INFORMATION LIFECYCLE MANAGEMENT

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1 INFORMATION LIFECYCLE MANAGEMENT REVISIONSSICHERES LÖSCHEN UND RESTRUKTURIEREN VON DOKUMENTENSTRUKTUREN WOLFGANG EIGENBROD RAUM 1B02/03 CENIT EIM IT-TAG

2 AGENDA 1. AUSGANGSLAGE - FAKTEN 2. INFORMATION LIFECYCLE MANAGEMENT 3. LÖSCHEN VON DOKUMENTEN 4. REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN COPYRIGHT CENIT AG //

3 FAKTEN ca. 90 % der weltweiten Informationen sind in den letzten 2-3 Jahren entstanden alle 2 Jahre wird sich das Datenvolumen bis zum Jahre 2020 verdoppeln 3

4 FAKTEN ca. 3,5% des Unternehmensumsatzes werden für Information Management ausgegeben, mit steigender Tendenz ca. 70% beträgt der Anteil an überflüssigen aufbewahrten Informationen ca. 98% der Unternehmen, die abgesichertes Löschen von Informationen als wichtiges Thema im Rahmen von ILG ansehen ca. 22% der Unternehmen löschen heute schon abgesichert Informationen 4

5 AGENDA 1. FAKTEN 2. INFORMATION LIFECYCLE MANAGEMENT 3. LÖSCHEN VON DOKUMENTEN 4. REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN COPYRIGHT CENIT AG //

6 INFORMATION LIFECYCLE MANAGEMENT ILM im Verständnis der CENIT AG es geht um Dokumente sowie Metadaten und deren Strukturen im Archiv/DMS sowie um die Senkung von Kosten und der Pflege von Dokumentenstrukturen (Metadaten) und beinhaltet ein Vorgehensmodell sowie die Dienstleistung und Software 6

7 ABGRENZUNG ZU INFORMATION LIFECYCLE GOVERNANCE ILG es geht um alle Unternehmensdaten, die hinsichtlich Verwendung und Aufbewahrungspflicht hinterfragt werden Ganzheitlicher unternehmensweiter Ansatz zur Senkung von Kosten und Risiken der Datenhaltung beinhaltet neben Methodik, Dienstleistung und Software zur Umsetzung auch ein Referenzmodell 7

8 AGENDA 1. FAKTEN 2.INFORMATION LIFECYCLE MANAGEMENT 3. LÖSCHEN VON DOKUMENTEN 4. REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN COPYRIGHT CENIT AG //

9 LÖSCHEN VON DOKUMENTEN Aufbewahren Löschen COPYRIGHT CENIT AG // ILM - Löschen von Dokumenten 9

10 LÖSCHEN VON DOKUMENTEN ERGEBNIS Veraltete Daten löschen Freier Speicher Freier Speicher Veraltete Daten Daten Daten 10

11 LÖSCHEN VON DOKUMENTEN SCHRITT 1 Daten-Crawler Auffinden der zu löschenden Dokumente Metadaten Sonstige Kriterien Protokollierung der gefundenen Dokumente Retention Date sowie weitere vom Kunden gewünschte Daten (Properties etc.) 11

12 LÖSCHEN VON DOKUMENTEN SCHRITT 2 Sichten des Crawler-Protokolls (Auszug aus DB) Stichprobenüberprüfung Metadaten Sonstige Kriterien Bei Korrektheit Freigabe zum Löschen (Revision, Fachbereich) Crawlertabelle.xlsx 12

13 LÖSCHEN VON DOKUMENTEN SCHRITT 3 Löschvorgang logisch Passwort-geschützt Gesicherte Löschservices Protokollierung Loeschtabelle.xlsx Löschvorgang physisch Physisches Löschen in EMC, NetApp und IBM mit Tools der Hersteller 13

14 VORGEHENSMODELL ANALYSE DOKUMENTENBESTAND Welche Dokumente und welche Metadaten/Properties sind überhaupt vorhanden? ERARBEITUNG/DEFINITION WAS IST ZU LÖSCHEN Welche Metadaten/Properties können zum Löschen herangezogen werden? REALISIERUNG UND TEST Einsatz Crawler und Löschtool inkl. Protokollierung (Revision)! COPYRIGHT CENIT AG // ILM - Löschen von Dokumenten 14

15 AGENDA 1. FAKTEN 2.INFORMATION LIFECYCLE MANAGEMENT 3. LÖSCHEN VON DOKUMENTEN 4. REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN COPYRIGHT CENIT AG //

16 REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN AUFWÄNDIGER DATENZUGANG INFORMATIONS- VERLUST REGELMÄßIGE REORGANISATION SINNVOLL STEIGERUNG DER DATENMENGE SCHWERFÄLLIGE VERWALTUNG COPYRIGHT CENIT AG // ILM - Reorganisation von Dokumenten 16

17 LÖSUNGSANSATZ WORKSHOP (Pareto-Prinzip): Nutzen Aufwand IST REORGANISATION SOLL Datenstruktur(en) Eingangskanäle Content Formate Dokumentenklassen Metadaten (inkl. Retention time) COPYRIGHT CENIT AG // ILM - Reorganisation von Dokumenten 17

18 REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN I Daten-Crawler Auffinden der zu restrukturierenden Dokumente(n)-Klassen Metadaten Sonstige Kriterien Protokollierung der zu restrukturierenden Dokumente(n)-Klassen Metadaten sowie weitere vom Kunden gewünschte Daten (Properties etc.) 18

19 REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN II Sichtung der gewonnenen Ergebnisse (IST) Bewertung der gewonnenen Ergebnisse (IST) Definition der neuen Strukturen (SOLL) Anpassung Werkzeug 19

20 REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN III 20

21 REORGANISATION VON DOKUMENTENSTRUKTUREN IV Test des Werkzeuges Kontrolle der Ergebnisse Freigabe für Produktion 21

22 VORGEHENSMODELL ANALYSE DER AKTUELLEN DATENSTRUKTUR Welche Eingangskanäle, Formate, Dokumentenklassen sowie Metadaten werden verwendet? DEFINITION DER NEUEN DATENSTRUKTUR Wie soll die Datenstruktur zukünftig aussehen bzw. zum Einsatz kommen? REALISIERUNG UND TEST Umsetzung der neuen Datenstruktur im entsprechenden DMS. Datenmigration, Protokollierung COPYRIGHT CENIT AG // ILM - Reorganisation von Dokumenten 22

23 NUTZEN Generell Bestandsübersicht über vorhandene Dokumentenstrukturen 1. Ergebnistyp: Darstellung der Ist-Situation Reorganisation von Dokumenten Anpassen der Dokumentstrukturen an aktuelle Bedürfnisse 1. Ergebnistyp: Datenkonzept und Stufenplan 2. Ergebnistyp: Reorganisation des Daten-/Dokumentenbestandes 3. Ergebnistyp: Erhöhung der Datenqualität Löschen von Dokumenten Kontrollierte Bereinigung des Daten- und Dokumentenbestandes 1. Ergebnistyp: Gesichertes Löschen nicht mehr notwendiger Dokumente 2. Ergebnistyp: Erhöhung der Datenqualität 3. Ergebnistyp: Steigerung der Performance bei Suchen 4. Ergebnistyp: Mehr frei verfügbarer Plattenspeicher COPYRIGHT CENIT AG // 23

24 FRAGEN COPYRIGHT CENIT AG // 24

25 Beim Fundament haben wir richtig Geld gespart. Und keiner wird s merken... COPYRIGHT CENIT AG // 25

26 VIELEN DANK! 26

27 BACKUP 27