LOHNPROGRAMM GASTROSOCIAL. Kurzanleitung

Transkript

1 LOHNPROGRAMM GASTROSOCIAL Kurzanleitung

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3 INHALTSVERZEICHNIS 1 Allgemeines Über diese Anleitung 2 Zugang & Anmeldung 2 Hinweise 2 Generelle Navigation & Vorgehensweise 2 Der einfache Weg zur Lohnverarbeitung Phase A Stammdaten: Während des Monats/vor der Lohnverarbeitung 3 Phase B Lohndaten: Unmittelbar vor der Lohnverarbeitung 3 Phase C Lohnverarbeitung 3 Erfassung Mitarbeiter Phase A Stammdaten 4 Lohnlauf vorbereiten Phase B Lohndaten 7 Lohnlauf durchführen Phase C Lohnverarbeitung 9 Technische Hinweise Mögliche Programm-Meldung 14 Browsergeschwindigkeit erhöhen oder bei Verbindungsproblemen 14 Lohnbuchhaltung Was kann das Lohnprogramm GastroSocial? 15 Wie funktioniert der Zugang zum Lohnprogramm GastroSocial? 15 Wie sicher sind die Daten im Lohnprogramm GastroSocial? 15 Demoversion 15 Haben wir Ihr Interesse geweckt? 15 Was kostet das Lohnprogramm GastroSocial?

4 2 Allgemeines Über diese Anleitung Diese Kurzanleitung gibt Ihnen einen Einblick in die praktische Lohnverarbeitung in unserem Lohnprogramm Gastro- Social. Zugang & Anmeldung Demoversion: User-ID: Password: T11 T11 Für Französisch, klicken Sie diese Option an: Hinweise Datenschutz Die Demoversion ist nicht verschlüsselt. Erfassen Sie keine realen Daten von natürlichen Personen. Wählen Sie «AHV- Nummer unbekannt» und bei «Neuer AHV-Ausweis vorhanden?» «Nein». Formulierungen In diesem Dokument wird zur Vereinfachung die männliche Form verwendet. Selbstverständlich ist die weibliche Form immer mit eingeschlossen. Generelle Navigation & Vorgehensweise Die Navigation erfolgt über zwei Ebenen im Menü. Wählen Sie: 1. das Hauptregister 2. das Unterregister

5 Der einfache Weg zur Lohnverarbeitung 3 Phase A Phase C Phase B Phase A Stammdaten: Während des Monats/vor der Lohnverarbeitung Erfassung Personal- und Lohnstammdaten bei erstmaligem Gebrauch und Erfassung Stammdaten von Neueintritten Beim Start mit dem Lohnprogramm GastroSocial erhalten Sie eine Schulung. Sie erfassen die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden. Zu den Stammdaten gehören die Personalien und die jeden Monat wiederkehrenden Lohndaten. Phase B Lohndaten: Unmittelbar vor der Lohnverarbeitung Am Monatsende: Erfassung der Austritte und variablen Daten Ende Monat erfassen Sie die variablen Lohndaten, wie Anzahl Stunden und Verpflegungen, Spesen und weitere variable Lohnbestandteile. Auch Austritte im aktuellen Monat werden spätestens zu diesem Zeitpunkt erfasst. Phase C Lohnverarbeitung Lohnlauf und Berichtswesen/Monatsabschluss Sie führen den Lohnlauf durch und bestellen die gewünschten Berichte. Nach Prüfung der Berichte wird, wenn gewünscht, das DTA- oder EZAG-File für die Zahlung erstellt. Der Monat wird unwiderruflich abgeschlossen und die Lohndaten an GastroSocial übermittelt.

