Perspektiven der Software-Entwicklung für Verbände und Organisationen, heute und in den nächsten zehn Jahren

Transkript

1 Perspektiven der Software-Entwicklung für Verbände und Organisationen, heute und in den nächsten zehn Jahren (Übersicht, Orientierungshilfe und Präsentation)

2 Gründung 1974 Gegenstand: Software-Entwicklung und IT-Beratung für Verbände und Organisationen der Wirtschaft Entwicklung von Standard- und Individualprogrammen Betreuung und Beratung der Anwender 2

3 ab 1974, Lochkarte Individuelle Programmierung bei IBM ab 1980, Mittlere Datentechnik ADMIN Firmen Name: BASF AG Strasse: Rheinallee 1 PLZ/Ort: Ludwigshaven Tel.: 05431/12345 neu ändern löschen mehr ab 1985, PC-DOS, ADMINdos ab 1995, Windows, ADMINwin ADMINdos Firmen Name: BASF AG Strasse: Rheinallee 1 PLZ/Ort: Ludwigshaven Tel.: 05431/12345 neu ändern löschen mehr ab 2002, Windows, ADMINpro ab 2011, Windows, Apple, RAD 3

4 Agenda Geschäftsprozesse eines Verbandes Vorgehensweise bis zum Einsatz Pflichtenheft Software ADMINpro, ADMINnet, OPfibu (Verbandsverwaltung im LAN) ADMINweb (Verbandsverwaltung im LAN und Web) ADMINonline (Verbandsverwaltung im LAN und Web) OfficePilot (Verbandsverwaltung im LAN) ADMINcert (Zertifizierung im LAN und Web) ADMINcontract (Vertragsverwaltung im Web) ADMINfibu (Finanzbuchhaltung im LAN und Web) Rapid Application Development Methode (RAD), Web, WINDOWS, APPLE VFP versus RAD Lebenslauf einer Software IT-Beratung im Verbandswesen Kosten IT-Fehler Hinweise 4

5 Geschäftsprozesse eines Verbandes 5

6 Die Geschäftsprozesse Mitgliederverwaltung Beitragsverwaltung Adressenverwaltung Kontakteverwaltung Veranstaltungsverwaltung Fakturierung Statistik, Berichte Zertifizierungen Buchhaltung Die Lösungswege 1. Anforderungsanalyse 2. Pflichtenhefterstellung 3. Kostenanalyse 4. Lösungsalternativen 5. Datenmodellierung 6. Auswertungsfestlegung 7. Entwicklung, Internet/LAN 6

7 Vorgehensweise bis zum Einsatz 7

8 Vor der Entscheidung (schriftlich festhalten) Phase 1: Phase 2: Phase 3: Phase 4: Phase 5: Phase 6: Phase 7: Phase 8: Feststellung des Ist-Zustandes, Analyse Definition des Soll-Zustandes Erstellung der Ausschreibung, Pflichtenheft Marktanalyse der Software-Anbieter Entscheidungsformular entwickeln Vorauswahl der Angebote Software-Präsentationen von drei Anbietern Entscheidungsformulare, Entscheidung Nach der Entscheidung Phase 1: Phase 2: Phase 3: Phase 4: Phase 5: Phase 6: Phase 7: Auftragsvergabe Detaillierte Festlegung mit dem Anbieter Softwareanpassung, Altdatenübernahme Bereitstellung der neuen Software zum Test Schulung und Wissenstransfer Komplettinstallation und Parallel-Lauf Echtlauf, Korrekturen 8

9 Pflichtenheft 9

10 1. Verantwortungen und Arbeitsbereiche beschreiben 2. Ausgangslage und Ist-Zustand (Hardware, Software, Organisation 3. Soll-Zustand 1. Organisation 2. Mitarbeiter und Zuständigkeiten 3. Hardware (LAN, Web) 4. Software und Anforderungen (LAN, Web) 5. Datenmodellierung, Verknüpfungen 6. Funktionalitäten, Plausibilitätsprüfungen 7. Selektionen 8. Outputs (z.b. Druck, ) 9. Wichtigkeiten der einzelnen Anforderungen 10. Termine 11. Kosten, einmalig, monatlich, sporadisch (Web) 4. Fazit 10

