Telefon-Abrechnungssystem Telea Bedienung

Transkript

1 1. Herunterladen der Gesprächsdaten von Swisscom bzw. Sunrise a) Auf der Swisscom Website Geschäftskunden, Bereich KMU oder Enterprise findet sich in der oberen rechten Ecke das Feld 'Kundencenter': Klicken Sie hier, und es öffnet sich ein Login-Dialog. Mit Benutzername und Passwort gelangen Sie auf Ihre Swisscom-Webseite. b) Angezeigt werden vier grosse Felder. Für Telea ist nur das Feld 'Rechnungen und Kosten' interessant: c) Klick auf 'Sie haben neue Rechnungen' öffnet wieder ein kombiniertes Fenster: d) Oben stehen Daten des laufenden Monats, die für Zwischen-Abrechnungen gebraucht werden, unten stehen Rechnungsdaten für die letzten 3 Monate. Zuerst zu den Rechnungen: e) Klick auf 'Rechnung und Verbindungen' für je einen Monat öffnet das links abgebildete Fenster. Ein Klick auf das Excel-Symbol startet den Download der Detaildaten aller Verbindungen des betreffenden Monats als Datei im Format xxxxxxxxx.csv. Diese Datei muss im Telea-Unterordner 'ProviderMonat' gespeichert werden, damit Telea sie findet. Seite 1

2 f) Für Berichte zwischendurch - z.b. bei Bewohner-Mutationen - braucht man nur die noch nicht abgerechneten Gespräche des laufenden Monats. Dieser Download läuft am einfachsten über 'Alle anzeigen' (siehe Bild unter c), vorherige Seite). Man sieht in der folgenden Anzeige sofort ein Excel-Symbol, welches den Download der aktuellen Daten im csv-format bis zum aktuellen Moment startet. Diese Datei gehört in den Telea-Unterordner 'ProviderAktuell'. 2. Abrechnungen und Berichte erstellen DieseBedienungsvorgänge erfolgen im Fenster "Funktion" der Telea-Datei: Bereitstellen der heruntergeladenen Provider-Rechnungsdaten in der Telea-Datenbasis Bevor abgerechnet wird, müssen die Rechnungsdaten vom Telefon-Provider (z.b. Swisscom) in die Telea- Datenbasis eingelesen werden. Die Daten der Standard-Monatsrechnung und die Aktuellen lauffenden Daten werden dabei in einer einzigen Datei kombiniert. Bevor eine Telea-Schaltfläche betätigt wird, müssen die heruntergeladenen Daten zur Verarbeitung in die Ordner 'Provider-Monatsdatei' bzw. 'Provider Aktuelle Datei' verschoben werden. Ein Klick auf die Schaltfläche "Rechnung Vormonat" bzw. "Laufender Monat" löst dann jeweils die Einlese-Verarbeitung der Providerdaten aus. Wenn beide Vorgänge ausgeführt werden müssen, dann muss vor Start des zweiten die Vollzugs-Meldung am Ende des ersten abgewartet werden. Seite 2

3 Nach Abschluss des Einlesevorgangs werden die originalen Provider-Dateien im Ordner "Provider-Archiv" gesammelt. Jede Datei darf auch mehrmals eingelesen werden (muss dazu jeweils im entsprechenden Ordner 'Provider-Monatsdatei' bzw. 'Provider Aktuelle Datei' stehen), dies führt nicht zu Doppel- Verrechnungen. Monats-Abrechnungen Für diesen Vorgang sind nur zwei Eingaben erforderlich: der Bereich (Code aus der Bereichstabelle, z.b. BW für Bewohner) und der letzte Tag, für den abgerechnet werden soll. Alle in der Telea-Datenbasis noch nicht als abgerechnet markierten Gespräche bis zum eingegebenen Enddatum werden in die Abrechnung übernommen und in der Datenbasis als 'abgerechnet' markiert. Telea erstellt für jeden Teilnehmer im gewählten Bereich eine Detail-Abrechnung (siehe nebenstehend) mit Datum, Zeit, Dauer, angerufener Nummer und Kosten incl. eventuell definierter Zuschläge) sowie MWSt-Ausweis, falls im Konfigurationsblatt der MWSt-Prozentsatz definiert ist. Zusätzlich wird eine Rechnungsübersicht erzeugt, in welcher nur die Teilnehmer, die Anzahl Gespräche und die Totale für Dauer und Kosten zusammengefasst sind (siehe unten). Alle Abrechnungen werden automatisch im Ordner 'Archiv Monatsabrechnungen' archiviert, dessen Speicherort im Konfigurations-Blatt definierbar ist. Das Ankreuzen der zwei Kontrollkästchen 'Drucken' und 'Export' bewirkt Automatischen Ausdruck aller Monatsabrechnungen, in denen der Betrag nicht 0.00 ist (Beleg für die Bewohner), Export der Gesprächsdaten in einem Standard-Format für den Import in eins der üblichen Betriebssysteme für Heime (Domis, Lobos, andere auf Anfrage). Die Import-Datei steht im Telea-Exportverzeichnis, das im Blatt 'Konfiguration' beliebig definiert werden kann. Seite 3

