BVL - Krisenleitfaden

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1 BVL - Krisenleitfaden Leitfaden des Bundesamtes für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) zur Bearbeitung von Ereignissen und Krisen im Bereich Lebensmittel, Futtermittel, Kosmetische Mittel und sonstige Bedarfsgegenstände Version 1.6 Stand

2 I. Einleitung...3 I.1. Ereignis Definition...3 I.2. Krise Definition...3 I.3. Grundsätzliche Verfahren im BVL...3 II. II.1. Ereignis...4 Maßnahmen...4 II.2. Aufgaben des Lagezentrums...5 III. Krise...6 III.1. Maßnahmen im Geschäftsbereich des BMEL...6 III.2. Maßnahmen im BVL...7 III.3. III.4. Aufgaben der Task Force...8 Aufgaben der Leitung der Task Force und der Geschäftsstelle des Krisenstabs...9 IV. Abschluss...10 IV.1. Beendigung eines Ereignisses...10 IV.2. Beendigung einer Krise...10 V. Weitere Dokumente...11 Zum Zweck der besseren Lesbarkeit wird in diesem Leitfaden bei Personen die männliche Form verwendet, auch wenn damit Angehörige beiderlei Geschlechts gemeint sind. 2

3 I. Einleitung Der vorliegende Leitfaden beschreibt die Verfahren, die im Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) zur Bewältigung von Situationen angewandt werden, in denen die Sicherheit eines Lebens- oder Futtermittels innerhalb Deutschlands nicht mit den üblichen Maßnahmen (z. B. Betriebskontrollen) gewährleistet werden kann. Hierbei gilt es, zwischen einem Ereignis und einer Krise zu unterscheiden. Die hier genannten Verfahrensweisen sind analog auf kosmetische Mittel und auf sonstige Bedarfsgegenstände anzuwenden, auch wenn diese aus Gründen der besseren Lesbarkeit im Weiteren nicht mehr ausdrücklich erwähnt werden. I.1. Ereignis Definition Bei einem Ereignis handelt es sich um eine zeitlich begrenzte, außergewöhnliche Situation im Bereich der Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, die mit den üblichen Verfahren nicht oder nicht ausreichend schnell bewältigt werden kann. Abhängig vom Ausmaß kann ein Ereignis zu einer Krise werden, dies ist jedoch nicht zwangsläufig der Fall. Im Falle eines Ereignisses wird im Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) ein Ereigniskernteam (EKT) mit dem Ziel einberufen, eine weitere Bewertung vorzunehmen und Folgeschritte festzulegen. I.2. Krise Definition In der Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Artikel 56 Abs. 1 ist eine Krise als ein Fall beschrieben, in dem ein von einem Lebensmittel oder Futtermittel ausgehendes ernstes unmittelbares oder mittelbares Risiko für die menschliche Gesundheit nicht durch die bereits getroffenen Vorkehrungen verhütet, beseitigt oder verringert werden oder ausschließlich durch Anwendung festgelegter Maßnahmen angemessen bewältigt werden kann. Für das BVL ist der Krisenfall gegeben, wenn durch den Staatssekretär im BMEL der Bund- Länder-Krisenrat einberufen wird (s. Leitfaden Krisenmanagement des BMEL). I.3. Grundsätzliche Verfahren im BVL Die Bearbeitung von Ereignissen und Krisen erfolgt federführend durch die Abteilung 1 Lebensmittelsicherheit, die außerhalb von Ereignissen und Krisen den Routinebetrieb in einer Allgemeinen Aufbauorganisation (AAO) erledigt. Im Falle eines Ereignisses wird im BVL im Rahmen der Besonderen Aufbauorganisation 3

