PRINCE2 : 2009-Vorlagen

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1 PRINCE2 : Wir freuen uns, Ihnen in Zusammenarbeit mit unserem Partner Outperform, PRINCE2:2009- offerieren zu können, die von zwei führenden Mitgliedern des PRINCE2:2009 Autorenteams Andy Murray, Hauptautor Nigel Bennett, Autor der Kapitel Prozesse, Pläne und Produktbeschreibungen (Anhang A) entwickelt und von der Profeo Ltd. in Feldmeilen übersetzt wurden. Die PRINCE2 wurden in der Praxis erprobt. Sie stellen also nicht nur reine Theorie dar, sondern basieren auf der Anwendung von PRINCE2. Die stehen Ihnen in verschiedenen en zur Verfügung. So ist ein Projektstatusbericht zum Beispiel als MS Word-Vorlage oder als MS PowerPoint- Vorlage erhältlich. Die wurden zu vier Paketen zusammengefasst, welche auf die im PRINCE Handbuch erwähnten Projektgrössen 1 zugeschnitten sind: Aufgaben (A) Einfache Projekte (E) Normale Projekte (N) Schwierige Projekte (S) Ebenfalls erhältlich sind: Rollenbeschreibungen Checklisten Unsere Vorlage eines Projektstatusberichts für einfache Projekte kann gratis von unserer Webseite heruntergeladen werden. Alle übrigen können über unseren Shop bestellt und direkt heruntergeladen werden. Kerneigenschaften Die wurden in der Praxis in realen Projekten getestet; Die sind ein integriertes Set, z.b. werden in den Projekt-Strategien definierte Kategorien oder Messgrössen in die Berichten und Register übernommen; In alle sind Anleitungen und Qualitätskriterien eingebettet - so sehen Sie, wie ein gutes Management-Produkt aussehen sollte; Diejenigen Dokumente, welche der Zustimmung benötigen, wurden mit Checklisten versehen; Die lassen sich leicht an Ihr Corporate Layout (Logo etc.) anpassen. 1 Siehe Beispiele für Projekte unterschiedlicher Grösse auf Seite Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 1/12

2 PRINCE Pakete Paket A Geeignet für 2 Preis in E N S Einzellizenz Firmenlizenz PRINCE Paket für Aufgaben (zip file). Enthält alle für erfolgreiches Management von Aufgaben notwendigen PRINCE Paket für einfache Projekte (zip file). Enthält alle, um erfolgreich einfache Projekte zu managen PRINCE Paket für normale Projekte (zip file). Enthält alle, um erfolgreich normale Projekte zu managen PRINCE Paket für schwierige Projekte (zip file). Enthält alle, um erfolgreich anspruchsvolle Projekte zu managen. Alle PRINCE kompakt Paket (zip file). Enthält alle, um erfolgreich Aufgaben, einfache, normale und schwierige Projekte zu managen und umfasst die Rollenbeschreibungen und Checklisten. PRINCE Rollenbeschreibungen Paket (zip file). Enthält detaillierte Rollenbeschreibungen für die PRINCE2 Rollen Änderungsausschuss, Projektsicherung, Projektauftraggeber, Projektmanager, Projektunterstützung, Lieferantenvertreter, Benutzervertreter und Teammanager. PRINCE Checklisten (zip file). Beinhaltet Checklisten für die PRINCE2 Prozesse von Vorbereiten eines Projekts, Initiieren eines Projekts und Abschliessen eines Projekts A = Aufgabe, E = Einfaches Projekt, N = Normales Projekt, S = Schwieriges Projekt Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 2/12

