Facility Management. Kapitel 1. Kapitel 2

Transkript

1 Facility Management Kapitel 1 Grundlagen Orientierung Interpretationen Ganzheitlichkeit Lebenszyklus Transparenz Entwicklung Nutzenpotentiale Kapitel 2 Computerunterstützung CAFM Zusammenhang FM und CAFM IT-Funktionen im FM CAFM-Anwendungsbereiche Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld CAFM-Systemansätze Anforderungen an CAFM-Systeme Marktübersicht CAFM- Systeme Vorstellung einiger CAFM-Systeme CAFM mit ERP-Systemen Kosten und Nutzen CAFM-Einführung Datenakquisition Theorie Marktübersicht

2 Facility Management Kapitel 3 Systemeinführung Einführungskonzept Motivation und Ausgangslage Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme Konzept für das CAFM Installation, Einrichtung und Schulung Datenaufnahme und Dateneingabe Anwendungen des Systems Ausweitung des Systems Kapitel 4 Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Umweltmanagement Fabrikplanung Instandhaltung Kabel- und Netzwerkmanagement Abfallmanagement Arbeitsschutz Energiemanagement Computer Integrated Buildings Immobilien- und Dienstleistungscontrolling mysap ERP und FM Erfahrungsbericht Praxis

3 Jens Nävy Facility Management

4 Jens Nävy Facility Management Grundlagen Computerunterstützung Systemeinführung Anwendungsbeispiele 4., aktualisierte und ergänzte Auflage Mit 132 Abbildungen und 44 Tabellen 1 23

5 Dipl.-Wirt.-Ing. Dipl.-Ing. Jens Nävy CAFM-Consultant Kottendorfer Str Solingen Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN Berlin Heidelberg New York ISBN Berlin Heidelberg New York Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland vom 9. September 1965 in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtsgesetzes. Springer ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media springer.de Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2006 Printed in Germany Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Sollte in diesem Werk direkt oder indirekt auf Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien (z. B. DIN, VDI, VDE) Bezug genommen oder aus ihnen zitiert worden sein, so kann der Verlag keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität übernehmen. Es empfiehlt sich, gegebenenfalls für die eigenen Arbeiten die vollständigen Vorschriften oder Richtlinien in der jeweils gültigen Fassung hinzuzuziehen. Satz: medionet AG, Berlin Umschlaggestaltung: deblik, Berlin Gedruckt auf säurefreiem Papier 68/3020/m

6 Vorwort zur 4. Auflage Die Entwicklung und Etablierung der Managementrichtung Facility Management in Deutschland, sowie die große Resonanz auf die ersten Auflagen dieses Buches haben die 4. Auflage erforderlich gemacht. Das Buch hat sich mit seinem Focus auf die Informationstechnologie im Facility Management etabliert. Der Bereich Computer Aided Facility Management (CAFM) ist auch in der Neuauflage das zentrale Thema und hat neben einer Überarbeitung eine umfangreiche Ergänzung erfahren. Schwerpunkte dabei sind eine neue Marktübersicht der CAFM-Systeme, welche erstmals einen Überblick über die Positionierung im Markt ermöglicht (CAFM-Portfolio). Hiermit wurde der turbulenten Entwicklung des CAFM-Marktes Anfang des neuen Jahrtausends Rechnung getragen. Weitere Schwerpunkte der neuen Auflage sind u.a. das Vorgehensmodell zur CAFM-Einführung, die detaillierte Betrachtung der Einführungskosten mit den verbundenen Nutzenpotentialen und die Lösungsszenarien von ERP-Systemen im FM. Im Bereich der Anwendungsbeispiele sind die Themen Abfallmanagement und Computer Integrated Building als Teil des Life Cycle Management von Gebäuden hinzugekommen. Das Immobilien- und Dienstleistungscontrolling mit den Schwerpunkten Benchmarking und Performance-Kennzahlen, sowie die Neuerungen von mysap ERP verbunden mit dem Paradigmenwechsel zur Serviceorientierten Architektur, sind intensiv überarbeitet worden. Die Grundkonzeption in seiner klaren Struktur mit 4 Kapiteln hat sich bewährt. Die 4. Auflage enthält in allen Bereichen zahlreiche textliche und grafische Änderungen, um den aktuellen Entwicklungstendenzen Rechnung zu tragen. Solingen, im Frühjahr 2006 Jens Nävy

7 Geleitwort zur 1. Auflage Facility Management (FM) versteht sich als strategische Management-Disziplin, die die Analyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um Gebäude und ihre Anlagen und Einrichtungen (Facilities) unter besonderer Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Umfeld der Nutzer umfaßt. Es geht hierbei nicht allein um kurzfristige Kostenreduzierung, sondern um die Schaffung günstiger Voraussetzungen für erforderliche Innovationen. Hierbei spielt die Gestaltung des Arbeitsplatzes als individueller Lebensraum eine wichtige Rolle. Das FM-Konzept reicht von der Planung über die Errichtung, Bewirtschaftung, (Um-) Nutzung bis hin zum Abriß und verlangt eine ganzheitliche Sichtweise, die über die des Planers, Haustechnikers oder Verwalters weit hinausgeht. Damit verbunden ist die Herausbildung eines neuen Berufsbildes und neuer komplexer Dienstleistungen ebenso wie die Entwicklung und Vermarktung neuartiger informationstechnischer Systeme, die den Facility Manager bei seinen vielfältigen Aufgaben unterstützen. Noch vor wenigen Jahren war Facility Management in Deutschland nur wenigen Experten vertraut. Diese Situation hat sich grundlegend geändert. Inzwischen haben innovative Unternehmen und erste öffentliche Einrichtungen Facility Management gleichberechtigt neben anderen Management-Methoden etabliert und können auf beachtliche Erfolge verweisen. Berufsverbände, Fachzeitschriften, Tagungen und Messen haben viel dazu beigetragen, die Chancen und Herausforderungen des Facility Management zu propagieren. Einige Bildungseinrichtungen und Hochschulen bieten erste Aus- und Weiterbildungen an. Mit positiven Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt ist zu rechnen. Aber immer noch besteht ein großes Informationsdefizit. Dies erstreckt sich von der Begriffsbildung, den Aufgaben und Zielen, Kosten/Nutzen-Analysen über Einführungsstrategien bis hin zu rechnergestützten Werkzeugen und der breiten Palette von FM-Dienstleistungen. Aufgrund der Komplexität und ungenügender Erfahrung fällt es vielen Unternehmen schwer, Facility Management innerhalb eines klaren Stufenkonzepts erfolgreich einzuführen. Oft werden die Aufwände für Ist-Analysen oder Soll-Konzepte unterschätzt. Veränderungen in den

