Checkliste Jahreswechsel 2014

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1 Checkliste Jahreswechsel 2014 personal.net

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG VORBEREITUNGEN JAHRESAUSWERTUNGEN VORBEREITUNGEN FÜR DAS NEUE JAHR WÜNSCHE / ANREGUNGEN / KRITIK... 1

3 1 Einleitung Mit der vorliegenden Checkliste wird dem Anwender der Lohnbuchhaltungssoftware personal.net ein Leitfaden zur Verfügung gestellt, mit welchem er den Jahreswechsel erfolgreich meistert. 2 Vorbereitungen Nr. Task Werkzeug 1 Alle Lohnläufe für das Kalenderjahr definitiv abschliessen, für welches die Jahresendverarbeitung erstellt werden soll. Lohnlauf für alle Perioden und Mitarbeiter Zahlungen: Zahlungslauf für alle Perioden ausgeführt 2 Kontrolle Zustand Lohnabrechnung Alle Lohnabrechnungen müssen mindestens Status = 5 Zahlungen ausgeführt haben. Damit sind die Lohnläufe definitiv fixiert. Kontrollblatt Zustand Lohnabrechnung Hinweis: Falls die Lohnbuchhaltung mit der SBS.net Finanzbuchhaltung/Betriebsbuchhaltung verbunden ist bzw. die abgerechneten Löhne in die Finanz- und Betriebsbuchhaltung verbucht werden sollen, müssen die Lohnabrechnungen den Status = 7 verbucht haben. Die Abstimmung der vollständigen und korrekten Verbuchung der Löhne wird in dieser Checkliste nicht behandelt, da die Verbuchung mindestens pro Periode (Monat) mit der Finanz-/Betriebsbuchhaltung abgestimmt werden sollte. 3 Jahreslohnkonto für alle Mitarbeiter inkl. Rekapitulation und Lohnbasen ausgeben (kann auch als pdf exportiert statt gedruckt werden). Auswertungen Jährlich/Jahreslohnkonto 1. Kontrolle, ob gesamthaft in der Rekapitulation die beabsichtigten Lohnarten und Basen ausgewiesen werden 2. Kontrolle, ob bei den einzelnen Mitarbeitern die beabsichtigten Lohnarten und Lohnbasen in den Perioden richtig ausgewiesen werden.

4 3 Jahresauswertungen Nr. Task Werkzeug 4 Kontrolle AHV-Abrechnung Auswertungen Jährlich/ AHV-Lohnbescheinigung Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden Lohnbasen: - AHV-Lohn mit Basis AHV Lohn - ALV1-Lohn mit Basis ALV Lohn (oder ALV1 Lohn) - ALV2-Lohn mit Basis ALVZ Lohn (oder ALV2 Lohn) 5 Kontrolle AHV-Freie Personen/Lohnsummen Auswertungen Jährlich/ AHV-Freie Personen/Lohnsummen 6 AHV-Kennzahlen Auswertungen Jährlich/ Querkontrolle mit vorangehenden AHV-Auswertungen AHV-Kennzahlen 7 Sozial-Zulagen kontrollieren Kontrolle Übereinstimmung der Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden Lohnarten: - Kinderzulagen - Ausbildungszulagen - Familienzulagen ACHTUNG: Darauf achten, dass alle damit zusammenhängenden Lohnarten inkl. allfälliger Korrektur- Lohnarten summenmässig in der Auswertung ausgewiesen werden. Auswertungen Jährlich/ Kinder-/Ausbildungs- und Familienzulagen Hinweis: Falls die Summen nicht übereinstimmen, kann es sein, dass die entsprechenden dafür notwendigen Konstanten falsch oder gar nicht eingerichtet wurden. Diese können im Nachhinein problemlos erfasst/korrigiert werden. 8 Kontrolle Unfallversicherungsabrechnungen Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden Lohnbasen: UVG-Jahresabrechnung - UVG-Basis mit Basis UVG_BAS - UVG-Lohn mit Basis UVG_LOHN bis maximaler UVG-Lohn - UVG-Zusatz = UVG_BAS abzüglich definiertes UVG- Maximum. SUVA-Jahresabrechnung Auswertungen Jährlich/ UVG-Jahresabrechnung oder SUVA-Jahresabrechnung und UVG/AHV-Kontrollliste

