Für immer aufgeräumt auch digital Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "Für immer aufgeräumt auch digital Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher"

Linda Grosser
vor 7 Jahren
Abrufe

1 Jürgen Kurz Für immer aufgeräumt auch digital Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher So meistern Sie -Flut und Datenchaos GABAL

2 Gewidmet allen Vätern und Müttern, die (noch) zu viel Zeit im Büro und der digitalen Welt verbringen und nicht sehen, wie ihre Kinder aufwachsen. Jürgen Kurz Für immer aufgeräumt auch digital So meistern Sie -Flut und Datenchaos Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

3 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN Inhalt Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus Gedanken zum Einstieg Finden Sie heraus, wo Sie stehen Selbsttest Auswertung Projektassistenz: Almut Wiedenmann Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen Umschlagfoto: Guido Serino Fotos Innenteil: Matthias Alber, Jürgen Kurz, Birgit Meck, Marcel Miller, Frank-Michael Rommert, Almut Wiedenmann Druck: Offizin Andersen Nexö Leipzig GmbH, Leipzig GABAL Verlag GmbH, Offenbach Abonnieren Sie unseren Newsletter unter: Lizenzausgabe mit freundlicher Genehmigung durch: Verlag Frank-Michael Rommert, Gummersbach. Alle Rechte vor behalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages. Schritt 1: Meistern Sie die -Flut entspannt Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge Optimieren Sie die Einstellungen Ihres -Programms Räumen Sie Ihren Posteingang frei Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste Geben Sie Ihren s eine Heimat Verarbeiten Sie Ihre s, statt sie nur zu sichten Beschleunigen Sie das Beantworten Ihrer s Zusatztipps für den effizienten Umgang mit s Erleichtern Sie sich gegenseitig die Arbeit mit s durch Spielregeln Nutzen Sie eine Posteingangsschale So gelingt die Umsetzung

4 Für immer aufgeräumt auch digital Inhalt Schritt 2: Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän Geben Sie auf Dokumenten den Speicherpfad an Verwenden Sie das digitale Adressbuch auch für sonstige Informationen Nutzen Sie für Passwörter Techniken Organisieren Sie Informationen, die auch für andere wichtig sind Nutzen Sie ein Sichtbuch So gelingt die Umsetzung Schritt 3: Meistern Sie das Datenchaos gekonnt Erarbeiten Sie eine sinnvolle EDV-Ablagestruktur Führen Sie die neue Struktur ein Arbeiten Sie mit Projektnummern Benennen Sie Dateien und Ordner sinnvoll und nach einem einheitlichen Schema Reduzieren Sie Doppelablagen Vermeiden Sie Mehrfachspeicherungen Nutzen Sie für Vorversionen Archivordner Führen Sie Ablage-Spielregeln ein So gelingt die Umsetzung Schritt 4: Meistern Sie das Miteinander im Team gelassen Erleichtern Sie das Finden von Terminen Verbessern Sie die Effizienz der Besprechungen Vereinfachen Sie das Schreiben von Protokollen Klären Sie Zuständigkeiten und definieren Sie Vertretungsspielregeln So gelingt die Umsetzung Schritt 5: Meistern Sie die Infoflut intelligent Nutzen Sie Filter bzw. Regeln für Ihren -Posteingang Nutzen Sie einen Lesen -Ordner Sammeln Sie Dokumente, die Sie später lesen wollen, an einem bestimmten Platz Öffnen Sie mehrere wichtige Websites mit nur einem Klick Profitieren Sie von der Suchfunktion Nutzen Sie komfortable Notiz-Werkzeuge So gelingt die Umsetzung Schritt 6: Meistern Sie Kabelsalat & Co. dauerhaft Gestalten Sie Ihren Desktop sinnvoll Stellen Sie den Papiernachschub sicher Befreien Sie Ihre IT-Spezialisten von unnötigen Unterbrechungen Drucken und kopieren Sie kostengünstig Beschriften Sie die Kabel Kennzeichnen Sie Akkus Vereinfachen Sie die Bedienung von Geräten mit One-Minute-Lessons Vereinfachen Sie die Arbeit mit Digitalkameras & Co So gelingt die Umsetzung Schritt 7: Meistern Sie Termine und Aufgaben selbstbestimmt Organisieren Sie Termine und Aufgaben Profitieren Sie von der Wochen planung Schaffen Sie Klarheit mit der Tagesplanung Nutzen Sie die Aufgabenliste auch als Inhaltsverzeichnis Organisieren Sie Aufgaben mit Ordnern So gelingt die Umsetzung Stichwortverzeichnis Tipps zum Weiterlesen Danke!

