Checkliste Jahreswechsel 2016

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1 Checkliste Jahreswechsel 2016 asebis Personal 90_Checkliste_Jahresende_asebis Personal.docx Seite 1 von 10

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Vorbereitungen Jahresauswertungen Vorbereitungen für das neue Jahr Wünsche / Anregungen / Kritik...10 Seite 2 von 10

3 1. Einleitung Mit der vorliegenden Checkliste wird dem Anwender der Lohnbuchhaltungssoftware asebis Personal ein Leitfaden zur Verfügung gestellt, mit welchem er der Jahreswechsel erfolgreich meistert. 2. Vorbereitungen Nr. Task Werkzeug 1 Alle Lohnläufe für das Kalenderjahr definitiv abschliessen, für welches die Jahresendverarbeitung erstellt werden soll. Lohnlauf für alle Perioden und Mitarbeiter Zahlungen: Zahlungslauf für alle 2 Kontrolle Zustand Lohnabrechnung Alle Lohnabrechnungen müssen mindestens Status = 5 Zahlungen ausgeführt haben. Damit sind die Lohnläufe definitiv fixiert. Perioden ausgeführt Kontrollblatt Zustand Lohnabrechnung Hinweis: Falls die Lohnbuchhaltung mit der SBS.NET Finanzbuchhaltung/Betriebsbuchhaltung verbunden ist bzw. die abgerechneten Löhne in die Finanz- und Betriebsbuchhaltung verbucht werden sollen, müssen die Lohnabrechnungen den Status = 7 verbucht haben. Die Abstimmung der vollständigen und korrekten Verbuchung der Löhne wird in dieser Checkliste nicht behandelt, da die Verbuchung mindestens pro Periode (Monat) mit der Finanz-/Betriebsbuchhaltung abgestimmt werden sollte. 3 Jahreslohnkonto für alle Mitarbeiter inkl. Rekapitulation und Lohnbasen ausgeben (kann auch als pdf exportiert statt gedruckt werden). Auswertungen Jährlich/Jahreslohnkonto 1. Kontrolle, ob gesamthaft in der Rekapitulation die beabsichtigten Lohnarten und Basen ausgewiesen werden 2. Kontrolle, ob bei den einzelnen Mitarbeitern die beabsichtigten Lohnarten und Lohnbasen in den Perioden richtig ausgewiesen werden. Seite 3 von 10

4 3. Jahresauswertungen Nr. Task Werkzeug 4 Kontrolle AHV-Abrechnung AHV-Lohnbescheinigung Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden Lohnbasen: - AHV-Lohn mit Basis AHV Lohn - ALV1-Lohn mit Basis ALV Lohn (oder ALV1 Lohn) - ALV2-Lohn mit Basis ALVZ Lohn (oder ALV2 Lohn) 5 Kontrolle AHV-Freie Personen/Lohnsummen AHV-Freie 6 Sozial-Zulagen kontrollieren Kontrolle Übereinstimmung der Totale mit Jahreslohnkonto- Rekapitulationssummen mit den entsprechenden Lohnarten: - Kinderzulagen - Ausbildungszulagen - Familienzulagen ACHTUNG: Darauf achten, dass alle damit zusammenhängenden Lohnarten inkl. allfälliger Korrektur- Lohnarten Summen mässig in der Auswertung ausgewiesen werden. Personen/Lohnsummen Kinder-/Ausbildungs- und Familienzulagen Hinweis: Falls die Summen nicht übereinstimmen, kann es sein, dass die entsprechenden dafür notwendigen Konstanten falsch oder gar nicht eingerichtet wurden. Diese können im Nachhinein problemlos erfasst/korrigiert werden. 7 Kontrolle Unfallversicherungsabrechnungen Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden Lohnbasen: UVG-Jahresabrechnung - UVG-Basis mit Basis UVG_BAS - UVG-Lohn mit Basis UVG_LOHN bis maximaler UVG-Lohn - UVG-Zusatz = UVG_BAS abzüglich definiertes UVG-Maximum. SUVA-Jahresabrechnung - Bruttolohn mit Basis Brutto - SUVA-Basis mit Basis UVG_BAS - SUVA-Lohn mit UVG_LOHN UVG-Jahresabrechnung oder SUVA-Jahresabrechnung und UVG/AHV-Kontrollliste Seite 4 von 10 Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert, überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit

5 Nr. Task Werkzeug UVG-Pflicht zugewiesen wurde (Stammdaten/Pflichtigkeiten). 8 Kontrolle KTG-Abrechnung Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert, überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit KTG-Pflicht zugewiesen wurde (Stammdaten/Pflichtigkeiten). Beachten Sie zudem, dass die Report-Spaltenüberschriften und -Spaltenwerte über die Konstanten frei definierbar sind. In der Regel sind dies folgende Konstanten: KTG-Jahresabrechnung Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden definierten Lohnarten der Konstanten. 9 Kontrolle PK-Abrechnung Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert, überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit PK-Pflicht zugewiesen wurde (Stammdaten/Pflichtigkeiten). Beachten Sie zudem, dass die Report-Spaltenüberschriften und -Spaltenwerte über Konstanten frei definierbar sind. PK-Abrechnung In der Regel sind dies folgende Konstanten: Seite 5 von 10

6 Nr. Task Werkzeug Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden definierten Lohnarten der Konstanten. 10 Kontrolle Quellensteuerabrechnung Querkontrolle der Spalten: - Tarif, Code, Anz. Kinder und Kirchensteuer sind Informationen aus dem Register Bewilligung im Personalstamm - Lohn (inkl. Naturalleistungen) = Lohnbasis STEUER_BAS - Zulagen und Nebenleistungen = Lohnbasis QST_ZULAGEN_BAS - Total steuerbare Brutto-Einkünfte = Summe der zwei vorherigen Spalten Quellensteuerabrechnung 11 Kontrolle Lohnausweise Kontrolle der Beträge: Der Report Lohnausweis summiert die Beträge aufgrund der zugeordneten Lohnarten im Lohnartenstamm. Kontrollieren Sie deshalb, ob bei allen auf dem Lohnausweis zu deklarierenden Lohnarten im Auswertung Jährlich/ Lohnausweis neu Empfehlung: Archivierung der Lohnausweise via PDF Seite 6 von 10

7 Nr. Task Werkzeug Lohnartenstamm im Feld LAW-Code die korrekte Lohnausweisziffer zugewiesen wurde. Nach dem Ausdruck der Lohnausweise empfehlen wir, diese zusätzlich als PDF-Datei in Ihrem elektronischen Ablagesystem zu archivieren. Achtung: alle jene Lohnarten, welche auf dem Lohnausweis in Ziffer 1 summiert werden müssen, werden über die zugeteilte Steuerbasis summiert. Kontrolle der Lohnausweis-Texte gem. Definition in: 1. Stammdaten/Lohnausweis 2. Stammdaten/Lohnartenstamm/LAW-Text 3. Stammdaten/Personalstamm/Register Lohnausweis 12 ELM Einheitliches Lohnmeldeverfahren. Dadurch kann der Original- Lohnausweis trotz allfälliger Neuparametrisierungen nachträglich als PDF (Suchfunktion benutzen) ausgedruckt werden. ELM Lohnmeldung Jene Kunden, welche bereits auf die Swissdec zertifizierte Version umgestellt und ELM eingerichtet haben, können die Jahresauswertungen elektronisch an die entsprechenden Institutionen übermitteln. Seite 7 von 10

