Das ultimative Praxisbuch zu. Office Home & Student/Business. Steffen Bürk Christine Gericke Carsten Raschke Andreas Schultz DATA BECKER

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1 Das ultimative Praxisbuch zu Office 2013 Home & Student/Business Steffen Bürk Christine Gericke Carsten Raschke Andreas Schultz DATA BECKER

2 1. Grundlagen für die erfolgreiche Office Praxis Dieses Buch soll Sie dabei unterstützen, Office 2013 effizient in der Praxis einzusetzen. Wir konzentrieren uns auf die praxisnahe Vermittlung der neuen Funktionen und Möglichkeiten, die wir anhand alltagsnaher Szenarien möglichst anschaulich und nachvollziehbar vermitteln. Schnellübersicht: Die wichtigsten neuen Funktionen und Möglichkeiten von Office Jetzt kachelt s: die neue Oberfl äche im Überblick (Seite 6) 2. Symbolleisten, Registerkarten und Menübänder optimal nutzen (Seite 13) 3. Effi zientes Arbeiten mit Offi ce-2013-dokumenten (Seite 17) 4. Die Wolke für jedermann: arbeiten und speichern in der Cloud (Seite 21) 5. Mit Offi ce 2013 Web-Apps-Dokumente fl exibel wie nie bearbeiten (Seite 28) 6. Die Offi ce-2013-module im harmonischen Zusammenspiel (Seite 30) 5

3 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Wir gehen davon aus, dass Sie bereits erste Erfahrungen mit einer der Vorversionen von Word, Excel, PowerPoint & Co. gesammelt haben, und beginnen deshalb nicht bei null, sondern konzentrieren uns vielmehr auf die praxisnahe Vermittlung der im täglichen Einsatz wichtigen Features und Möglichkeiten, die wir Ihnen nicht einfach nur theoretisch, sondern vielmehr anhand ausgewählter Praxisszenarien so vorstellen, dass Sie diese praktisch sofort für Ihre Zwecke nutzen können. Zu Beginn fassen wir die wichtigsten Neuheiten von Office 2013 zusammen. Dazu gehören unter anderem neue Oberflächen, Funktionen und Bedienelemente, aber auch das harmonische Zusammenspiel der einzelnen Module, der mobile Einsatz von Office auf Tablets/Smartphones sowie das optimierte Teamwork in der Cloud (SkyDrive). 1.1 Neue Oberflächen, Funktionen und Bedienelemente Das neue Office 2013 läuft optimal auf dem innovativen Betriebssystem Windows 8. Wir demonstrieren Ihnen deshalb auf den folgenden Seiten vor allem den Office-Einsatz unter Windows 8 und zeigen Ihnen, wie Sie vertraute Funktionen unter der neuen Oberfläche nutzen. Dabei wird auch auf Besonderheiten des Office-Einsatzes auf Tablets/Smartphones mit Windows 8 RT/Phone eingegangen, auf denen Office 2013 oft schon vorinstalliert ist. Auch auf Windows 7 ist Office 2013 problemlos zu installieren und mithilfe dieses Buches komfortabel zu nutzen. Jetzt kachelt s: die neue Oberfläche im Überblick Wir alle kennen Windows und gehen täglich damit um, ohne uns groß Gedanken zu machen. Starten Sie einen Computer mit Windows 8, sehen Sie erst einmal überrascht auf den neuen Startbildschirm die Modern-UI-Oberfläche. Altvertraute Dinge wie das Startmenü scheinen nicht mehr vorhanden zu sein. Lassen Sie sich nicht irritieren: Alle Funktionen sind nach wie vor vorhanden. Warum überhaupt so massive Änderungen? Unser aller Nutzungsverhalten hat sich verändert. Auf Smartphones und Tablets haben Touchscreens den umständlichen Umgang mit Tastaturen und Mäusen verdrängt. Windows 8 berücksichtigt beide Nutzergruppen für Touchanwender den Startbildschirm und für Maus- und Tastaturnutzer den vertrauten Desktop. Und den finden Sie auf dem Startbildschirm in der Regel links! 6

4 Neue Oberflächen, Funktionen und Bedien elemente An die Stelle der vertrauten Icons sind in Windows 8 sogenannte Kacheln gerückt, deren Größe und Position Sie bestimmen. Auch der Zugriff auf die Module von Office 2013 erfolgt mit einem Tipp (bzw. Klick) auf die entsprechende Kachel. Der Startbildschirm in Windows 8 Alle Programme (oder Apps, wie sie jetzt heißen) präsentiert Windows 8 auf dem Startbildschirm. Statt durch das Startmenü zu scrollen, verwenden Sie die Bildlaufleiste am unteren Bildschirmrand. Ordnen Sie den Startbildschirm so an, dass das, was Sie brauchen, sofort sichtbar ist. Klicken Sie einfach eine Kachel an oder berühren Sie sie mit dem Finger, halten Sie sie fest und verschieben Sie sie an eine andere Position. Zum Desktop wechseln Der Desktop in Windows 8 ist nicht ganz zu vergleichen mit dem Desktop von Windows 7. Klicken Sie die Desktop-Kachel an, wird Ihnen nicht der Desktop angezeigt, sondern wenn ein Programm geöffnet ist das im Vordergrund befindliche Programm. 7