Für immer aufgeräumt auch digital Kapitel 4: Meistern Sie gelassen das Miteinander im Team Ideen bleiben unverwirklicht 4.

Häufig jedoch bleibt ein Teil davon unverwirklicht, da es entweder gar kein Protokoll gibt, es erst Wochen später verschickt wird oder das Protokoll an entscheidenden Stellen Lücken hat.

Markgraf von der AKAD Hochschule Leipzig durchgeführt habe: Bei Deutschlands größter Onlinebefragung zur Arbeitseffizienz fanden wir heraus, dass im Schnitt 39 Prozent der in Sitzungen beschlossenen

Wenn Sie die Themen, die nicht mehr alle angehen, ans Ende legen, können die anderen die Sitzung verlassen und sich ihren anderen Aufgaben widmen.

5 Für immer aufgeräumt auch digital Kapitel 4: Meistern Sie gelassen das Miteinander im Team Ideen bleiben unverwirklicht 4.3 Vereinfachen Sie das Schreiben von Protokollen In Besprechungen entstehen oft gute Ideen. Häufig jedoch bleibt ein Teil davon unverwirklicht, da es entweder gar kein Protokoll gibt, es erst Wochen später verschickt wird oder das Protokoll an entscheidenden Stellen Lücken hat. Dies bestätigt auch die Studie, die ich mit Herrn Prof. Dr. Markgraf von der AKAD Hochschule Leipzig durchgeführt habe: Bei Deutschlands größter Onlinebefragung zur Arbeitseffizienz fanden wir heraus, dass im Schnitt 39 Prozent der in Sitzungen beschlossenen To-do-Punkte gar nicht umgesetzt werden. Was für eine Verschwendung! Extra-Tipp Fangen Sie die Besprechung mit den Themen an, die alle Beteiligten betreffen. Wenn Sie die Themen, die nicht mehr alle angehen, ans Ende legen, können die anderen die Sitzung verlassen und sich ihren anderen Aufgaben widmen. Sollten Sie in Ihrem Team Probleme mit dem Abarbeiten der To-Do-Punkte haben, dann setzen Sie immer als ersten Punkt auf die Tagesordnung die Absprache der Erledigung der To-Do-Punkte der letzten Sitzung. Sie werden sehen: Bald erledigen alle ihre Aufgaben. Und wenn mal etwas nicht erledigt wurde, dann gab es dort meist ein Problem, das nun direkt angesprochen und gelöst werden kann. Start mit Themen, die alle angehen To-Do-Punkte der vergangenen Sitzung durchgehen Ergebnisse per Sofort-Protokoll festhalten So gehen Sie vor Halten Sie die Ergebnisse gleich während des Sitzungsverlaufs fest. Die Mitschrift muss nicht aufwendig gestaltet werden, oft reicht ein Ergebnisprotokoll. Darauf kommt es an Wichtig ist, dass alle sehen, was notiert wird. Hierzu hat es sich bewährt, das Protokoll während der Besprechung auf einem Computer zu verfassen. Dabei wird das Protokoll mit dem Beamer an die Wand geworfen, sodass alle Beteiligten wahrnehmen, was dokumentiert wird. Auf diese Weise können die Teilnehmer auch gleich Anmerkungen machen oder Missverständnisse auflösen. Alternativ-Idee Sollten Sie mit Outlook und OneNote (S. 46) arbeiten, können Sie das Protokoll auch komfortabel mit diesen Programmen erstellen. Protokollieren Sie die Besprechung in OneNote, zum Beispiel in einem Notizbuch, auf das die ganze Abteilung Zugriff hat. Die Protokolle können mit dem Termin in Outlook verknüpft werden. So lässt sich mit einem Klick aus Outlook das Protokoll oder die Agenda aufrufen. Mit einem Klick können To-do-Punkte des Protokolls in Outlook-Aufgaben umgewandelt werden. Sie können die Programme also in beide Richtungen (Outlook zu OneNote und OneNote zu Outlook) verknüpfen und im Team verwenden. Sofortprotokoll Ort Datum Teilnehmer CC Protokoll Verfasser Nr. Thema/Beschreibung Wer Termin/ Erledigt 1 Was der Tipp bewirkt Jeder im Raum kann mitdenken. Es ist sichergestellt, dass das Protokoll verständlich ist. Das Protokoll ist direkt nach Abschluss der Sitzung fertig und kann per verteilt werden. Protokoll ist gleich fertig 2 3 Nr. Thema/Beschreibung Wer Termin/ Erledigt 1 4 Service: Die Studie, die Vorlage für ein Sofort-Protokoll sowie Tipps für den Umgang mit dem Beamer bekommen Sie gratis unter Hier finden Sie auch Tipps für effizientere Besprechungen, die bei einer Umsetzungsberatung bei einem unserer Kunden entstanden sind

