Anleitung zum Programm Jahresabrechnungen sozialversicherungen glarus

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1 sozialversicherungen glarus ausgleichskasse iv-stelle familienausgleichskasse burgstrasse 6 tel glarus fax info@svgl.ch Anleitung zum Programm Jahresabrechnungen sozialversicherungen glarus Inhaltsverzeichnis 1. Einführung 2 2. Erfassung des Arbeitgebers Auswahl Arbeitgeber Dies ist ein Landwirtschaftsbetrieb Filiale eines ausserkantonalen Hauptbetriebes Abrechnungsjahr Meldung-Nr eine bereits erfasste Abrechnung laden Vorjahr als Vorlage Jahresabrechnung im vereinfachten Abrechnungsverfahren Es wurden keine beitragspflichtige Löhne ausbezahlt BVG-Versicherung Kontaktperson für Rückfragen Bemerkungen Arbeitgeber speichern 4 3. Arbeitnehmer erfassen Auswahl Arbeitnehmende Versicherten-Nr Geburtsdatum und Geschlecht Beschäftigung Bruttolohn Eingabe speichern Eingabe löschen Eingabe abbrechen Spezialfelder 6 4. Abrechnen Abrechnung auf weisses Papier drucken Excel-Tabelle für Partnerweb erstellen Abrechnung in Word erstellen Eine verschlüsselte Datei erstellen 8 5. Alte Daten löschen 9

2 1. Einführung Mit diesem Programm können die AHV-Jahresabrechnungen der sozialversicherungen glarus erstellt werden. Die erfassten Daten werden gespeichert und können als Basis für die Folgejahr wieder herangezogen werden Aktualisierung Laden Sie mindestens jährlich das aktuelle Programm ab unserer Homepage Die Beitragssätze und Berechnungsmethoden sind im Programm eingebaut. Sie können diese nicht erfassen/bearbeiten Technische Voraussetzungen Sie benötigen für dieses Programm - einen Windows-PC mit mind. Windows 7 - Bildschirm mit einer Auflösung von mind x 800 Pixel -.NET-Umgebung (siehe folgender Abschnitt) - nicht mehr zwingend muss Microsoft Word (dies ab Version 2010) installiert sein. Sie laden keine Installationsdatei herunter, sondern eine direkt ausführbare Datei. Da das Programm am selben Ort die dann von Ihnen eingegebenen Daten speichert, müssen sie das Programm auf Ihr Laufwerk C: kopieren. Das Programm arbeitet ab Version 1.1 mit einem Datenbanksystem. Dazu muss die.net-umgebung von Microsoft installiert sein. Diese Umgebung können Sie kostenlos und ohne Angaben von persönlichen Daten direkt bei Microsoft heruntergeladen werden unter Wählen Sie im Download Center unter bei den das aus. Für die Datensicherheit (Datenschutz der sensiblen Daten und die Datensicherung) ist der Anwender verantwortlich. 2

3 2. Erfassung des Arbeitgebers In dieser Maske geben Sie alle Angaben ein, die Sie uns über diesen Arbeitgeber in diesem Abrechnungsjahr mitteilen Auswahl Arbeitgeber Ein bereits gespeichertet Arbeitgeber kann ausgewählt werden. Mit dem Entscheid, ob die Auswahl per Name oder Abrechnungsnummer erfolgen soll, ist die Auswahl der Arbeitgeber entsprechend befüllt und sortiert. Bei der Auswahl des Arbeitgebers wird alles eingetragen, was beim letzten Mal erfasst wurde: Abrechnungs-Nr, Name, Adresse/Zusatz, Landwirtschaftsbetrieb, Jahresabrechnung im vereinfachten Verfahren, BVG und Kontaktperson Dies ist ein Landwirtschaftsbetrieb In einem Landwirtschaftsbetrieb sind mitarbeitende Familienglieder bei einigen Sozialversicherungswerke nicht beitragspflichtig. Die Löhne der übrigen Angestellten sind bei der FLG (Gesetz über die Familienzulagen in der Landwirtschaft) beitragspflichtig. Wenn der Arbeitgeber kein Landwirtschaftsbetrieb ist, ist der Lohn statt bei der FLG in der Regel bei der Familienausgleichskasse (FAK) beitragspflichtig Filiale eines ausserkantonalen Hauptbetriebes Wenn ein Betrieb einen ausserkantonalen Hauptsitz hat, muss für die Löhne, die im glarnerischen Betrieb ausbezahlt werden, nur die Beiträge an die Familienausgleichskasse bezahlt werden. Wenn Sie hier ein Häkli setzen, wird nur die FAK-pflichtige Lohnsumme berechnet Abrechnungsjahr Das Abrechnungsjahr wird vom Programm vorgeschlagen. Es kann jederzeit angepasst werden. 3