5 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Hier wird Ihnen aber wieder die Taskleiste angezeigt. Zwar fehlt die Schaltfläche Start, aber alle anderen Funktionen wie z. B. Desktop anzeigen stehen Ihnen wie von Windows 7 gewohnt zur Verfügung. Auch wenn der Desktop große Ähnlichkeiten mit dem alten Desktop hat: Sie werden sich andere Arbeitsweisen angewöhnen müssen. Unverzichtbare Navigationshilfen sind: Die [Win]-Taste: Da das Startmenü durch den Startbildschirm ersetzt wurde, wechseln Sie über die [Win]-Taste schnell zum Startbildschirm zurück. Die Charms-Leiste: Wo sind die PC-Einstellungen, die Suche, die Taste zum Herunterfahren? Klicken Sie oben rechts in der Ecke auf den Startbildschirm, öffnet sich rechts eine Symbolleiste, die diese Funktionen anbietet. Sie können die Leiste auch über [Win]+[C] aufrufen. Die Navigationsleiste: Klicken Sie in einer der beiden linken Ecken des Startbildschirms, zeigt Ihnen Windows zunächst den aktuellen Desktop. Ziehen Sie die Maus entlang des Seitenrands leicht Richtung Mitte, erhalten Sie eine Navigationsleiste, die den direkten Zugriff auf interessante Ordner bietet. Der Office-Hub in Windows Phone 8 Windows Phone 8 hat das Büropaket Office 2013 bereits kostenlos integriert. Sie brauchen sich keine Dokumenten-Apps aus dem Store zu suchen! Sie haben alles, was Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen, bereits voll integriert. In Verbindung mit dem 7 GByte großen Onlinespeicher SkyDrive können Sie Ihre erstellten Dokumente praktisch von überall erreichen und darauf zugreifen. Mit einem Fingertipp auf die Office-Kachel gelangen Sie in den Hub. Hier finden Sie die mobilen Versionen von Word, Excel und PowerPoint. OneNote wird seit Windows Phone 8 als eigenständiges Programm geführt. Im Office-Hub sind alle Ihre Office-Dokumente und Notizen an einem Ort vereint. Über SkyDrive oder SharePoint werden Daten zwischen Ihrem Computer und Ihrem Telefon automatisch synchronisiert, sodass Sie jederzeit an jedem Ort auf die aktuellen Informationen zugreifen können. Sie finden die Kachel des Office-Hubs in der Liste der Apps. Platzieren Sie die Kachel für den direkten Zugriff auf dem Startbildschirm. Dazu tippen Sie auf die Kachel und bleiben noch einen Moment mit dem Finger auf der Kachel. Ein kleines Menü öffnet sich, mit dem Sie die Kachel auf der Startseite verankern können. 8

6 Neue Oberflächen, Funktionen und Bedien elemente Mit dem Office-Hub alles bearbeiten Starten Sie den Office-Hub, haben Sie zunächst die Auswahl auf alle Speicherorte. Das kann Ihr Mobiltelefon, eine geöffnete -Anlage, SkyDrive oder ein Share- Point-Server sein. Verschieben Sie den Bildschirm nach links, gelangen Sie an die zuletzt verwendeten Dokumente unter der Überschrift Letzte. Im Gegensatz zum Office in Windows Phone 7 ist die reine Navigationsfläche geschrumpft. Der Leistungsumfang ist aber gleich geblieben. A Unter Letzte sehen Sie alle zuletzt geöffneten Dokumente. Bekommen Sie ein Dokument per als Anhang gesendet und tippen darauf, wird es geöffnet und Sie können es betrachten oder (je nach Dateityp) auch bearbeiten. Die Zurück-Taste speichert automatisch Eine einfache Art, Dokumente zu speichern, ist die Benutzung der Zurück-Taste. Haben Sie ein Dokument bearbeitet, tippen Sie einmal auf die Zurück-Taste, und Sie werden gefragt, ob Sie das Dokument speichern möchten. Das Dokument bleibt auf diese Weise da, wo Sie es geöffnet haben. Bearbeiten Sie zum Beispiel eine Word-Datei in Ihrem SkyDrive und nutzen die Zurück-Taste, um zu speichern, wird das Dokument in SkyDrive aktualisiert. 9

7 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Nach dem Schließen wird das Dokument im Office-Hub angezeigt und kann so jederzeit erneut verwendet werden. Am unteren Bildrand haben Sie die Möglichkeit, mit der Lupe nach Dokumenten auf Ihrem Windows Phone, SkyDrive, Office 365 oder SharePoint zu suchen. Tippen Sie auf das Plussymbol, um ein neues Wordoder Excel-Dokument zu erstellen. PowerPoint-Dokumente können nicht erstellt und nur sehr rudimentär bearbeitet werden. B Unter Speicherorte werden die verschiedenen Speicherorte und Zugriffs orte aufgeführt. Erstellen Sie ein neues Dokument, wird dieses automatisch im Speicherort Handy abgelegt. Editieren Sie ein Dokument, können Sie es wahlweise im Handy, auf SkyDrive oder (wenn eingerichtet) in Office 365 oder SharePoint abspeichern. Mit einem Fingertipp auf SkyDrive können Sie auf die dort abgelegten Dokumente zugreifen. PDF-Dokumente nicht im Office-Hub Bekommen Sie PDF-Dokumente per gesendet und wollen diese öffnen, geht das Windows Phone beim ersten Öffnen in den Windows Phone Store und lädt die PDF-Reader-App herunter. Mit dieser App können Sie dann PDF-Dokumente lesen. Die Microsoft-PDF-Reader-App eignet sich auch ideal dazu, sich zusätzlich PDFs anzeigen zu lassen. Windows Phone 8 und Office 365 Sollten Sie die Leasingvariante von Microsoft Office nutzen, können Sie Ihre Zugangsdaten in den entsprechenden Speicherort innerhalb des Office-Hubs eintragen. Mit 10