Mails + Dateien = entspannt im Griff Schluss mit dem Datenchaos auf Computer, Tablet & Co., der Zettel - wirtschaft und überfüllten E-Mail-Eingangsordnern!

Schritt für Schritt erhalten Sie Anleitungen, Checklisten, Tipps, Beispiele, Praxisfotos und ergänzende Gratis-Downloads, um Ihre Aufgaben souverän zu meistern und dem digitalen Datenchaos endgültig

6 Mails + Dateien = entspannt im Griff Schluss mit dem Datenchaos auf Computer, Tablet & Co., der Zettel - wirtschaft und überfüllten -Eingangsordnern! Jürgen Kurz, der Experte für Büroeffizienz, zeigt Ihnen sieben einfache Schritte, um Ihre Aufgaben am Arbeitsplatz und im Team gelassen zu meistern. Schritt für Schritt erhalten Sie Anleitungen, Checklisten, Tipps, Beispiele, Praxisfotos und ergänzende Gratis-Downloads, um Ihre Aufgaben souverän zu meistern und dem digitalen Datenchaos endgültig den Garaus zu machen. Effizienter Umgang mit s Klare Datenstruktur erspart lästiges Suchen Nie wieder Kabelsalat Optimaler Informationsaustausch im Team Mit nützlichen Gratis-Downloads, Selbsttest und farbigen Praxisfotos. Jürgen Kurz ist Deutschlands Effizienz- Profi (Spiegel Online). Der Bestseller-Autor (»Für immer aufgeräumt«, 7. Auflage) ist Geschäftsführer der tempus GmbH und berät im deutschsprachigen Raum Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. Zahlreiche Fernsehsender (u.a. ARD, RTL, Sat.1) haben ihn bei seiner Arbeit begleitet. Jürgen Kurz Für immer aufgeräumt Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro GABAL ISBN »Jürgen Kurz zeigt anschaulich, wie Sie mühelos eine Schneise durch den digitalen Dschungel schlagen und wieder den Durchblick gewinnen.«prof. Dr. Lothar Seiwert, CSP, Keynote-Speaker und Bestsellerautor (»Simplify your Time«), Buch voller brauchbarer Tipps, das genau zur richtigen Zeit kommt.«martin Wehrle, Autor des Spiegel-Bestsellers»Bin ich hier der Depp?«(Mosaik Verlag)»Ein grandioses Buch, das nicht nur ich selbst gut brauchen kann.«dr. Stefan Frädrich, Bestsellerautor (»Günter, der innere Schweinehund«), GABAL

Ähnliche Dokumente

Für immer aufgeräumt auch digital Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

Jürgen Kurz Für immer aufgeräumt auch digital Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos GABAL Gewidmet allen Vätern und Müttern, die (noch) zu viel Zeit