ABACUS Lohn Jahresendverarbeitung. Anleitung

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1 ABACUS Lohn Jahresendverarbeitung Anleitung

2 Inhaltsverzeichnis 1 L56 Neues Jahr eröffnen 3 2 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen Programm 43 Nationale Daten Programm 443 Basen definieren Programm 441 Firmenstammfelder Programm 441 Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder Programm 32 Lohndaten Programm 421 Tabellen erfassen Quellensteuertarife Familienzulagentabellen 7 3 Nationale Auswertungen Prog. L2995 elektronische Übermittlung empfohlen! Bereinigung L31 Stammdaten/Lasche Versicherungen AHV-/ALV-Abrechnung (Programm 2911) UVG-Abrechnung (Programm 2921) UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm 2922) KTG-Abrechnung erstellen (Programm 2923) Revisionsprotokolle (Programm 293) Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen: FAK-Abrechnung (Programm 2941) Familienzulagen-Auswertung (Programm 2945) Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm 2984) LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung alle 2 Jahre, Programm 2981) Quellensteuerabrechnung (Programm 2951) PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm 2961) 10 4 Lohnausweise Änderungen per Deklaration Aussendienstanteil unter Ziff. 15, wenn Arbeitsweg durch Arbeitgeber bezahlt Lohnausweis Spesenvergütungen Ziffer Kosten an die Weiterbildung Lohnausweis Quellensteuer GE: Aufbereitung der Lohnausweise Programm 31 Personalstamm Programm 414 (vor V.2015 Prog. 2979) Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen Programm 2971 Lohnausweise aufbereiten Programm 2972 Lohnausweise mutieren Programm 2974 Lohnausweise Schweiz ausgeben 13 5 Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss) 14 6 Programm 381 Globalmutationen

3 1 L56 Neues Jahr eröffnen Damit im neuen Jahr Lohnperioden eröffnet werden können, muss zuerst das neue Jahr eröffnet werden. Auch nach der Eröffnung des neuen Jahres können immer noch Lohnläufe im alten Jahr eröffnet und verarbeitet werden. Beim Start des Programmes Jahresabschluss dürfen keine weiteren Personen im selben Mandant im Modul Lohn arbeiten. Falls Sie das Vorjahr 2015 zuerst abschliessen müssen, gehen Sie in dieser Anleitung bitte zuerst auf Punkt 5/Jahr abschliessen. Flag (grau schattiert) muss auf Jahr 2017 eröffnen stehen. Ansonsten muss das Vorjahr zuerst abgeschlossen werden. grundsätzlich werden alle Personalwerte (Lohndaten) ins neue Jahr übertragen. Das Anwählen eines Feldes (Inhalt auf 0 stellen) ist hier also normalerweise nicht nötig (mögliche Ausnahmen: Wertefelder für Lohnausweise oder Saldo-Felder, welche Anfang Jahr mit Wert 0 starten sollen). Die Daten allfällig bereits eröffneter Lohnachsen im Folgejahr werden nicht überschrieben. mit F2 oder Icon Jahresabschluss starten Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert werden, falls bei Ihnen die Daten in der Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen empfehlen wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen. in der Regel sollten alle jahresabhängigen Tabellen ins neue Kalenderjahr kopiert werden, welche im neuen Jahr NICHT ändern werden. Achtung, bei den Familienzulagen ist es möglich, dass im Jahr 2017 falscherweise nur der Kanton VD übertragen wird. Daher empfehlen wir Ihnen, für das Jahr 2017 die Familien-Zulage- Tabellen von der ABACUS-Homepage herunterzuladen und via Prog. L422 zu importieren, auch wenn es keine Änderungen zum Vorjahr geben sollte. bereits existierende Tabellen sollen nicht kopiert werden, da sonst bereits bestehende Tabellen im neuen Jahr wieder mit den Werten des alten Jahres überschrieben werden neue, angepasste Tabellen im Anschluss importieren via Programm 422/Tabellen einlesen das Programm 423 (Tabellen in neues Jahr kopieren) kann auch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden 3 16