8 VIII Geleitwort zur 1. Auflage Informationsflüssen und Geschäftsprozessen (Reengineering) können erforderlich werden, wofür die Unterstützung der Unternehmensleitung unabdingbar ist. Hohen Erwartungen beim Nutzen stehen oftmals nicht ausreichend fundierte Kostenschätzungen gegenüber. Als problematisch erweist sich häufig die Bewertung und Auswahl eines rechnergestützten Facility-Management-(CAFM-) Systems für den jeweiligen Aufgabenbereich. Unterschätzt wird mitunter auch der Aufwand für die Bestandsdatenerfassung, die jedoch Voraussetzung für den Aufbau einer CAFM-Lösung ist. Während sich verschiedene Publikationen mit dem generellen Anliegen und den Möglichkeiten des Facility Management auseinandersetzen, gibt es großen Nachholbedarf bei praxisorientierten Darstellungen, die konkrete Fallbeispiele von der Idee bis hin zur Einführung und Nutzung vorstellen und auswerten. Hier setzt das vorliegende Buch ein. Es behandelt einerseits Grundlagenaspekte des Facility Management und ist andererseits eine Orientierungshilfe bei der Einführung und Nutzung von FM. Hervorzuheben ist die grundlegende Beschreibung des Computer Aided Facility Management und ein aktueller Überblick über ausgewählte CAFM-Systeme. Von besonderem Wert für den an FM Interessierten ist die detaillierte Beschreibung der CAFM-Einführung von der Idee bis zur Anwendung bei einem deutschen Industrieunternehmen. Die abschließende Zusammenstellung von praktischen Anwendungen in unterschiedlichen FM-Teilbereichen wie Gebäude-, Umwelt- und Instandhaltungsmanagement oder auch bei der Datenerfassung und dem Arbeitsschutz vermittelt einen guten Einblick in die Vielfalt von FM, in die Leistungsfähigkeit von CAFM-Systemen und in die hohen Nutzenspotentiale für die Anwender. Es ist zu hoffen und zu wünschen, daß dieses Buch einen Beitrag zu mehr Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit sowohl unserer Industrie- und Dienstleistungsunternehmen als auch unserer öffentlichen Einrichtungen zu leisten vermag. Prof. Dr. Michael May Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin Berlin im November 1997

9 Inhaltverzeichnis 1 Grundlagen Orientierung Interpretationen Facility Management und Architektur Facility Management und Gebäudemanagement Facility Management Immobilienmanagement Facility Management und Industrial Facility Management Ganzheitlichkeit Objekte Abteilungen Prozesse Lebenszyklus Veränderungsprozesse Neuplanungsphase Realisierungsphase Betriebsphase Rückbauphase Transparenz Entwicklung Historisch Entstehungsgründe Lehre und Forschung Berufsbild Facility Manager Organisatorische Stellung Zukünftige Entwicklungen/Trends Nutzenpotentiale Quantifizierbare und nicht quantifizierbare Nutzenpotentiale Systematik und Informationsquellen Beispiele von realisierten Nutzenpotentialen Computerunterstützung Computer Aided Facility Management Zusammenhang zwischen FM und CAFM IT-Funktionen im Facility Management

10 X Inhaltsverzeichnis IT-Funktionen im Bereich Gebäudeplanung IT-Funktionen im Bereich Flächenmanagement IT-Funktionen im Bereich Kaufmännisches Gebäudemanagement IT-Funktionen im Bereich Technisches Gebäudemanagement IT-Funktionen im Bereich FM-Service IT-Funktionen im Bereich Immobilienmanagement Querschnittsfunktionen CAFM-Anwendungsbereiche Integration der Anwendungsbereiche in den FM-Prozessen Verwaltungsorientierte Anwendungen Planungsorientierte Anwendungen Ablauforientierte Anwendungen Auswertungs- und Analyseanwendungen Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld CAFM-Systeme und ERP-Systeme CAFM-Systeme und Bausoftwaresysteme CAFM-Systeme und aktive Systeme CAFM-Systeme und spezielle Softwaresysteme CAFM-Systeme und Bürosysteme Schnittstellen und Middleware CAFM-Systemansätze Anforderungen an CAFM-Systeme Marktübersicht CAFM-Systeme Datenerhebung Analyse der Technologien Analyse der Funktionalitäten Analyse der marktrelevanten Informationen CAFM-Portfolio Vorstellung einiger CAFM-Systeme ALLFA BuiSy FaMe speedikonfm CAFM mit ERP-Systemen Lösungsszenarien ERP und CAFM mysap Microsoft Navision (Dynamics NAV) Kosten und Nutzen von CAFM Kosten