4 2.5. Meldung-Nr Normalerweise steht in der Meldung-Nr die Zahl 001. Falls die nach der ersten Abrechnung noch eine weitere Abrechnung einreichen möchten, können Sie hier eine höhere Zahl eingeben eine bereits erfasste Abrechnung laden Mit der Eingabe von Abrg-Nr, Abrechnungsjahr und der Meldung-Nr wird eine bereits gespeicherte Abrechnung mit allen Details geladen. Sie kann verändert und wieder gespeichert werden Vorjahr als Vorlage Eine vorjährige Abrechnung kann als Vorlage für das aktuelle Jahr geladen werden. Damit werden alle Arbeitnehmenden des Vorjahres übernommen. Es muss nur noch der Beschäftigungszeitraum und der Lohn erfasst und gespeichert werden. Neue Arbeitnehmende können hinzugefügt werden. Arbeitnehmende, die nicht mehr im abzurechnenden Jahr beim Arbeitgeber arbeiten, können gelöscht werden Jahresabrechnung im vereinfachten Abrechnungsverfahren Beim vereinfachten Abrechnungsverfahren setzen Sie hier ein Häkli. Damit können Sie beim Arbeitnehmer die Adresse erfassen, die die sozialversicherungen glarus benötigt. Die quellensteuerpflichtige Lohnsumme wird so auch berechnet Es wurden keine beitragspflichtige Löhne ausbezahlt Wenn Sie keine beitragspflichtigen Löhne ausbezahlt haben, setzen Sie hier ein Häkli BVG-Versicherung Wenn Sie einer BVG-Versicherung angeschlossen sind, tragen Sie unter dem Ja, Namen der Vorsorgeeinrichtung den Namen der BVG-Versicherung ein. Falls Sie keine BVG-Versicherung haben, können Sie unter Nein, Begründung einen entsprechenden Grund auswählen Kontaktperson für Rückfragen Die Daten zu Ihrer Person werden gespeichert. Damit können Sie mittels Auswahl die Kontaktdaten für verschiedene Arbeitgeber verwenden Bemerkungen Hier haben Sie die Möglichkeit, uns etwas mitzuteilen (wie z.b. Adressänderungen), was nicht unbedingt mit der Abrechnung als solches zu tun hat. Das Feld ist mehrzeilig. Text auf einer weiteren Zeile geben Sie ein, indem Sie die Tastenkombination Ctrl + Enter eingeben Arbeitgeber speichern Mit dem Knopf Arbeitgeber speichern wird der Arbeitgeber und die Kontaktperson gespeichert, damit diese bei späteren Erfassungen wieder ausgewählt werden können. Auch werden die bereits erfassten Daten für das Abrechnungsjahr gespeichert. 4

5 3. Arbeitnehmer erfassen 3.1. Auswahl Arbeitnehmende Bereits gespeicherte Arbeitnehmende können via Auswahl aufgerufen werden. Damit werden alle Daten, die zu dieser Person gehören, gleich in die Felder geladen: Versicherten-Nr, Name, Vorname, Adresse (nur im vereinfachten Abrechnungsverfahren) und das Geschlecht Versicherten-Nr Die Versicherten-Nr kann sowohl als 11-stellige AHV-Nr erfasst werden, als auch als neue 13-stellige Versicherten-Nr. Die Versicherten-Nr wird durch die eingebaute Prüfziffer überprüft. Wenn Sie die Versicherten-Nr einer bereits erfassten Person eingeben, werden wie bei der Auswahl alle Personenangaben in die Felder geladen Geburtsdatum und Geschlecht Um die korrekte Beitragspflicht in den verschiedenen Sozialversicherungen zu berechnen, benötigt das Programm das Geburtsdatum und das Geschlecht der Person. Wird das Geburtsdatum nicht angegeben, wird von einer Person ausgegangen, die wie die meisten Personen abgerechnet werden Beschäftigung In den Feldern von / bis erfassen Sie die Beschäftigungsdauer. Hier gibt es einige Schnellerfassungsmöglichkeiten: - Wenn Sie nur die Monatszahlen eingeben - z.b. 3 für den März wird im von -Datum der des Abrechnungsjahres und im bis -Datum der des Abrechnungsjahres eingetragen. - Wenn Sie 2.6 oder 2.6. oder erfassen, wird das Datum im Abrechnungsjahr 2013 in umgewandelt. 5

