Road Account Maut Control - Version 1.60

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1 Road Account Maut Control - Version 1.60 Inhalt: 1 Einleitung Technische Voraussetzungen Funktionsbeschreibung Reiter Road Account Datei öffnen Wiederherstellen Ausdrucken Meine Einstellungen Log-Datei anzeigen Reiter Routes Exportieren Matching Matching verwerfen Matching-Datei erzeugen Reiter Xtra Prüfen Ausführen Rücksetzen Wie funktioniert eine Pivot-Tabelle? Berichtsfilter Spaltenbeschriftung Zeilenbeschriftung Ausschlusserklärung... 9 Seite 1 von 9

2 1 Einleitung Mit Road Account Maut Control können Sie die Road Account Abrechnungsdaten, die Sie im csv-format bekommen, sowie die Road Account Streckendaten auswerten. Mit Hilfe von Pivot-Tabellen wird es möglich, die Daten auf einfache Weise zu sortieren und zu filtern. Sie können die Abrechnungsdaten der deutschen, österreichischen, tschechischen oder slowakischen Maut einlesen, und auch die Streckendaten der deutschen wie der österreichischen Maut. Oben: Im Beispiel wurden bereits Abrechnungen für Österreich, die Tschechische Republik und Deutschland eingelesen. Unten: Streckendaten für Deutschland und Österreich Seite 2 von 9

3 2 Technische Voraussetzungen Road Account Maut Control ist ein Programm,das auf MS Excel basiert, daher ist das Programm MS Excel bzw. ein entsprechendes MS Office Paket erforderlich. Das Programm läuft ab dem Betriebssystem Windows 7 und der Excel-Version Makros müssen in jedem Fall aktiviert werden, um die Funktionen nutzen zu können. Sollte das Makro aus Sicherheitsgründen nicht lauffähig sein, so muss der Anwender sich an seinen Administrator wenden, um die entsprechenden Rechte zu bekommen. Der Programmcode ist schreibgeschützt und darf nicht verändert werden. Das Makro wird dem Kunden als Excel-Datei überlassen, mit der der Kunde seine von AirPlus gelieferten Road Account-Daten auswerten kann. Die Überlassung schließt jede Änderung an dem Code des Makros aus. Schnittstellen in andere Systeme sind zurzeit nicht vorgesehen. Seite 3 von 9

4 3 Funktionsbeschreibung Sobald die Excel-Datei geöffnet wurde, sehen Sie am Fuß der Datei drei Reiter: Die drei Reiter in der Excel-Datei Road Account ist der Reiter für Ihre Road Account Abrechnungsdaten Routes ist der Reiter für Ihre Road Account Streckendaten Xtra ist der Reiter für individuelle Einstellungen 3.1 Reiter Road Account Am Kopf der Datei sehen Sie eine Liste der bereits eingelesenen Dateien, sowie die Sprachauswahl für Deutsch, Englisch oder Niederländisch. Rechts von der Liste sehen Sie die Möglichkeiten für die Bearbeitung der Abrechnungsdaten. Bearbeitungsmöglichkeiten im Reiter Road Account Datei öffnen Wenn Sie auf Datei öffnen klicken, dann öffnet sich ein Dateiauswahldialog. Sie können dann die Road Account Abrechnungsdateien auswählen. Die Daten werden dann in Road Account Maut Control übertragen. Road Account Abrechnungsdateien enden immer mit.csv, Dateien, die auf.pdf enden, lassen sich nicht einlesen. Mit einem Doppelklick auf eine Datei in der Liste der bereits eingelesenen Dateien lässt sich die ausgewählte Datei aus Maut Control löschen. Bei großen Datenmengen wird empfohlen, nicht mehr benötigte Dateien regelmäßig zu löschen oder für bestimmte Zeiträume einzelne Road Account Maut Control Dateien anzulegen Wiederherstellen Wenn Sie auf Wiederherstellen klicken, dann wird die Pivot-Tabelle wieder in ihren Ursprünglichen Zustand zurückgesetzt. Die eingelesenen Daten bleiben hierbei erhalten Ausdrucken Wenn Sie auf Ausdrucken klicken, dann wird die aktuelle Pivot-Tabelle ausgedruckt. Seite 4 von 9

5 3.1.4 Meine Einstellungen Wenn Sie auf Meine Einstellungen klicken, erscheint ein Fenster mit drei Optionen. Sie können die aktuellen Einstellungen der Pivot-Tabelle speichern, um sie später wieder abrufen zu können, Sie können die bereits gespeicherten Einstellungen abrufen oder den Vorgang abbrechen. Die Optionen für Meine Einstellungen Log-Datei anzeigen Wenn Sie auf Log-Datei anzeigen klicken, dann wird in einem Fenster die aktuelle Log-Datei angezeigt. Sie benötigen diese Funktion nur, falls Fehler auftreten und Sie vom Road Account Support Team dazu aufgefordert werden, diese Informationen aufzurufen. Mit Klick auf Copy können Sie den Inhalt dann kopieren und dann zum Beispiel in einer an den Road Account Support einfügen. Anzeige der Log-Datei Seite 5 von 9