6 4 Erfassung Mitarbeiter Phase A Stammdaten Unter dem Hauptregister «Mitarbeitende» > Unterregister «Personalien» sind auf der linken Seite der Maske die registrierten Mitarbeitenden aufgelistet. Die Symbole links aktualisieren die Ansicht (aktive, inaktive, provisorische oder alle Mitarbeitende) oder wechseln ins Register «Berichte anzeigen». Hinweis: Erscheint die Meldung «Es ist nicht möglich während einem Lohnlauf Änderungen vorzunehmen!», finden Sie unter dem Kapitel «Technische Hinweise» das weitere Vorgehen. Erfassung Mitarbeitende Wählen Sie im Hauptregister «Mitarbeitende» und im Unterregister «Neuerfassung». Führen Sie die Neuerfassung (10 Schritte) immer zu Ende. Wichtig: Es müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Informationen zu den Masken: Maske 1/10 Mitarbeiter: Adressdaten gemäss Felder erfassen. (Datenschutz: «AHV-Nr. unbekannt» wählen und «Neuer AHV-Ausweis vorhanden?» die Option «Nein» anklicken) Maske 2/10 Zusatz: Fakultative Angaben Maske 3/10 Vertrag: Wahl der betrieblichen Sollarbeitszeit und Anstellungsart. Eingabe Arbeitspensum in %.

7 Erfassung Mitarbeiter Phase A 5 Maske 4/10 Anstellung: Im Feld «Eintrittsdatum» geben Sie das Datum ein, ab welchem der Lohn abgerechnet wird (aktueller oder zukünftiger Monat). Bei «Eintritt effektiv» geben Sie das effektive Eintrittsdatum ein. Probezeit zur Berechnung des 13. Monatslohns festlegen. Maske 5/10 Vertragscodes: Basisangaben zu den Vertragsbedingungen (diverse Versicherungen, L- GAV-Abzug, Auszahlung 13. Monatslohn etc.) für einzelne Mitarbeitende. Mittels dem Symbol können neue Vertragscodes erfasst werden. Ändern Sie die Werte mit dem Button: Maske 6/10 Lohn: Die Lohndaten zeigen die erfassten Lohnarten an.

8 6 Erfassung Mitarbeiter Phase A Lohnarten wichtige Funktionen: Neue variable (einmalige) Lohnart hinzufügen. Planlohn: Wiederkehrende Lohnart das Ein- und Ausschalten der Planlohnarten erfolgt ausschliesslich via Unterregister «Vertragscode». Variable Lohnart: Lohnart gilt nur für den aktuellen Lohnlauf und wird für einmalige Zulagen, Abzüge oder für Korrekturen benutzt. Plan- und variable Lohnarten können auch kombiniert werden: Stundenlohn als Planlohnart erfassen: Ansatz Stundenlohn als variable Lohnart erfassen: Menge Maske 7/10 Überweisungsdaten: Eingaben gemäss Felder Maske 8/10 Kinder: «neues Kind» wählen, um Familienzulagen zu erfassen.name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht eingeben und speichern. Maske 9/10 Lohnausweis: Ergänzende Angaben (falls notwendig) Maske 10/10 Quellensteuer: Um die Quellensteuer zu aktivieren, klicken Sie bei «Quellensteuer abrechnen» auf «ja» und «ändern». Klicken Sie bei «Quellensteuertarif» auf das Lupen-Symbol. Tarif wählen und mit «speichern» bestätigen. Abschluss: Klicken Sie auf «abschliessen». Der Mitarbeitende ist erfasst.

9 Lohnlauf vorbereiten Phase B 7 Lohndaten Lohndaten anpassen Ausgangslage: Alle Mitarbeitende, Monatslöhne und Stundenlohn-Ansätze sind erfasst. Variable Lohndaten wie Anzahl Stunden, Spesen usw. sind vorhanden. Erfassung über Hauptregister «Mitarbeitende» > Unterregister «Lohndaten» Erfassen Sie mit die variablen Lohndaten. Dieses Verfahren ist für Betriebe geeignet, welche vorwiegend Personal im Monatslohn beschäftigen. Anschliessend fahren Sie mit dem Lohnlauf weiter (siehe Phase C). Provisorische Lohnabrechnung: Berechnen: Diese Funktion berechnet den aktuellen Lohn zur Ansicht. Hinweis: Auswertungen pro Mitarbeitende können hier direkt bestellt werden. Sie finden diese danach unter dem Hauptregister «Listen/Auswertungen» > Unterregister «Printing».

