Beschaffung, Umsetzung, Betrieb und Support einer zentralen Schuladministrationssoftware:

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1 Beschaffung, Umsetzung, Betrieb und einer zentralen Schuladministrationssoftware: Information für die Luzerner Gemeinden Luzern, Ende August _43039

2 1. Die Ausgangslage und der Prozess An den meisten Volksschulen im Kanton Luzern werden die Aufgaben der Schuladministration mit dem sogenannten Rektoratsprogramm erledigt. Bei diesen Aufgaben handelt es sich insbesondere um die Verwaltung der Daten der Lernenden und der Klassen sowie die Angaben für die verschiedenen Statistiken. Das Rektoratsprogramm wurde vor mehr als zwanzig Jahren im Auftrag des Verbands der Schulleiterinnen und Schulleiter des Kantons Luzern (VSL LU) entwickelt. Bis heute wird auch die Unterstützung der Anwender () dieses Programms vom VSL LU gewährleistet und organisiert. In den letzten Jahren haben die grössten Gemeinden auf andere Programme gewechselt, da das in die Jahre gekommene Rektoratsprogramm den heutigen Ansprüchen der Schuladministration nicht mehr genügt. Für die Unterrichtsplanung und Unterrichtsadministration sowie die Verwaltung der Noten und für die Zeugniserstellung stellt der Kanton Luzern allen Lehrpersonen der Volksschule das Programm "LehrerOffice" unentgeltlich zur Verfügung. Der Kanton sorgt für die Lizenzen und die laufende Anpassung des Programms an Neuerungen der Luzerner Volksschule. Das LehrerOffice besitzt eine Schnittstelle zu den herkömmlichen Schuladministrationssystemen. Es dient als eigenständiges und unabhängiges Programm für jede Lehrperson und kann auch als Netzwerkversion im Team der Lehrpersonen eingesetzt werden. Das LehrerOffice wird auch in verschiedenen anderen Kantonen verwendet und wird von der Produktionsfirma laufend weiterentwickelt. Das Rektoratsprogramm muss in den nächsten Jahren definitiv abgelöst werden. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass es viele Vorteile bringt, wenn alle Schulen mit der gleichen Schuladministrationssoftware arbeiten. Mit einer zentralen Verwaltung der Daten könnten zudem viele Doppelspurigkeiten vermieden werden. Der Verband der Luzerner Gemeinden (VLG) und die Dienststelle Volksschulbildung (DVS) haben deshalb Mitte 2011 das Vorhaben gestartet, zur Ablösung des Rektoratsprogramms und der weiteren verwendeten Programme eine neue bedarfsgerechte und zukunftsfähige Schuladministrationssoftware bereitzustellen. Im Verlaufe der Projektarbeit wurde deutlich, dass zu den heute im Vordergrund stehenden Funktionen einer Schulverwaltungssoftware weitere Funktionen notwendig sind. So ist es hilfreich, wenn Erhebungen der Dienststelle Volksschulbildung bei den Schulen direkt online bearbeitet werden könnten. Ebenso ist es sinnvoll, die Daten für die verschiedenen statistischen Erhebungen und Auswertungen direkt aus der Software zu beziehen. Zudem sollten auch die Lehrpersonendaten für die Personal-administration von der Dienststelle Personal direkt aus dieser Software bezogen werden können. Gestützt auf eine ausführliche Definition der zukünftigen Anforderungen an ein neues Softwareprogramm erfolgte im März 2013 eine breite öffentliche Ausschreibung. Es gingen insgesamt sechs Offerten ein, die genau bewertet wurden. Auf Antrag der Steuergruppe erteilte der Regierungsrat mit Beschluss vom 6. Mai 2014 den Zuschlag an die, Sursee, zu einem Preis von Fr. 3.2 Mio. Nach dieser Zuschlagsverfügung bearbeitete die Projektorganisation die Umsetzung, den Betrieb und den für die neue Schuladministrationssoftware. Damit sollten erste Kostenschätzungen des Bildungs- und Kulturdepartements verifiziert und konkretisiert werden. Auf Vorschlag des Verbandes Luzerner Gemeinden wurden dazu drei öffentliche Stellen eingeladen, nämlich die Dienststelle Informatik, die Abteilung Prozesse und Informatik der Stadt Luzern sowie die Gemeindeinformatik Emmen-Kriens. Die letzten beiden Institutionen verzichteten aus verschiedenen Gründen auf die Einreichung einer Offerte. Die Dienststelle Informatik unterbreitete eine Offerte, welche deutlich über der ursprünglichen Kostenschätzung des Bildungs- und Kulturdepartements lag. Da die bisherigen Auftraggeber diese Offerte als zu hoch beurteilten, wurde bei der Fima Base-Net eine Offerte für die genannten drei Aufgabenbereiche eingeholt. Die reichte diese Mitte Januar 2015 ein. Inklusive Herstellung der Software unterbreitete die Firma Base-Net eine Offerte im Gesamtbetrag von Fr. 6.8 Mio. Seite 2 von 5