11 Inhaltsverzeichnis XI Nutzen- und Einsparpotentiale CAFM-Einführung Erfolgsfaktoren der Einführung Vorgehensmodell CAFM-Einführung Konzeptionsphase Implementierungsphase Betriebsphase Datenakquisition Bestandsdatenerfassung FM-orientierte Dokumentation Datenmigration Systemeinführung Einführungskonzept Motivation und Ausgangslage Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme Datenstruktur als strategische Basis Konzeption der Facility-Datenbank Datenstruktur und Datenbasis des Bereiches Betrieb-Produktion Anforderungskatalog für das CAFM-System Vorauswahl von drei geeigneten Systemen Präsentation der Systemanbieter Entscheidung für ein CAFM-System Konzept für das CAFM Einführungsstrategie Zeitrahmen Anwenderprofile Positionierung im Unternehmen Hard- / Software-Ausstattung Installation, Einrichtung und Schulung Facility-Management-Kern Modul Objektverwaltung Modul Infrastrukturverwaltung Modul Katasterverwaltung Modul Gebäudeverwaltung Modul Flächenverwaltung Datennavigator Schulungsaufwand Datenaufnahme und Dateneingabe Anwendung des Systems Werkpläne 2D / 3D

12 XII Inhaltsverzeichnis Layoutplanungen Produktion Optimierung des Druckluftnetzes Feuerwehrpläne Aufbau eines Umweltmanagementsystems Ausweitung des Systems Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Konferenzraumverwaltung Schlüsselverwaltung Reinigungsdienste Umzugsmanagement Flächenmanagement Umweltmanagement Aufgaben des betrieblichen Umweltschutzes Umweltbilanz Umweltkennzahlen Umweltaudit Fabrikplanung Aufgaben der Fabrikplanung Sammeln von Planungsgrundlagen Bedarfsplanung Instandhaltung Inspektion Wartung Instandsetzung Instandhaltungsmanagement Kabel- und Netzwerkmanagement Abfallmanagement Grundlagen des Abfallmanagements Rechtliche Erfordernisse Finanzielle Erwägungen Prozess- und Produktoptimierung Arbeits- und Gesundheitsschutz Umweltschutz und Ressourcenschonung CAFM und Abfallmanagement Arbeitsschutz Dokumentationspflichten Kennzeichnungspflichten Unterweisungspflichten Überwachungs- und Kontrollpflichten Gefährdungsanalyse

13 Inhaltsverzeichnis XIII 4.8 Energiemanagement Energiebeschaffung und -entsorgung Verbrauchskontrolle und Maßnahmenplanung Energiebedarfsermittlung Anlagenbetriebsführung Nutzungsoptimierung Computer Integrated Buildings (CIB) Verankern von Facility Management Belangen im Bauen Methode Digitales Bauen Methode RX Immobilien- und Dienstleistungscontrolling Mit Benchmarking zu Führungskennzahlen CREIS-Kennzahlensystem Benchmarking Benchmarking Arten Vorgehensweise Voraussetzungen in Unternehmen Fazit mysap ERP und Facility Management Modellierung von Gebäuden und Bauwerken im mysap ERP FM-Kernprozesse im R/3 -System Workflow- und Dokumentenmanagement System übergreifende Geschäftsprozesse Enterprise Service Architektur Anhang Marktübersicht CAFM-Systeme Abbildungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Literaturverzeichnis Sachverzeichnis Mitautorenverzeichnis

14 1 Grundlagen Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Grundlagen Orientierung Interpretationen Ganzheitlichkeit Lebenszyklus Transparenz Entwicklung Nutzenpotentiale Computerunterstützung CAFM Zusammenhang FM und CAFM IT-Funktionen im FM CAFM-Anwendungsbereiche Integration von CAFM-Systemen in das IT-Umfeld CAFM-Systemansätze Anforderungen an CAFM-Systeme Marktübersicht CAFM- Systeme Vorstellung einiger CAFM-Systeme CAFM mit ERP-Systemen Kosten und Nutzen CAFM-Einführung Datenakquisition Systemeinführung Einführungskonzept Motivation und Ausgangslage Analyse des Unternehmens und der CAFM-Systeme Konzept für das CAFM Installation, Einrichtung und Schulung Datenaufnahme und Dateneingabe Anwendungen des Systems Ausweitung des Systems Anwendungsbeispiele Gebäudemanagement Umweltmanagement Fabrikplanung Instandhaltung Kabel- und Netzwerkmanagement Abfallmanagement Arbeitsschutz Energiemanagement Computer Integrated Buildings Immobilien- und Dienstleistungscontrolling mysap ERP und FM Theorie Marktübersicht Erfahrungsbericht Praxis 1.1 Orientierung Im Umfeld von Facility Management stößt man auf zahlreiche Definitionen und Auslegungen dieses Begriffs, die sich inhaltlich teilweise voneinander unterscheiden. Zunächst sollen vier bekannte Definitionen als Ausgangspunkt der weiteren Überlegung dienen: 1. Facility Management ist die Praxis, den physischen Arbeitsplatz mit den Menschen und mit der Arbeit der Organisation zu koordinieren. Facility Management integriert dabei die Grundlagen der wirtschaftlichen Betriebsführung, der Architektur und der Verhaltens- Bekannte Definitionen

15 Information Zeit 2 1 Grundlagen und Ingenieurwissenschaften (Amerikanische Definition, United States Library of Congress, 1988). 2. Facility Management ist der ganzheitliche strategische Rahmen für koordinierte Programme, um Gebäude, ihre Systeme und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen Bedürfnisse anzupassen (Euro-FM Definition, Glasgow 1990). 3. Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört (GEFMA Definition Richtlinie 100, Bonn 1996). 4. Facility Management ist die Gesamtheit aller Leistungen zur optimalen Nutzung der betrieblichen Infrastruktur auf der Grundlage einer ganzheitlichen Strategie (VDMA Definition Einheitsblatt 24196, Berlin 1996). Facility Management ist ein inflationär gebrauchter Begriff Facility Management ist, obwohl erst seit kurzem in der deutschen Sprache vertreten, fast schon ein inflationär gebrauchter Begriff (Neumann, 1994), unter dem jeder etwas anderes versteht. Deshalb ist eine genauere Analyse erforderlich, um sowohl das Einsatzgebiet bzw. die eigentliche Funktion als auch die länder- bzw. konti- Facility Management ist ein strategisches Konzept zur Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation aller Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens Ganzheitlichkeit Lifecycle Transparenz FM Abb Die drei Säulen des Facility Management