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5 2 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen Mindestens alle zwei Jahre überprüft der Bundesrat, ob die Renten an steigende Preise und Löhne angepasst werden müssen. Letztmals wurden die Renten auf Anfang 2015 erhöht. Die minimale ganze Rente beträgt 1175 Franken pro Monat, die maximale ganze Rente 2350 Franken. Da die minimale AHV-Rente für die Berechnung anderer Leistungen und Beiträge dient, bleiben diese für 2017 ebenfalls auf dem heutigen Stand. Eine gesamte Übersicht der Änderungen in den Sozialversicherungen finden Sie auf folgender Homepage: Direkter Link: klicken Sie hier. 2.1 Programm 43 Nationale Daten Keine Änderungen im Vergleich zum Vorjahr. Lohn Prog. L43/Nationale Daten: 5 16

6 Tipp: Auf Lohnabrechnungsformular L14 können 3 Nachkommastellen im Ansatz (%) dargestellt werden (Menü Gestaltung, Lasche Formatierung ) 2.2 Programm 443 Basen definieren Falls sich per 2017 Ihre Maxima im Bereich KTG und/oder UVGZ verändern sollten die hinterlegten Werte überprüft und ggf. angepasst werden. Die Höchstwerte befinden sich direkt bei der Versicherung unter Programm L443. Diese können auf Zeitachse Januar 2017 entsprechend mutiert werden. Prog. L443: KTG und/oder UVGZ: Bei der jeweiligen Versicherung können im Register Beiträge (auf Zeitachse!) zudem die korrekten Beitragssätze überprüft/angepasst werden: 2.3 Programm 441 Firmenstammfelder Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der firmenspezifischen Sätze, z.b. Ansatz pro Kilometer, Essensentschädigung etc.? 2.4 Programm 441 Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der Abteilungs- und/oder geschäftsbereichsspezifischen Sätze, z.b. Spesen-Ansätze, durchschnittliche Jahresarbeitszeit etc.? 2.5 Programm 32 Lohndaten Eingabe allfälliger Lohnänderungen für das neue Jahr. Ohne Änderungen werden automatisch die Lohndaten des Vorjahrs übernommen. 6 16

7 2.6 Programm 421 Tabellen erfassen Überprüfen und Aktualisieren der Tabelleninhalte (z.b. neue BVG-Sätze, Quellensteuertarife, Familienzulagen etc.). 2.7 Quellensteuertarife Die Quellensteuertarife können wieder wie gewohnt auf der Internetseite heruntergeladen und eingelesen werden: Klicken Sie hier Eine separate Dokumentation zum Thema Quellensteuer kann Anfang Jahr via Internet-Link heruntergeladen werden: Klicken Sie hier ELM 4.0 Schnittstelle zu allen 26 Kantonen: Die XML-Schnittstelle wurde von ABACUS mit Version 2015 ausgeliefert (Zertifizierung ELM 4.0). Bis zum Update 2015 und Umstellung ELM 4.0 kann die Quellensteuerabrechnung nur in Papierform aufbereitet werden. 2.8 Familienzulagentabellen Die Tabellen können auf folgender Homepage heruntergeladen und ins ABACUS importiert werden: Direkter Link für Download der Tabellen: Klicken Sie hier. Familienzulagen: Tabelle 15-19, wird längerfristig von ABACUS nicht mehr gewartet Detaillierte Familienzulagen: Tabelle 20-22, Umstellung muss jedoch vorgängig pro Mandant vorgenommen werden (= Einstellungen im Prog. L443 Menü Versicherungen/Statistik überprüfen:) 7 16