6 3.2 Reiter Routes Der Reiter Routes ist genauso aufgebaut wie der Reiter Road Account, aber hier lassen sich die Road Account Streckendaten einlesen. Zur Zeit sind dies die Streckendaten der deutschen Maut, die Sie optional per bekommen können, sowie die Streckendaten der österreichischen Maut, die auf Wunsch im Road Account Portal bereitgestellt werden. Im Reiter Routes können nur Streckendaten eingelesen werden. Wie auch im Reiter Road Account können Sie Dateien öffnen, die Pivot-Tabelle wieder herstellen, eigene Einstellungen Speichern und die Pivot-Tabelle ausdrucken Exportieren Wenn Sie auf Exportieren klicken, wird die aktuelle Pivot-Tabelle in eine neue Excel-Datei kopiert und Sie können die Daten weiter verarbeiten Matching Diese Funktion ist vor allem für erfahrene Anwender gedacht. Wenn Sie sowohl die Road Account Abrechnungsdaten als auch die Road Account Streckendaten in Road Account Maut Control einlesen, können Sie die Datenbestände matchen, das heißt, Sie können bei jeder einzelnen Strecke sehen, zu welcher Transaktion auf der entsprechenden Rechnung sie gehört Matching verwerfen Nach einem erfolgten Matching können Sie die erzeugten Informationen auch wieder entfernen, so dass die Größe der Datei sich wieder verringert Matching-Datei erzeugen Wenn Sie ein Matching gemacht haben und die Streckendaten aufgrund des Matchings weiterverarbeiten möchten, können Sie eine Datei erzeugen, die genau so aufgebaut ist wie die eingelesenen Streckendaten, die aber nur die gematchten Strecken enthält. Seite 6 von 9

7 3.3 Reiter Xtra Im Reiter Xtra können Sie für die Streckendaten eigene Schichten bestimmen, so dass jede Strecke je nach Zeitraum einer Schicht zugeordnet werden kann. Es müssen mindestens zwei Zeitpaare angegeben sein, die insgesamt vierundzwanzig Stunden abdecken, aber es ist ebenfalls möglich, drei Schichten anzugeben. Für bis zu drei Schichten können Zeitpaare angegeben werden. Die Paare müssen immer aufeinander folgen und insgesamt vierundzwanzig Stunden ergeben Prüfen Mit einem Klick auf Prüfen können Sie sehen, ob die Uhrzeitangaben logisch sind, das heißt, die Uhrzeiten müssen aufeinander aufbauen Ausführen Mit einem Klick auf Ausführen setzen Sie die Logik im Bestand Ihrer Streckendaten. Es werden immer nur diejenigen Strecken berücksichtigt, die noch keine Informationen über Schichten enthalten Rücksetzen Mit einem Klick auf Rücksetzen werden die Informationen über die Schichten in den Streckendaten gelöscht. Seite 7 von 9

8 4 Wie funktioniert eine Pivot-Tabelle? Eine Pivot-Tabelle ist vom Prinzip her eine kleine Datenbank. Mit ihr kann man die Daten aus einer Tabelle sortieren, filtern und in einer beliebigen Reihenfolge zusammenstellen. Auf der rechten Seite des Bildes sehen Sie die Feldliste. Dort stehen alle Felder, die sich in der zugrundeliegenden Tabelle befinden. Mit Drag & Drop können Sie jedes beliebige Feld entweder auf die linke Seite in die bestehende Pivot-Tabelle oder nach unten in eine der vier Feldlisten ziehen. Es gibt hier vier Arten von Feldern: Berichtsfilter Der Berichtsfilter findet sich links über der eigentlichen Tabelle. Hier sind die Informationen, nach denen Sie filtern möchten, wie zum Beispiel eine bestimmte Karten- oder Rechnungsnummer Spaltenbeschriftung In Road Account Maut Control sollten Sie an dieser Feldart nichts ändern. Hier ist bereits der Preis der Mauten eingetragen, die dann summiert werden Zeilenbeschriftung In die Zeilenbeschriftung legen Sie all die Informationen ab, die Sie sich in der Tabelle anzeigen lassen möchten, im Allgemeinen sind dies das Kfz-Kennzeichen, das Datum, die Startzeit und der Auffahrtsort. Seite 8 von 9

9 5 Ausschlusserklärung Road Account Maut Control wurde mit Microsoft Excel in der Version 2007 erstellt. Die Funktionalität für Excel-Programme vor Version 2007 (z.b. Excel 97) wurde nicht getestet. In späteren Versionen von Excel (2010, 2013) ist es funktionstüchtig, jedoch können Funktion und Aussehen verändert sein. Sicherheitseinstellungen beim Kunden können verhindern, dass der Kunde das Makro ausführen kann. Die allgemeinen Sicherheitseinstellungen sollten auf mittel stehen, so dass beim Öffnen der Datei eine Abfrage zum Ausführen des Makros erscheint. Seite 9 von 9