Hinweise zur Nutzung elektronischer Formulare für die Prüfungsverwaltung

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1 Hinweise zur Nutzung elektronischer Formulare für die Prüfungsverwaltung Abt. I Studierendenservice Referat Prüfungen Stand: November 2010 Seite 1 von 16

2 INHALT I. Anmeldung im TUBIS-Portal...3 II. Auswahl im persönlichen Portal...3 III. Anmeldung in e-tub...5 IV. Formulare...8 a) Zulassungsantrag...8 b) Beantragung einer Abschlussarbei... 9 c) Rücktritt von einer Prüfung...11 d) Prüfungsanmeldung...12 Hinweise zur Nutzung elektronischer Formulare in der Prüfungsverwaltung Elektronische Formulare stehen Ihnen als ausfüllbare Vorlagen zur Verfügung, die Sie den Prüfungsteams per Post zuleiten können bzw. dort einreichen müssen: wenn Sie sich zum Studienabschnitt (Vor-/Haupt-, Bachelor-, Master-Prüfung) anmelden möchten (=Zulassungsantrag) wenn Sie Ihre Abschlussarbeit anmelden möchten wenn Sie innerhalb der Rücktrittsfrist von einer Prüfung zurücktreten möchten (=Rücktritt) Diese Formulare werden mit den vorhandenen Daten vorausgefüllt. Eine elektronische Übermittlung der Anträge ist zurzeit noch nicht möglich. Nur wenn Sie einen Studiengang studieren, der von Team I B 3 betreut wird (TU-Webseite Direktzugang: 22400), können Sie sich auch elektronisch zu Prüfungen anmelden. Seite 2 von 16

3 I. Anmeldung im TUBIS-Portal Um elektronische Formulare oder die Online-Prüfungsanmeldungsfunktion nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst im TUBIS-Portal anmelden. Auf der Startseite der TU Berlin sehen Sie rechts oben im Seitenkopf das TUB-Login. Klicken Sie auf "mit Passwort". Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Dann klicken Sie auf "Einloggen". Abb.1 - Login TUBIS-Portal 1 II. Auswahl im persönlichen Portal Nach dem Login befinden Sie sich in Ihrem persönlichen Portal. Klicken Sie im Navigationsmenü in der linken Randspalte den Menüpunkt "Prüfungsanmeldung". Seite 3 von 16

4 Nachdem Sie den Menüpunkt "Prüfungsanmeldung" angeklickt haben, werden Sie gebeten, Ihre TAN-Nummer einzugeben: Abb. 2 - TAN-Nr. eingeben Wenn Sie nach erfolgreicher TAN-Eingabe auf "Weiter" geklickt haben, kommen Sie auf die Auswahlseite zwischen QISPOS und e-tub. Klicken Sie auf e-tub. Seite 4 von 16

5 Abb. 3 - Auswahlseite QISPOS - e-tub III. Anmeldung in e-tub Sie haben nun folgende Auswahl: Abb. 4 - Hauptseite e-tub Seite 5 von 16

6 Sie können Ihre Zulassung zum Studienabschnitt beantragen, Ihre Abschlussarbeit anmelden oder einen Antrag auf Prüfungsrücktritt stellen. Studierende, deren Studiengang im Pilotverfahren eingebunden ist, können auch Ihre Prüfungen anmelden. Für alle Formulare gilt: Sie müssen grundsätzlich die allgemeinen Bestimmungen lesen und akzeptieren. Abb. 5 - Allgemeine Bestimmungen In den Allgemeinen Bestimmungen (AGB) sehen Sie auch Ihre -Adresse, über die sämtliche Prüfungsvorgänge abgewickelt werden. Wenn Sie diese -Adresse nur selten nutzen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mails auf einen anderen Account weiterzuleiten. Genaue Anleitungen finden Sie unter dem genannten Link in den AGBs. Bitte beachten Sie: Bei allen Formularen finden Sie Hilfetexte, die sich ausklappen, wenn Sie das blaue Fragezeichen anklicken. Abb. 6 - Hilfe-Symbol Außerdem erreichen Sie immer wieder die e-tub-hauptseite, wenn Sie auf dieses Symbol klicken: Abb. 7 - Zurück auf die Hauptseite Wenn Sie auf "Abbrechen" klicken, landen Sie ebenfalls wieder auf der e-tub-hauptseite. Seite 6 von 16

