Das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM)

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1 Das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) Programm Informationen zum Verein Swissdec Demonstration einer Übermittlung Einrichten des ERP-Systems Datenschutz und IT-Sicherheit Fragen und Bemerkungen 1

2 Lohnmeldungen gestern und heute 3 Warum Swissdec? Unternehmen Personen Versicherer & Behörden Endempfänger Gemeinsame Geschäftsprozesse Institutionen zu: AHV, FAK UVG, UVGZ, KTG BVG Steuern Statistik weitere Der administrative Aufwand für Versicherer und Behörden wird von den Unternehmen als zu gross betrachtet. Die Unternehmen möchten vermehrt elektronisch kommunizieren. Die Anzahl von individuellen Schnittstellen zu Versicherer und Behörden wird immer grösser. Die Entwicklung und der Unterhalt von individuellen Schnittstellen ist aufwendig und teuer. 4 2

3 Swissdec Lösung Unternehmen ~ 300'000 AHV/FAK UVG UVGZ KTG Steuern BFS ERP = Lohnbuchhaltung XML Quittung oder URL (inkl. Login/Passwort) Distributor 1 Filterund Verteilfunktion Lohndaten werden nicht gespeichert! Versicherer & Behörden ~ EIN Lohnstandard Lohnstandard-CH PIV: AUTO Unternehmungen Lohnstandard-CH EIV: manuell «Distributor mit Filterfunktion» BFS Ausgleichskassen (AHV, IV, EO, ALV) Familien Ausgleichskassen Suva Privat-Versicherer UVG, UVGZ, KTG, BVG Steuerverwaltungen Alle 26 Kantone mit QST 10 Kantone mit LAW 6 3

4 Prozesslandkarte Swissdec (CH-Standards) Prozesse FiBu-Standard-CH MwSt-Abrechnung e-bilanz (XBRL Reports) Leistungsstandard-CH Kundenintegrierter Leistungsprozess von Anspruch bis Erbringung (KLEE) Lohnstandard-CH Eintritt, Mutation, Austritt (EMA) Einheitliche Lohnmeldung (ELM) ERP?? Realisiert inarbeit Vision 7 Patronatskomitee Revisionsstelle Vereinsversammlung Vorstand Suva, Schweiz. Steuerkonferenz (SSK), Schweiz. Versicherungsverband (SVV), eahv/iv, Bundesamt für Statistik (BFS) Beirat economiesuisse, Schweiz. Arbeitgeberverband, Schweiz. Gewerbeverband (SGV), Fédération des Entreprises Romandes, SECO Datenschutzbeauftragte Geschäftsstelle Fachstelle Beratung u. Zertifizierung, Standards (ELM) u. Dokumentation, Test u. Produktionshilfen, Prozessüberwachung Marketing und Administration Event, Messen, Informationsmittel, Homepage, Rechnungswesen, Protokoll, Planung Projekt Leistungsstandard-CH (KLEE) UVG, UVGZ, KTG, Projekt Lohnstandard-CH Quellensteuer für Dritte (Versicherung) SSK Logistik Projekt e-bilanz Banken, SSK, ESTV Technische Kommission Beirat, BFS, eahv/iv, SSK, Suva, SVV Fachgruppe AHV/FAK Fachstelle, eahv/iv, Ausgleichskassen, Softwarepools Fachgruppe Versicherung Fachstelle, SVV, Suva Fachgruppe Statistik Fachstelle, BFS Fachgruppe BVG Fachstelle, SVV, eahv/iv Fachgruppe Steuern Fachstelle, SSK Logistik, Experten Lohnausweis, Quellensteuer Fachgruppe Lohnsoftware-Hersteller Fachstelle, Lohnsoftware-Hersteller Fachgruppe Treuhänder Fachgruppe Unternehmen 8 4

5 Datenempfänger 182 Institutionen mit 215 Kopplungen an den Distributor Versicherungen - Krankenkassen - Steuerverwaltung - eahv / IV - BFS Alle 26 Kantone sind Empfangsbereit! 9 Software Hersteller über 136 zertifizierte Lohnbuchhaltungen Auswahl Swissdec zertifizierter Lohnprogramme 10 5

6 Betrieb Distributor Anzahl Personen Anzahl Meldungen Personen Unternehmen Deklarationsjahr 11 Geografische Definition "ELM" 12 6