5 Nr. Task Werkzeug - Bruttolohn mit Basis Brutto - SUVA-Basis mit Basis UVG_BAS - SUVA-Lohn mit UVG_LOHN Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert, überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit UVG-Pflicht zugewiesen wurde (Stammdaten/Pflichtigkeiten). 9 Kontrolle KTG-Abrechnung Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert, überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit KTG-Pflicht zugewiesen wurde (Stammdaten/Pflichtigkeiten). Beachten Sie zudem, dass die Report-Spaltenüberschriften und -Spaltenwerte über die Konstanten frei definierbar sind. Auswertungen Jährlich/ KTG-Jahresabrechnung In der Regel sind dies folgende Konstanten: Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden definierten Lohnarten der Konstanten. 10 Kontrolle PK-Abrechnung Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert, überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit PK-Pflicht zugewiesen wurde (Stammdaten/Pflichtigkeiten). Beachten Sie zudem, dass die Report-Spaltenüberschriften und -Spaltenwerte über Konstanten frei definierbar sind. Auswertungen Jährlich/ PK-Abrechnung In der Regel sind dies folgende Konstanten:

6 Nr. Task Werkzeug Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den entsprechenden definierten Lohnarten der Konstanten. 11 Kontrolle Quellensteuerabrechnung Querkontrolle der Spalten: - Tarif, Code, Anz. Kinder und Kirchensteuer sind Informationen aus dem Register Bewilligung im Personalstamm - Lohn (inkl. Naturalleistungen) = Lohnbasis STEUER_BAS - Zulagen und Nebenleistungen = Lohnbasis QST_ZULAGEN_BAS - Total steuerbare Brutto-Einkünfte = Summe der zwei vorherigen Spalten Auswertungen Jährlich/ Quellensteuerabrechnung 12 Kontrolle Lohnausweise Kontrolle der Beträge: Der Report Lohnausweis summiert die Beträge aufgrund der zugeordneten Lohnarten im Lohnartenstamm. Kontrollieren Sie deshalb, ob bei allen auf dem Lohnausweis zu deklarierenden Lohnarten im Lohnartenstamm im Feld LAW-Code die korrekte Auswertung Jährlich/ Lohnausweis neu Empfehlung: Archivierung der Lohnausweise via PDF Nach dem Ausdruck der Lohnausweise empfehlen wir,

7 Nr. Task Werkzeug Lohnausweisziffer zugewiesen wurde. diese zusätzlich als PDF-Datei in Ihrem elektronischen Ablagesystem zu archivieren. Achtung: alle jene Lohnarten, welche auf dem Lohnausweis in Ziffer 1 summiert werden müssen, werden über die zugeteilte Steuerbasis summiert. Kontrolle der Lohnausweis-Texte gem. Definition in: 1. Stammdaten/Lohnausweis 2. Stammdaten/Lohnartenstamm/LAW-Text 3. Stammdaten/Personalstamm/Register Lohnausweis Dadurch kann der Original- Lohnausweis trotz allfälliger Neuparametrisierungen nachträglich als PDF (Suchfunktion benutzen) ausgedruckt werden.