8 Neue Oberflächen, Funktionen und Bedien elemente Office 365 können Sie sich alles, was Sie für Ihre Arbeit benötigen, ganz einfach in fertigen Paketen von Microsoft leasen. Das hat den Vorteil, dass Sie sich das, was Sie zum Beispiel für neue Projekte benötigen, dazubestellen können, ohne immer gleich ein ganzes Office-Paket kaufen zu müssen. Es handelt sich dabei auch um einen reinen Onlinedienst. Das bedeutet, dass Sie im Web arbeiten und somit von überall auf Ihre Daten zugreifen können. Einen Office- 365-Account richten Sie wie ein -Konto über Einstellungen/ -Konten & andere ein. Danach können Sie über Windows Phone 8 auf Ihre im Internet abgelegten Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Auf der Website können Sie sich zu diesem Thema mehr Informationen holen. SharePoint für den Dokumentenzugriff einrichten Bei SharePoint handelt es sich um einen Unternehmensdienst, der Teams und Projektgruppen in einem speziellen Bereich (zum Beispiel Webdienste, Teamkalender oder Dokumentenablage) bietet. Durch die Verwendung von SharePoint müssen künftig keine Dokumente mehr per durch das Internet geschickt werden, denn diese liegen alle auf dem SharePoint und können dort direkt mit dem Windows Phone abgerufen werden. Zusätzliche Tipps im Web Wenn Sie sich intensiver mit Ihrem Windows Phone beschäftigen wollen, bietet die Microsoft-Site viele Tipps und Tricks. Für Geschäftskunden empfiehlt sich die Seite Um SharePoint einzurichten, wischen Sie im Office-Hub nach links zu»speicherorte«und tippen anschließend unten am Rand auf»neu«(ordnersymbol). Tippen Sie jetzt die Adresse Ihres SharePoints ein. Nach der Anmeldung können Sie auf die Ordnerstruktur zugreifen sowie Dokumente lesen und bearbeiten. 11

9 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Backstage-Bereich und Startverhalten in Office 2013 Die Ablösung der alten Symbolleisten durch das neue Menüband hat auch für das ehemalige Menü Datei Änderungen mit sich gebracht. Alle Office-Programme verfügen jetzt über die Registerkarte Datei, die sich auch farblich von anderen Registerkarten unterscheidet. In diesem auch Backstage genannten Bereich steuern Sie das Verhalten der Office-Programme über die Optionen und erledigen alle Aufgaben im Zusammenhang mit einer Datei. Die Sonderfunktion des Backstage-Bereichs zeigt sich auch im Verhalten. So sind nur hier alle anderen Registerkarten ausgeblendet. Sie können den Backstage-Bereich nur über die Pfeiltaste im farbigen Menü links oder über [Esc] verlassen. Beim linken farbigen Bereich der Registerkarte»Datei«handelt es sich um eine Art Linkliste. Klicken Sie einen Eintrag in der Liste an, öffnen sich die diesem Eintrag zugeordneten Handlungsmöglichkeiten auf einer Seite. Die Befehle sind für die Touchdedienung optimiert. Kehren Sie über die Pfeiltaste oben links zur vorherigen Backstage-Ansicht zurück. In Office 2013 ist die Integration von Onlineinhalten vollständig umgesetzt. Die deutsche Microsoft- Seite Office.com ist direkt wie ein Ordner z. B. in Datei/Neu zu erreichen. Sie können Office.com über eine Suchzeile in Word nach themenbezogenen Vorlagen durchsuchen. Ihre persönliche Cloud Sky- Drive ist ein voll funktionsfähiger Dateien als PDFs versenden Erstellen Sie ein PDF in einem temporären Ordner beim Versenden einer Datei als Mail. In einem Arbeitsschritt öffnen Sie das Fenster für eine neue -Nachricht und fügen die aktuelle Office-Datei als PDF der Nachricht hinzu. Sie finden den Befehl jetzt über Freigeben/ /Als PDF versenden. 12

10 Neue Oberflächen, Funktionen und Bedien elemente Speicherort. Gleiches gilt für den Zugriff auf SharePoint-Server. Zugangsdaten werden in Office gespeichert, sodass Sie keine Unterschiede zwischen lokalen Speicherorten und der Cloud feststellen werden. Symbolleisten, Registerkarten und Menübänder effizient nutzen Office 2013 steuert den Zugriff auf Funktionen über das Menüband, das in Registerkarten aufgeteilt ist. Die Registerkarte Start bietet Ihnen Funktionen, die oft benötigt werden. Alle Befehle auf einer Registerkarte sind in Gruppen aufgeteilt, die bei Platzmangel zugeklappt werden. Alle anderen Registerkarten sind thematisch organisiert. Das Menüband (hier im Beispiel Word 2013) kann ausgeblendet werden, wenn Sie mehr Platz benötigen. Rechts außen auf dem Menüband nutzen Sie die Pinnnadel, um das Menüband zu fixieren. Es bleibt dann dauerhaft eingeblendet. Haben Sie das Menüband gelöst, wird es beim Klick auf eine Registerkarte angezeigt. Sobald Sie die gewünschte Aktion ausgeführt haben, wird das Menüband wieder ausgeblendet. Falls erforderlich können Sie einzelne Registerkarten anpassen oder neue anlegen. Nutzen Sie dazu über Datei/Optionen die Funktion Menüband anpassen. Auf der linken Seite finden Sie die Übersicht aller möglichen Befehle, rechts die augenblicklich bei Ihnen (hier Word 2013) angezeigten. Mit einem Klick auf»hinzufügen«können Sie Ihren Registerkarten Befehle hinzufügen. Eine einzige Symbolleiste lässt Sie individuell Befehle zusammenstellen. Diese Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet sich zunächst oberhalb des Menübands. Sie können diese Symbolleiste auf drei Arten anpassen: 13

11 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Über den Drop-down-Pfeil am Ende der Symbolleiste erhalten Sie Zugriff auf die Standardbefehle. Über Weitere Befehle im Drop-down-Menü greifen Sie auf Datei/Optionen zu und fügen der Symbolleiste notwendige Befehle hinzu. Jedes Symbol auf einer Registerkarte können Sie direkt über die rechte Maustaste der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen und ebenso auch aus der Symbolleiste wieder entfernen. Adieu, Formatierungsdialoge: die neuen Aufgabenbereiche im Praxiseinsatz Da nun der Touchscreen in der PC-Welt Einzug hält, sind Anpassungen an der Oberfläche unausweichlich. Die neuen Aufgabenbereiche (Task Panes) sind ein Teil dieser Anpassung. Die Fülle an Befehlssymbolen auf dem Menüband lässt keine komfortable Bedienung mit Gesten und Tippen zu. Zwar können die Symbole durch den Wechsel zwischen Fingermodus und Mausmodus weiter auseinandergerückt werden, eine jederzeit zufriedenstellende Erledigung der Aufgaben ist damit aber nicht gewährleistet. Die Lösung sind die neuen Aufgabenbereiche. Sie lösen Befehlsgruppen, die vorher ausschließlich in zusätzlichen Registerkarten untergebracht waren, aus dem Menüband und platzieren sie touchgerecht neben dem entsprechenden Objekt. Leider ist das noch nicht durchgängig in allen Situationen der Fall. Die Aufgabenbereiche stehen Ihnen z. B. zur Verfügung für: Bilder, Textfelder, ClipArts und Ähnliches, Diagramme. 14