8 3 Nationale Auswertungen Alle Lohnläufe des betreffenden Auswertungsjahres müssen definitiv verbucht sein! Hinweis: ABACUS unterstützt bei den meisten Jahresendprogrammen die elektronische Schnittstelle ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren). Die ursprüngliche Option Sozialversicherungsschnittstelle wurde in die Grundlizenz Lohn integriert. Die elektronischen Auswertungen erfolgen mit ELM 3.0 resp. ELM 4.0 via Programm L Prog. L2995 elektronische Übermittlung empfohlen! Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine ausführliche Anleitung zur ELM-Übermittlung Prog. L2995 zur Verfügung (ELM_4_0_Wegleitung_Übermittlung.pdf, 48 Seiten) 3.2 Bereinigung L31 Stammdaten/Lasche Versicherungen Wichtig zu wissen: Für sämtliche Jahresend-Auswertungen wird die Mitarbeiterzeitachse im Prog. L31 bei Lasche Versicherungen berücksichtigt. Wenn also z.b. der Versicherungscode nicht durchgängig für das ganze Jahr auf allen Zeitachsen hinterlegt wurde, wird dies zu Differenzen in der Jahresend-Abrechnung führen. Diese Zeitachsen-Funktion ermöglicht eine korrekte Ausweisung der pflichtigen Lohnsummen bei allfälligen unterjährigen Code/Versicherungswechsel (z.b. Wechsel UVG-Code von A3 auf A2 etc.) Für Ausdrucke auf Papier (auch bei elektronischer Übermittlung via Prog. L2995 vorgängig auszuführen für Kontrolle und interne Ablage): 3.3 AHV-/ALV-Abrechnung (Programm 2911) 1. Programm 2911, AHV-/ALV-Abrechnung erstellen, anwählen 2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen 3. in Gestaltung Sachbearbeiter Name/Kontaktdaten hinterlegen 4. Liste AHV-pflichtiges Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken 5. Liste AHV-befreites Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken 6. Liste mit Aufrechnung Brutto-Lohnsummen (falls verwendet), Ansicht und/oder drucken 3.4 UVG-Abrechnung (Programm 2921) 1. Programm 2921, UVG-Abrechnung erstellen, anwählen 2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen 3. allenfalls in der Lasche Versicherungen Selektion treffen, falls unterschiedliche Versicherungen bestehen und diese separat abgerechnet werden müssen 4. in Gestaltung Sachbearbeiter-Kontaktdaten hinterlegen 3.5 UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm 2922) Gleiche Schritte wie UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vorgängige Definition der für die UVGZ benötigten Parameter (L443 Versicherung inkl. Basis, Hinterlegung pro Mitarbeiter auf Zeitachse). 3.6 KTG-Abrechnung erstellen (Programm 2923) Gleiche Schritte wie SUVA/UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vorgängige Definition der benötigten Parameter (L443 Versicherung inkl. Basis, Hinterlegung pro Mitarbeiter auf Zeitachse). 8 16