16 1.1 Orientierung 3 nentspezifischen Unterschiede des Facility Management berücksichtigen zu können. Für die weiteren Überlegungen ist eine allgemeingültige und dennoch leicht verständliche Begriffsformulierung nützlich. Facility Management ist ein Managementkonzept, das sich auf drei Säulen stützt (Abb. 1-1). Unter permanenter Berücksichtigung der drei Säulen Ganzheitlichkeit, Transparenz und Lebenszyklus ergibt sich folgende Definition für Facility Management: Facility Management ist ein strategisches Konzept zur Bewirtschaftung, Verwaltung und Organisation aller Sachressourcen innerhalb eines Unternehmens. Unter Sachressourcen (Facilities) werden alle Grundstücke, Gebäude, Räume, Infrastrukturen, Anlagen, Maschinen und Versorgungseinrichtungen innerhalb eines Unternehmens verstanden. Diese Objekte werden von Juristen als dingliche Sache, von Wirtschaftswissenschaftlern als Betriebsmittel und von Buchhaltern als Sachanlagen bezeichnet. Dabei werden vor allem die Büro-, Gewerbe und Industrieimmobilien, sowie die Sonderimmobilien betrachtet. Facility Management kann nicht isoliert von den drei Säulen betrachtet werden. Im folgenden werden die einzelnen Säulen untersucht. Der erste wesentliche Aspekt des Facility Management ist die ganzheitliche Betrachtungsweise der Sachressourcen. Stellten bisher die einzelnen Fachabteilungen eines Unternehmens die für sie relevanten Fragen und hielten die dazu erforderlichen Informationen im eigenen Verantwortungsbereich vor, so charakterisiert Facility Management eine Betrachtungsweise über diese Verantwortungsbereichsgrenzen hinaus. Im Mittelpunkt steht dabei die Sachressource, die von den einzelnen Abteilungen aus verschiedenen Blickwinkeln gesehen wird. Eine isolierte Sichtweise wird somit vermieden. Das sprichwörtliche über den Tellerrand schauen wird in bezug auf diese Sachressourcen praktiziert. Die betrachteten Bereiche sind in Abb. 1-2 dargestellt. Hierbei werden sowohl technische als auch kaufmännische Aufgaben berücksich tigt. Facility Management vereint viele klassische Bewirtschaf- Definition für Facility Management Die drei Säulen des Facility Management Ganzheitlichkeit Technische und kaufmännische Aufgaben

17 4 1 Grundlagen Investor, Betreiber und Nutzer tungsaufgaben und schafft so eine ganzheitliche Betreuung der Sachressourcen. Es ist zu erkennen, dass sowohl eine technische als auch eine kaufmännische Richtung vorhanden ist. Aber erst die gemeinsame Sichtweise ist der entscheidende Schritt zum Facility Management. Ein weiterer Integrationsaspekt ergibt sich aus der Beziehung zwischen Eigentümer, Betreiber und Nutzer. Alle drei Parteien haben unterschiedliche Sichtweisen und Erwartungen an die Facilities. Der Eigentümer (Investor) betrachtet eine Immobilie als Investitionsobjekt und richtet somit den Fokus auf die zu er wartende Rendite. Der Betreiber hat die Aufgabe, seine Dienstleistungen (Services) bei höchstmöglicher Qualität zu marktfähigen Preisen anzubieten. Der Nutzer erwartet eine optimale Unterstützung seiner Kernprozesse unter den Aspekten hoher Flexibilität, gutem Service, kontinuierlicher Qualität und geringer Kosten. Dabei ist es für den Nutzer nicht entscheidend, ob es sich um angemietete oder um eigen genutzte Flächen handelt. Technische GebŠude AusrŸstung Energiemanagement Produktionsmittel Facility Management Controlling Kommunikation /IT Immobilienmanagement Umweltmanagement FlŠchenmanagement GebŠudemanagement Sicherheitsmanagement Instandhaltung... technisch betriebswirtschaftlich Abb Bereiche des Facility Management

18 1.1 Orientierung 5 Der den gesamten Lebenszyklus (Lifecycle) umspannende Ansatz stellt die zweite Säule im Facility Management dar. Facility Management betrachtet jede einzelne Lebensphase der Sachressourcen, z. B. wird ein Gebäude von der ersten Konzeption, über die Planung, die Erstellung und die Nutzungsphase, bis hin zum Abriss durch Facility Management begleitet und geleitet. Die Nutzungsphase bildet den Schwerpunkt des Lebenszyklus, da sie am längsten dauert und die höchsten Kosten verursacht. Wobei die Beeinflussung der Lebenszykluskosten während der Konzeptions- und Planungsphase am größten ist. Bei einer durchschnittlichen Lebensdauer der Gebäude von 50 Jahren entfallen auf die Nutzungsphase ca. 45 Jahre. Die Bewirtschaftungskosten über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie liegen bei ca. 80 % der Gesamtkosten. Der restliche Anteil entfällt auf die Planungs- und Erstellungs- sowie die Entsorgungskosten (Abb. 1-3). Dabei hat die flexible Anpassung des Gebäudes an die sich permanent verändernden Funktionsansprüche der Nutzer einen herausragenden Stellenwert. Die Erwartungen an das Gebäude verändern sich sowohl von einer Lebenszyklusphase zur anderen, als auch während der Nutzungsphase. Daher wechselt auch die Verantwor- Lebenszyklus Bewirtschaftungskosten Flexibilität Entsorgung Idee / Konzept Nutzen / Einsatz Planung / Entwicklung Bauen / Realisieren Abb Lebenszyklus von Immobilien

