Dossier: Briefe schreiben Vergleichen o Erklärung o Musterbriefe o Excercise and Answer key o 5 Brieftipps o Vocabulary Box Planen

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1 Dossier: Briefe schreiben Vergleichen o Erklärung o Musterbriefe o Excercise and Answer key o 5 Brieftipps o Vocabulary Box Planen Aus Vergleichen wird man klug so finden Sie das Niveau des Empfängers Begriffe wie Empfänger- oder Zielgruppenorientierung kennen Sie natürlich. Und Sie beherzigen diese Grundsätze, weil Sie im Deutschen sehr rasch die Sprachebene Ihres Gegenübers identifizieren. In Ihrer Muttersprache geschieht das intuitiv. In der Fremdsprache können Sie sich aber kaum auf Ihr Gefühl verlassen, weil Ihnen da die Routine fehlt. Wie Sie sich trotzdem helfen können, erfahren Sie hier. Nun haben wir schon mehrmals die Unterschiede zwischen formal und informal herausgearbeitet, wobei informal meist die gesprochene Variante bezeichnet, außer im persönlichen Brief. In diesem Beitrag geht es aber um die feineren Unterschiede im Stil von Geschäftsbriefen. Denn formal ist noch lange nicht gleich formal, aber sehen Sie selbst. Maureen Brown und Jennifer Hohensteiner geben Ihnen Tipps zum britischem und amerikanischem Englisch. Maureen Brown ist in London aufgewachsen und hat viele Jahre als Assistentin im Management eines führenden Unternehmens gearbeitet. Heute ist sie für die Bezirktsregierung in Surrey, Südengland, aktiv. Jennifer Hohensteiners Herkunft ist die USA. Sie erwarb den Master s Degree in Poitical Science und lebt seit 1990 in Deutschland. Langjährige Berufserfahrung als Fremdsprachensekretärin, Wirtschaftübersetzerin und Trainerin für Business Englisch zeichnen Sie aus. Musterbrief 1: Antwort auf Ihre Anfrage Geschenkartikel Dear Mr Kiefer, Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr 1

2 You asked us to you our latest catalogue. As it is not only quite large but also very attractive, I decided to send it to you via Air Mail. I am sure you will find many articles of interest. Bestellung per kontakt@gwi.de Bestellung per Fax: 089/ You will notice that we have included plants. You will agree that the wide range of over 3,000 articles is unbeatable. If you need more information, please call me under... I look forward to hearing from you. Yours sincerely, Now read the following letter and find out the differences in tone. Musterbrief 2: Antwort auf Ihre Anfrage Geschenkartikel Dear Mr Kiefer, Although you requested our latest catalogue via , we would prefer to send you a hard copy via Air Mail as you will be able to appreciate its size and detailed illustrations much better. This is the first time that we have included plants of really high quality. Our range of over 3,000 specimens offers a wide choice to all our customers. Should you require any further information, please do not hesitate to contact us. We look forward to receiving your valued order. Yours sincerely, 2

3 Exercise Level of Language 1. Please underline the words and phrases that indicate the formal level of language in the second letter. 2. Would you say it has a low, medium or high level of formal English? How would you judge the first letter? Die Lösung finden Sie am Ende des Textes. Tip from your British Editor Maureen Brown: The first example would be considered too casual to send when trying to obtain sales. Tip from your American Editor Jennifer Hohensteiner: I agree that the first letter is more low level in terms of formality and probably too informal for many companies and approaches. However, I can imagine the first letter being sent in the USA, especially in companies with a younger target group. Which of the two letters would you like to receive? The first one, we guess, because you are a younger and more modern type of business person, aren t you? The phrases in the second letter that correspond to the phrases from the first are more old-fashioned, very conservative. Moreover some of them, such as Should you require any further information are what we Germans call sprachliches Imponiergehabe. Nobody would ever talk like that and today nobody should write like that either. 3

4 Die fünf ultimativen Brieftipps The 5 big Cs for your business letters Your business letters should be Clear The recipient should be able to follow your thoughts easily, so use one paragraph for each idea or thought and short sentences. Fix the logical structure of what you want to say before you start writing. Complete Make sure that you provide the reader with all important details. Correct This refers to grammar, spelling and punctuation as well as to the fact that you should be honest. Concise Don t waste your reader s time, do not add unessential information but do confirm your intention in the end. Courteous Write in a polite and sincere tone, even if you are cross with the recipient. You can use these golden rules as a checklist as well: After having written your business English letter, do check whether you have considered all five Cs. If not, try again. But if you want to plan your letter perfectly just from the beginning, read the following article. Vocabulary box Englisch to provide with concise unessential sincere to be cross with so. by far esteemed thread Deutsch versorgen mit prägnant, knapp unnötig aufrichtig, echt, seriös verärgert über jdn. sein bei weitem geschätzt roter Faden 4

5 Planen Sie Ihre Briefe Wie Sie Angemessenheit oder appropriateness in Ihrer schriftlichen Korrespondenz erreichen, hat der Vergleich oben gezeigt. Das ist aber nur ein wichtiger Bestandteil von Briefen. Ein weiterer ist Logik bzw. nachvollziehbarer Aufbau. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Brief systematisch planen. Dabei kommt es zunächst darauf an zu unterscheiden, welche Art Brief Sie schreiben möchten. Eine Anfrage an einen unbekannten Lieferanten stellt andere Anforderungen als eine Reaktion auf ein empfangenes Schreiben, weil dort Ihre Reaktionen schon vorgegeben sind, der Briefschreiber sagt Ihnen ja, was er von Ihnen erwartet. Allen Ihren Briefen gemeinsam ist aber, dass sie ein bestimmtes Ziel verfolgen. In 5 Schritten zum Brief Step 1: Write down the aim of your letter Do you want to react to a letter you received? Do you want to get information/goods etc.? Do you want to get bills paid? Do you want to complain about something?... Step 2: Collect everything you need letters catalogues price list report other information Step 3: Find the thread of your letter Which points/information are important for your purpose? Which points can be left out? 5

6 Step 4: Write a rough outline Write down your points according to their importance. Have you left anything out that is necessary for understanding? If so, add these facts. Step 5: Write your letter Consider all five Cs while writing. Make sure that your reader can understand the purpose of your letter. Finally check whether your letter achieves its purpose. Answer key 1. although you requested... we would prefer Should you require any further information please do not hesitate your valued order 2. The second letter seems to be high level, because you would not talk like that. In this respect the first one seems more low level. Besuchen Sie uns im Internet unter 6