12 Neue Oberflächen, Funktionen und Bedien elemente Die Aufgabenbereiche enthalten nur einen Teil der verfügbaren Bearbeitungsmöglichkeiten. Stellvertretend ein Beispiel aus Word Alle anderen Office-Programme verhalten sich identisch. Je nach Funktionalität kann es zu kleinen Abweichungen kommen. Die Diagrammbearbeitung gehört zu den Aufgabenbereichen, die bereits eine umfangreiche Bearbeitung zulassen. Über die Symbole rechts treffen Sie eine Vorauswahl der Bearbeitungsmöglichkeiten, die Ihnen im Aufgabenbereich rechts daneben oder verankert am rechten Bildschirmrand angeboten werden. Innerhalb des Aufgabenbereichs differenzieren Sie die voreingestellten Optionen weiter. Die Spitze der Linie unter den Symbolen bezeichnet das gerade aktive Element. Erweiterungen aus dem App-Store herunterladen und einbinden Aller Anfang ist schwer. Der neue App-Store von Microsoft ist im Moment noch eher spärlich gefüllt, zudem sind die verfügbaren Apps noch fast alle in Englisch. Mit der flächendeckenden Einführung von Office 2013 wird sich das Interesse an Office-Apps verstärken und das Angebot vor allem für deutschsprachige Apps deutlich größer werden. Zugriff auf den Store erhalten Sie von jedem Office-Programm über die Registerkarte Einfügen im Menüband. Zentral angeordnet erscheint der Store unter der Überschrift Apps für Office. Wird Ihnen zunächst nichts angezeigt, erreichen Sie über die Schaltfläche Alle anzeigen das vollständige Angebot an Office-Apps. Das beste Angebot liegt im Moment in Word vor. Aktiviert durch einen Doppelklick oder die Schaltfläche Einfügen, lädt sich die App automatisch in einen Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand. Touch me: das neue Touch-Mode-Bedienkonzept im Griff Die volle Funktionalität kann Office 2013 bei der Touchbedienung nur im Zusammenspiel mit Windows 8 entfalten. So bietet Windows 8 eine Bildschirmtastatur in der Taskleiste an, mit der die Eingabe von Text gut möglich ist. Ist ihr Einsatz beendet, schließen Sie sie einfach mit x. 15

13 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis PowerPoint-Präsentationen machen Spaß. Über Zusatztasten können Sie in Folien hineinzoomen oder rasch zwischen Folien wechseln. Das Bedienkonzept von Office 2013 ist auch hier stimmig umgesetzt, sodass Sie sich sofort zurechtfinden werden. Die neuen Aufgabenbereiche lassen kaum Wünsche bei der Bearbeitung offen. Die wichtigsten Funktionalitäten erscheinen gut geordnet und übersichtlich in Symbolleisten und Aufgabenbereichen, die gut per Touch zu bedienen sind. 16

14 Effizientes Arbeiten mit Office-2013-Dokumenten Das neue Menüband für die Fingereingabe optimieren Für die Touchbedienung sind die Tasten auf der Schnellzugriffsleiste zu nah beieinander. Es besteht die Gefahr, mehrere Symbole auf einmal anzuklicken. Auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff ist ein Symbol bereits integriert, die Taste für den Wechsel zwischen Mausmodus und Touchmodus. Sie erkennen die Taste am Finger-Symbol. Klicken Sie das Symbol an, werden die Symbole weiter auseinandergerückt. 1.2 Effizientes Arbeiten mit Office-2013-Dokumenten Microsoft hat mit der neuen Office-Version wenige, aber nutzbringende Veränderungen vorgenommen. So sind viele Funktionen nicht grundsätzlich verändert, aber benutzerfreundlich modifiziert. Dokumente und Vorlagen öffnen, erstellen, speichern und schützen Auf der Registerkarte Datei als Ausgangspunkt für das Erstellen und Speichern von Dokumenten fallen auf den ersten Blick einige Veränderungen auf. Die Sonderstellung der Registerkarte ist nun deutlicher: Alle anderen Registerkarten sind ausgeblendet. Die Rückkehr zum Dokument erfolgt durch den kleinen Pfeil am oberen Ende der Menüleiste. 17