3 Alle PRINCE im Überblick Arbeitspaket Ein Arbeitspaket enthält die Summe der Informationen, die der Projektmanager zu einem oder mehreren benötigten Produkten zusammengestellt hat, damit die Verantwortlichkeiten für die Durchführung von Arbeiten oder die Lieferung von Produkten formell an einen Teammanager oder ein Teammitglied übergeben werden können. Ausnahmebericht Ein Ausnahmebericht wird erstellt, wenn ein Phasen- oder Projektplan voraussichtlich die Toleranzgrenzen überschreiten wird. Der Projektmanager erstellt diesen Plan, um den Lenkungsausschuss über die unplanmäßige Entwicklung zu informieren und ihm gleichzeitig Optionen und Empfehlungen für das weitere Vorgehen vorzulegen. Business Case Ein Business Case ist die Dokumentation der Rechtfertigung für ein Projekt, basierend auf den geschätzten Kosten für Entwicklung und Implementierung sowie laufende Betriebs- und Wartungskosten im Vergleich zu dem erwarteten Nutzen und den dagegen stehenden Risiken. Der Entwurf des Business Case wird im Vorfeld des Projekts in Vorbereiten eines Projekts zusammengestellt und in Initiieren eines Projekts optimiert. Die Genehmigung und wiederholte Überprüfung sowie Aktualisierung des Business Case sind Gegenstand von Lenken eines Projekts. In Steuern einer Phase wird der Business Case benötigt, um die Auswirkungen von offenen Punkten und Risiken bewerten zu können. Er wird in Managen der Phasenübergänge am Ende jeder Managementphase und bei Abschliessen eines Projekts am Ende des Projekts überprüft und aktualisiert. Microsoft Powerpoint 2007 (.pptx) 3 A = Aufgabe, E = Einfaches Projekt, N = Normales Projekt, S = Schwieriges Projekt Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 3/12

4 Erfahrungsbericht Weitergabe von Erfahrungen, die auch anderen Projekten zugute kommen können. Dieser Bericht soll Handlungsanstöße geben, d. h. positive Erfahrungen sollen fester Bestandteil der Arbeitsprozesse des Unternehmens und negative Erfahrungen in zukünftigen Projekten vermieden werden. Die Erstellung eines Erfahrungsberichts braucht nicht bis zum Projektabschluss zu warten, sondern er kann jederzeit während eines Projekts erstellt werden. Üblicherweise ist der Erfahrungsbericht Bestandteil des Phasenabschluss- und des Projektabschlussberichts. Es können durchaus mehrere Erfahrungsberichte, jeweils für eine bestimmte Gruppe z. B. Benutzer, Lieferant, Unternehmen/Programm angebracht und notwendig sein. Die im Unternehmen für das Qualitätsmanagementsystem zuständige Gruppe sollte den Bericht auswerten und gegebenenfalls die Standards ändern und verbessern. Statistiken über den Aufwand für die Produktherstellung können dazu beitragen, zukünftige Schätzungen präziser zu machen. Siehe: Projekt-Arbeitsmappe für einfache Projekte und die für Phasenabschlussbericht und Projektabschlussbericht für normale Projekte. Erfahrungsprotokoll Das Erfahrungsprotokoll sammelt gute und schlechte Erfahrungen, die für dieses Projekt oder für zukünftige Projekte von Nutzen sein können. Nützliche Erfahrungen aus anderen Projekten sollten hier erfasst werden, damit sie in die Strategien und Pläne des Projekts einfließen können. Neue Erfahrungen (gute und schlechte), die im Zuge der Abwicklung dieses Projekts gewonnen wurden, können über den Erfahrungsbericht an andere Projekte weitergegeben werden. Siehe: Projektprotokoll und Register- für einfache und Projekt-Register für normale Projekte. Kommunikationsmanagementstrategie Eine Kommunikationsmanagementstrategie beschreibt die Kommunikationswege und die Häufigkeit der Kommunikation mit den Parteien innerhalb und außerhalb des Projekts. Es ermöglicht die Einbeziehung von Stakeholdern in einem kontrollierten und beiderseitigen Kommunikationsfluss. Konfigurationsdatensatz Bereitstellung von Datensätzen, in denen Status, Version und Variante der einzelnen Konfigurationselemente sowie die Beziehungen zwischen den Konfigurationselementen beschrieben sind. Die für ein Projekt angelegten Konfigurationsdatensätze werden häufig auch als Konfigurationsbibliothek bezeichnet. Microsoft Powerpoint 2007 (.pptx) Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 4/12

