BÜROKRATIE: ENTBÜROKRATISIERUNG VON UNTERNEHMEN

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Tomas Bader
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1 BÜROKRATIE: ENTBÜROKRATISIERUNG VON UNTERNEHMEN Wesentliche Elemente einer Bürokratie (nach Max Weber): 1. eine genau fixierte Amts- bzw. Autoritätshierarchie mit einem Instanzenzug; 2. eine feste Kompetenz- und Arbeitsverteilung; 3. eine Regel- und Normengebundenheit des Verhaltens und Handelns und eine Entscheidungsfindung im Geist der formalen Unpersönlichkeit; 4. eine hohe Arbeitsteilung; 5. eine prinzipielle Trennung von Amt und Person; 6. eine besondere Betonung der schriftlichen Kommunikation (Aktenmäßigkeit der Verwaltung) 7. eine Besetzung von Positionen nach formalen, oft in Form von Prüfungen festgestellten Fachqualifikation; 8. eine nach formalen Kriterien verlaufende Laufbahn (Schema); 9. eine Entlohnung, die keinen Leistungsbezug hat, sondern sich nach Alter, Art der Funktion und Dauer der Dienstleistung bemißt; 10. eine Verinnerlichung des Prinzips, alle empfangenen Weisungen ohne Rücksicht auf die eigene Einstellung bedingungslos auszuführen. Kritik an der Bürokratie: 1. Mängel des hierarchischen Systems: a) Konzentration von Entscheidungen an der Spitze; b) Be- und Verhinderung horizontaler Kooperation; c) Blockierung der Initiativen von unten; d) Förderung einer starren und aufwendigen Abstimmungs- und Kooperationsmaschinerie. 2. Mängel an Informationssammlung und -verarbeitung: a) Überfülle von Information ohne adäquate Nutzung; b) Überbewertung der Meinung von Ranghöheren; c) Filtern, Färben und Zurückhalten von Informationen. 3. Effizienzmindernde Verhaltensweisen:

eine hohe Arbeitsteilung; 5. eine prinzipielle Trennung von Amt und Person; 6. eine besondere Betonung der schriftlichen Kommunikation (Aktenmäßigkeit der Verwaltung) 7.

2 Entbürokratisierung Seite 2 a) kalkulierte Leistungsbereitschaft; b) übertriebenes Streben nach Sicherheit; c) Überbetonung der Regelbefolgung; d) Widerstand gegen Innovationen; e) Abschieben von Verantwortung; f) Sabotieren unliebsamer Entscheidungen. 1. Welche äußeren Zeichen der Macht sind in Ihrem Unternehmen gebräuchlich? 2. Werden in Ihrem Unternehmen bei der Integration neuer Mitarbeiter ausschließlich/überwiegend/zum Teil sachliche Inhalte vermittelt oder gibt es ein Schwergewicht auf gruppendynamische Aspekte? 3. Welche Möglichkeiten haben Mitarbeiter Ihres Unternehmens, Engagement, Ideen, Neuerungen in ihre eigenen/in andere Arbeitsbereiche einzubringen? 4. Ist allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens bewußt, was mit ihrer Arbeit erreicht werden soll? 5. Wie ausgeprägt ist die Fremdkontrolle in Ihrem Unternehmen? 6. Wann wurden die Kontrollmechanismen zuletzt auf ihre Sinnhaftigkeit hin überprüft? 7. Wie geht Ihr Unternehmen mit Konflikten um? 8. Gibt es in Ihrem Unternehmen Wertuntergrenzen für die Anschaffung geringwertiger Güter? Wann wurde die Wertgrenze zuletzt angepaßt? 9. Sind in Ihrem Unternehmen auch bei einfachen Abläufen mehrere Personen beteiligt und gibt es dafür Formvorschriften? 10. Werden Umwelteinflüsse (Reklamationen, Anfragen nach nicht lieferbaren Produkten, Marktdaten, Konkurrenzinformation etc.) als Störung oder als Impuls für unternehmerisches Handeln empfunden? 11. Führen Umwelteinflüsse zu Scheinmaßnahmen, Rechfertigungsmaßnahmen oder zu gezielten Reaktionen?

Werden in Ihrem Unternehmen bei der Integration neuer Mitarbeiter ausschließlich/überwiegend/zum Teil sachliche Inhalte vermittelt oder gibt es ein Schwergewicht auf gruppendynamische Aspekte? 3.