15 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Über Informationen schützen Sie Ihre Dateien vor versehentlichem Überschreiben. Mit dem Befehl Abgeschlossen können Sie hier aber auch die Bearbeitung einschränken oder digitale Berechtigungen vergeben. In den Metadaten des Dokuments haben Sie, falls die entsprechenden Verbindungen bestehen, den direkten Zugriff auf die Personendaten des Verfassers. Klicken Sie den Namen des Autors an, können Sie direkt anrufen, mailen, die Kontaktdaten nachschlagen oder eine Nachricht senden. Versehentlich gelöschte Dateien wiederherstellen Mir ist es schon passiert ich habe ein Dokument geschlossen, ohne zu speichern. In dem Moment, in dem ich auf Nicht speichern klicke, weiß ich, dass das falsch war aber zu spät. Die Datei ist weg, die Arbeit von Stunden auch. Dafür haben die Office-Programme jetzt ein Hilfsmittel eingebaut, das Sie über Informationen erreichen. Versionen verwalten ermöglicht das Wiederherstellen nicht gespeicherter Dateien. Im schlimmsten Fall haben Sie zehn Minuten Ihrer Arbeit verloren. Und wiederherstellen können Sie Dokumente auch noch drei Tage später! Den Menübefehl Zuletzt verwendet sucht man nun vergeblich. Die zuletzt verwendeten Dokumente finden Sie jetzt über den Befehl Öffnen. PDFs erstellen Sie jetzt über den Befehl Exportieren. Andere Speicherorte wie Sky- Drive oder SharePoint-Webseiten bleiben dem Menü Speichern unter zugeordnet. Konten benötigen Sie für die Verwaltung von Onlinezugriffen, sei es SkyDrive oder SharePoint. Über Freigeben werden Dokumente z. B. für die gemeinsame Bearbeitung über Hyperlinks oder -Benachrichtigungen für andere Teammitglieder bereitgestellt. Zusammenarbeit mit anderen: Web Apps, Onlinepräsentationen, Blogs mit Office 2013 benötigen Sie keine zusätzliche Software von Drittanbietern mehr, um Daten online gemeinsam mit anderen zu bearbeiten. Geschützte Inhalte aktivieren Haben Sie bereits Erfahrung mit Office 2007/2010, dann kennen Sie das: Dateien aus dem Internet oder aus einem -Programm lassen sich nach dem Öffnen im Anwendungsprogramm nicht bearbeiten. Stattdessen findet sich oben eine gelbe Zeile, die Sie auffordert, die Bearbeitung oder den Inhalt zu aktivieren. Ursache dieses Verhaltens ist eine Sicherheitseinstellung in den Optionen: Hier wird im TrustCenter standardmäßig für Dateien aus dem Internet bzw. aus Outlook die geschützte Ansicht aktiviert. Sie verhindert die Ausführung von schädlichem Code z. B. durch ein Virus in der Datei. 18

16 Effizientes Arbeiten mit Office-2013-Dokumenten Bilder, Grafiken und Diagramme leichter denn je in Dokumente einfügen Das verbesserte Layoutkonzept rückt die Bedienelemente in den Fokus. Fügen Sie ein Foto oder ein anderes Objekt ein, erscheint sofort rechts ein kleines Symbol. Durch Anklicken legen Sie einfach fest, wie sich Text und Bild zueinander verhalten sollen. Der direkte Zugriff auf die Aufgabenbereiche liefert überschaubar und gut verständlich wichtige weitere Anpassungsmöglichkeiten. Mit den neuen Ausrichtungslinien, die die genaue Position eines Fotos beim Verschieben anzeigen, gelingt auch Neulingen die genaue Platzierung innerhalb einer Datei. Wir werden in den Kapiteln zu den Office- Modulen noch ausführlich darauf eingehen. Zeilen und Spalten automatisch ausfüllen Mit der sogenannten Flash-Fill-Funktion hat Microsoft dem Programm Excel 2013 eine Art künstlicher Intelligenz beim automatischen Ausfüllen von Zeilen und Spalten spendiert. Anhand der vorhergehenden Zeile/Spalte spekuliert Excel 2013, welche Infos in die neue Zeile/Spalte gehören. Sind zum Beispiel in einer Spalte Mailadressen von Kunden alphabetisch in den Zeilen angelegt und fügen Sie nun eine neue Spalte mit dem Titel Namen hinzu, geht Excel 2013 automatisch davon aus, dass Sie die Zeilen mit den Namen zu den Mailadressen füllen möchten, und macht dazu passende Vorschläge. Mehr dazu im Excel-Teil dieses Buches. Korrekturhilfen und Übersetzungshilfen (online/offline) nutzen Der Wechsel in eine andere Sprache gelang in älteren Word-Versionen nur, wenn das entsprechende Sprachpaket installiert und aktiviert war. Office 2013 bietet Korrekturhilfen für andere Sprachen zum Download ( details.aspx?id=30340) an. Nach der Installation starten Sie alle Office-Programme neu. Die Grammatik- und die Rechtschreibprüfung stehen Ihnen jetzt in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Fügen Sie die gewünschte Sprache über Datei/Optionen/ Sprache hinzu. Der Unterschied in einem Dokument in mehreren Sprachen wird sofort sichtbar: Die Rechtschreibprüfung mischt beide Sprachen und ist in der Lage, ohne Ihr Zutun zwischen den Sprachen zu wechseln. Nach der Installation und Konfiguration der Korrekturhilfen kennzeichnet zum Beispiel Word 2013 sowohl im englischen als auch im deutschen Satz nur noch die Fehler. 19

17 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Textpassagen und ganze Dokumente übersetzen lassen Wenn Übersetzungshilfen installiert sind, können Sie sich Passagen oder ganze Dokumente automatisch über den Aufgabenbereich Recherchieren übersetzen lassen. Ist kein Übersetzungstool installiert, greifen Sie über den Marketplace auf eine Seite zu, die das kostenlose Übersetzungstool WordLingo anbietet. Geben Sie hier Ihren Text ein und wählen Sie die richtigen Sprachen aus fertig ist Ihre Übersetzung! Abwärtskompatibel? Neue Dateien mit alten Programmen verwenden! Seit der Version 2007 sind Office-Dateien nicht mehr abwärtskompatibel. Ein Konvertierungsprogramm hilft älteren Office-Versionen auf die Sprünge, sodass sie die neuen Dateien konvertieren können. Wer das aber nicht installieren kann oder möchte, hat keine Chance, die neuen Dateien zu öffnen. Der Grund: Das Dateiformat ist so gravierend verändert worden, dass Office 2003 oder älter die Dateien nicht mehr entschlüsseln kann. Ihr Vorteil dabei: Die neuen Dateiformate machen Dateien absturzsicherer und deutlich kleiner als mit den alten Dateiformaten. Verfügen Sie über ein Konvertierungsprogramm, dann öffnet sich die Datei nach einer einmaligen Bestätigung direkt. Haben Sie kein Konvertierungsprogramm, muss die Datei über Datei/Speichern unter in das Format konvertiert werden. Erkennbar wird der Unterschied dann auch an der Dateiendung. Während die neuen Dateiformate jeweils ein x angefügt haben, also.docx,.xlsx,.pptx, erhält eine herunterkonvertierte Datei die vertraute Endung. Achten Sie auf Meldungen zum Dateiformat: Durch den verbesserten Schutz vor Makroviren können Dateien, die Makros enthalten, nicht mehr im Standarddateiformat gespeichert werden. Alle Office-Programme weisen Sie darauf hin, sodass Sie ein entsprechendes Dateiformat, erkennbar an dem Zusatz m statt x, wählen können. Schnelle Techniken für die Office-Praxis: Befehle revidieren, Ansichtszoom u. v. m. Die Funktion Rückgängig hat mich schon manches Mal gerettet. Kennen Sie auch die Tastenkombination [Strg]+[Z]? Sie tut das Gleiche: Sie widerruft den bzw. die letzten Befehle. Über den Drop-down-Pfeil bei Rückgängig öffnet sich eine Liste mit Ihren letzten Arbeitsschritten. Markieren Sie einen Eintrag tiefer in der Liste, werden alle Arbeitsschritte bis zu diesem Eintrag auf einmal rückgängig gemacht. Sollten Sie Ihren Ansichtszoom aus Office 2003 vermissen, dann sehen Sie sich die untere rechte Ecke Ihres Programmfensters an. Sie finden hier alle Ansichten und den Zoom. Durch einen Klick auf den Prozentwert wählen Sie einen individuellen Zoomfak- 20