5 Konfigurationsmanagementstrategie Eine Konfigurationsmanagementstrategie legt fest, wie und von wem die Produkte eines Projekts kontrolliert und geschützt werden. Sie beantwortet folgende Fragen: Wie und wo die Produkte des Projekts aufbewahrt werden Welche Vorkehrungen für die sichere Aufbewahrung und Wiederauffindung getroffen werden Wie die Produkte und die verschiedenen Versionen und Varianten gekennzeichnet werden Wie Änderungen der Produkte kontrolliert werden Wer für das Konfigurationsmanagement verantwortlich ist. Nutzenrevisionsplan Ein Nutzenrevisionsplan zeigt, wie und wann festgestellt werden kann, ob ein Projekt den vom Benutzervertreter erwarteten Nutzen erzielt hat. Der Plan wird dem Auftraggeber bei Initiieren eines Projekts vorgelegt, an jedem Phasenübergang aktualisiert und bei Abschliessen eines Projekts verwendet, um die nach dem Projekt noch notwendigen Nutzenrevisionen zu beschreiben. Der Plan muss die Aktivitäten enthalten, mit denen festgestellt werden kann, ob der von den Produkten erwartete Nutzen erzielt worden ist, und wie die Produkte sich in der Praxis bewährt haben. Jeder erwartete Nutzen ist daraufhin zu bewerten, inwieweit er bereits erzielt wurde oder wie lange es noch dauert, bis er erkennbar wird. Bei der praktischen Arbeit mit den Produkten des Projekts können unerwartete positive oder negative Nebeneffekte aufgetreten sein. Für die Identifizierung derartiger Nebeneffekte und die Analyse, warum diese nicht vorhergesehen werden konnten, sind ausreichend Zeit und Ressourcen einzuplanen. Wenn das Projekt Teil eines Programms ist, kann der Nutzenrevisionsplan Bestandteil des Nutzenrealisierungsplans des Programms sein und auf Programmebene ausgeführt werden. Nach Abschluss des Projekts ist das Unternehmens- oder Programmmanagement für den Nutzenrevisionsplan zuständig. Offener-Punkt-Bericht Ein Offener-Punkt-Bericht umfasst die Beschreibung, Auswirkungsanalyse und Empfehlungen zur Behandlung eines Änderungsantrags, einer Spezifikationsabweichung oder eines Problems/Anliegens. Nur offene Punkte, die formell bearbeitet werden müssen, werden derart dokumentiert. Der Bericht wird bei der Erfassung des offenen Punkts erstmalig angelegt und jeweils aktualisiert, wenn der offene Punkt analysiert worden ist und wenn die Lösungsvorschläge vorliegen. Er wird nochmals aktualisiert, wenn über die zu implementierende Alternative entschieden worden ist, und schließlich, nachdem die Umsetzung überprüft worden ist und der Punkt geschlossen wurde. Microsoft Powerpoint 2007 (.pptx) Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 5/12

6 Phasenabschlussbericht Ein Phasenabschlussbericht liefert eine Zusammenfassung der bis zu dem betreffenden Zeitpunkt erzielten Fortschritte, einen Überblick über den Projektstatus und eine ausreichende Informationsgrundlage für den Lenkungsausschuss, damit dieser über die nächsten Projektschritte entscheiden kann. Anhand der Informationen im Phasenabschlussbericht und anhand des Plans für die nächste Phase entscheidet der Lenkungsausschuss über die nächsten Maßnahmen: Freigabe der nächsten Phase, Änderung des Projektumfangs oder Abbruch des Projekts. Produktbeschreibung Eine Produktbeschreibung wird verwendet um: Verständnis für Art, Zweck, Funktion und Erscheinungsbild des Produkts zu schaffen Zu beschreiben, wer mit dem Produkt arbeiten wird Informations- oder Beschaffungsquellen für das Produkt zu identifizieren Das für das Produkt notwendige Qualitätsniveau zu identifizieren Die Ableitung der Aktivitäten, die für die Entwicklung, Überprüfung und Abnahme des Produkts anfallen, zu ermöglichen Die für die Entwicklung, Überprüfung und Abnahme des Produkts benötigten Personen oder Kenntnisse zu definieren Produktstatusauskunft Die Produktstatusauskunft informiert innerhalb bestimmter Parameter über den Status von Produkten. Die Breite der Produktstatusauskunft kann unterschiedlich sein, d. h. die Auskunft kann sich auf das gesamte Projekt, eine bestimmte Projektphase, einen Teilbereich des Projekts oder die bisherige Entwicklung eines bestimmten Produkts beziehen. Diese Information ist vor allem dann nützlich, wenn der Projektmanager die Versionsnummer von Produkten überprüfen möchte. Siehe: Projektprotokoll und Register- für einfache Projekte. Projektabschlussbericht Im Projektabschlussbericht werden die effektiv erzielten Ergebnisse mit den Vorgaben in der zu Anfang des Projekts freigegebenen Version der Projektleitdokumentation verglichen und dokumentiert. Dies ermöglicht im Weiteren auch: Die Weitergabe von Erfahrungen, die auch anderen Projekten zugute kommen können Das Weiterleiten der Details über alle noch nicht fertig gestellten Arbeiten, noch drohenden Risiken oder potenziellen Produktanpassungen an die Gruppe, die für den Support der Projektprodukte im operativen Einsatz verantwortlich ist. Microsoft Excel 2007 (.xlsx) Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 6/12