10 8 Lohnlauf vorbereiten Phase B Option: Eingabe über Vorerfassung Unter dem Hauptregister «Lohn» > Unterregister «Vorerfassung» finden Sie eine alternative Eingabeart für die einfache Erfassung der variablen Lohnarten. Dieses Verfahren eignet sich für Beriebe mit mehrheitlich Stundenlöhnern. Klicken Sie ins Feld «Mitarbeiter» und geben Sie den Namen ein. Die treffende Auswahl wird angezeigt. Erfassen Sie die entsprechenden variablen Lohnarten. Zum Beispiel bei Stundenlöhnern geben Sie hier die Anzahl Stunden ein. Ansicht nach Erfassung: Werte können auch geändert und mit «Update» aktualisiert oder mit dem Papierkorb-Symbol gelöscht werden. Austritte erfassen Stellen Sie sicher, dass die Austritte, welche im aktuellen Monat erfolgen, noch vor dem Start des Lohnlaufs erfasst wurden. Erfassen Sie im Hauptregister «Mitarbeitende» > Unterregister «Ein- und Austritt» das Austrittsdatum des Mitarbeitenden. Ergänzen Sie den Kündigungsgrund (fakultativ) und klicken Sie auf «speichern». Allfällige Ferien-/ Feiertag- oder Ruhetagabgeltungen können im Hauptregister «Mitarbeitende» > Unterregister «Lohndaten» erfasst werden.

11 Lohnlauf durchführen Phase C 9 Lohnverarbeitung Lohnlauf Übersicht Schritt 1/6: Abrechnung starten Schritt 2/6: Schritt 3/6: Auswahl der Berichte mittels Pfeiltaste, Berichte auf der rechten Seite werden erstellt. Aufbereitung (warten bis der Status «Buchen abgeschlossen» angezeigt wird) Prüfen Sie die erstellten Abrechnungen und Auswertungen. Sind Korrekturen notwendig: Wählen Sie «Nein Abrechnung zurück», ändern Sie die Daten und starten Sie den Lohnlauf nochmals neu (Schritt 1). Sind die Abrechnungen korrekt: Wählen Sie «JA, Abrechnung korrekt weiter». Schritt 4/6: Schritt 5/6: Schritt 6/6: Erstellen der DTA- oder EZAG-Datei Wechsel in die neue Periode Abschluss der Periode Abrechnung starten (Schritt 1/6) Klicken Sie auf das Hauptregister «Lohn» > Unterregister «Lohnlauf» und danach «Abrechnung starten».

12 10 Lohnlauf durchführen Phase C Auswahl der Berichte (Schritt 2/6) Wählen Sie mit den Pfeilen die gewünschten Berichte. Nur die Berichte auf der rechten Seite werden erstellt. Beachten Sie, dass Quellensteuerabrechnungen in den meisten Kantonen Ende Quartal erstellt werden müssen. Andernfalls erscheint die Liste leer. Berechnung der Lohndaten und Abrechnungen prüfen (Schritt 3/6) Warten Sie bis der Status «Buchen abgeschlossen» erscheint.

13 Lohnlauf durchführen Phase C 11 Wichtig: Prüfen Sie die Berichte, bevor Sie weiterfahren. Abrechnung prüfen: Klicken Sie unten auf das PDF-Symbol, um die entsprechenden Berichte anzuzeigen. Falls Änderungen notwendig sind, klicken Sie auf «NEIN Abrechnung zurück». Sie gelangen wieder zum Ausgangspunkt «Lohnlauf starten» zurück. Falls alles korrekt ist, fahren Sie fort mit «JA, Abrechnung korrekt weiter».