3 2. Die Beschreibung der Anforderungen Die Schuladministrationssoftware soll den künftigen Anforderungen gemäss Lehrplan 21, den E-Government Anforderungen und ech-standards entsprechen, über eine direkte Einbindung in Microsoft Word und Excel oder Open Source Office (Textverarbeitung/Tabellenkalkulation) verfügen, ortsunabhängige Bedienbarkeit (Web-Technologie) gewährleisten, für den Einsatz im ganzen Kanton Luzern geeignet sein, den Bedürfnissen der Lehrpersonen und der Verwaltung entsprechen, die Voraussetzungen für künftige Entwicklungen verbessern, die Datenqualität und Auskunftsbereitschaft steigern, den Datenschutz und die Datensicherheit erhöhen, das Schnittstellenmanagement optimieren und wirtschaftlich sein (Kosten- und Nutzenverhältnis). Übersicht Anforderungskatalog Übergeordnet Allgemeine modulübergreifende Anforderungen: - Adressverwaltung allgemein - Statistik - Dokumentenmanagement Module Stammdaten Schule, Schulorganisation Personal Lernende/Erziehungsberechtigte Casemanagement Raum- und Inventarverwaltung inkl. Schlüsselverwaltung Arbeitszeiterfassung Tagesstrukturen, Betreuung Klassen-, Fächer, Pensen- und Stundenplanung und -verwaltung Schuldienste ( Casemanagement) Kantonale Sonderschulen Musikschule Lehreroffice Beurteilung, Noten, Zeugnis (Schnittstelle) Untis Stundenplan, Fächerverwaltung (Schnittstelle) 3. Die neue Lösung Öffentliche Ausschreibung der Softwarelösung Da gemäss den Vorarbeiten keine Softwarelösung direkt übernommen werden konnte, wurde beschlossen, eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen. Der Anforderungskatalog ist im Kapitel 2 umfassend dargestellt. Neben der Erfüllung der beschriebenen Anforderungen sollte sich die neue Schuladministrationssoftware optimal in die bestehende Informatik-Landschaft des Kantons Luzern integrieren. Zudem wurden Anforderungen im Bereich des Datenschutzes, der Datensicherheit, der Zugriffsberechtigungen und der Datenarchivierung formuliert. Aufgrund der Auswertung der Offerten konnte ein Lösungsvorschlag als geeignet beurteilt werden. Der Zuschlag an die, Sursee erfolgte am 6. Mai 2014 durch den Regierungsrat. Seite 3 von 5