18 Die Wolke für jedermann: Arbeiten in der Cloud tor, mit Klicks auf das Minus- oder Pluszeichen senken oder steigern Sie den Zoomfaktor um jeweils glatte 10 %. Das optimale Ergebnis erreichen Sie über den Schieberegler. Ziehen Sie ihn in eine Richtung, verkleinert oder vergrößert sich Ihr Dokument sichtbar. Sie können die Größe also genau so einstellen, wie Sie es gerade benötigen. 1.3 Die Wolke für jedermann: Arbeiten in der Cloud Cloud-Computing ist längst fester Bestandteil des täglichen Lebens geworden manch - mal, ohne dass es jedem direkt bewusst ist. Wir verschicken s, teilen unsere Gedanken und Bilder in sozialen Netzwerken, all das passiert über Cloud-Dienste. Aber was macht die Cloud so interessant? Der wohl wesentliche Aspekt ist, dass die Daten zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf jedem Gerät verfügbar sind. Microsoft SkyDrive ist der kostenlose Cloud-Speicherdienst, der speziell für private Anwender oder kleine Firmen konzipiert ist. In diesem Kapitel werden wir Ihnen den Umgang mit SkyDrive erläutern. Sie werden lernen, wie Sie Dokumente, Bilder und Notizbücher auf SkyDrive hochladen und teilen, die Daten direkt mit Office 2013, aber auch mobil mit Ihrem Tablet oder Smartphone nutzen. Bevor es losgehen kann, benötigen Sie zuerst einmal ein Microsoft-Konto. Mithilfe dieses Kontos bekommen Sie einen kostenlosen SkyDrive-Zugang und können bis zu 7 GByte Daten hochladen. Bei Bedarf können Sie den Speicher kostenpflichtig erweitern. Das Microsoft-Konto ist ein zentrales Konto, das auch für Windows 8, Xbox Live und Outlook.com genutzt werden kann. Um ein neues Microsoft-Konto zu erstellen, rufen Sie mit Ihrem Browser bzw. signup.live.com auf und folgen den Anweisungen. Der Zugriff auf Ihre SkyDrive-Ordner ist auf unterschiedliche Weisen möglich. Sie können webbasiert über auf Ihre Daten zugreifen. Des Weiteren sind Apps für Windows-Desktop, Mac, Windows 8 und Windows RT, Windows Phone, iphone und ipad sowie Android verfügbar. Office 2013 selbst ermöglicht eine nahtlose Nutzung des SkyDrive-Speichers. Auch Softwareprodukte von Drittanbietern bieten teilweise die Möglichkeit, Daten direkt in SkyDrive zu speichern. SkyDrive-Ordner erstellen und verwalten In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie einen SkyDrive-Ordner über die Weboberfläche erstellen und die Ordner darüber verwalten. Die verfügbaren Apps, beispielsweise für Windows RT oder ipad, sind einander von der Bedienung her sehr ähnlich. Somit können Sie die Schritte auch leicht per App ausführen. Melden Sie sich zunächst bei an. 21

19 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Die Webseite präsentiert sich im modern UI, also in der typischen Kacheloptik. Über die Webseite können Sie beispielsweise Ordner verwalten, Daten hochladen und auf die Web Apps zugreifen. Einen neuen Ordner erstellen Sie, indem Sie auf das Menü Erstellen klicken und Ordner auswählen. In einen Unterordner wechseln Sie, indem Sie diesen im Inhaltsbereich anklicken. In einen übergeordneten Ordner gelangen Sie am schnellsten über die Brotkrümelnavigation (Startseite/Hauptkategorie/Unterkategorie/Sie befinden sich auf dieser Seite). Über das Menü Ordneraktionen haben Sie Zugriff auf Befehle, um den Ordner herunterzuladen, zu löschen oder zu verschieben. Des Weiteren können Sie darüber das Eigenschaftsfenster für den Ordner aufrufen. Der Befehl Ordner einbetten ermöglicht es, HTML-Code zu generieren, mit dessen Hilfe der Ordner zum Beispiel in einem Blog angezeigt werden kann. Mehrere Ordner gleichzeitig bearbeiten Die meisten Ordneraktionen können auch für mehrere Ordner gleichzeitig durchgeführt werden. Markieren Sie dazu die gewünschten Ordner über einen Klick in das Kontrollkästchen und wählen Sie dann die gewünschte Aktion aus. In der Kacheloptik ist das Kontrollkästchen erst sichtbar, wenn Sie mit der Maus über die Kachel fahren. Bei Touchoberflächen können Sie auch direkt oben rechts auf die Kachel tippen. Eine sehr interessante Funktion ist auch der SkyDrive-Papierkorb. Gelöschte Dokumente können darüber leicht wiederhergestellt werden. Navigieren Sie dazu einfach in den Bereich Papierkorb, wählen Sie die wiederherzustellenden Dateien und Ordner aus und klicken Sie dann auf Wiederherstellen. 22