14 12 Lohnlauf durchführen Phase C Auszahlung und Abschluss Mit dem Disketten-Symbol speichern Sie das DTA- resp. EZAG-File. Fahren Sie anschliessend weiter mit dem Button «Periode abschliessen». Wechsel in die nächste Periode (Schritt 5/6) Klicken Sie auf «weiter».

15 Lohnlauf durchführen Phase C 13 Bestätigen des Abschlusses der Periode (Schritt 6/6) Bestätigen Sie den definitiven Abschluss des Monats mit «ja». Der Lohnlauf ist abgeschlossen. Sie erhalten die entsprechende Meldung:

16 14 Technische Hinweise Mögliche Programm-Meldung Personendaten können nicht mutiert werden Der Lohnlauf wurde bereits gestartet. Es erscheint folgende Meldung: Im Hauptregister «Lohn» > Unterregister «Lohnlauf» mit der Funktion «Abrechnung zurück» gelangen Sie zum Startpunkt der Lohnverarbeitung zurück. Browsergeschwindigkeit erhöhen oder bei Verbindungsproblemen Cache im Webbrowser löschen Löschen der Cachedaten des Webbrowsers: Internet Explorer: Menü «Extras» > «Internetoptionen» > Register «Allgemein» > Bereich «Browserverlauf» > Button «Löschen» «Browserverlauf beim Beenden löschen» wählen. Bei den Löschoptionen alle Optionen bis und mit «Formulardaten» auswählen. Firefox: Menü «Extras» > «Einstellungen» > Bereich «Erweitert» > Register «Netzwerk» > Button «Jetzt leeren» Hinweis: Stellen Sie im Register «Datenschutz» im Fenster Chronik auf «niemals anlegen».

17 15 Lohnbuchhaltung Effizient, anwenderfreundlich und ohne Papierkrieg das Lohnprogramm GastroSocial Was kann das Lohnprogramm GastroSocial? Das Lohnprogramm GastroSocial bietet Ihnen eine komplette Lohnbuchhaltung und viele automatische Funktionen, welche Ihnen die monatlichen Lohnabrechnungen gemäss L-GAV erleichtern. Zudem sparen Sie mit den Schnittstellen zur GastroSocial Ausgleichs- und Pensionskasse viel Zeit in der Administration. Wie funktioniert der Zugang zum Lohnprogramm GastroSocial? Der Zugang erfolgt via Internet mittels SMS-Login. Dadurch erübrigt sich die Programminstallation auf Ihrem Computer. Wie sicher sind die Daten im Lohnprogramm GastroSocial? Die Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt. Der Sicherheitsstandard entspricht demjenigen des E-Bankings. Demoversion User-ID: T11 Password: T11 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Besuchen Sie unsere Website > Onlineprodukte > Lohnprogramm. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns unter oder via

18 16 Was kostet das Lohnprogramm GastroSocial? Grundpaket CHF ** Erfassung der Betriebsstammdaten inkl. Aufschaltung Schulung inkl. Handbuch 260. Zugang für 1 User Nutzungsgebühren nach Anzahl Lohnabrechnungen Total pro Monat in CHF ** ab ** Preise exkl. MWST Mehrere Betriebe: Preis auf Anfrage Im Preis inbegriffen Support Zusatzkosten weitere User inkl. Schulung auf Anfrage Die Nutzungsgebühren werden quartalsweise rückwirkend anhand der effektiv erstellten Lohnabrechnungen in Rechnung gestellt. Beispiel Monat Anzahl Lohnabrechnungen Total pro Monat in CHF ** Januar Februar März Total 1. Quartal 42.

19 Anschrift: GastroSocial Team Postfach Aarau Support: T F [email protected] Impressum Inhalt und Layout: Fotografie: GastroSocial, Aarau Riechsteiner Fotografie, Micha Riechsteiner, Worb 01/2016, GastroSocial, 5001 Aarau

20 GastroSocial Postfach Aarau T F [email protected] Institution GastroSuisse