4 Zwischenabrechnungen Zwischenabrechnungen sehen im Prinzip aus wie Monatsabrechnungen. Sie können an beliebigen Tagen für jeweils einen einzelnen Teilnehmer gemacht werden. Teilnehmernummer und Enddatum werden eingegeben. Die damit verrechneten Gespräche werden in folgenden Monatsabrechnungen nicht mehr aufgeführt. Zwischenabrechnungen werden im Ordner 'Archiv Zwischenabrechnungen' gespeichert. Eine Rechnungsübersicht entfällt. Im übrigen funktioniert alles wie bei den Monatsabrechnungen. Statistikberichte Dies sind Gesprächs- bzw. Kostenübersichten, welche die effektiv vom Provider verrechneten Kosten enthalten und hauptsächlich zu Kontrollzwecken dienen sollen. Sie haben mit den Monats- und Zwischenabrechnungen nichts zu tun. Vorgesehen sind Statistikberichte für organisatorische Bereiche, wie sie in der Bereichstabelle definiert sind (der Bereichscode wird eingegeben). In diesem Fall werden pro Teilnehmernummer die Summen aufgelistet. einzelne Teilnehmernummern (sieh Beispiel). In diesem Fall werden alle einzelnen Gespräche ohne Rücksicht auf erfolgte Verrechnungen aufgelistet. Statistikberichte brauchen immer ein Anfangs- und ein Enddatum. Sie werden automatisch ausgedruckt und im Odner 'Statistikberichte' gespeichert, können aber nicht in ein Verrechnungssystem exportiert werden. Automatische Löschen von Gesprächsdaten Gesprächsdaten sind in der Telea-Datenbasis zwei Jahre lang verfügbar, bevor sie automatisch gelöscht werden. Gespeicherte Berichte und Abrechnungen werden nicht automatisch gelöscht. Protokoll Als Hilsinformation für den Support führt Telea ein Protokoll über Einlesevorgänge, Abrechnungen und Berichte (Ordner siehe Blatt "Konfiguration"). Das Berichtsprotokoll kann von der "Funktions"-Oberfläche her direkt aufgerufen werden. Stammdaten Telea geht aus von zwei Excel-Tabellen für die Stammdaten: Bereichstabelle und Namen- oder Teilnehmer-Tabelle. Damit vorhandene Tabellen verwendet werden können, können die Spalten im Blatt "Konfiguration" den Bedeutungen zugeteilt werden. Die Bereichstabelle: enthält Daten über die organisatorischen Bereiche wie z.b. Bewohner, Personal, Administration. Im "Konfigurations"-Blatt stehen 6 Felder, in jedem Feld kann eine Spaltennummer der Bereichstabelle stehen - "Bezeichnung auf Rechnung" und "Kurzcode" sind obligatorisch. Spaltennummern, die sich Seite 4

5 auf Namenspalten beziehen, können mehrfach aufgeführt werden, z.b. gleiche Spaltennummer bei vollständiger Bezeichnung und Bezeichnung auf der Rechnung - dann sind diese Bezeichnungen nicht verschieden. Die Einträge für Zuschläge pro Bereich gelten pro Gespräch und werden in Monats- und Zwischen- Abrechnungen berücksichtigt. Wenn hier nichts eingetragen ist, werden die Provider-Beträge unverändert übernommen. Zuschläge werden in den Abrechnungen für die einzelnen Gespräche auf den Rappen genau berechnet. Das Total pro Abrechnung wird auf 5 Rappen gerundet. Die Namentabelle: diese funktioniert wie ein Telefonverzeichnis. Sie enthält Daten über die einzelnen Telefonanschlüsse, neben der internen Nummer z.b. den Namen des Benutzers und welchem Bereich dieser zugeordnet ist. Interne Nummern dürfen zweimal aufgeführt sein (Ehepaare, Doppelzimmer), Telea erstellt für jede interne Telefonnummer jedoch nur eine einzige Abrechnung. Die Nameneinträge werden für die Abrechnungen sinngemäss kombiniert. Seite 5