8 4. Vorbereitungen für das neue Jahr Nr. Task Werkzeug 13 Überprüfung/Anpassungen Konstanten für - Prozentsätze AN + AG - Maximal-Lohnsummen - Minimal-Lohnsummen - Freigrenzen - und eventuell weitere branchenspezifische, jahresabhängige Konstanten Hinweis: Die Angaben über geänderte Werte erhalten Sie von Ihrer Ausgleichskasse und/oder Branchenverband und Ihren Versicherungen in der Regel frühzeitig und automatisch per Post zugestellt, oder sind auf deren Websites abrufbar. Stammdaten/Konstanten (die alten Werte mit Bis-Datum begrenzen und die neuen Werte mit Gültig-von Datum neu erfassen) Für das Jahr 2016 sind uns folgende Änderungen bekannt: AHV-Beitragssatz: Senkung des EO-Beitragssatzes von 0.5 % auf 0.45 %: Bitte passen Sie folgende Konstanten entsprechend ab, indem Sie die alten Sätze abschliessen und die neuen erfassen. Durch die Änderungen werden die %-Sätze auf 3 Stellen nach dem Komma erweitert. Falls auf der Lohnabrechnung drei Stellen angezeigt werden möchten, kann dies via Custom Report individuell angepasst werden. Mit der Standard-Lohnabrechnung werden 2 Stellen angezeigt. h/de/aktualitaeten/detail/article/s enkung-des-eo-beitragssatzes/ sage/index.html?lang=de&msgid=55178 AHV_AG: % AHV_AN: % Unfallversicherung: Neue Obergrenze für den versicherten Verdienst (von auf ): Bitte passen Sie folgende Konstanten entsprechend ab, indem Sie die alten Sätze abschliessen und die neuen erfassen. ALV1_MAX: Fr. UVG_ABR_MAX: Fr. UVG_MAX: Fr. Prüfen Sie Angaben Ihrer Versicherung: UVG-Beiträge Arbeitgeber, sowie Arbeitnehmer für Berufund Nichtberufsunfall wie auch Zusatzversicherungen. KTG-Beiträge Arbeitgeber, sowie Arbeitnehmer wie auch Zusatzversicherungen. 14 Download und Einlesen neue Quellensteuertarife Die alten Tarif-Einträge sind zuerst abzuschliessen. Die von der Homepage downloadbaren Files entzippen und einlesen. de/home/direktebundessteuer/dienstleistungen/q uellensteuer/tarifeherunterladen.html Seite 8 von 10

9 Nr. Task Werkzeug Stammdaten / 15 Überprüfung/Anpassung der Werte für automatische Kinder- und Ausbildungszulagen-Berechnung. - Kinder- und Ausbildungszulagen-Grenzen - Kinder- und Ausbildungszulagentarife Hinweis: Die Angaben über geänderte Werte erhalten Sie bei Ihrer Ausgleichskasse oder sind auf deren Website abrufbar. 16 Überprüfung/Anpassung weitere Tabellen - Lohntarife (bei neuen Tariftabellen senden Sie uns bitte frühzeitig entsprechende Excel-Files) - Ferienentschädigungen 17 Lohnartenstamm Wenn per Januar 2016 allenfalls Lohnarten anzupassen und/oder neue Lohnarten einzurichten sind, nehmen Sie bitte mit uns frühzeitig Kontakt auf. 18 Neues Geschäftsjahr eröffnen Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen der Lohn- und Zahlungsbuchungen im Geschäftsjahr 2016 dieses Geschäftsjahr vorhanden bzw. im Voraus eröffnet sein muss. Quellensteuertarife Importieren. Stammdaten/Werte verwalten Unter Tabellenname die KIZ-Tabelle wählen. Die Werte werden nicht historisiert, sie können überschrieben werden. Stammdaten/Tariftabellen Stammdaten/Werte verwalten Seite 9 von 10

10 5. Wünsche / Anregungen / Kritik Haben Sie weitere Fragen zu den Jahresendarbeiten oder Anregungen zu unserem Produkt, nehmen sie doch bitte mit uns Kontakt auf: oder [email protected]. Wir freuen uns, Sie zu unseren Kunden zählen zu dürfen und danken für Ihr Vertrauen. Seite 10 von 10