gibt es betragsmäßige Begrenzungen für die Kompetenzen des/der Geschäftsführer/s und werden diese eingehalten? e. Gemeinderat Anmerkungen Hat der Gemeinderat laut Gesellschaftsvertrag bestimmte Kompetenzen? Welche Unternehmensgegenstände sind an eine Zustimmung des Gemeinderates gebunden und wurde die Zustimmung des Gemeinderates in diesen Fällen eingeholt?

10 LAND BURGENLAND ABTEILUNG 2 - GEMEINDEN UND SCHULEN Checkliste I Prüfungsausschuss gemäß 78 Bgld. GemO zur Prüfung der wirtschaftlichen Unternehmungen gemäß 63 Abs. 2 GemO, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen BEREICH III KOMMANDITGESELLSCHAFT Die folgenden Fragen bzw. Hinweise sind für Verein & Co KG bzw. GmbH & Co KG gleichermaßen anzuwenden. a. Komplementär = unbeschränkt haftender Gesellschafter Anmerkungen Wer ist Komplementär? Welche Befugnisse hat der Komplementär nach Gesellschaftsvertrag? Ist er laut Gesellschaftsvertrag allein geschäftsführungs- und vertretungsbefugt? b. Kommanditist = beschränkt haftender Gesellschafter Anmerkungen

11 Wer ist Kommanditist? Welche Rechte hat der Kommanditist laut Gesellschaftsvertrag? c. Geschäftsführung Anmerkungen Wer ist Geschäftsführer? (Wie viele Mitglieder sieht die Gründungserklärung/Gesellschaftsvertrag vor?) Bei mehreren Geschäftsführern - Wie ist die Zeichnungsberechtigung festgelegt und wird diese eingehalten? Wesentlich ist, dass der Geschäftsführer auch vom zuständigen Organ bestellt wurde.

12 Erhält der Geschäftsführer für seine Tätigkeit eine Entschädigung? Wer beschließt diese Entschädigung? Welche Tätigkeiten hat die Geschäftsführung laut Gesellschaftsvertrag auszuüben und werden diese Aufgaben wahrgenommen? Gibt es betragsmäßige Begrenzungen für die Kompetenzen des/der Geschäftsführer/s und werden diese eingehalten? d. Gesellschafterversammlungen Anmerkungen Gibt es laut Gesellschaftsvertrag Gesellschafterversammlungen und finden diese statt? Sind die der Gesellschafterversammlung übertragenen Aufgaben durch Beschlüsse gedeckt? e. Beirat Anmerkungen Ist laut Gesellschaftsvertrag die Bildung eines Beirates vorgesehen?

13 Für den Fall, dass ein Beirat einzurichten ist, kann Folgendes überprüft werden: Von wem müssen laut Gesellschaftsvertrag die Mitglieder des Beirates bestellt werden (zb Gemeinderat)? Erfolgt die Bestellung der Beiratsmitglieder entsprechend den Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages? Welche Aufgaben sind dem Beirat im Gesellschaftsvertrag vorbehalten und werden diese Aufgaben wahrgenommen? Wie oft muss der Beirat laut Gesellschaftsvertrag seine Sitzungen abhalten und haben diese stattgefunden? Gibt es betragsmäßige Begrenzungen für die Kompetenzen des/der Geschäftsführer/s und werden diese eingehalten? f. Gemeinderat Anmerkungen

14 Hat der Gemeinderat laut Gesellschaftsvertrag bestimmte Kompetenzen? Welche Unternehmensgegenstände sind an eine Zustimmung des Gemeinderates gebunden und werden die Zustimmungen des Gemeinderates in diesen Fällen eingeholt?

15 LAND BURGENLAND ABTEILUNG 2 - GEMEINDEN UND SCHULEN Checkliste I Prüfungsausschuss gemäß 78 Bgld. GemO zur Prüfung der wirtschaftlichen Unternehmungen gemäß 63 Abs. 2 GemO, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen BEREICH IV PERSONAL IV. Personal Anmerkungen Wie viele Personen arbeiten für das Unternehmen? Stehen diese Personen in einem Dienstverhältnis zur Gesellschaft oder zur Gemeinde? Wurden die Anstellungen gemäß Gesellschaftsvertrag vom richtigen Gremium vorgenommen?