4 1st Level 2st Level 3st Level Umsetzung, Betrieb und Die Umsetzung, der Betrieb und der der Software soll ebenfalls von der organisiert und durchgeführt werden. Für die Unterstützung wird von folgenden Anforderungen ausgegangen: - Servicedesk von Montag bis Freitag 07.00h h - Für hohes Aufkommen, wie am Semesterende oder zu Semesterbeginn, wird eine zusätzliche Abdeckung garantiert. Die Unterstützungsstruktur lässt sich in drei Service Levels aufteilen: Benutzer innerhalb der Schule z.b. Lehrpersonen Super User in der Schule Benutzer ausserhalb der Schule z.b. Schuldienste, Schulverwaltungen Dabei haben Anwender in der Schule einen anderen Eintrittspunkt für die Unterstützung als die Anwender ausserhalb der Schule (z.b. Schulverwaltungen, Schuldienste). Hat zum Beispiel eine Lehrperson in einem Schulhaus ein Problem mit der Anwendung, so steht in der jeweiligen Schule ein sogenannter Super User, welcher für diese Aufgabe geschult worden ist, zur Verfügung. Kann der Super User die Probleme nicht lösen, wendet er sich an den Servicedesk der Firma Base-Net. Wenn ein Anwender in einer Schulverwaltung oder aus einem Schuldienst ein Problem mit der Software hat, wendet er sich direkt an den Servicedesk der. 4. Verträge und Betriebsorganisation Der Kanton Luzern ist für die Software verantwortlich. Mittels Lizenzvertrag erwirbt er das Recht dazu, diese im Kanton Luzern einzusetzen. Gleichzeitig ist er auch dafür verantwortlich, dass die Software in den nächsten zehn Jahren gewartet wird. Er stellt diese den Gemeinden unentgeltlich zur Verfügung. Die Gemeinden sind für das Applikations- & Lifecycle Management (Unterhalt/Betrieb), den sowie das Einführungsprojekt verantwortlich. Sie schliessen dazu mit der Verträge ab, und zwar pro Gemeinde. Für die Bearbeitung offener Fragen während des Einführungsprojekts und des Betriebs wird eine Projektorganisation und anschliessend eine Betriebsgruppe unter der Leitung des Kantons eingesetzt (analog LUtax). 5. Die Kosten und die Finanzierung Für die Beschaffung, den Aufbau und den Betrieb fallen sowohl Investitions- als auch Umsetzungs- und Betriebskosten an. Diese setzen sich insgesamt wie folgt zusammen: Seite 4 von 5

5 Lizenzen (einmalig) Fr. 820' Wartung (10 Jahre) Fr. 1'800' (10 Jahre) Fr. 1'440' Hosting (10 Jahre) Fr. 1'060' Applikations- & Lifecycle Management (Unterhalt/Betrieb) (10 Jahre) Fr. 1'130' Einführungsprojekt: Base-Net Fr. 550' Projektkosten/Reserve Fr. 800' ca. Fr. 7'600' Es ist davon auszugehen, dass sowohl auf Kantonsebene (Projektleitungskosten) als auch bei den einzelnen Gemeinden (Personal und technische Anpassungen) noch Projektaufwendungen anfallen, die aber nicht zentral budgetiert werden. 6. Kostentragung Der Kanton übernimmt die Kosten der Software (Lizenz und Wartung für 10 Jahre) sowie die Hälfte der Reserve. Dies entspricht einem Gesamtbetrag von Fr Mio. Die Kosten der Lizenz werden in drei Tranchen von je ca. Fr. 270' in den Jahren 2016, 2017 und 2018 fällig. Die Wartungskosten werden in zehn Tranchen zu je Fr. 180' in den Jahren 2017 bis 2026 fällig. Damit trägt der Kanton ca. 37.5% der Gesamtkosten. Weitere 12.5% übernimmt er mit entsprechender zeitlicher Verzögerung, da die Kosten der Gemeinden in die Betriebskosten der Volksschulen bei den Gemeinden einfliessen. Die Gemeinden übernehmen die übrigen Kosten, und zwar ebenfalls für zehn Jahre, gemäss den individuellen Verträgen mit der. Vorgesehen ist eine Berechnung der Kosten über Schülerbeiträge (analog Pro-Kopf Beiträge). Beide Seiten (Kanton und Gemeinden) übernehmen zudem die je bei ihnen anfallenden Projektkosten. 7. Die Umsetzungsbedingungen Für die Realisierung der nun definierten Lösung sollen gemäss Absichtserklärung des Regierungsrates und des Verbands Luzerner Gemeinden folgende zwei Rahmenbedingungen gelten: Umsetzung der Lösung, wenn 80 Prozent der Gemeinden mit 85 Prozent der Lernenden eine positive Absichtserklärung abgegeben haben Verankerung der Lösung im Gesetz über die Volksschulbildung mit der Möglichkeit der Obligatorischerklärung für die Gemeinden durch den Regierungsrat, sofern obige Werte erreicht sind. 8. Die nächsten Schritte Konsultation der Gemeinden durch VLG bis Ende Oktober 2015 Erarbeitung der Botschaft an den Kantonsrat bis Mitte Dezember 2015 Beschlussfassung durch Regierungsrat bis Ende Januar 2016 Behandlung im Kantonsrat (geplant) bis Ende Juni 2016 Start der Projektarbeiten September 2016 Start mit (Pilot) Gemeinden Sommer 2017 Luzern, 10. August 2015 Steuergruppe Schuladministrationssoftware Seite 5 von 5