Das Dialogorientierte Serviceverfahren

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1 Das Dialogorientierte Serviceverfahren Marco Mosconi Leipzig, 21. März 2014

2 Das Dialogorientierte Serviceverfahren Hintergrund und Zielsetzung Das Dialogorientierte Serviceverfahren 2

3 Mehrfachzulassungsabgleich im Serviceverfahren (Grundidee) Das Dialogorientierte Serviceverfahren unterstützt die bundesweite Koordinierung der Studienwünsche der Bewerber/innen und der Zulassungsangebote der Hochschulen in örtlich zulassungsbeschränkten Studiengängen Die Hochschulen übermitteln bei ihnen eingegangene Bewerbungen sowie die Ranglisten zur Ermittlung von Zulassungsangeboten an die Servicestelle. Bewerber/innen entscheiden sich über das Webportal der Servicestelle für die Annahme genau eines der vorliegenden Zulassungsangebote. Für das angenommene Zulassungsangebot wird im Namen der entsprechenden Hochschule eine Zulassung erteilt und die zusätzlichen Bewerbungen des Bewerbers scheiden aus dem Verfahren aus. Damit können anderen Bewerbern frühzeitig weitere Zulassungsangebote gemacht werden (Nachrücker) Das Dialogorientierte Serviceverfahren 3

4 Dialogorientiertes Verfahren in sechs Phasen 1. Vorbereitungsphase 2. Bewerbungsphase 3. Koordinierungsphase 1 4. Entscheidungsphase 5. Koordinierungsphase 2 6. Clearingverfahren Vorbereitungsphase Welche Hochschulen nehmen mit welchen Studiengängen teil... Bewerbungsphase Bewerbung Koordinierungsphase 1 Zulassungsangebote Zulassungsannahmen Prioritäten Entscheidungsphase verbindliche Prioritäten Koordinierungsphase 2 Schritt 1 Zulassungsangebote Zulassungsannahmen Zulassungen Schritt 2 Zulassungsangebote Zulassungsannahmen Zulassungen Schritt 3 Zulassungen Clearingverfahren Bewerbung Zulassungen Das Dialogorientierte Serviceverfahren 4

5 Prozesse im DoSV (1) Vorbereitungsphase Welche Hochschulen nehmen mit welchen Studiengängen teil... Bewerbung Phase 1 Keine Angebotsannahme oder kein Angebot Bewerbung für Clearing Bis zu 12 Rückstellungen Bewerbungsphase Bewerbung Annahme eines Angebots Entscheidungsphase Keine Angebotsannahme oder kein Angebot Koordinierungsphase 1 Zulassungsangebote Zulassungsannahmen Prioritäten Phase 2, Schritt 1 Keine Zulassung und keine Angebotsannahme und keine Rückstellung Entscheidungsphase verbindliche Prioritäten Koordinierungsphase 2 Annahme nachrangiges Angebot oder Zulassung Zulassung Phase 2, Schritt 2 Keine Zulassung und keine Angebotsannahme und keine Rückstellung Phase 2, Schritt 3 Schritt 1 Zulassungsangebote Zulassungsannahmen Zulassungen Keine Zulassung und keine Rückstellung Rückstellung Schritt 2 Zulassungsangebote Zulassungsannahmen Zulassungen Teilnahme am Clearing Clearingphase Schritt 3 Zulassungen Ausgelost Nicht gelost Keine Teilnahme am Clearing Zulassungsbescheid Keine Zulassung Rückstellungsbescheid Clearingverfahren Bewerbung Zulassungen Studienplatz für aktuelles Semester Kein Studienplatz für aktuelles Semester Das Dialogorientierte Serviceverfahren 5

6 Das Dialogorientierte Serviceverfahren Systeme, Akteure und Schnittstellen Das Dialogorientierte Serviceverfahren 6

7 Überblick: Akteure, Systeme, Schnittstellen Bewerber Hochschule DoSV Bewerbungsportal Hochschul- Mitarbeiter manuell Hochschulportal Campus Management System (Zulassung) automatisiert Maschinen- Schnittstelle Das Dialogorientierte Serviceverfahren 7

8 Einrichten von Hochschulen Hochschule Einrichten der Hochschule im System des DoSV Anlegen der Hochschule und des initialen Hochschul-Admins durch die Servicestelle -Aktivierung durch Hochschul-Admin und Freischaltung durch Servicestellen-Admin ab hier verwaltet die Hochschule ihre Daten selbständig Anlegen von Hochschul-Benutzern und Gruppen Zuweisung von Aktions- und Zugriffsrechten Eingabe von Grunddaten der Hochschule (u.a. Name, Logo, Anschrift, Kontaktdaten, Link auf Homepage) Anlegen von weiteren Grunddaten (u.a. Abschlüsse, Studiengänge) Servicestelle Das Einrichten der Hochschule erfolgt einmalig und ausschließlich über die Formulare der Web-Oberfläche (kein Datenimport) Das Dialogorientierte Serviceverfahren 8