16 Wie hoch ist die Entlohnung? Werden Überstunden geleistet? Wenn ja, gibt es dazu eine Überstundenregelung und werden diese abgegolten?

17 LAND BURGENLAND ABTEILUNG 2 - GEMEINDEN UND SCHULEN Checkliste I Prüfungsausschuss gemäß 78 Bgld. GemO zur Prüfung der wirtschaftlichen Unternehmungen gemäß 63 Abs. 2 GemO, die unter beherrschendem Einfluss der Gemeinde stehen BEREICH V WIRTSCHAFTLICHE VERHÄLTNISSE a. Allgemein Anmerkungen Die Jahresabschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer ist erforderlich,wenn zwei der drei folgenden Kriterien überschritten werden: EUR 4,84 Millionen Bilanzsumme, EUR 9,68 Millionen Umsatzerlöse, 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt (siehe 221 UGB) Ist aufgrund der oben angeführten Kriterien eine verpflichtende Jahresabschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer durchzuführen? Wer erstellt den Jahresabschluss (Bilanz, Rechnungsabschluss lt. VRV, Einnahmen- Ausgabenrechnung)? (Verantwortung obliegt Geschäftsführung) Werden die Rechnungslegungsvorschriften eingehalten?

18 b. Buchführung und Bilanzierung Anmerkungen Wer ist für die Buchführung verantwortlich? Wird diese intern oder extern (Steuerberatungskanzlei, Gemeinde) durchgeführt? Werden die Belege ordnungsgemäß nummeriert und kontiert? (Keine Buchung ohne Beleg!) Wann und wie werden die Buchungen in der Buchhaltung erfasst (zeitnahe Buchung der Belege ist zu garantieren, um große Buchungsrückstände zu vermeiden)? Gibt es offene (noch nicht bezahlte) Forderungen oder Verbindlichkeiten (Offene-Posten-Liste)? Wenn ja: Gibt es ein ensprechendes Mahnwesen?

19 c. Darlehen/Haftungen Anmerkungen Welche Darlehen bestehen (Darlehensgeber, Verwendungszweck, Höhe des Darlehens, Laufzeit, Zinssatz, jährliche Belastung und Darlehensrest)? Ist sichergestellt, dass alle Konten der Gesellschaft bekannt sind? (evtl. über Bankbriefe) Wofür wurden die Darlehen aufgenommen? Gibt es Haftungen für Dritte? Für welche Darlehen hat die Gemeinde die Haftung übernommen? Wurde die aufsichtsbehördliche Genehmigung eingeholt und wurde die Haftungsübernahme im Gemeinderat beschlossen?

20 Sind die Tilgungspläne vorhanden? Wurden die Tilgungspläne eingehalten? Ist die Aufnahme von Darlehen an die Zustimmung eines bestimmten Organs gebunden (zb. Gemeinderat, Beirat) und wurden diese Zustimmungen eingeholt? Wurden die aktuellen Zinssätze überprüft? Gibt es Fremdwährungsdarlehen und wie ist deren derzeitiger tatsächlicher Stand? d. aktuelle wirtschaftliche Situation Anmerkungen Gibt es negatives Eigenkapital (Bilanz) oder einen Sollabgang (Rechnungsabschluss lt. VRV)?

21 Gibt es negative Kontokorrentkonten? e. Finanzplan Anmerkungen Ist im Gesellschaftsvertrag ein jährlicher Finanzplan vorgesehen? Wurde dieser erstellt? Ist im Gesellschaftsvertrag ein mittelfristiger Finanzplan vorgesehen und wurde dieser erstellt? Wenn ja - Ist dieser ausgeglichen und sind die Zuschüsse seitens der Gemeinde an die Gesellschaft im MFP der Gemeinde enthalten? Wird dem Gemeinderat jährlich ein Bericht der Geschäftsführung über die wirtschaftliche Situation und die voraussichtliche gesellschaftliche Entwicklung vorgelegt (vgl. 63 Abs. 4 GemO)?