7 Alle Felder müssen ausfüllt werden. Bei nicht erforderlichen Angaben markieren Sie das Feld mit "-". Eventuell ergeben sich Fragen zu Ihrer Anmeldung. die sich schnell durch ein Telefongespräch klären lassen. Damit das Prüfungsamt sich zügig mit Ihnen in Verbindung setzen kann, können Sie Ihre Telefonnummer angeben, unter der Sie gut erreichbar sind. Sie können das Feld ebenfalls mit "-" markieren, wenn Sie dazu keine Angabe machen möchten. Immer, wenn Sie ein PDF erstellen lassen, wird Ihnen die Option geboten, den Vorgang abzubrechen, z.b. wenn Sie merken, dass Sie das falsche Formular ausgewählt haben. Sonst klicken Sie "Ja". Seite 7 von 16

8 IV. Formulare a) Zulassungsantrag Bevor Sie die erste Studienleistung erbringen, müssen Sie sich zum sog. Studienabschnitt anmelden. Abb. 8 Zulassungsantrag Bsp. Bachelor Über die Authentisierung im Portal erhalten Sie den für Sie geltenden Zulassungsantrag für Ihren Studiengang. Das einzige Feld, das Sie ausfüllen müssen, ist die Telefon-Nr. Wenn Sie dazu keine Angabe machen möchten, markieren Sie das Feld mit "-". Danach klicken Sie auf PDF-Formular erstellen. Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen. Klicken Sie auf "Ja", wenn Sie den Vorgang weiterführen möchten. Seite 8 von 16

9 Abb.9 - Meldung Zulassungsantrag Lesen Sie den Hinweistext sorgfältig. Der Zulassungsantrag geht Ihnen per als PDF zu. Drucken Sie das PDF aus, unterschreiben Sie es und leiten Sie es dem für Sie zuständigen Prüfungsteam zu. Wenn Sie nicht genau wissen, wer Sie betreut, können Sie auf der TU-Webseite Direktzugang (Feld oben rechts unter dem Seitenkopf auf Ihren Studiengang anklicken. Sie erhalten dann den Hinweis auf Ihr Prüfungsteam. b) Beantragung einer Abschlussarbeit Wenn Sie Ihre Abschlussarbeit beantragen wollen, wählen Sie das entsprechende Formular. Bestätigen Sie die Allgemeinen Bestimmungen, nachdem Sie sie sorgfältig gelesen haben. Geben Sie Ihre Telefon-Nr. an, wenn Sie für Rückfragen aus dem Prüfungsamt erreichbar sein möchten. Sonst markieren Sie das Feld mit "-". Machen Sie die notwendigen Angaben, in welcher Sprache Sie Ihre Abschlussarbeit verfassen möchten und aus welchem Gebiet bzw. Prüfungsfach. Geben Sie den Namen Ihrer Prüferin/Ihres Prüfers an. Wenn Sie eine Gruppenarbeit verfassen, geben Sie den Namen mit Matrikelnr. Ihrer Mitautor/innen an. Bestätigen Sie, dass Sie die für Sie geltenden Bestimmungen der Studien- und Prüfungsordnung kennen. Klicken Sie auf PDF erstellen. Seite 9 von 16

10 Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen. Klicken Sie" Ja". Danach erhalten Sie folgende Meldung: Abb.10 - Meldung Abschlussarbeit 1 Klicken Sie auf "OK". Sie erhalten Ihr pdf per . Drucken Sie es aus, unterschreiben Sie es und gehen Sie damit zu Ihrem Prüfungsteam. Öffnungszeiten finden Sie im Internet unter TU-Seite Direktzugang Seite 10 von 16