9 Einrichten von Studienangeboten Einrichten der Studienangebote Hochschule Studienangebot = semesterbezogenes Angebot eines Studiengangs Einfach/Mehrfach, Abschluss, Studienfach Bewerbung zentral/dezentral, optionaler Bescheid-Druck und -Versand nach Freigabe im Bewerbungsportal sichtbar Servicestelle Einrichten der Studienpakete und Ranglisten Definition von Ranglisten (u.a. Angaben zu Quotierung, Kriterien) Vergabeschema (Wiederverwendung von Ranglistendefinitionen) Studienangebote und Ranglistendefinitionen können direkt über Formulare in der Web-Oberfläche eingegeben oder über die Daten- Schnittstellen übermittelt werden. Einige Angaben (z.b. zu Kapazitäten) können auch später noch hinterlegt bzw. geändert werden Das Dialogorientierte Serviceverfahren 9

10 Registrierung Bewerber Registrierung am Bewerbungsportal des DoSV Voraussetzung für Bewerbung Bewerber erhält Bewerber-ID, BAN und ein Benutzerkonto Das DoSV führt permanent einen Mehrfachregistrierungsabgleich durch (Zwillingsprüfung) Im Bewerbungsportal kann der Bewerber später Bewerbungen abgeben den Status aller Bewerbungen einsehen, umpriorisieren Bewerbungen zurückziehen Zulassungsangebote annehmen Hochschule Bewerber Stammdaten, [HZB, Dienst] Bewerber-ID, BAN, HZB-ID DoSV Das Dialogorientierte Serviceverfahren 10

11 Bewerbungsportal Das Dialogorientierte Serviceverfahren 11

12 Bewerbungsportal Meine Bewerbungen Das Dialogorientierte Serviceverfahren 12

13 Verhinderung von Mehrfachregistrierungen Um sicherzustellen, dass die Beschränkung auf max. 12 Studienwünsche eingehalten wird, darf ein/e Bewerber/in nur genau ein Benutzerkonto im DoSV haben Bewerber/innen erhalten im DoSV eine eindeutige Bewerber-ID, welche Hochschul- und ggf. Semester-übergreifend für alle Bewerbungs- und Zulassungsvorgänge zur Identifizierung verwendet wird Im DoSV werden mehrfache Registrierungen über einen Stammdatenabgleich automatisch erkannt und nach manueller Prüfung gelöscht oder gesperrt Das Dialogorientierte Serviceverfahren 13

14 Bewerber-Stammdaten Im Bewerbungsportal des DoSV hinterlegen die Bewerber ihre Stammdaten, ggf. ergänzt um weitere Angaben und elektronische Dokumente (z.b. Abiturzeugnis) Diese Stammdaten werden im DoSV selbst zur Kontaktaufnahme, für die Zustellung von Bescheiden sowie zur Erkennung von mehrfachen Registrierungen verwendet Hochschulen können die Stammdaten von Bewerbern abrufen, wenn eine entsprechende Bewerbung an der jeweiligen Hochschule vorliegt Voraussetzung: Authentifizierungsmerkmale Bewerber-ID und BAN, welche der Bewerber bei Abgabe der Bewerbung bei der Hochschule angeben muss Auf diesem Weg kann auch die Existenz einer Bewerber-ID vom Hochschulsystem online überprüft werden, um Fehleingaben von Bewerbern direkt abzufangen Das Dialogorientierte Serviceverfahren 14

15 Abgabe von Bewerbungen - dezentral Dezentrale Bewerbung (über die Hochschule) Bewerber Bewerber muss seine Bewerber- ID und BAN angeben. Angabe einer HZB-ID zur korrekten Zuordnung der im Bewerbungsportal des DoSV hinterlegten HZB(en) 1. Bewerbung + ID, BAN, [HZB-ID] HZB (PDF) 3. neue Bewerbung (Portal, ) Übermittlung der Bewerbung an das DoSV nur notwendige Daten Zeitstempel Status (eingegangen, gültig) Die Hochschule kann sich ggf. eine elektronische Kopie der HZB abrufen. Hochschule 2. Bewerbung + ID, BAN, [HZB-ID] + Status + Zeitstempel DoSV Das Dialogorientierte Serviceverfahren 15

16 Abgabe von Bewerbungen - dezentral Bei dezentraler Bewerbung sendet der Bewerber alle Angaben und ggf. Unterlagen direkt an die Hochschule. An das DoSV werden nur die Verfahrens-relevanten Daten übermittelt. Einzelne Bewerbungsbestandeilte oder Unterlagen gehören nicht dazu. Das System des DoSV stellt sicher, dass auch bei dezentralem Bewerbungseingang insgesamt maximal 12 Bewerbungen eines Bewerbers am Verfahren teilnehmen. automatische Priorisierung anhand des Eingangs-Zeitstempels der Bewerbung an der Hochschule Hierzu muss die Hochschule den Zeitstempel erfassen und gemeinsam mit der Bewerbung an das DoSV übermitteln! Das Dialogorientierte Serviceverfahren 16