9 3.7 Revisionsprotokolle (Programm 293) 1. Programm 2931, Lohnartenrekapitulation pro Monat 2. Programm 2933, Lohnkonto Diese Protokolle benötigt der AHV-Revisor. Es wird je nach Personenanzahl ziemlich viel Papier ausgedruckt. Evtl. vorab nur Rekapitulation anwählen (Menü Gestaltung Journal Details drucken Kreuz herausnehmen) und dann bei Bedarf des Revisors weitere Ausdrucke machen (kann ohne Probleme auch zu einem späteren Zeitpunkt ausgedruckt werden). Tipp: Die Revisionsprotokolle inkl. die Jahresend-Deklarationen können auch in ein PDF-Dokument gedruckt und elektronisch abgelegt werden. 3.8 Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen: Lohnartenliste mit Basenverteilung, aktueller Ausdruck Programm 4151 AHV-/SUVA-Jahresabrechnung (wird jährlich ausgedruckt siehe oben) (Programm 2911 und 2921) Kumulativjournal ganzes Jahr über alle Lohnarten jedoch nur Rekap Programm 221 (Rekap = in Gestaltung, Rekap Kumulativjournal ohne Detail; Nachzahlungen im abgerechneten Monat anzeigen aktivieren) 3.9 FAK-Abrechnung (Programm 2941) 1. Prog. 414 Lohnartenzuordnung überprüfen: Welche Lohnarten bilden die Familienzulagen? 2. Programm 2941, FAK-Abrechnung erstellen, anwählen 3. Jahr sowie Monate (1-12) auswählen 4. im Menü Gestaltung die gewünschte Lohnartengruppen wählen 3.10 Familienzulagen-Auswertung (Programm 2945) Fakultativ, Übersicht nach Bedarf, via Gestaltung können zusätzliche Felder ausgewertet werden. Diese Auswertung ist nur möglich, wenn mit detaillierte Familienzulagen abgerechnet werden. Ihr/e Kundenbetreuer/in nimmt auf Wunsch gerne eine entsprechende Umstellung vor Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm 2984) Im ABACUS ist das Formular im PDF-Format hinterlegt und kann hier bequem aufbereitet werden 9 16

10 3.12 LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung alle 2 Jahre, Programm 2981) ABACUS bietet die Möglichkeit, die Statistik aufzubereiten und elektronisch via ELM an das Bundesamt für Statistik zu übermitteln. Details entnehmen Sie bitte der separaten Dokumentation, welche wir auf unserer OBT-Homepage aufschaltet haben: Direkter Link für Download: Klicken Sie hier Quellensteuerabrechnung (Programm 2951) 1. Programm 2951, Quellensteuerabrechnung erstellen anwählen 2. monatliche oder Quartalsweise Abrechnung wählen 3. Im Prog. L443 unter Kantonseinstellungen Abrechnungsnummer hinterlegen 4. Allenfalls via L414 einmalig Lohnarten für Quellensteuer korrekt zuordnen 5. L2955: Formular TI ist ab ABACUS Version 2015 integriert (Attestato-ricevuta) 6. L2959: Schnittstellen für Kt. GE und VD 3.14 PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm 2961) 1. in der Gestaltung müssen die PK-Abzugslohnarten angegeben werden 1. gewünschtes Layout z.b. BVG-Abrechnung (Mitarbeiter-Informationen) wählen 2. zusätzliche Angaben Sachbearbeiter etc. hinterlegen 3. Export in Excel und/oder Ausdruck Tipp Für alle Versicherungen: Diverse Ausgleichskassen und auch UVG-Versicherer etc. unterstützen in der Zwischenzeit die Möglichkeit von ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) oder allenfalls den elektronischen Upload via XML-Datei. Beide Varianten können mit der ABACUS Software erstellt werden, sofern die nötigen Einstellungen und Vorbereitungen in Ihrem Mandanten durchgeführt worden sind. Für allfällige Unterstützung bei der Einrichtung steht Ihnen das Lohnsupport-Team von OBT AG gerne zur Verfügung. Auch die Wegleitung (48 Seiten) für die ELM-4-Übermittlung kann bei uns bezogen werden. Liste der aktuellen ELM-empfangsbereiten Versicherer (Stand ): Im Programm 443 können die verschiedenen Versicherungen inkl. Adresse und Policen-Nummer hinterlegt werden. Diese Angaben werden wiederum direkt auf den Jahresend-Abrechnungen vermerkt