6 Das Feld in Kanton ist standardmässig mit dem Kanton Glarus belegt. Jeder andere Kanton (und sogar Ausland ) kann ausgewählt werden. Dies wird benötigt, weil bei der FAK nur diejenigen Löhne beitragspflichtig sind, wenn die Angestellten ihren Arbeitsort im Kanton Glarus haben Bruttolohn Geben Sie hier den Bruttolohn ein. Sollten Sie mit den Arbeitnehmenden eine Nettolohnvereinbarung haben, so setzen Sie beim Nettolohn ein Häkli. Der Bruttolohn für die einzelnen Sozialwerke wird auf Basis dieses Nettolohnes automatisch berechnet Eingabe speichern Der Lohn der Person wird mit dem Knopf speichern oder mit der Enter-Taste in die Liste aufgenommen und gespeichert Eingabe löschen Wenn eine Zeile gelöscht werden sollte, Klicken Sie diese auf der Liste an und klicken auf den löschen -Knopf. Wenn Sie die Sicherheitsfrage mit OK beantworten ist die Zeile unwiderruflich gelöscht Eingabe abbrechen Mit dem abbrechen -Knopf löschen Sie die Eingabe-Felder Spezialfelder In einem Landwirtschaftsbetrieb sind Einkommen von mitarbeitenden Familiengliedern in einigen Sozialversicherungen nicht beitragspflichtig. Deshalb muss bei diesen Personen der Verwandtschaftsgrad angegeben werden: Im vereinfachten Abrechnungsverfahren erhalten die Angestellten einen Steuerausweis von den sozialversicherungen glarus. Um diesen Steuerausweis der Person zustellen zu können, benötigen wir die Adresse, wo die Person steuerpflichtig ist: 6

7 4. Abrechnen 4.1. Abrechnung auf weisses Papier drucken Wenn Sie auf diesen Knopf klicken, wird die komplette Abrechnung auf Ihrem Drucker ausgedruckt Excel-Tabelle für Partnerweb erstellen Laden Sie vom Partnerweb oder dem Online-Schalter der sozialversicherungen glarus die Partnerweb-Excel-Vorlage in das Verzeichnis herunter, wo Sie das Jahresabrechnungsprogramm gespeichert haben. Mit dem Schalter Excel-Tabelle für Partnerweb erstellen wird diese Vorlage geöffnet und automatisch befüllt. Diese Excel-Tabelle kann anschliessend im Partnerweb eingereicht werden Abrechnung in Word erstellen Wenn Sie auf diesen Knopf klicken, wird die komplette Abrechnung mit Microsoft Word erstellt. Diese kann als Word-Datei gespeichert, ausgedruckt und unterschrieben an die sozialversicherungen glarus gesandt werden. 7

8 4.4. Eine verschlüsselte Datei erstellen Sie können die Abrechnung per an einreichen. Da s von Unbefugten auf sehr einfache Art mitgelesen werden können, wird die Datei doppelt verschlüsselt erstellt. Die Verschlüsselung ist kein üblicher oder standardisierter Algorhythmus. Die Verschlüsselung kennt nur die sozialversicherungen glarus. Deshalb kann die Verschlüsselung als sicher betrachtet werden. Sobald die Datei erstellt ist, werden der Dateiname und der Ablageort im Hinweisfeld rot angezeigt. Sie ist im selben Verzeichnis abgelegt, wie das Programm. Die Datei mit der Dateiendung svgl kann versandt werden. 8

9 5. Alte Daten löschen Nach einigen Jahren sammeln sich viele Daten. Um das Ganze übersichtlich zu behalten, sollten Daten, die Sie nicht mehr benötigen, regelmässig gelöscht werden. Löschen Sie keine Daten, die Sie allenfalls nächstes Jahr noch brauchen. Sie können, wie bereits erwähnt, das Vorjahr als Basis heranziehen. Wenn Sie einen Arbeitgeber löschen, werden sämtliche Abrechnungen aller Jahre mitgelöscht. Bei der Löschung des Abrechnungsjahres müssen Sie noch zusätzlich das Jahr eingeben. So werden sämtliche Abrechnungen aller Arbeitgeber, die in diesem Jahr abgerechnet wurden, angezeigt. Um etwas zu löschen, markieren Sie die zu löschenden Zeilen - mit Mausklick ein einzelner Eintrag - mit Ctrl + Mausklick einzelne herauspicken - mit Shift (bzw. Umschalt) + Mausklick eine Liste markieren und klicken den Knopf löschen. Wenn Sie die Sicherheitsfrage mit OK beantworten, sind die Daten unwiederbringlich gelöscht. 9