17 Koordinierung dezentraler Bewerbungen Übermittlung dezentraler Bewerbungen nach notwendig Karenzzeit 1 = Datenschluss für Eingang neuer Bewerbungen Dezentrale Bewerbungen nicht steuerbar Abgabe von >12 Bewerbungen möglich, Priorität unbekannt überzählige Bewerbungen werden zunächst als inaktiv geführt Karenzzeit 2 = Frist für Bewerber zur Festlegung der 12 Wünsche

18 Abgabe von Bewerbungen - zentral Zentrale Bewerbung (über das DoSV) Bewerber Bewerbung ist direkt im Portal sichtbar direkte Zuordnung einer im Bewerbungsportal des DoSV hinterlegten HZB 1. Bewerbung Übermittlung der Bewerbung an die Hochschule HZB (PDF) 2. alle Angaben des Bewerbers Zeitstempel Status (eingegangen) Die Hochschule kann sich ggf. eine elektronische Kopie der HZB abrufen. Hochschule Bewerbung + Bewerbungsbestandteile + Zeitstempel + Status DoSV Das Dialogorientierte Serviceverfahren 18

19 Synchronisierung von Bewerbungen Zentrale Bewerbung Bewerbungsinhalte = (hochschuleigene) Auswahlkriterien Bewerbungsbestandteile = Angaben der Bewerber Zustände von Bewerbungen Änderungen an Bewerbungsbestandteilen (z.b. Korrektur einer Note, Nachreichen einer elektronischen Angabe) durch den Bewerber Änderungen am Status (z.b. gültig, ausgeschlossen) durch die Hochschule Änderungen am Status (z.b. Zulassungsangebot) durch System des DoSV Bewerber wird über Statusänderungen per informiert Versionierung von Bewerbungen System des DoSV inkrementiert Versionsnummer Hochschulsystem muss Versionsstand abgleichen und ggf. Konflikte auflösen Das Dialogorientierte Serviceverfahren 19

20 Ranglisten und Zulassungsangebote Erstellung (Befüllung) der Ranglisten durch die Hochschule Übermittlung an das DoSV Freigabe und Anzeige im Bewerbungsportal Koordinierungsphase 1+2: Angebotsermittlung Angebotsannahme Nachrücken auf Ranglisten Übermittlung des Ranglistenstatus Hochschule Bewerber Angebotsannahmen Ranglistenstatus Ranglisten, frühzeitige Zulassungsangebote Zulassungsangebote, Ranglistenpositionen DoSV Das Dialogorientierte Serviceverfahren 20

21 Bescheide Von hochschulstart.de werden (gegebenenfalls im Auftrag der Hochschule) verschiedene Bescheide erstellt und verschickt: [optional] Zulassungsbescheid (Teilzulassungsbescheid bei Mehrfachstudiengängen) [optional] Rückstellungsbescheid Ablehnungsbescheid Ausschlussbescheid Bescheide werden den Bewerbern frühzeitig als PDF im Bewerbungsportal des DoSV angezeigt und zu definierten Zeitpunkten gedruckt und versendet. Bescheide werden aus einer Vorlage und Textbausteinen erzeugt. Die Hochschulen können für ihre Bescheide die Textbausteine individuell anpassen Das Dialogorientierte Serviceverfahren 21

22 Bescheide Das Dialogorientierte Serviceverfahren 22

23 Das Dialogorientierte Serviceverfahren Datenaustausch über Schnittstellen Das Dialogorientierte Serviceverfahren 23

24 Überblick: Akteure, Systeme, Schnittstellen Bewerber Hochschule DoSV Bewerbungsportal Hochschul- Mitarbeiter manuell Hochschulportal Campus Management System (Zulassung) automatisiert Maschinen- Schnittstelle Das Dialogorientierte Serviceverfahren 24

25 Datenaustausch im DoSV Variante 1: manueller Austausch von Dateien über die Weboberfläche des DoSV-Portals 2 Datenformate zur Auswahl (CSV, XML) an der Hochschule: Erzeugung und Verarbeitung der Dateien manuell oder durch Hochschulsystem im Web-Portal des DoSV: direktes Hoch- bzw. Herunterladen von Dateien durch die Hochschulmitarbeiter Variante 2: automatisierter Datenaustausch über lokale Zulassungssoftware Campus Management System (Zulassung) Zulassungssoftware kapselt die Schnittstelle zum System des DoSV je nach Schnittstellenimplementierung des jeweiligen Herstellers über Webservices (direkter, synchroner Aufruf am System des DoSV) oder SFTP (asynchroner Austausch von Dateien) realisiert manuell automatisiert Abruf von Daten nach Kriterien oder nur geänderte Daten (Zeitintervall) Das Dialogorientierte Serviceverfahren 25

26 Datenformate XML CSV Das Dialogorientierte Serviceverfahren 26

27 Datenaustausch im DoSV (1) Das Dialogorientierte Serviceverfahren 27

28 Datenaustausch im DoSV (2) Das Dialogorientierte Serviceverfahren 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Herausgeber: Stiftung für Hochschulzulassung Sonnenstraße Dortmund hochschulstart.de Das Dialogorientierte Serviceverfahren 29