7 Projekt-Arbeitsmappe für einfache Projekte (E) Diese Vorlage enthält die meisten der Baseline-Management- Produkte und ist in verschiedene Teile gruppiert. Die Teile folgen dem PRINCE2 Prozess-Lebenszyklus und führen den Projektleiter und den Lenkungsausschuss durch die einzelnen PRINCE2 -Prozesse. Die Vorlage enthält: Projektbeschreibung, Produktbeschreibung des Projektendprodukts, Business Case, Projektleitdokumentation, Projektplan, Produktbeschreibungen, Qualitätsmanagementstrategie, Konfigurationsmanagementstrategie, Risikomanagementstrategie, Kommunikationsmanagement-strategie, Projektabschlussbericht. Ebenfalls in dieser Arbeitsmappe enthalten sind Checklisten für die PRINCE2 Prozesse Vorbereiten eines Projekts, Initiieren eines Projekts und Abschliessen eines Projekts. Projekt-Arbeitsmappe für normale Projekte (N) Diese Vorlage enthält die meisten der Baseline-Management- Produkte und ist in verschiedene Teile gruppiert. Die Teile folgen dem PRINCE2 Prozess-Lebenszyklus und führen den Projektleiter und den Lenkungsausschuss durch die einzelnen PRINCE2 -Prozesse. Die Vorlage enthält: Projektbeschreibung, Produktbeschreibung des Projektendprodukts, Business Case, Projektleitdokumentation, Projektplan, Qualitätsmanagementstrategie, Konfigurationsmanagementstrategie, Risikomanagementstrategie, Kommunikationsmanagementstrategie, Projektabschlussbericht. Ebenfalls in dieser Arbeitsmappe enthalten sind Checklisten für die PRINCE2 Prozesse Vorbereiten eines Projekts, Initiieren eines Projekts und Abschliessen eines Projekts. Projektbeschreibung Eine Projektbeschreibung stellt eine gute und solide Ausgangsbasis für die Initiierung des Projekts bereit und wird in Vorbereiten eines Projekts erstellt. In Initiieren eines Projekts werden die Inhalte der Projektbeschreibung in ergänzter und optimierter Form in die Projektleitdokumentation übernommen. Danach wird die Projektbeschreibung nicht weiter fortgeführt. Projektleitdokumentation Eine Projektleitdokumentation ist eine Zusammenstellung aller Dokumente mit wesentlichen Informationen über das Projekt, die damit eine gesicherte Grundlage für den Projektstart bietet und diese Informationen allen am Projekt Beteiligten zukommen lässt. Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 7/12