20 Die Wolke für jedermann: Arbeiten in der Cloud Dateien auf SkyDrive hoch-/herunterladen Exemplarisch zeige ich Ihnen die Vorgehensweise mit der SkyDrive-App für Windows 8 bzw. Windows RT. Diese App ist bereits vorinstalliert und kann direkt über den Startbildschirm aufgerufen werden. In der Praxis werden Sie vorwiegend Bilder oder Videos hoch- und herunterladen. Also Dateien, die Sie auf verschiedenen Geräten oder mit anderen Personen teilen und gemeinsam betrachten. Die Bearbeitung von Dokumenten (besonders im Team) ist über diese Methode nicht sehr praktikabel, da hierbei die heruntergeladenen Kopien bearbeitet und später wieder hochgeladen werden. Zwischenzeitliche Änderungen an den Originaldateien würden somit überschrieben. Die SkyDrive-App präsentiert sich so ähnlich wie die SkyDrive-Weboberfläche. Oben befindet sich die Ordnernavigation, in der Mitte der Inhaltsbereich mit den Kacheln für Ordner und Dateien. Unten kann das Programmmenü (per Wischgeste oder rechter Maustaste) eingeblendet werden. Um Dateien in einen SkyDrive-Ordner hochzuladen, navigieren Sie zunächst zum gewünschten Ordner. Tipp: Wenn Sie sich bereits zu tief in der Ordnerstruktur befinden, können Sie mit einem Klick auf die Pfeiltaste oben rechts wieder zurück zum vorherigen Ordner wechseln. Über einen Klick auf das Navigationsmenü (der oben angezeigte Ordnername mit dem kleinen Pfeil) können Sie auch zu jeder Zeit direkt auf die höchste Ebene springen. Nachdem Sie in den Zielordner navigiert haben, wählen Sie im Programmmenü den Befehl Hochladen. Im Dateiauswahlfenster können Sie anschließend die Quelldateien auswählen. Wählen Sie abschließend den Befehl Dem SkyDrive hinzufügen. Die Vorgehensweise ist für das Herunterladen analog zum Hochladen, mit dem Unterschied, dass Sie zuerst die Quelldateien und Ordner auf SkyDrive auswählen und dann den Befehl Herunterladen ausführen. SkyDrive als Netzlaufwerk verbinden SkyDrive kann auch direkt als Laufwerk im Explorer angezeigt werden. Sie können dann, wie von Ihren lokalen Laufwerken gewohnt, über den Explorer auf die Ordner und Dateien auf SkyDrive zugreifen. Das Verbinden des Laufwerkes erledigen Sie am einfachsten in Word, Excel oder PowerPoint Klicken Sie in der Backstage-An- 23

21 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis sicht auf Speichern unter und dann auf Ihren SkyDrive-Speicherort. Über einen Klick auf Durchsuchen öffnet sich der Dialog Speichern unter. Der SkyDrive-Pfad wird direkt oben angezeigt. Klicken Sie auf das Ordnersymbol neben dem Pfad, um die vollständige Adresse zu markieren. Drücken Sie nun [Strg]+[C], um die Adresse in die Zwischenablage zu kopieren. Abschließend klicken Sie auf»tools/netzlaufwerk verbinden«. Im Textfeld Ordner tragen Sie die vorher kopierte Adresse über [Strg]+[V] ein. Bei Bedarf können Sie noch einen anderen Laufwerkbuchstaben wählen. Anschließend klicken Sie auf Fertig stellen. Sollten Sie noch keine gültigen Anmeldeinformationen angegeben haben, werden diese jetzt abgefragt. Als Ergebnis wird Ihnen im Explorer das verbundene Laufwerk angezeigt. Beachten Sie, dass der angezeigte belegte und freie Speicher für das Netzlaufwerk nicht dem SkyDrive-Speicher entspricht, sondern einfach von der Systemfestplatte übernommen wird. 24

22 Die Wolke für jedermann: Arbeiten in der Cloud SkyDrive-Ordner mit der Windows-Desktop-App synchronisieren Das Hoch- und Herunterladen von Dateien in SkyDrive ist sicherlich für einzelne Bilder und Dokumente praktikabel. Noch komfortabler wird es jedoch, wenn Sie die Sky- Drive-Daten mit dem lokalen Rechner synchronisieren. Sie können dann direkt über den Explorer auf die SkyDrive-Inhalte zugreifen auch wenn keine Internetverbindung besteht. Sie nutzen einen Laptop und einen PC? Dann installieren Sie die Windows-Desktop- App auf beiden Geräten. Der SkyDrive-Ordner ist dadurch auf beiden Geräten verfügbar, und Sie können Ihre Dokumente bequem auf beiden Computern sowohl online als auch offline bearbeiten. Achtung Verwechslungsgefahr! Microsoft SkyDrive Pro und SkyDrive- Desktop-App Mit Office 2013 wird eine Anwendung ausgeliefert bzw. installiert, die Microsoft Sky- Drive Pro heißt. Auch wenn der Name dies vermuten lässt, ist die Software nicht für SkyDrive geeignet. Das Programm bietet eine ähnliche Funktionalität wie die Sky- Drive-Desktop-App, wurde aber für SharePoint entwickelt! Microsoft SkyDrive Pro verbindet sich mit SharePoint-Dokumentenbibliotheken und synchronisiert die Inhalte in das lokale Dateisystem. Die SkyDrive-Desktop-App für Windows können Sie kostenlos herunterladen. Navigieren Sie dazu in der SkyDrive-Weboberfläche auf SkyDrive-Apps anfordern. Nachdem Sie die Anwendung heruntergeladen haben, können Sie die Software installieren. Der Installations-Assistent unterstützt Sie dabei Schritt für Schritt. Im Ergebnis haben Sie einen Ordner namens SkyDrive im Favoritenmenü des Explorers und eine Hintergrundanwendung, die die Daten des lokalen PCs mit SkyDrive synchronisiert. 25