11 Die Beantragung des Themas der Abschlussarbeit ist in der Regel an bestimmte Bedingungen geknüpft. Prüfen Sie bitte vor dem Besuch im Prüfungsteam, ob alle Voraussetzungen Regelungen entnehmen Sie bitte der für Sie geltenden Prüfungsordnung für die Antragstellung erfüllt sind (z.b. Praktikumsnachweis, Nachweis anerkannter Studien- und Prüfungsleistungen, noch nicht abgeschlossene Prüfungen u.ä.). Damit Sie sich unnötige Wege und Wartezeiten ersparen, suchen Sie das Prüfungsteam bitte nur mit vollständigen Unterlagen auf. c) Rücktritt von einer Prüfung Sie können von einer Prüfung, zu der Sie sich angemeldet haben, wieder zurücktreten. Bitte beachten Sie, dass der Rücktritt mit dem Formular nur innerhalb der Rücktrittsfrist möglich ist. Ein Rücktritt nach Ende der Rücktrittsfrist ist nicht möglich. Bei Prüfungsäquivalenten Studienleistungen ist ein Rücktritt nach Ende der Anmeldefrist (in der Regel 6 Wochen nach Semesterbeginn) nicht mehr möglich. Rücktritte sind entweder in der Prüfungsordnung Ihres Studienganges oder bei Bachelorund Masterstudiengängen in der Ordnung zur Regelung des allgemeinen Prüfungsverfahrens geregelt. (Ausnahmeregelungen zu Rücktritten nach Ablauf der Rücktrittsfrist 13(3) der AllgPO ), TU-Webseite Direktzugang 34350). Innerhalb der Rücktrittsfrist sind keinerlei Nachweise nötig. Nach Fristablauf sind IMMER entsprechende Nachweise (z.b. Attest) erforderlich. Wenn Sie das Formular aufgerufen haben, geben Sie den Titel der Fach- bzw. Modulprüfung an. Tragen Sie das Datum der Prüfung ein. Wenn Sie die Prüfung über e-tub angemeldet haben, finden Sie eine Vorgangsnummer auf der Prüfungsanmeldung. Haben Sie Ihre Prüfung über einen anderen Weg angemeldet oder die Vorgangsnummer nicht zur Hand, können Sie das Feld mit "-" markieren. Abb.11 - Prüfungsrücktritt Seite 11 von 16

12 Bitte lesen Sie sorgfältig! Wenn Sie PDF-Formular erstellen anklicken, erhalten Sie folgende Meldung: Abb Meldung Prüfungsrücktritt Klicken Sie auf "OK". Der Zulassungsantrag geht Ihnen per als PDF zu. Drucken Sie das PDF aus, unterschreiben Sie es und leiten Sie es dem für Sie zuständigen Prüfungsteam zu. d) Prüfungsanmeldung Die Prüfungsanmeldung kann nur von Studierenden genutzt werden, die von Team IB3 betreut werden. Ob Sie dazugehören, sehen Sie unter TU-Webseite Direktzugang Wenn Sie das Formular Prüfungsanmeldung angeklickt haben, müssen Sie zunächst die Allgemeinen Bestimmungen lesen und akzeptieren. Danach erhalten Sie folgende Meldung: Abb Prüfungszeitraum angeben Bitte wählen Sie die für Ihre Prüfung zutreffende Aussage an und klicken Sie auf "Absenden". Danach können Sie die Eintragungen auf Ihrem Formular vornehmen. Seite 12 von 16

13 Abb. 14 Prüfungsanmeldung Geben Sie an, um welchen Prüfungsversuch es sich handelt (1. Fachprüfung, 1. Wiederholung oder 2. Wiederholung) Beachten Sie den Hilfetext für die Angabe des Prüfungstermins: o Bei mündlichen Prüfungen geben Sie bitten den Prüfungszeitraum an. Von <Datum Ihrer Anmeldung> bis <+3 Monate>. o Für schriftliche Fach- bzw. Modulprüfungen geben Sie bitte den Prüfungstag an. Seite 13 von 16