8 Projektplan Ein Plan, der einen groben Überblick über die wichtigsten Produkte des Projekts mit Lieferterminen und Kosten enthält. Die erste Fassung des Projektplans ist Bestandteil der Projektleitdokumentation, wird allerdings im Verlauf des Projekts wiederholt aktualisiert. Der Lenkungsausschuss benötigt den Projektplan, um feststellen zu können, ob die erzielten Fortschritte den Erwartungen entsprechen. Projektprotokoll Enthält für das Projekttagebuch und das Erfahrungsprotokoll. Microsoft Excel 2007 (.xlsx) Projektprotokoll und Register Diese Vorlage enthält folgende Produkte: Produktstatusauskunft, Projekttagebuch, Erfahrungsprotokoll, Register offener Punkte, Risikoregister und Qualitätsregister. Projekt-Register Formelle Listen, die vom Projektmanager verwaltet werden und deren, Zusammensetzung und Verwendung mit dem Lenkungsausschuss vereinbart werden muss. PRINCE2 hat drei Register: Register offener Punkte, Risikoregister, Qualitätsregister. Projektstatusbericht Ein Projektstatusbericht informiert den Lenkungsausschuss (und möglicherweise sonstige Stakeholder) in den vom Lenkungsausschuss gewünschten Intervallen über den Stand des Projekts und die erzielten Fortschritte. Der Lenkungsausschuss überprüft anhand dieses Berichts, ob und welche Fortschritte in einer Phase und im Projekt erzielt wurden. Der Projektmanager macht den Lenkungsausschuss in diesem Bericht auf potenzielle Probleme oder Bereiche aufmerksam, in denen der Lenkungsausschuss Hilfestellung leisten könnte. Die Projektstatusbericht-Vorlage für einfache Projekte wird im Vergleich zu zu normalen und anspruchsvollen Projekten vereinfacht. Microsoft Excel 2007 (.xlsx) Microsoft Powerpoint 2007 (.pptx) Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 8/12

9 Projekttagebuch Ein Projekttagebuch dient der Aufzeichnung von formlos gehandhabten offenen Punkten, erforderlichen Maßnahmen oder wichtigen Ereignissen, die in keinem anderen PRINCE2-Register oder -Protokoll erfasst werden. Es wird vom Projektmanager geführt. Bei Vorbereiten eines Projekts können in diesem Tagebuch außerdem offene Punkte und Risiken gesammelt werden, solange die anderen Register noch nicht eingerichtet worden sind. Es können auch mehrere Projekttagebücher angelegt werden. Teammanager können beispielsweise für ihre Arbeitspakete eigene Tagebücher führen. Siehe: Projektprotokoll und Register- für einfache und Projekt-Register für normale Projekte. Qualitätsmanagementstrategie Eine Qualitätsmanagementstrategie definiert die zu verwendenden Qualitätstechniken und -standards und legt die Zuständigkeiten bei der Durchführung des Projekts für das Erreichen des geforderten Qualitätsniveaus fest. Qualitätsprüfungs-Checklist Die Qualitätsprüfungs-Checkliste ist eine unterstützende Vorlage, welche ermöglicht, die Ergebnisse einer PRINCE2 Qualitätsprüfung festzuhalten und weiter zu verfolgen. Qualitätsprüfung ist die systematische und strukturierte Beurteilung eines Produkts, die von zwei oder mehr sorgsam ausgewählten Personen (Prüfungsteam) geplant, dokumentiert und organisiert wird. Qualitätsregister In einem Qualitätsregister werden alle geplanten respektive durchgeführten Qualitätsmanagementaktivitäten zusammengefasst und Informationen für die Phasenabschlussberichte und den Projektabschlussbericht bereitgestellt. Es dient folgendem Zweck: Eindeutige Erfassung jeder geplanten Qualitätsaktivität Verweis auf die Qualitätsdokumentation für ein Produkt Übersicht über Anzahl und Art der durchgeführten Qualitätsaktivitäten Siehe: Projektprotokoll und Register- für einfache und Projekt-Register für normale Projekte. Register offener Punkte Im Register offener Punkte werden alle formell zu bearbeitenden offenen Punkte erfasst und gepflegt. Der Projektmanager sollte dieses Register regelmässig überprüfen. Siehe: Projektprotokoll und Register- für einfache und Projekt-Register für normale Projekte. Microsoft Excel 2007 (.xlsx) Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 9/12