11 4 Lohnausweise 4.1 Änderungen per 2016 Die neue Wegleitung gültig ab 2016 finden Sie hier: _ pdf.download.pdf/ d_ pdf Die wesentlichen Änderungen per Januar 2016 sind: 4.2 Deklaration Aussendienstanteil unter Ziff. 15, wenn Arbeitsweg durch Arbeitgeber bezahlt Geschäfts-/Servicefahrzeug: Neue Regelung betreffend Geschäfts-/Servicefahrzeug im Zusammenhang mit Umsetzung FABI (Angenommene Initiative Finanzierung und Ausbau der Bahninfrastruktur ) : Konkret bedeutet dies, dass ab 2016 bei allen MA mit Geschäfts- oder Servicefahrzeugen, bei welchen bisher ein Kreuz im Feld F (Arbeitsweg bezahlt) deklariert wurde (= Servicefahrzeug oder Geschäftsauto/GA wird durch Arbeitgeber zur Verfügung gestellt), der %-tuale Anteil Aussendienst unter Ziffer 15/Bemerkungen bescheinigt werden muss! Die Unternehmen müssen sich überlegen, für welche Mitarbeitergruppe dies zutrifft und wie sie diesen Prozentsatz ermitteln und auf dem Lohnausweis ausweisen können. Wir empfehlen Kunden, welche von dieser Änderung betroffen sind, eine neue Lohnausweis- Bemerkungen zu erfassen: "Anteil Aussendienst XX % effektiv" oder "Anteil Aussendienst XX % pauschal nach Funktions-/Berufsgruppenliste" Eine Übersicht der Pauschalansätze gemäss Funktions-/Berufsgruppenliste finden Sie hier: www. Der Prozentwert für den Anteil Aussendienst kann als Lohnwert im Personalstamm erfasst werden, welchen man in der Lohnausweisbemerkung als Parameter hinzufügt. So ist es möglich, für alle Mitarbeitenden den individuellen Anteil Aussendienst auf dem Lohnausweis zu deklarieren. 4.3 Lohnausweis Spesenvergütungen Ziffer 13.1 Das kleine Feld (effektive Spesen: Reise, Verpflegung, Übernachtung) bei Ziffer muss bei genehmigten Spesenreglementen NICHT angekreuzt werden (ansonsten erscheint beim Aufbereiten der Lohnausweise eine Warnmeldung)

12 4.4 Kosten an die Weiterbildung 4.5 Lohnausweis Quellensteuer GE: Zusätzlicher Bemerkungstext in Ziffer 15 ersetzt das bisherige Formular Attestation-Quittance in Genf. Kann via L31 in Templates definiert werden. 4.6 Aufbereitung der Lohnausweise Programm 31 Personalstamm In der Lasche Lohnausweis bei allen Mitarbeitern überprüfen, ob ein Template zugeordnet ist. Bei Bedarf können in diesem Programm auch bestehende Templates angepasst werden. Für eine Kontrolle/Mutation der Templates siehe auch Kapitel Nr Globalmutationen Programm 414 (vor V.2015 Prog. 2979) Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen Dies ist grundsätzlich eine einmalige Tätigkeit und erfolgt meist bei der Einführung oder zu einem späteren Zeitpunkt zusammen mit OBT. Es wird jedoch empfohlen, vor jeder Aufbereitung der Lohnausweise diese Einstellungen zu überprüfen (z.b. falls unterjährig neue Lohnarten definiert wurden etc.!) Programm 2971 Lohnausweise aufbereiten Der Switch unter den Kriterien Bereits mutierte Felder neu aufbereiten (d.h. im Programm 2972 mutierte Mitarbeiter) muss in der Regel nicht aktiviert werden. Er ist nur wirksam, wenn jemand im Programm 2972 bereits Lohnausweise mutiert hat und dies wieder rückgängig machen will. Das heisst, der Lohnausweis wird einfach nochmals vollständig aufbereitet und die getätigten Änderungen im Programm 2972 sind nicht mehr vorhanden Programm 2972 Lohnausweise mutieren Dieses Mutationsprogramm wird nur benötigt, um allfällig Daten manuell zu ändern. In der Regel erübrigt sich dieses Programm, wenn die Templates (Vorlagen) im Personalstamm Programm 31/Lasche Lohnausweis korrekt gespeichert wurden. Evtl. muss jedoch z.b. das Austrittsdatum eines einzelnen Mitarbeiters manuell angepasst werden, falls dieses in den Stammdaten nicht korrekt gesetzt werden konnte. Bemerkung: Diese Mutationen werden wieder gelöscht, sobald die Lohnausweise erneut aufbereitet werden mit dem angekreuzten Flag unter Icon Kriterien Bereits mutierte Felder neu aufbereiten