8 4 Vorbereitungen für das neue Jahr Nr. Task Werkzeug 13 Überprüfung/Anpassungen Konstanten für - Prozentsätze AN + AG - Maximal-Lohnsummen - Minimal-Lohnsummen - Freigrenzen - und eventuell weitere branchenspezifische, jahresabhängige Konstanten Neu: Die ALV 2 Höchstgrenze fällt weg. Hinweis: Die Angaben über geänderte Werte erhalten Sie von Ihrer Ausgleichskasse und/oder Branchenverband und Ihren Versicherungen in der Regel frühzeitig und automatisch per Post zugestellt, oder sind auf deren Websites abrufbar. Stammdaten/Konstanten (die alten Werte mit Bis-Datum begrenzen und die neuen Werte mit Gültig-von Datum neu erfassen) Die Konstante ALV2_MAX per begrenzen und den Wert ab erfassen. 14 Download und Einlesen neue Quellensteuertarife Die alten Tarif-Einträge sind zuerst abzuschliessen. Die von der Homepage downloadbaren Files entzippen und einlesen. ACHTUNG: Das Quellensteuerverfahren erfährt diverse Neuerungen ab Januar Es erfolgen Tarifumstufungen mit neuen Tarifbezeichnungen. Die diesbezüglichen Anpassungen sind im Anhang dieses Dokuments beschrieben. 15 Überprüfung/Anpassung der Werte für automatische Kinder- und Ausbildungszulagen-Berechnung. - Kinder- und Ausbildungszulagen-Grenzen - Kinder- und Ausbildungszulagentarife Hinweis: Die Angaben über geänderte Werte erhalten Sie bei Ihrer Ausgleichskasse oder sind auf deren Website abrufbar Überprüfung/Anpassung weitere Tabellen - Lohntarife (bei neuen Tariftabellen senden Sie uns bitte frühzeitig entsprechende Excel-Files) - Ferienentschädigungen 17 Lohnartenstamm Wenn per Januar 2013 allenfalls Lohnarten anzupassen und/oder neue Lohnarten einzurichten sind, nehmen Sie bitte mit uns frühzeitig Kontakt auf. 18 Neues Geschäftsjahr eröffnen Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen der Lohn- und Zahlungsbuchungen im Geschäftsjahr 2014 dieses Geschäftsjahr vorhanden bzw. im Voraus eröffnet sein muss. dessteuer/dienstleistungen/002 48/00726/index.html Stammdaten / Quellensteuertarife Importieren. Stammdaten/Werte verwalten Unter Tabellenname die KIZ-Tabelle wählen. Die Werte werden nicht historisiert, sie können überschrieben werden. Stammdaten/Tariftabellen Stammdaten/Werte verwalten

9 5 Checkliste NR. Beschreibung Bemerkung Werkzeug Termin Erl. / Vis Lohnausweise 2013 drucken Als PDF-Datei elektronisch archivieren Auswertungen Jährlich 13 Konstanten anpassen: Stammdaten Konstanten AHV Im Bereich AHV sind keine Anpassungen nötig ALV1 Im Bereich ALV1 sind keine Anpassungen nötig ALV2_MAX Die ALV2 Höchstgrenze fällt weg Dokumentation Punkt 13 AHV_VK Fragen Sie bei Ihre Ausgleichskasse nach ob es Veränderungen gibt FAK_BT Fragen Sie bei Ihre Ausgleichskasse Rentenalter nach ob es Veränderungen gibt In Bezug auf das Rentenalter sind keine Anpassungen nötig KTG_AG_F_P Beitrag Arbeitgeber Frauen in % KTG_AG_M_P Beitrag Arbeitgeber Männer in % KTG_AN_F_P Beitrag Arbeitnehmer Frauen in % KTG_AN_M_P Beitrag Arbeitnehmer Männer in % UVG_AG_BU_F UVG-Beitrag Arbeitgeber Frauen in % Berufsunfall

10 UVG_AG_BU_M UVG-Beitrag Arbeitgeber Männer in % Berufsunfall UVG_AG_NBU_F UVG-Beitrag Arbeitgeber Frauen in % Nichtberufsunfall UVG_AG_NBU_M UVG-Beitrag Arbeitgeber Männer in % Nichtberufsunfall UVG_AN_NBU_F UVG-Beitrag Arbeitnehmer Frauen % Nichtberufsunfall UVG_AN_NBU_M UVG-Beitrag Arbeitnehmer Männer % Nichtberufsunfall UVG Zusatz Falls vorhanden überprüfen und ggf. anpassen Tabellenwerte anpassen 14 Quellensteuertabelle Anleitung folgt im Dezember. 15 Kinderzulagen Tabellenwerte ggf. anpassen Stammdaten Werte verwalten KIZU Tabelle wählen 16 Ferien Feiertagstabelle Tabellenwerte ggf. anpassen Stammdaten Werte verwalten Tabelle Ferienentsch. wählen