19 6 1 Grundlagen Transparenz Data Warehouse tung für das Gebäude im Laufe des Lebenszyklus, nämlich vom Facility Manager zum Architekten und wieder zurück. Die dritte Säule des Facility Management ist die Transparenz innerhalb einer Unternehmung. Das Ziel ist ein gläsernes, transparentes Unternehmen, in dem alle Informationen über die Sachressourcen und deren Bewirtschaftung, Organisation und Verwaltung zur Verfügung stehen. Die Informationen sind immer aktuell und jederzeit abrufbar. Informationsdefizite sind nicht länger der Grund für falsche oder verzögerte Entscheidungen. Die Informationsbereitstellungszeiten werden verkürzt. Hier werden Parallelen zum Data Warehousing deutlich. Wie der Stand der Information, z. B. für ein Gebäude mit und ohne Facility Management aussieht, wird in Abb. 1-4 gezeigt. Die Abbildung zeigt drei Zustände von Informationen über ein Gebäude. Die hintere Kurve zeigt den fiktiven Idealzustand: nach Fertigstellung eines Gebäudes bleibt der Wissensstand erhalten. Die vordere Kurve verweist auf den Zustand, der heute in den meisten Unternehmen vorherrscht: ebenso rasch wie die In- Stand der Informationen Information Idealzustand mit Facility Management Übergabe an Nutzer ohne Facility Management Zeit Abb Stand der Informationen (Transparenz)

20 1.1 Orientierung 7 formationen im Zuge des Baufortschritts wachsen, nehmen sie nach der Übergabe an den Nutzer wieder ab. Während des normalen Betriebes fällt der Informationsverlust den Nutzern nur selten auf. Bei bevorstehenden Nutzungsänderungen durch veränderte Umweltanforderungen werden Planungen zwingend. Die benötigten Informationen über den aktuellen Ist-Zustand werden erneut gesammelt. Diese Ist-Analyse ist bei allen Planungsabläufen eine zeit- und kostenaufwendige Phase. Weil es keine fachübergreifende Abteilung gibt, werden alle am Projekt beteiligten Bereiche mit der Informationssuche beauftragt, um den Planungsablauf zu beschleunigen. Die Resultate müssen dann wieder verglichen und abgestimmt werden. Dies kostet zusätzliche Zeit. Die gesamte Informationsbeschaffung verzögert die Planungen unnötig. Durch Einsatz von Facility Management ist es möglich, den Informationsverlust zu stoppen. Die mittlere Kurve stellt dar, dass durch Facility Management aktuelle und korrekte Daten zur Verfügung stehen, die zur strategischen Langzeitplanung unverzichtbar sind. Aufgrund der Komplexität der Sachressourcen, der großen Zeitspanne des Lebenszyklus und der Bedeutung der Kostenpotentiale wird deutlich, dass die vielfältigen Aufgaben innerhalb des Facility Management sehr differenziert sind. Eine Unterscheidung in operatives und strategisches Facility Management erscheint sinnvoll. Das operative Facility Management beinhaltet die operative Umsetzung aller Aktivitäten, die auch bisher bei der Gebäudebewirtschaftung erforderlich waren. Das strategische Facility Management beschäftigt sich dagegen mit den Managementaufgaben. (Braun, 1999) Im angloamerikanischen Raum findet sich darüber hinaus in verstärktem Maße eine mittlere Managementebene im Facility Management, das sog. taktische Facility Management (Abb. 1-5). Die Strategien und Aktivitäten für das Facility Management werden in Abhängigkeit von den Unternehmenszielen ausgearbeitet. Innerhalb dieser Rahmenbedingungen erbringen die ausführenden Ebenen, also das operative Facility Management, die eigentlichen Leistungen. Für die Leistungserbringung ist es dabei unwesentlich, ob das operative Facility Management in wesentlichen Operatives und strategisches Facility Management Abhängigkeit von Unternehmenszielen

21 8 1 Grundlagen Unternehmensziele strategisches Facility Management Facility Manager taktisches Facility Management Mittleres Management operatives Facility Management Leistungserbringung AusfŸhrungsstellen Abb Anwenderschichten im FM Outsourcing Einsparpotentiale Leistungen innerhalb des Gebäudemanagements von internen Mitarbeitern oder von externen Unternehmen, sog. FM-Dienstleistern, erbracht wird. Das Outsourcing (Auslagern) von Dienstleistungen ist nur ein Instrument für das Facility Management und variiert je nach Unternehmen. Das mittlere/taktische Management beschäftigt sich je nach Ausprägung mit Planungs- und Controllingaufgaben. Die Komplexität des Konzeptes zur Bewirtschaftung aller Sachressourcen in Kombination mit den drei Säulen wird deutlich. In den Abschn. 1.3, 1.4 und 1.5 werden die Begriffe und Zusammenhänge von Ganzheitlichkeit, Lebenszyklus und Transparenz erläutert. Dieses neue Managementkonzept verhilft Unternehmen zur Nutzung weiterer Einsparungspotentiale. Nach der Optimierung der Produktion (Lean Production), der Straffung der Führungsebenen (Lean Management) werden nun die Sachressourcen wie Gebäude, Liegenschaften, Infrastruktur und Anlagen optimiert. So werden bisher unberücksichtigte Potentiale innerhalb der Unternehmen freigesetzt. Die Nutzen- und Rationalisierungspotentiale durch Facility Management werden unterschiedlich beurteilt (vgl. Abschn. 1.7). Gehen einige Beobachter von Rationalisierungspotentialen von ca. 30 % aus, so stellt sich die Praxis wesentlich differenzierter dar. Eine pauschale Aussage zu den Einsparpotentialen ist aufgrund verschiedener Interpretationen von Fa-