14 o Bei Prüfungsäquivalenten Studienleistungen (PS/PÄS/PäSL-Modulprüfungen) tragen Sie das Prüfungssemester ein. Ist Ihr PS-Modul mehrsemestrig, geben Sie die entsprechenden Semester an: z.b. WiSe 2010/11-SoSe2011 Auswahl Pflicht-/Wahlpflicht-/Wahl-/Zusatzmodul: Die Grundlage, welche Art von Modulen belegt werden müssen, regelt die für Ihren Studiengang geltende Prüfungsordnung. Prüfungsfach und Modulnummer: Wählen Sie das Prüfungsfach über die angebotene Dropdown-Liste aus. Um Ihnen die Eingabe des Prüfungsfachtitels zu erleichtern, können Sie einen Suchbegriff eingeben, der im Titel Ihres Prüfungsfachs vorkommt. Sie erhalten dann alle passenden Titel aus dem Modulkatalog. Bitte haben Sie so lange Geduld, bis die Liste angezeigt wird und klicken Sie in dieser Zeit nicht die Enter-/Return-Taste. Sollte Ihre gewünschte Prüfung nicht im Modulkatalog abgebildet sein, haben Sie die Möglichkeit, Freitext einzugeben. Bitte geben Sie dabei immer den vollständigen Titel des Prüfungsfaches an. Seite 14 von 16

15 Leistungspunkte: Geben Sie die Punktzahl aus Ihrer Modulbeschreibung an. Ggf. Lehrveranstaltung: Tragen Sie die Lehrveranstaltungen aus der Modulbeschreibung ein. Prüfungsform (Hausarbeit, schriftlich, mündlich, prüfungsrelevant): Geben Sie die Prüfungsform aus Ihrer Modulbeschreibung an (Modularisierte Studiengänge) oder laut Ihrer Prüfungsordnung (Diplomstudiengänge). Modulverantwortliche/r: Bitte tragen Sie den Namen laut Modulbeschreibung ein bzw. den Namen der Prüferin/des Prüfers (bei Diplomstudiengängen). Klicken Sie auf Beantragen, wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben. Bestätigen Sie die Aktion mit Ja. Sie erhalten folgenden Hinweis: Bestätigen Sie mit "OK". Das Prüfungsteam bearbeitet nun Ihre Anmeldung. Sobald Ihre Anmeldung geprüft wurde, erhalten Sie eine Ihres Prüfungsteams: Seite 15 von 16

16 War Ihre Anmeldung erfolgreich, erhalten Sie mit der Antwortmail ein pdf zurück. Drucken Sie dieses pdf bitte aus. Achten Sie bitte darauf, dass sich die Vorgangsnummer im Druckbereich befindet. Die erste und zweite Seite ist für den/die Prüfer/in bestimmt. Bitte reichen Sie diese Formulare rechtzeitig vor der Prüfung bei Ihrer zuständigen Prüferin/Ihrem zuständige Prüfer ein. Die dritte Seite dient für Sie als Bestätigung und verbleibt bei Ihnen. Bei Prüfungsäquivalenten Studienleistungen ist für den Ausdruck eine leere Seite zwischengeschaltet, damit Sie die Formulare doppelseitig ausdrucken können. Wenn zu Ihrem Antrag noch Klärungsbedarf besteht, erhalten Sie eine Antwortmail mit dem entsprechenden Hinweis darauf, was noch zu klären ist. Bitte beachten sie, dass Sie mit Wartezeiten rechnen müssen, wenn Sie Ihr Prüfungsteam persönlich aufsuchen müssen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Anmeldefrist einhalten. Aktuelle Informationen rund um die Prüfungsorganisation finden Sie im Internet unter: Seite 16 von 16