11 ADMINpro Pflege von Firmen und Personen Eine Person mit beliebig vielen Firmen Eine Person mit beliebig vielen Personen Eine Firma mit beliebig vielen Personen Eine Firma mit beliebig vielen Firmen Frei gestaltbare Informationsblöcke Freie Funktionshinterlegung Beitrags- und Mitgliederverwaltung Lastschriften Mahnungen Offene Posten-Verwaltung Serien-Briefe, - s, -Faxe (MS-Office) Einzel: Brief, , Fax Korrespondenzverwaltung Internetzugang zur Mitgl.-Homepage Runde Geburtstage, Jubiläen Statistiken Veranstaltungen, Seminare, Weiterbildung Freie Selektionen Freie Reports/Listen Freie Schlüsselvergabe Individual-Module Adressen-Kopierfunktion Freie Datenmodellierung Freie Formular-Gestaltung Datenexporte Fakturierung Beispiel eines Verbandsinformations-Systems (LAN) 11

12 Person Firma Person Firma Person Firma 12

13 ADMINnet Bei ADMINnet handelt es sich um den eigentlichen Kern der datenbank-gestützten Anmeldung von Teilnehmern zu Veranstaltungen im Internet. Alle oder ein Teil der in ADMINpro angelegten Stammdaten der Aktionen (Veranstaltungen) können ins ADMINnet im Internet übertragen werden. ADMINnet bereitet diese Aktionsdaten (Aktionsname, Veranstaltungsort, Veranstaltungstitel, ) auf und bietet das zur Aktion passende Anmeldeformular für den Teilnehmer an. ADMINnet kann an die individuellen Anforderungen durch einen Mitarbeiter der GKD angepasst werden. Beispiel eines Anmelde-Systems für Veranstaltungen (Web) 13

14 Beispiel eines Anmelde-Systems für Veranstaltungen (Web) 14

15 OPfibu Konten Budget UST-Buchungen Kontenliste Buchungsliste UST-Liste direktes Buchen in ADMINpro Offene Posten mit ADMINpro Beispiel einer Verbands-Fibu (LAN) 15

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17 ADMINweb Pflege von Firmen und Personen Eine Person mit beliebig vielen Firmen Eine Person mit beliebig vielen Personen Eine Firma mit beliebig vielen Personen Eine Firma mit beliebig vielen Firmen Frei gestaltbare Informationsblöcke Freie Funktionshinterlegung Beitrags- und Mitgliederverwaltung Lastschriften Mahnungen Offene Posten-Verwaltung Serien-Briefe, - s, -Faxe (MS-Office) Einzel: Brief, , Fax Korrespondenzverwaltung Internetzugang zur Mitgl.-Homepage Runde Geburtstage, Jubiläen Statistiken Veranstaltungen, Seminare, Weiterbildung Freie Selektionen Freie Reports/Listen Freie Schlüsselvergabe Individual-Module Adressen-Kopierfunktion Freie Datenmodellierung Freie Formular-Gestaltung Datenexporte Fakturierung Beispiel eines Verbandsinformations-Systems (LAN und Web) 17

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19 ADMINonline Pflege von Firmen und Personen Eine Person mit beliebig vielen Firmen Eine Person mit beliebig vielen Personen Beitrags- und Mitgliederverwaltung Lastschriften Mahnungen Offene Posten-Verwaltung Serien-Briefe, - s, -Faxe (MS-Office) Einzel: Brief, , Fax Internetzugang zur Mitgl.-Homepage Runde Geburtstage, Jubiläen Statistiken Veranstaltungen, Seminare, Weiterbildung Freie Selektionen Freie Schlüsselvergabe Individual-Module Adressen-Kopierfunktion Freie Datenmodellierung Freie Formular-Gestaltung Datenexporte Fakturierung Beispiel eines Verbandsinformations-Systems (Web) 19

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21 Officepilot Pflege von Firmen und Personen Eine Person mit beliebig vielen Firmen Eine Person mit beliebig vielen Personen Beitrags- und Mitgliederverwaltung Lastschriften Mahnungen Offene Posten-Verwaltung Serien-Briefe, - s, -Faxe (MS-Office) Einzel: Brief, , Fax Runde Geburtstage, Jubiläen Statistiken Veranstaltungen, Seminare, Weiterbildung Freie Selektionen Freie Schlüsselvergabe Adressen-Kopierfunktion Freie Datenmodellierung Freie Formular-Gestaltung Datenexporte Beispiel eines Verbandsinformations-Systems (LAN) 21

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23 ADMINcert ADMINcert erleichtert die tägliche Routine bei der Arbeit der Zertifizierungsstelle und erlaubt es, dass Sie sich voll und ganz auf Ihre Kunden konzentrieren können. Der systematische Aufbau von ADMINcert folgt dem Ablaufprozess in der Zertifizierungsstelle. Es ist ein Grundgerüst, das den jeweiligen individuellen Gegebenheiten angepasst wird. Beispiel eines Zertifizierungs-Systems (Web) 23