22 1.2 Interpretationen 9 cility Management und wegen der unterschiedlichen Ausgangssituationen in den Betrieben nicht möglich. Facility Management wird in jedem Unternehmen sehr individuell gestaltet. Im Einzelnen wird ein Zuwachs an Nutzen und Einsparungen realisiert durch die Professionalisierung der Gebäude- und Anlagenbewirtschaftung mit Hilfe neuer Managementmethoden, wie Business Prozess Reengineering, Benchmarking und Outsourcing, durch den Einsatz neuer Entwicklungen in der Gebäudetechnik und in der Informations- und Kommunikationstechnik sowie durch erhöhtes Kostenbewusstsein und eine qualitative Dienstleistungsorientierung. Professionalisierung der Gebäude- und Anlagenbewirtschaftung 1.2 Interpretationen Innerhalb der Komplexität des Begriffs Facility Management lassen sich verschiedene Interpretationsrichtungen erkennen, die sich als eigenständige Bereiche oder Ansätze im Facility Management etabliert haben. Es lassen sich vier Richtungen unterscheiden, wobei Facility Management von einem jeweils anderen Standpunkt aus interpretiert und verstanden wird. Die Interpretationen stellen nur eine mögliche Sichtweise dar, auch andere Einteilungen wären denkbar. Da die Begriffe nicht eindeutig abgrenzbar sind, kommt es in der Praxis zu Überschneidungen und Überlagerungen dieser Auslegungen. Die Interpretationsrichtungen sind zum einen die Architektur mit einer sehr lebenszyklusorientierten Sichtweise, zum anderen das Gebäudemanagement mit der Konzentration auf die operative Leistungserbringung während der Nutzungsphase, außerdem das Immobilienmanagement als eine Führungskonzeption für den Immobilienbereich und zuletzt das Industrial Facility Management, welches eine Kombination mit der Fabrikplanung darstellt (Abb. 1-6). Eine weitere Unterscheidungsebene ergibt sich aus der Sichtweise der FM-Prozesse. Die sogenannten Corporates sind Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die sich im Kerngeschäft mit der Schaffung von Produkten und Dienstleistungen im Rahmen des Unternehmenszwecks beschäftigen (Pierschke, 1998). Das Fa- Interpretationsrichtungen haben sich als eigenständige Bereiche oder Ansätze etabliert Begriffe nicht eindeutig abgrenzbar Corporates: FM als Sekundär-Prozesse

23 10 1 Grundlagen Facility Management Corporates (FM als Sekundär-Prozess) Architektur Gebäudemanagement Immobilienmanagement Industrial Facility Management Professionals (FM als Primär-Prozess) Abb Interpretationsrichtungen und Zielgruppen im Facility Management Professionals: FM als Kerngeschäft Öffentlicher Sektor cility Management steht nicht im Mittelpunkt der unternehmerischen Aktivität. Dort wird Facility Management als Sekundär-Prozess zur eigentlichen Leistungserbringung angesehen. Die Mehrzahl der Unternehmen betrachten FM als Corporates. Wenn Facility Management der eigentliche Geschäftszweck einer Unternehmung ist, dann spricht man von Professionals, also Unternehmen die FM als ihren Primär-Prozess betreiben. Hierzu zählen z. B. aus dem Bereich Gebäudemanagement die FM-Dienstleister oder die klassischen Immobilienunternehmen (property-companies) aus den Bereichen Gewerbeimmobilien oder der Wohnungswirtschaft. Eine weitere Differenzierung findet man im Bereich der öffentlichen Hand. Dort wird das Immobilienmanagement für den öffentlichen Sektor (Bund, Länder und Kommunen) als Public Real Estate Management (PREM) bezeichnet Facility Management und Architektur Zusammenhängende Planungsverantwortung Die Architektur versteht unter Facility Management die zusammenhängende Planungsverantwortung über den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerkes. Dabei wechseln sich der Architekt und der Facility Manager in den einzelnen Lebensphasen mit der Hauptverantwortung ab. Der Architekt trifft durch den Entwurf eines Gebäudes Entscheidungen über die Verwendung von Ressourcen, die von ihrer Tragweite her mit denen vergleichbar

24 1.2 Interpretationen 11 Lebensphasen eines GebŠudes Konzeption Planung Bau Nutzung Verwertung Architekt Facility Manager Hauptverantwortlich UnterstŸtzend Begleitend Abb Verantwortung für ein Gebäude in den einzelnen Lebensphasen sind, die im Topmanagement eines Unternehmens getroffen werden (Abb. 1-7). Facility Management ist eine Art des neuen Selbstverständnisses der Architekten, das sich in Reaktion auf soziale Veränderungen, wirtschaftliche Anforderungen und technische Möglichkeiten herauszubilden beginnt. (Hofmann, 1993). Die Architektur beeinflusst durch ihre gestalteri schen Maßnahmen zu Beginn des Lebenszyklus die spätere Nutzung maßgeblich. Die FM-orientierte Gebäude planung versucht, die Verringerung der Lebenszykluskosten anstelle der traditionellen Forderung nach niedrigen Erstellungskosten genauso in den Vordergrund zu stellen, wie die Flexibilität bezüglich der Nutzungsänderungen während des Lebenszyklus. Schon zu Beginn des architektonischen Prozesses werden die Betreiberinteressen mit ihren Bewirtschaftungskonzepten und die Nutzerinteressen mit ihren Anforderungen bezüglich der späteren Arbeitsweise und der flexiblen Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigt. Aus der Bauphase heraus hat sich die FM-orientierte Dokumentation entwickelt, die, abweichend von der traditionellen Baudokumentation, für die spätere Bewirtschaftung geeignet ist und als eine wesentliche Voraussetzung zum Erreichen der FM-Ziele angesehen wird. FM-orientierte Gebäudeplanung FM-orientierte Dokumentation