4 Stufe 1 (BAO Stufe 1) in der Gruppe Krisenmanagement der Abteilung 1 das Lagezentrum des BVL aktiviert. Das Referat 104 (Krisenmanagement, Schnellwarnsysteme) stellt dabei zentrale administrativ-organisatorische und koordinierende Abläufe sicher. Sofern eine Krise eintritt, gilt für das BVL und insbesondere für die Abteilung 1 die Besondere Aufbauorganisation Stufe 2 (BAO Stufe 2), in der weitreichende organisatorische Änderungen greifen und neben dem Lagezentrum auch eine behördenübergreifende Task Force im BVL tätig sein kann. Das Referat 108 (Geschäftsstelle Krisenstab, Prävention) bildet im Krisenfall die Geschäftsstelle des Bund-Länder-Krisenstabs und nimmt Funktionen im Zusammenhang mit der Task Force wahr (s. Leitfaden Krisenmanagement des BMEL). II. Ereignis II.1. Maßnahmen Im Ereignisfall wird zunächst das Lagezentrum des BVL aktiviert (BAO Stufe 1). Das BVL entscheidet in eigener Zuständigkeit über die Aktivierung. Die Entscheidung obliegt dem Leiter des Referates 104 im Einvernehmen mit dem Leiter der Abteilung 1. Das Lagezentrum ist organisatorisch in der Gruppe 1 angesiedelt. Alle weiteren Organisationseinheiten des BVL und die zu beteiligenden Behörden werden umgehend über die Aktivierung des Lagezentrums und dessen Erreichbarkeit informiert. Ein Bereitschaftsdienst wird eingerichtet. Darüber hinaus stellt der IT-Bereich einen umfassenden Support bereit. Der Referent für Krisenkommunikation wird aktiviert und organisatorisch direkt dem Präsidenten unterstellt. Das Personal des Lagezentrums setzt sich wie folgt zusammen: Referatsleitung 104 (regelmäßig Leitung des Lagezentrums) Mitarbeiter des Referates 104 (Krisenmanagement, Schnellwarnsysteme) Mitarbeiter des Referates 107 (Datenmanagement, Datenanalyse) 4

5 Fakultativ Mitarbeiter weiterer Fachreferate der Abteilung 1 Experten und weitere Mitarbeiter aus anderen Abteilungen des BVL Abteilung 1 Lebensmittelsicherheit Gruppe 1 Krisenmanagement Gruppe 2 Sicherheit der Lebensmittelkette BAO Stufe 1: Lagezentrum Krisenmanagement; Schnellwarnsysteme Datenmanagement, Datenanalyse Geschäftsstelle Krisenstab; Prävention Abb. 1: Die BAO Stufe 1 In der Regel erfolgt die Aktivierung des Lagezentrums zeitgleich mit der Einberufung eines Ereigniskernteams (EKT) im BMEL. Der Leiter des Lagezentrums stellt die Kommunikation mit dem EKT sicher und fungiert als Bindeglied zwischen EKT und Lagezentrum. II.2. Aufgaben des Lagezentrums Das Lagezentrum sammelt sämtliche Informationen, die ihm von Bundes- und Landesbehörden (z. B. Lebensmittelüberwachungsbehörden) und ggf. Wirtschaftsunternehmen übermittelt werden. Es fasst diese Informationen zusammen, wertet diese aus und stellt sie den beteiligten Behörden in strukturierter Form zur Verfügung. Das Lagezentrum unterstützt die Arbeit des EKT u. a. durch das Erstellen und Fortschreiben der Dokumente zum jeweiligen Lagebild, das Auswerten und Zusammenfassen von Untersuchungsdaten, 5