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25 ADMINcontract Internetanmeldung für Verträge Exporte -Benachrichtigungen Plausibilitätsprüfungen Beispiel einer Vertragsverwaltung (Web) 25

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27 ADMINfibu Konten Budget UST-Buchungen Kontenliste Buchungsliste UST-Liste Beispiel einer Verbands-Fibu (Web) 27

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29 RAD Rapid Applikation Development -Methode Schnelle Entwicklungs-Methode 29

30 Bewertungskriterien von Entwicklungstools und Datenbanken: Forum für Entwickler und Anwender Einstandskosten, laufende und sporadische Kosten Erlernbarkeit Änderbarkeit von laufenden Projekten Stabilität Zukunftsorientierung/WEB Gestaltungsmöglichkeiten 30

31 Gründe warum RAD TCO und ROI verbessern: Schnellere Entwicklungszyklen Entwicklung ohne Code Integrierte Entwicklungsumgebung Geringerer Trainingsbedarf Integrierte Datenbank, webbasierend Externe Datenbank-Konnektoren Plattformübergreifender Einsatz Einfache Administration Integrierte Wartungswerkzeuge Total Cost of Ownership (TCO) oder die Betriebskosten Analyse Kennzahl: ROI (Return on Investment) 31

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33 VFP versus RAD VFP - Visual Fox Pro, Entwicklungstool von Microsoft RAD - Rapid Applikation Development, Entwicklungstool von z. B. Apple (FileMaker) 33

34 VFP versus RAD Entwicklungszeit VFP: 100 % Entwicklungszeit RAD: 40 % Da sich RAD schneller und komfortabler in der Entwicklung darstellt, neigt der Anwender dazu, mehr Ansprüche als früher realisieren zu lassen. 34

35 Ziel: Eine kleine Personenverwaltung entwickeln Mit VFP (Visual FoxPro von Microsoft) und Mit FM (FileMaker von Apple) Mitarbeitertabelle Mitarbeiter ID Vorname Nachname Telefon Straße Stadt Region PLZ Gruppe Notiz Unterschrift AG Unterschrift AN Summe Kosten Bild Inventartabelle Inventar ID Mitarbeiter ID Bezeichnung Modell Kosten 35

36 Entwicklungszeit VFP: 100 % für WINDOWS Entwicklungszeit RAD: 40 % für WINDOWS und APPLE 36

37 RAD: auf iphone RAD: auf ipad 37

38 Lebenslauf einer Software 38

39 Entscheidend für die Beurteilung einer Software ist neben der geforderten Funktionalität auch der Aufwand für spätere Änderungen und Erweiterungen. Der Aufwand wird vorwiegend durch die eingesetzten Entwicklungs-Tools bestimmt. 39

40 IT-Beratung 40

41 Wirtschaftlichkeitsanalysen Erkennung von Schwachstellen und Problemen, Festlegung und Bewertung von Zielen und Aufgaben Machbarkeitsstudien Erarbeiten und bewerten von Kosten- /Nutzenanalysen, erarbeiten von Alternativen Konzeptentwicklungen und Planungen IT-, EDV-Revision Erstellung von Handlungsvorschlägen, Gutachten und IT-Pflichtenheften Überprüfung von Entscheidungen und IT- Architektur, Optimieren der IT/EDV als Service 41

42 Vorgehensweise und Kosten 42

43 Vorgehensweise und Kosten (10 Jahre im Durchschnitt) Phase Auftraggeber Entwickler Kosten in % 1. Dokumentation des Ist- und Sollzustandes 2. Pflichtenheftes: Datenmodellierung, Funktionen und Output 3. Software bereitstellen, entwickeln, Altdatenimport 10 % 40 % 4. Test 5 % 5. Änderungen, Erweiterungen 5 % 6. Implementierung 5 % 7. Schulung, Echtbetrieb 5 % 8. Änderungen, Erweiterungen, Ergänzungen in 10 Nutzungsjahren 30 % 43

44 IT-Fehler 44

45 - Falsche Ratgeber - Ablehnung durch Mitarbeiter (Motivation) - Mangelnde Beurteilungsfähigkeit der Entscheider - Mangel an relevanten Informationen - Fehlen eines Pflichtenheftes - Fehlen von Konzeption, Aufgabendefinition - Keine klare Vergabe von Kompetenzen - Falsche Budgetplanung, billig ist gut - Fehlende Kosten-Nutzen-Analyse - Ungenügende Einbindung aller beteiligten Stellen - Mangelnde Projektsteuerung - Fehlende Kommunikation Tipps 1. Besser 95 % zügig planen, als erst in 10 Jahren ein Planungsziel von100 % erfüllen 2. Für lang und erfolgreich eingesetzte Software Zuständigkeiten bewahren 3. Software ist ein Hilfsmittel der Organisation - dessen bewusst sein 4. Dem Mitarbeiter die Kompetenzen übertragen, die er erfüllen kann 45