25 12 1 Grundlagen Fachleute schätzen, dass nur 10 % der Baudokumenta tion für die FM-orientierte Dokumentation relevant sind Facility Management und Gebäudemanagement Gebäudemanagement ist auf die Nutzungsphase beschränkt Definition Gebäudemanagement Unter Gebäudemanagement versteht man sämtliche Leistungen, die zum Unterhalt von Gebäuden erforderlich sind. Das Gebäudemanagement beschränkt sich auf die Nutzungsphase und konzentriert sich auf die Verwaltung und Bewirtschaftung von bestehenden Gebäuden. Der Begriff Gebäudemanagement umschreibt die gesamten Koordinierungsaufgaben, die notwendig sind, um ein effektives Nutzen von Gebäuden zu gewährleisten. Die operativen Leistungen stehen dabei im Vordergrund. Von allen Interpretationsrichtungen im FM ist das Gebäudemanagement am eindeutigsten beschrieben. Die Definition von Gebäudemanagement (GM) lautet: Die Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden einschließlich der baulichen und technischen Anlagen auf der Grundlage ganzheitlicher Strategien. Dazu gehören auch die infrastrukturellen und kaufmännischen Leistungen. Gebäudemanagement zielt auf die strategische Konzeption, Organisation und Kontrolle, hin zu einer integralen Ausrichtung der traditionell additiv erbrachten einzelnen Leistungen (DIN Gebäudemanagement, 2000). TGM, IGM, KGM Das Gebäudemanagement wird in die drei Bereiche Technisches Gebäudemanagement (TGM), Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM) und Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM) eingeteilt. Das Flächenmanagement (FLM) wird als unterstützender Leistungsbereich gesehen. Dabei umfasst das Gebäudemanagement alle Leistungsbereiche, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen und technischen Anlagen eines Gebäudes erforderlich sind, die geschäftsunterstützenden Dienstleistungen, welche die Nutzung von Gebäuden verbessern, die anfallenden kaufmännischen Aufgaben und

26 1.2 Interpretationen 13 Gebäudemanagement DIN Technisches GM Betreiben Dokumentieren Energiemanagement Informationsmanagement Modernisieren Sanieren Umbauen Verfolgen der technischen Gewährleistung Infrastrukturelles GM Verpflegungsdienste DV-Dienstleistungen Gärtnerdienste Hausmeisterdienste Interne Postdienste Parkraumbetreiberdienste Reinigungs- u. Pflegedienste Sicherheitsdienste Umzugsdienste Waren- u. Logistikdienste Winterdienste Zentrale Telekommunikations dienste Entsorgen Versorgen Flächenmanagement Kaufmännisches GM Beschaffungsmanagement Kostenplanung u.-kontrolle Objektbuchhaltung Vertragsmanagement Nutzerorientiertes Flächenmanagement Anlagenorientiertes Flächenmanagement Immobilienorientiertes Flächenmanagement Serviceorientiertes Flächenmanagement Dokumentation und Einsatz informationstechnischer Systeme im Flächenmanagement Abb Gebäudemanagement nach DIN die Verwaltung der verfügbaren Flächen im Hinblick auf ihre Nutzung und Verwertung (Abb. 1-8). Die DIN (Stand August 2000) basiert auf dem VDMA-Einheitsblatt vom August 1996, das u. a. um den Bereich des Flächenmanagement ergänzt worden ist. Oft wird die Einteilung in kaufmännische, technische und infrastrukturelle Teile auch für Facility Management benutzt und der Begriff Gebäudemanagement wird durch Facility Management ersetzt. Diese Beschreibung wird der Bedeutung des Facility Management jedoch nicht gerecht und ist daher falsch. Es bestehen zwei grundsätzliche Unterschiede zwischen Facility Management und Gebäudemanagement. Zum einen werden beim Gebäudemanagement alle Sachressourcen außer dem Gebäude selbst ausgeschlossen, zum anderen wird von allen Lebensphasen des Gebäudes ausschließlich die Nutzungsphase berücksichtigt. Gebäudemanagement ist daher lediglich ein Teilbereich von Facility Management. DIN Unterschied Facility Management Gebäudemanagement

27 14 1 Grundlagen Facility Management Immobilienmanagement CREM Non-property-companies Immobilienmanagement Immobilien als Kapitalanlage Das Corporate Real Estate Management (CREM) ist ein Führungskonzept für den Immobilienbereich in Unternehmen. Dabei wird unter dem Begriff Corporate Real Estate Management das aktive, ergebnisorientierte, strategische wie operative Management betriebsnotwendiger und nicht betriebsnotwendiger Immobilien verstanden (Schulte, 1998). In Abgrenzung zum Immobilienmanagement wird das CREM in sog. non-property-companies angewendet. Dies sind Industrie-, Handel- und Dienstleistungsunternehmen, die über einen umfangreichen Grundbesitz verfügen, sich jedoch in ihrem Kerngeschäft nicht mit Immobilien beschäftigen. Im Unterschied dazu stehen die klassischen Immobilienunternehmen, die sog. property-companies. Ziel des CREM ist es, eine möglichst hohe Rendite aus den unternehmenseigenen Immobilien zu erwirtschaften, um so die Rentabilität des eigenen Unternehmens zu steigern (May, S. 12). Somit leistet das betriebliche Immobilienmanagement einen direkten Beitrag zum Unternehmenserfolg. Das CREM hat sich aus der traditionellen Liegenschaftsverwaltung entwickelt und wird nun der Bedeutung der Immobilien als strategische Ressource des Unternehmens gerecht. Die Funktionen des klassischen Immobilienmanagements sind die Analyse, die Bewertung, die Finanzierung, die Investition und das Marketing der Immobilien. Der Schwerpunkt des CREM liegt in der zielorientierten Analyse, Planung, Organisation und Kontrolle der immobilienbezogenen Unternehmensaktivitäten. Werden Immobilien aus Sicht des CREM eher als Kapitalanlage angesehen, so definiert Facility Management sie eher als Betriebsmittel Facility Management und Industrial Facility Management Die Komplexität und die gewaltige Menge der Informationen, die verarbeitet werden müssen, machen eine weitere Abgrenzung des Begriffes Facility Management