6 die Visualisierung von Warenströmen basierend auf Rückverfolgungsdaten, das Erstellen und Fortschreiben einer Chronologie, die Sicherstellung der Kommunikation über die Schnellwarnsysteme RASFF, RAPEX und INFOSAN sowie regelmäßige Kurzberichterstattung hierzu. Der Informationsaustausch zwischen dem Lagezentrum und den Ländern erfolgt dabei primär über das vom BVL betriebene Fachinformationssystem Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (FIS-VL). III. Krise III.1. Maßnahmen im Geschäftsbereich des BMEL Beim Eintritt einer Krise kann durch das BMEL oder auf Wunsch eines Landes ein Krisenrat als oberstes koordinierendes Gremium des Krisenmanagements einberufen werden. Im Krisenrat sind die Amtschefs der Verbraucherschutzressorts der Länder unter Vorsitz des Bundes (in der Regel der Staatssekretär BMEL) vertreten. Der Krisenrat legt die grundlegenden Vorgaben zur Bewältigung des Krisengeschehens fest und nimmt die Aufgabe der öffentlichen Krisenkommunikation auf politischer Ebene wahr. Der Krisenrat kann einen Krisenstab einberufen. Im Krisenstab kommen die Abteilungsleiter der jeweiligen für die Lebensmittel- oder Futtermittelsicherheit zuständigen Ministerien der Länder unter Vorsitz des Bundesministeriums zusammen. Aufgabe des Krisenstabs ist die Sicherstellung einer effizienten und wirksamen Koordinierung aller am Krisengeschehen beteiligten zuständigen Behörden. Weiterhin kann der Krisenrat beschließen, eine Task Force Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit einzusetzen, die ihren Sitz im BVL hat. Ebenfalls im BVL ist die Geschäftsstelle des Krisenstabs angesiedelt, über die die Koordination zwischen dem Krisenstab und der Task Force erfolgt. Eine wissenschaftliche Risikobewertung wird im Bedarfsfall durch das Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) vorgenommen. 6

7 Krisenrat (politische Ebene) Abstimmung der Kommunikation Krisenstab (operative Ebene) BVL Lagezentrum Geschäftsstelle Krisenstab Datenmanagement Task Force Behörden aus Bund und Ländern BfR Wissenschaftliche Risikobewertung Abb. 2: Darstellung der verschiedenen Akteure des Krisenmanagements im Geschäftsbereich des BMEL III.2. Maßnahmen im BVL Bei komplexen, mehrere Länder betreffenden, lebensmittel- oder futtermittelbedingten Krisen kann vom Krisenrat die Task Force Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit einberufen werden. Gleichzeitig mit der Einberufung der Task Force wird ihr Auftrag festgelegt und ihre Zusammensetzung beschlossen. Die Task Force hat ihren Sitz im BVL und besteht aus Vertretern der Länder, des BVL und des BfR sowie aus Sachverständigen anderer Bundesoberoder Landesbehörden (z. B. Robert Koch-Institut), sofern erforderlich. Im Falle einer Einberufung der Task Force gliedert sich das BVL in die BAO Stufe 2 um. Die umfangreiche Umorganisation insbesondere der Gruppe 1 in der Abteilung 1 stellt die Grundlage für die Arbeit des Krisenmanagements im BVL und die Koordination der Arbeiten in der Task Force dar. Das Lagezentrum des BVL erledigt weiterhin die Aufgaben, die bereits während eines Ereignisses wahrgenommen wurden (s. II.2). Die Mitarbeiter des Referats 107 stellen die erforderlichen Fähigkeiten in den Bereichen Datenmanagement und Datenanalyse zur Verfügung. Andere Organisationseinheiten des BVL unterstützen je nach Bedarf die Arbeitsfähigkeit der BAO Stufe 2. 7

8 Präsident BVL Krisenkommunikation Abteilung 1 Lebensmittelsicherheit Leitung Task Force; Geschäftsstelle Krisenstab Gruppe 2 Sicherheit der Lebensmittelkette Task Force Lagezentrum Schnellwarnsysteme Datenmanagement Grundsatzangelegenheiten; Lebensmittel Futtermittel Verbraucherprodukte Strategie und Koordination der Kontrolle Datenmanagement; Datenanalyse* Lebensmittelhygiene; Inspektionen; Veterinärangelegenheiten Abb. 3: Die BAO Stufe 2 (*sofern nicht im Krisenmanagement eingesetzt) III.3. Aufgaben der Task Force Als operatives Instrument der Zusammenarbeit zwischen Bund und Ländern im Krisenfall besteht die Aufgabe der Task Force in der Aufklärung der aktuellen Krise unter Bündelung spezieller Kompetenzen, insbesondere Expertenwissen, von Bundes- und Landesbehörden. Dabei kommt der Verdichtung der Ermittlungsergebnisse der Länder eine besondere Bedeutung zu. Die Task Force unterstützt damit die Arbeit des Krisenstabs bzw. liefert die Grundlagen für Entscheidungen des Krisenrats. Die einzelnen Aufgaben der Task Force sind in Anlage 2 der Vereinbarung über die Zusammenarbeit zwischen dem Bund und den Ländern in Krisenfällen im Bereich der Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit festgehalten. Zu den Kernaufgaben gehört die Erarbeitung von Empfehlungen für die koordinierte und abgestimmte Vorgehensweise der auf der Lebensmittel- und Futtermittelseite beteiligten Einrichtungen zum strategisch-taktischen Vorgehen zur Aufklärung der Krise, zur Eliminierung von Quellen sowie zur Behebung von Ursachen. Die Task Force soll weiterhin Warenstromanalysen durchführen und diese visualisieren, Plausibilitätsprüfungen durchführen und eine Zuarbeit zur Krisenkommunikation leisten. Zur Erfüllung ihrer Aufgaben kann die Task Force gezielt Daten anfordern. Während der vergangenen Krisen hat sich eine Organisation der Task Force in zweckmäßigen Gruppen bewährt, die besondere Fähigkeiten abbilden. Letztendlich wird aber die Ent- 8