46 Vielen Dank 46

47 Hinweis: Durch laufende Änderungen und Erweiterungen in den jeweiligen Software- Produkten kann es zwischen der Beschreibung in dieser Präsentation und tatsächlicher Funktionalität der Software zu Unterschieden kommen. Um die Gesamtkosten einzuschätzen sind Organisations-Gespräche zwischen Auftraggeber und Software-Entwickler erforderlich. 47

48 GKD GmbH Gesellschaft für kommerzielle Datenverarbeitung mbh Döllesweg 4 D Info.gkd-gmbh.org Telefon /

49 Ergänzung zu Perspektiven der Software-Entwicklung für Verbände und Organisationen, heute und in den nächsten zehn Jahren, hier: IT-Grundstruktur und Software-Grundmodell für Verbände und Organisationen (Moderation: Rainer Maschke, Geschäftsführer der GKD GmbH) 49

50 IT-Grundstruktur (basierend auf FileMaker, hier praktizierte Beispiele) Verbandsbüro in Berlin: Arbeitsstation B1 bis Arbeitsstation Bn Arbeitsstationen: WINDOWS MAC ipad iphone ipod Verbandsbüro in München: Arbeitsstation M1 bis Arbeitsstation Mn Datenzugriff mittels: Browser/Internet FileMaker Client FileMaker GO Privatbüro in Stuttgart: Arbeitsstation S Server-Farm in Karlsruhe: Hotel in Frankfurt: Arbeitsstation F Datenbank-/WebServer K 50

51 Software-Grundmodell (basierend auf FileMaker, hier praktizierte Beispiele) Datenpflege über Browser/ Internet am Beispiel Teilnehmer-Anmeldung zu Veranstaltungen mit Anmelde-Bestätigung per . Möglich auch für Datenpflege der Mitglieder selbst. Alternative 2 für Anmelde- Bestätigung (Zugriff über FM- Client oder Browser/Internet). Grund-Modell eines Verbandsverwaltungs- Programmes für Personen, Firmen und Veranstaltungen (Zugriff über FM-Client oder Browser/Internet). 51

52 Warum mit FileMaker entwickeln Entwicklungszeit mit VFP (Microsoft): 100 % für WINDOWS Entwicklungszeit mit FileMaker (RAD): 40 % für WINDOWS, APPLE und Internet mit mehr Komfort und Leistung, bei hoher Stabilität. 52

53 Alle Bücher und Veröffentlichungen im Überblick Autor: Rainer Maschke, Geschäftsführer der GKD GmbH in und IT-Berater für Revision bei Verbänden und Organisationen der Wirtschaft. Alle Sachbücher befassen sich mit der Organisation und Programmerstellung bei Verbänden und Organisationen der Wirtschaft. Es sind dies inhaltliche Wiedergaben der bei Verbänden gemachten Erfahrungen dbase III, Anwendungen, vom Programm zum Einsatz ISBN dbase III Programmierung, Teil 1: Von der Konzeption ISBN zum Programm 1987 dbase III plus Programmierung, Teil 2: Vom Programm ISBN zum Netzwerk (Beispiel Mitglieder) 1987 Einführung in Netzwerke, unter besonderen ISBN x Berücksichtigung des Token-Rings 1988 Netzwerk Programmierung in dbase III plus, Clipper ISBN und COBOL; Planung, Organisation und Programmierung (Beispiel Mitglieder) 2013 Das Buch der Rede ISBN Emils Begegnungen, von 0 bis 359 Grad ISBN IT-Aussichten für Verbände und Organisationen der ISBN Wirtschaft in den nächsten zehn Jahren 2015 IT-Planung und Pflichtenheft, am Beispiel von Verbänden und Organisationen der Wirtschaft ISBN Installationen von Updates, neue Programmversionen FileMaker Magazin mit aktuellen Daten füllen (Beispiel Verbände) 2014 Drucken über WebDirekt im Internet, Anleitung für den FileMaker Magazin Ausdruck per Browser (Beispiel Verbände) 2015 Grundstruktur einer Verbands-Software, Daten- und FileMaker Magazin Tabellen-Hierarchien und deren Beziehungen 2015 Austausch in der fünften Ebene (Beispiel Mitglieder) FileMaker Magazin roter Text = speziell für Verbände und Organisationen 53