7 und im Lohnwesen: Einheitliches LohnMeldeverfahren 13 Die drei Wege einer Deklaration P2P (Formulare) P2M (Web Portal) M2M (ELM) Unternehmen Im Lohnprogramm erfassen Papier Formular ausfüllen Im Lohnprogramm erfassen Online Formular ausfüllen Im Lohnprogramm erfassen Postversand Elektronisch übermitteln Elektronisch übermitteln Empfänger Erfassen Automatische Verarbeitung Automatische Verarbeitung P= Person M= Maschine 14 7

8 Demonstration einer Übermittlung 15 Einrichten des ERP-Systems 16 8

9 Voraussetzungen ERP-System Swissdec zertifiziertes Lohnprogramm - Aktuelle Version / Update / Patch Firewall Konfiguration - Kommunikation zwischen ERP und Distributor muss in beide Richtungen gewährleistet sein. Aktueller Internet Browser Grosse Datenmengen - wie Personenmeldungen >20'000 - neuralgisches Datum meiden (z.b ) - einzeln pro Domäne aufbereiten und übermitteln - evtl. mit Empfänger vorgängig Kontakt aufnehmen 17 Übersicht der Versionen im Lohnstandard-CH AHV, FAK UVG, UVGZ, KTG BVG Hauptversion Produktionsstatus Lohnausweis Lohnstrukturerhebung Quellensteuer Gültig ab 4.0 FINAL DEPRECATED 2015 NOT 3.0 DELETED ACCEPTED DEPRECATED 2015 NOT 2.2 DELETED ACCEPTED NOT ACCEPTED 1 : Die Daten der Versionen 2.2 und V3.0 werden vom BFS seit Dez abgewiesen. 18 9

10 Einrichten des ERP-Systems Seite

11 Einrichten des ERP-Systems Seite

12 Fertig eingerichtet? Testübermittlung frühzeitig durchführen. Suva empfiehlt sich für eine Testübermittlung. Testflag nicht vergessen zu setzen! 23 Datenschutz und IT-Sicherheit 24 12

13 Swissdec Lösung Unternehmen AHV/FAK UVG UVGZ KTG Steuern BFS ERP 1 Browser.xml Lohnbuchhaltung = Freigabe zur Verarbeitung ELM Quittung URL's Schlüssel Passwörter Distributor Filterund Verteilfunktion Lohndaten werden nicht gespeichert! Datenschutz Sicherheit Versicherer & Behörden 25 Datenschutz und IT-Sicherheit Swissdec wird von der SQS regelmäßig zertifiziert. - Datenschutz Label: VDSZ und GoodPriv@cy - Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Mmgt-Systeme Externe Datenschutzbeauftragte engagiert. Keine Speicherung von Lohn- und Nutzdaten

14 Datenschutz und IT-Sicherheit Anwender entscheidet, welchem Empfänger Daten.elektronisch übermitteln werden. Kontrolle über die übermittelten Daten bis zum Schluss. - Freigabe erforderlich Doppelte Verschlüsselung der Daten bei der Übermittlung. - Dateiverschlüsselung und Kanal Verschlüsselung (SSL) Laufende Weiterentwicklung der IT-Sicherheitslösungen. 27 Rechtliche Aspekte Mit einer Vollmacht delegiert das Unternehmen die Kompetenzen an seinen Treuhänder Mit einer Vollständigkeitserklärung garantiert das Unternehmen dem Treuhänder, dass alle erforderlichen Unterlagen übergeben wurden Der Treuhänder haftet grundsätzlich nicht gegenüber den Lohndatenempfängern Die Unterschrift des Unternehmens enthaftet den Treuhänder in der Regel nicht Für die elektronische Kommunikation mit Swissdec ist keine Unterschrift erforderlich 28 14

15 Merkblatt zur Datenlieferung für ELM- Quellensteuer (SSK) Verlangter Umfang von Personendaten in verschiedenen Situationen, insbesondere: - Minimaler Umfang der Personendaten - Zusatzdaten bei Eintritt - Partnerdaten bei Neueintritt und Mutation, sowie deren Nacherfassung Unterjähriger Einstieg in ELM-Quellensteuer. Kantonale Kontrollnummern Handhabung von Ersatzmeldungen Download SSK Merkblatt 29 Informationsmittel Swissdec Dossier Swissdec Flyer 30 15

16 Fragen und Bemerkungen Sind Fragen offen? Haben Sie Bemerkungen dazu? Herzlichen Dank für Ihr Interesse! 31 16