9 scheidung über die auszubringenden Fähigkeiten der Task Force immer in Abhängigkeit von der jeweiligen Krisenlage von der Task Force selbst getroffen. Die Task Force wird durch das Lagezentrum, die Schnellwarnsysteme, das Datenmanagement sowie weitere als hilfreich erachtete Arbeitsbereiche des BVL unterstützt. Die Bearbeitung anderer nicht zeitkritischer Aufgaben wird während einer Krise im gesamten BVL zurückgestellt. Abb. 4: Aufgaben des Lagezentrums und der Task Force in der BAO Stufe 2 III.4. Aufgaben der Leitung der Task Force und der Geschäftsstelle des Krisenstabs Über die Geschäftsstelle des Krisenstabs im BVL erfolgt die Koordination zwischen dem Krisenstab und der Task Force. Der Leiter der Geschäftsstelle (Referatsleitung 108) steht im Krisenfall regelmäßig auch der Task Force vor. Er ist auch Mitglied im Krisenstab und nimmt in dieser Funktion an den Sitzungen des Krisenstabs teil. 9

10 IV. Abschluss IV.1. Beendigung eines Ereignisses Sofern aus einem Ereignis keine Krise erwächst, wird im BMEL auf Veranlassung des für Lebensmittelsicherheit zuständigen Abteilungsleiters des BMEL das EKT aufgelöst. Im BVL wird lageabhängig das Lagezentrum zeitgleich oder später deaktiviert und damit die BAO Stufe 1 beendet. Es treten wieder die Regelungen der AAO in Kraft. Alle beteiligten Bundesund Ländervertreter werden durch das Lagezentrum unverzüglich über die Auflösung informiert. In der Verantwortung und unter Federführung des Referats 104 erfolgen eine Nachbetrachtung des Ereignisses und die Erstellung eines Abschlussberichtes. IV.2. Beendigung einer Krise Mit der Bewältigung der Krise wird zunächst das EKT durch den für Lebensmittelsicherheit zuständigen Abteilungsleiter des BMEL aufgelöst. Der Krisenrat entscheidet über die Auflösung der Task Force. Die übrigen für die Bewältigung der Krise zeitlich begrenzt eingerichteten Organisationseinheiten beenden lageabhängig ihre Tätigkeit. Im BVL setzt der Präsident anschließend die BAO Stufe 2 außer Kraft, womit dann die AAO bzw. die BAO Stufe 1 gelten. Die Geschäftsstelle des Krisenstabs verfasst in Abstimmung mit den Beteiligten der Task Force einen Tätigkeitsbericht der Task Force, welcher der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird. 10

11 V. Weitere Dokumente Im Zusammenhang mit den hier beschriebenen Vorgehensweisen enthalten die folgenden Dokumente weitergehende Informationen: Leitfaden des BMEL zum Krisenmanagement Lebensmittelsicherheit Vereinbarung über die Zusammenarbeit zwischen dem Bund und den Ländern in Krisenfällen im Bereich der Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit Verordnung (EG) Nr. 178/