11 6 Wünsche / Anregungen / Kritik Haben Sie weitere Fragen zu den Jahresendarbeiten oder Anregungen zu unserem Produkt, nehmen sie doch bitte mit uns Kontakt auf: oder [email protected]. Wir freuen uns, Sie zu unseren Kunden zählen zu dürfen und danken für Ihr Vertrauen.

12 7 Anhang: neue Quellensteuertarifcodes ab Anleitung und Information zur Handhabung ab personal.net Version Einleitung Ihre Lohnbuchhaltungssoftware stellt grundsätzlich zwei Möglichkeiten für die Quellensteuerabzüge der Personen zur Verfügung: Manuelle Betragseingabe (z. B. Lohnart 7015) oder automatisierte Berechnung (Lohnart 7000) aufgrund von Codes und Tabellen. Bei der manuellen Betragseingabe ist man unabhängig von Systemcodes und Tabellen und kann die Abzüge jederzeit erfassen. Die automatisierte Möglichkeit erfährt gesetzliche Neuerungen ab , welche in der Folge beschrieben werden. 7.2 Neue Quellensteuer-Codes ab Unter Lohn/Stammdaten/Codes werden die neuen Codes hinterlegt. Diese neuen einheitlichen Quellensteuer-Codes sind die nachfolgend aufgeführten: Qst-Tarifgruppe Klicken Sie links in der Tabelle das Feld Qst-Tarifgruppe an: Wert Kurzer Text Langer Text Text Doku 0 1 A A Alleinstehend 2 B B Einverdiener 3 C C Doppelverdiener 4 D D Nebenerwerb 5 V V Kt.VD:Doppelverdiener Frau - ALT ALT 6 K K Kt.GR:Tarif Konkubinat - ALT ALT 7 E E Kt.TI:Doppelverdiener im Ausland lebend - ALT ALT

13 8 F F Kt.TI:Doppelverdiener Grenzgänger - ALT ALT 9 E E Vereinfachtes Abrechnungsverfahren über Sozialversich. Neuer Tarif ab F F IT Doppelverdiener Grenzgänger, Gatte arbeitet im Ausland Neuer Tarif ab H H Alleinstehende mit Kinder im gleichen Haushalt Neuer Tarif ab L L DE Grenzgänger mit Einstufung Tarif A Neuer Tarif ab M M DE Grenzgänger mit Einstufung Tarif B Neuer Tarif ab N N DE Grenzgänger mit Einstufung Tarif C Neuer Tarif ab O O DE Grenzgänger mit Einstufung Tarif D Neuer Tarif ab P P DE Grenzgänger mit Einstufung Tarif H Neuer Tarif ab Qst-Kirchensteuer Klicken Sie links in der Tabelle das Feld Qst-Kirchensteuer an: Wert Kurzer Text Langer Text Text Doku 0 Unabhängig ( ) - ALT - ALT 1 + Mit Kirchensteueranteil (+) - ALT - ALT 2 d Ohne Kirchensteueranteil (d) - ALT - ALT 3 Y Mit Kirchensteueranteil (Y) Neuer Code ab N Ohne Kirchensteueranteil (N) Neuer Code ab Qst-Grenzgänger Klicken Sie links in der Tabelle das Feld Qst-Grenzgang an: Keine neuen Codes.