3 Entbürokratisierung Seite Gibt es in Ihrem Unternehmen betriebsfremde Unternehmensziele? Nehmen sie ein beachtenswertes Ausmaß an? Stehen einzelne davon im Vordergrund? 13. Kennen Sie in Ihrem Unternehmen die Begründung Das haben wir immer so gemacht!? 14. Wird in Ihrem Unternehmen die Erfüllung von Hilfsfunktionen extern zugekauft? 15. Nach welchen Gesichtspunkten erfolgt die Auswahl der extern zu erfüllenden Leistungen? 16. Wurde in Ihrem Unternehmen schon einmal der Aufwand für das Abstimmen von Maßnahmen festgestellt? 17. Welchen Anteil am Berichtswesen Ihrer Mitarbeiter haben Aktenvermerke, Protokolle etc.? Haben diese Papiere im Regelfall mehr als eine Seite? 18. Wie erfolgt in Ihrem Unternehmen die Feststellung der Notwendigkeit von zusätzlichem Personal/Raum/Sachmitteln/Automatisierungsleistung? 19. Welche Verantwortung und Konsequenzen (z.b. Kostenentlastung) tragen dabei die jeweiligen Bereichsvorgesetzten? 20. Bestehen in Ihrem Unternehmen Unterschiede zwischen festgelegtem Arbeits- bzw. Führungsstil und der Realität? 21. Haben Sie für Ihr Unternehmen bzw. Ihre Abteilung schon alle Möglichkeiten der Arbeitsbereicherung (job enrichment) ausgeschöpft? 22. Welche Möglichkeiten der Belohnung kennt Ihr Unternehmen? 23. Besteht ein erkennbarer Zusammenhang zwischen besonderer Leistung und Belohnung? 24. Wie stark ist das Führungspersonal Ihres Unternehmens mit Statussymbolen ausgestattet? 25. Haben Ihre Mitarbeiter durch Einschulung, Überblicksarbeit der Aufgaben und deren Eingliederung im Unternehmen die Möglichkeit, den Sinn ihrer Tätigkeit zu erkennen? 26. Erhalten Ihre Mitarbeiter Reaktionen auf ihr Handeln? 27. Liegt in den Aktionen und Äußerungen Ihres Unternehmens und

Nach welchen Gesichtspunkten erfolgt die Auswahl der extern zu erfüllenden Leistungen? 16. Wurde in Ihrem Unternehmen schon einmal der Aufwand für das Abstimmen von Maßnahmen festgestellt? 17.

4 Entbürokratisierung Seite 4 seiner Führungskräfte eine klare und einheitliche Linie? 28. Sind in Ihrem Unternehmen Ziele ausdrücklich formuliert und allen Mitarbeitern bekannt? 29. Für welche Hierarchieebenen gibt es in Ihrem Unternehmen schriftlich formulierte Ziele? 30. Auch wenn sie nicht schriftlich festgelegt sein sollte, lebt Ihr Unternehmen nach einer allgemein bekannten Philosophie? 31. Wie stark ist die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen ( Wir-Gefühl )? 32. Existiert unter den Mitarbeitern einzelner Abteilungen sowie zwischen den Abteilungen ein Zusammengehörigkeitsgefühl? 33. Wie groß ist der Anteil Ihrer Führungskräfte, der nur hinter Polstertüren seine Führungsaufgabe wahrnimmt? 34. Wie teamfähig bzw. kooperativ bzw. mitbestimmungsorientiert ist Ihre Führungsorganisation? 35. Fragen Sie gelegentlich, welchem Teilziel des Unternehmens eine Aktivität dient? 36. Was sind meine persönlichen Ziele und Erwartungen? 37. Was will ich in der jetzigen Tätigkeit erreichen? 38. Ist eine Änderung meiner Ziele zu erwarten? 39. Wie sehen in Analogie zu meinen persönlichen Zielen die Ziele des Unternehmens aus? 40. Gibt es Widersprüche zwischen meinen persönlichen Zielen und den Unternehmenszielen? 41. Wer kann was tun, um die Unternehmensziele und meine persönlichen Ziele anzunähern? 42. Wird die Zielsetzung Ihres Unternehmens bzw. einzelner Unternehmensbereiche periodisch überprüft? 43. Enthalten die in Ihrem Unternehmen formulierten Ziele ausgewogene Meßgrößen? 44. Welchen Stellenwert hat Innovationsfreudigkeit und Flexibilität bei Ihren Führungskräften? 45. Sind Ihre Mitarbeiter für Bürokratie sensibilisiert?

Auch wenn sie nicht schriftlich festgelegt sein sollte, lebt Ihr Unternehmen nach einer allgemein bekannten Philosophie? 31.

5 Entbürokratisierung Seite Welche Anreize und Gestaltungsmöglichkeiten stehen dem Mitarbeiter zur Verfügung, um gegen Bürokratie anzukämpfen?

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