28 1.2 Interpretationen 15 in Zukunft nötig. Aus der Erweiterung von Facility Management um einzelne Komponenten der Fabrikplanung entsteht der Begriff des Industrial Facility Management (IFM), wobei das Gebäude als Hülle für die eigentliche Leistungserstellung betrachtet wird. Bezüglich der Aufgaben und des Datenhandlings weist Facility Management in einem Industriebetrieb und in einem Dienstleistungs- oder Verwaltungsbetrieb große Unterschiede auf. Das liegt sowohl an dem Umfang als auch an der Detaillierung der Informationen. Die jeweilige Gestaltung des Facility Management muss sich dabei an die Bedürfnisse und Vorgaben des Unternehmens anpassen. Im Jahre 1996 ist der Begriff Industrial Facility Management in Deutschland geprägt worden (Kuhn, 1996). Aufgrund immer kürzerer Innovations- und Produktzyklen sowie der Fertigung von geringen Losgrößen bei hoher Variantenvielfalt veralten die Produktionsstätten (industrielle Sachanlagen) immer schneller (Kuhn, 1997). Das Ziel der Fabrikbetreiber muss daher sein, die Wirtschaftlichkeit zur erhöhen, die Nutzung zu optimieren und den Einsatz der Ressourcen zu minimieren. Die Ziele und Aufgaben sind identisch mit denen des Facility Management. Bei Planungsauf gaben für Anpassungen an die sich verändernde Marktsituation werden sämtliche Informationen zu Gebäuden und Anlagen benötigt. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit mit den Informationen zu Maschinen und Anlagen genauso zu verfahren, wie mit den Informationen zu Gebäuden. Für eine einzelne Produktionsmaschine sind oft ähnlich komplexe Daten zu verwalten, wie für ein gesamtes Gebäude. Als FM-orientierte Aufgaben der Fabrikplanung werden eine gute Flächen- und Raumnutzung sowie eine hohe Flexi bilisierung der Bauten, Anlagen und Einrichtungen angesehen. Im Unterschied zu anderen Begriffsbildungen im Umfeld von Facility Management handelt es sich um eine echte Funktionserweiterung, wobei die Funktionen von Facility Management nicht eingeschränkt oder vernachlässigt werden. Fabrikplanung Prägung des Begriffs in Deutschland Funktionserweiterung

29 16 1 Grundlagen 1.3 Ganzheitlichkeit Sachressourcen im Mittelpunkt Ein wesentlicher Aspekt des Facility Management ist die ganzheitliche Betrachtungsweise der Sachressourcen. Stellten bisher die einzelnen Fachabteilungen eines Unternehmens die für sie relevanten Fragen und hielten die dazu erforderlichen Informationen im eigenen Verantwortungsbereich vor, so charakterisiert Facility Management eine Betrachtungsweise über die Verantwortungsbereichsgrenzen hinaus. Im Mittelpunkt steht die Sachressource, die von den einzelnen Abteilungen aus verschiedenen Blickwinkeln gesehen wird (Abb. 1-9). Beispielsweise verwaltet die Anlagenbuchhaltung die Abschreibungsgrößen, Wiederbeschaffungswert und Anschaffungsdatum zu einer Inventarnummer. Zu der gleichen Inventarnummer werden z. B. von der Abteilung für Umweltschutz Emissionen und Abfallkataster Controlling -Betriebskosten -Abschreibung Instandhaltung -Abnutzung -Inspektionszyklus Management -Wirtschaftlichkeit -Nutzen Bau -FlŠchenbelastung -Maschinenhšhe Produktion -Leistung -KapazitŠt Fabrikplanung -FlŠchenbedarf -Personalbedarf Logistik -Materialversorgung -Materialentsorgung Infrastruktur -MedienverbrŠuche -EnergieverbrŠuche Arbeitssicherheit -GefŠhrdungspotential -SicherheitsdatenblŠtter Maschinenlieferant -Ersatzteile -Lebensdauer Umweltschutz -Emissionen -Entsorgung Abb Informationsbedarf aus der Sicht von Abteilungen

30 1.3 Ganzheitlichkeit 17 Datenmodell Objekte WAS wird bewirtschaftet? Abteilungen WER bewirtschaftet? Daten Informationen Prozesse WIE wird bewirtschaftet? Abb Kernelement eines Facility-Management-Datenmodells oder von der Instandhaltungsabteilung Instandhaltungsmaßnahmen, Ersatzteile usw. verwaltet. Facility Management vereinigt alle Betrachtungsweisen der verschiedenen Fachabteilungen in einem umfassenden und beschreibenden Datenmodell. Jeder Verantwortungsbereich greift auf dieses Datenmodell je nach Aufgabenstellung lesend oder schreibend zu (Abb. 1-10). Die Objekte bilden die kleinsten Bausteine der Sachressourcen. Sie liefern die Antwort auf die Frage Was wird bewirtschaftet? Darüber hinaus bilden die Abteilungen mit ihrer Aufbaustruktur in einem Unternehmen ein wesentliches Element des Facility Management. Die Aufbaustruktur mit den zugehörigen Verantwortlichkeiten beantwortet die Frage nach dem Wer bewirtschaftet? Die einzelnen Abläufe der Bewirtschaftung werden in Facility-Management-Prozessen beschrieben und definieren das Wie wird bewirtschaftet? Sie machen das Wesentliche der Organisation des Facility Management aus. Als weitere Elemente sind noch die Informationen zu nennen, die entlang der Prozesse zu den Objekten durch die Abteilungen erfasst, ergänzt oder verändert werden. Datenmodell als Basis