14 Generelle Information zu den neuen Codes: Es dürfen für die Berechnungen ab dem nur noch die jeweils gültigen Werte im Personalstamm hinterlegt werden. Alle Codes, die oben mit ALT oder Nicht mehr relevant... versehen sind, werden nicht mehr benötigt Aktualisierung der Quellensteuer-Codes ab Variante 1 - personal.net Version = Unabhängig bis Version < (heim.net-version älter als ): Die neuen, oben aufgelisteten Codes erfasst der Kunde manuell und kann, unabhängig der nachfolgenden versionsabhängigen Schritte, im Personalstamm bereits die neuen Einträge erfassen. Variante 2 - personal.net Version >= (heim.net-version neuer oder gleich ): Durch einen Update auf mindestens diese Version sind alle Grundlagen im Programm vorhanden. Der Kunde muss lediglich noch die bisherigen Quellensteuereinträge im Personalstamm per beenden und jeweils einen neuen Eintrag mit dem neuen Tarifcode ab erfassen: Die neuen Quellensteuertariftabellen 2014 der benötigten Kantone können wie gewohnt über den Menüpunkt Quellensteuertarife importieren eingelesen werden. Hierfür ist das Vorgehen unter Kapitel 3 Importieren Quellensteuer-Tabellen ab beschrieben. ACHTUNG: nur die neuen 2014er Tabellen dürfen importiert werden!

15 Variante 3 - personal.net Versionen 14.0.x (heim.net Versionen bis ) / 14.1.x ( bis ) / 15.0.x ( bis ): Vorbemerkung: für diese Variante ist es erforderlich, dass Sie Hilfe vom Domis-Support anfordern, welcher ihnen das erwähnte SQL-Script auf der Datenbank installieren kann. Bitte bereiten sie sich insofern vor, dass sie vorgängig via ihrem IT-Verantwortlichen klären, wie der Domis-Supporter auf ihre Datenbank zugreifen kann. Durch das Installieren mittels einem SQL-Script auf der Datenbank werden die benötigten Codes und die ganzen Berechnungsprozeduren auf den aktuellen Stand gebracht. Mittels des gleichen Scripts wird auch für diese Versionen eine Quellensteuerabrechnung für die Codes ab dem installiert:

16 Der Kunde muss lediglich noch die bisherigen Quellensteuereinträge im Personalstamm per beenden und jeweils einen neuen Eintrag mit dem neuen Tarifcode ab Die neuen Quellensteuertariftabellen 2014 der benötigten Kantone müssen für diese Versionen jeweils mit Scripts via Datenbank eingelesen werden. Sie dürfen NICHT über den Menüpunkt eingelesen werden, da dies fehlerhafte Datensätze erzeugt.

17 Variante 4 - personal.net Versionen älter (heim.net Versionen älter als ): Für diese älteren Versionen müssen die Codes manuell hinterlegt werden wie unter Variante 1 erwähnt. Anschliessend können die die bisherigen Quellensteuereinträge im Personalstamm per beendet und jeweils ein neuer Eintrag mit dem neuen Tarifcode ab erfasst werden: Die Quellensteuerabzüge sind manuell zu generieren: - Der Prozentsatz kann mittels provisorischen Lohnlaufs, basierend auf der Steuerbasis ermittelt und dann manuell beim Mitarbeiter hinterlegt werden. - Der Quellensteuerbetrag kann manuell errechnet und mit der variablen Korrekturlohnart erfasst werden. Für diese Versionen können keine neuen Quellensteuertariftabellen 2014 eingelesen werden.

18 13.4 Importieren Quellensteuer-Tabellen ab Unter folgendem Link befinden sich die ZIP-Dateien der Kantonalen QST-Tabellen: Hier werden die gewünschten Kantone heruntergeladen. Anschliessend muss die TXT-Datei in das gewünschte Verzeichnis extrahiert werden. Danach sind im geöffneten Menüfenster des Imports der QST-Tabellen die folgenden Schritte durchzuführen: Alte Tariftabellen abschliessen, Bis-Datum eintragen und speichern.

19 Neue Tariftabellen, die von den ZIP-Files extrahiert wurden, werden mittels Klick auf den Button Einlesen importiert. Es erscheint das Explorer-Fenster Hier wird die Importdatei gewählt und geöffnet, womit automatisch der Import gestartet wird. Am Ende des Imports erscheint diese Meldung, die mit OK quittiert werden kann: Nun kann die nächste QST-Datei gewählt werden. Schritte wiederholen.