10 Risikomanagementstrategie Eine Risikomanagementstrategie beschreibt die zu verwendenden Risikomanagementtechniken und -standards und legt die Zuständigkeiten für das Erreichen eines effektiven Risikomanagements fest. Risikoregister Ein Risikoregister ist ein Dokument, in dem alle Risiken eines Projekts mit Angabe des Status und der bisherigen Entwicklung erfasst sind. In diesem Register werden alle Informationen zu identifizierten Bedrohungen und Chancen des Projekts erfasst und gepflegt. Siehe: Projektprotokoll und Register- für einfache und Projekt-Register für normale Projekte. Microsoft Excel 2007 (.xlsx) Stage Plan Grundlage für das Management des Tagesgeschäft in einer Phase durch den Projektmanager. Teamstatusbericht Ein Teamstatusbericht wird in bestimmten, im Arbeitspaket festgelegten Abständen erstellt, um über den Status des Arbeitspakets zu berichten. Microsoft Powerpoint 2007 (.pptx) Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 10/12

11 Beispiele für Projekte unterschiedlicher Grösse Grösse des Projekts Programm Schwieriges Projekt Normales Projekt Einfaches Projekt Aufgabe Merkmale Umstellung der geschäftlichen Abläufe bis hin zum kulturellen Wandel eines Unternehmens. Fokus auf einen visionären Endzustand, der in mehreren Schritten erreicht werden soll. Risiko, Kosten, Bedeutung, Gefährdung hoch Mehrere Organisationen Interdisziplinär (z. B. Bauwesen, IT und geschäftliche Veränderung) International Risiken, Kosten, Bedeutung, Gefährdung mittel Kommerzielle Kunden-/Lieferantenbeziehung Mehrere Standorte Risiko, Kosten, Bedeutung, Gefährdung gering Einzelne Organisation Einzelner Standort Wenn der Lenkungsausschuss nur aus einer Person besteht (wobei der Auftraggeber üblicherweise der direkte Vorgesetzte des Projekt-managers ist), kann dieses Projekt als Aufgabe behandelt werden. Der Projektmanager kann in diesem Fall auch die Durchführung der Arbeiten übernehmen. Die Kosten können aus dem Budget für das Tagesgeschäft gedeckt werden. Klare geschäftliche Rechtfertigung, z. B. Ausführung einer Anweisung. Anwendung von PRINCE2 Hierfür empfiehlt sich eine Programmmanagementmethode wie bspw. Managing Successful Programmes der AXELOS. Mit PRINCE2 können dann Projekte innerhalb dieses Programms gemanagt werden. Mehrere Lieferphasen Erweiterter Lenkungsausschuss (z. B. Benutzer-/Lieferantenausschüsse) Teammanager (als separate Rolle) erforderlich Projektunterstützung (als separate Rolle) erforderlich Managementprodukte nicht kombiniert Eine oder mehrere Lieferphasen Standard-Lenkungsausschuss Teammanager (als separate Rolle) optional Projektunterstützung (als separate Rolle) optional Einige Managementprodukte kombiniert Nur eine Lieferphase Einfacher Lenkungsausschuss Der Projektmanager übernimmt die Rolle des Teammanagers. Der Projektmanager übernimmt die Rolle der Projektunterstützung Kombinierte Managementprodukte Als Arbeitspaket behandeln, das ein o- der mehrere Produkte liefert. Arbeitspakete, Produktbeschreibungen, Protokolle/Register und Teamstatusberichte verwenden. Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 11/12

12 Link Die Tools sind zu bestellen im PRINCE2-Shop der Profeo Rechtliche Hinweise Copyright 2010 Outperform UK Ltd, Outperform ist eine akkreditierte Consulting-Organisation (ACO) und als solche berechtigt in best-practice Products PRINCE2, MSP, M_o_R, P3O und P3M3 zu beraten. Copyright 2011 Profeo Ltd, Profeo ist eine akkreditierte Trainingsorganisation (ATO) und als solche berechtigt die best-practice Methoden PRINCE2, MSP, MoP und P3O zu schulen. Kontaktdaten Profeo Ltd. General Wille-Strasse 201 CH-8706 Feldmeilen Consulting Training Assessment Phone +41 (0) Fax +41 (0) PRINCE2 MSP MoP P3O P3M3 PRINCE2, MSP, MoP, P3O, P3M3 are Registered Trade Marks of the AXELOS Ltd.. Profeo Ltd., , PRINCE2 Templates_V01D009.docx 12/12