13 4.6.5 Programm 2974 Lohnausweise Schweiz ausgeben Entsprechendes Kalenderjahr auswählen im Menü Gestaltung - Druckeinstellungen angeben, ob mit oder ohne Formular gedruckt werden soll - Anzahl Kopien definieren - Abstand Mitarbeiteradresse vom linken Rand wählen (je nach Couvert-Fenster-Position) - Eingabe Name Firma und verantwortliche Person inkl. Tel.-Nummer - der Ausdruck des Barcodes auf dem Lohnausweis ist nicht zwingend, jedoch gemäss Wegleitung wünschenswert Vorschläge zum Ausdruck/Ablage für Arbeitgeber Reihenfolge/Sortierung nach Namen und im Ordner Register A-Z ablegen für Arbeitnehmer und Steuerbehörde in der Lasche Gestaltung 2 Kopien wählen und verschicken Kopie in Mitarbeiterdossier im Programm L31 ablegen (elektronisch) ABACUS unterstützt die elektronische Aufbereitung ELM (Übermittlung an kant. Steuerämter) Speichern des Lohnausweises ins (elektronische) Mitarbeiterdossier: 13 16

14 5 Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss) Dieser Abschluss ist definitiv und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Aus diesem Grunde empfehlen wir Ihnen, den definitiven Abschluss erst ein paar Monate später, d.h. ca. im 1. oder 2. Quartal des neuen Jahres durchzuführen, nachdem man sich vergewissert hat, dass nichts mehr ins alte Jahr zu buchen ist. Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert werden, falls bei Ihnen die Daten in der Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen empfehlen wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen. Definitiver Jahresabschluss (Programm L56 Jahresabschluss ) Vorjahr abschliessen. Danach können keine Lohnläufe mehr mit Datum Vorjahr abgerechnet werden. Personendaten nicht löschen. Daten mind. 10 Jahre behalten bei Lohnwerte nichts auswählen (nur Ausnahmen werden angekreuzt) 14 16

15 6 Programm 381 Globalmutationen Gerade auf ein neues Jahr gibt es diverse Mutationen im Personalstammbereich. Für die Lohn- und Stammdaten besteht ein Programm, in welchem globale Mutationen durchgeführt werden. Dieses Programm kann für globale wie auch individuelle Mutationen verwendet werden. z.b. Global: Erhöhung Pauschalspesen um 20 Franken, Teuerungsausgleich pauschal 1% etc. Individuell: z.b. neue Löhne, neue PK-Beiträge etc. Tipp Auch die Templates für den Lohnausweis können in diesem Programm auf bequeme Art überprüft und bei Bedarf auch angepasst werden. Ebenso auch Kostenstellen, LSE-Statistikfelder, UVG- Codes, QST-Codes, Zivilstands-Datum etc. Wichtig: Wenn die vorgenommenen Änderungen in die Personaldaten übertragen werden sollen, muss der Speicher-Button (oben links in vorgängiger Abbildung: rot markiertes Disketten-Symbol) gedrückt werden. Tipp 2: Falls Sie die Option AbaConnect lizenziert haben, können Sie ab ABACUS V.2015 diese Daten ins Excel exportieren, dort bearbeiten und wiederum ins ABACUS importieren! Bei Fragen Sollten Sie Fragen zum Jahresabschluss haben, rufen Sie uns bitte an. Sie erreichen uns während der Bürozeit unter der Hotline-Nummer oder via

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