23 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Die Nutzung des SkyDrive-Ordners ist denkbar einfach, Sie können alle bekannten Aktionen damit ausführen. Ziehen Sie einfach eine Datei auf den SkyDrive-Ordner, schon wird diese nach SkyDrive hochgeladen und synchronisiert. Ein kleiner grüner Pfeil an Ordnern und Dateien zeigt an, dass die Daten synchron sind. Ein grauer runder Doppelpfeil gibt an, dass die Daten aktuell abgeglichen werden. Den gesamten Status können Sie ebenfalls im Windows-Desktop-Infobereich überprüfen. Das Wolken-Symbol zeigt Informationen zum SkyDrive-Synchronisationsstatus. Des Weiteren können Sie über das Kontextmenü die Einstellungen aufrufen und den Synchronisationsdienst beenden. SkyDrive-Desktop-App für Windows und Office 2013 gemeinsam optimal nutzen Alle Office-2013-Anwendungen haben bereits eine SkyDrive-Unterstützung integriert. Wenn Sie sowohl Office 2013 als auch die SkyDrive-Desktop-App auf einem PC einsetzen, sollten Sie die SkyDrive-Desktop-App für die Verwendung mit Office optimieren. Klicken Sie hierzu im Infobereich rechts in der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das SkyDrive-Symbol. Eventuell müssen Sie dazu zuerst die ausgeblendeten Symbole einblenden. Klicken Sie im Kontextmenü auf Einstellungen. Im Dialogfeld aktivieren Sie die Option Verwenden Sie Office, um Dateien schneller zu synchronisieren und gleichzeitig mit anderen Personen an Dateien zu arbeiten. Notizbücher, Dokumente oder ganze Ordner in SkyDrive freigeben und gemeinsam bearbeiten Das Arbeiten im Team ist über SkyDrive sehr leicht möglich. Einzelne Dokumente und auch komplette Ordner können geteilt werden. Das Freigeben für einzelne Dokumente kann dabei direkt über die Backstage-Ansicht der Office-2013-Anwen dung vorgenommen werden. Das Teilen ist ebenfalls über die SkyDrive-Web oberfläche und auch teilweise über die SkyDrive-Apps möglich. Ein Beispiel aus der Praxis: Sie erstellen mit Word 2013 eine Agenda für ein Meeting. Dieses Word-Dokument möchten Sie allen Teilnehmern zur Verfügung stellen. Des Weiteren soll es den Teilnehmern möglich sein, eigene Tagesordnungspunkte zu ergänzen oder Bemerkungen zu den vorhandenen Punkten hinzuzufügen. Anstatt jedem Teilnehmer eine Kopie des Dokuments per Mail zu senden, ist es viel praktikabler, das Dokument in SkyDrive für alle Teilnehmer freizugeben. Die vorgenommenen Ergänzungen stehen dadurch unmittelbar allen anderen Personen zur Verfügung. 26

24 Die Wolke für jedermann: Arbeiten in der Cloud Um ein Dokument oder Notizbuch in SkyDrive freizugeben, wählen Sie in der Backstage-Ansicht das Register»Freigeben«aus. Sollte das Dokument noch nicht in der Cloud gespeichert sein, wird Ihnen ein entsprechender Hinweis angezeigt. Sie können in so einem Fall direkt über die Schaltfläche In der Cloud speichern zum Speichern unter-register springen. Über den Bereich Personen einladen können Sie ausgewählten Teilnehmern den Zugriff auf das Dokument ermöglichen. Wählen Sie dazu die gewünschten Personen über das Adressbuch aus oder geben Sie die entsprechende -Adresse in das Textfeld ein. Über das Auswahlfeld können Sie angeben, ob die Empfänger das Dokument nur anzeigen oder auch zusätzlich bearbeiten dürfen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Freigeben wird eine versandt. In die wird ein kryptischer Link eingefügt, über den die Empfänger direkt auf das freigegebene Dokument weitergeleitet werden. SkyDrive-Zugriffssicherheit erhöhen Die Aktivierung der Option Vor dem Zugriff auf das Dokument Anmeldung des Benutzers anfordern erhöht die Zugriffssicherheit, da dann nicht nur der kryptische Link notwendig ist, sondern der Benutzer sich zusätzlich mit einem Microsoft-Konto anmelden muss, um auf die freigegebenen Daten zuzugreifen. Im unteren Bereich des Freigeben-Registers sehen Sie, für welche Benutzer das Dokument bereits freigegeben wurde. Über das Kontextmenü können Sie dort auch Berechtigungen entfernen und erweitern. Möchten Sie das Dokument einer großen Teilnehmerzahl zugänglich machen, dann empfiehlt es sich, das Dokument über einen Freigabelink zu teilen. Dies können Sie über den Bereich Freigabelink abrufen erledigen. 27

25 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Das Freigeben eines einzelnen Dokuments direkt über Office 2013 ähnelt der Vorgehensweise über die Weboberfläche. Allerdings heißt der Menüpunkt dort nicht Freigeben, sondern Teilen. Über SkyDrive.com können auch komplette Ordner geteilt werden. Beachten Sie, dass, wenn Sie Dokumente oder gar komplette Ordner freigeben, die enthaltenen Daten von anderen Personen eingesehen werden können. Nutzen Sie diese Funktion also wohlüberlegt und geben Sie nur das frei, was Sie auch tatsächlich mit anderen Personen teilen möchten. In diesem Zusammenhang auch ein paar Worte zum Thema Datensicherheit in der Cloud. Alle Daten, die Sie auf SkyDrive hochladen, sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. SkyDrive als Standardspeicher deaktivieren Wenn es Sie nervt, dass SkyDrive stets als Standardspeicherort Ihrer Office-Dokumente vorgeschlagen wird und dass die Herstellung der Verbindung zu Sky- Drive mitunter etwas dauert, aktivieren Sie einfach die Option Standardmäßig auf Computer speichern unter Optionen/Speichern. Die Sicherheitsstandards für die Microsoft-Dienste sind sehr hoch, deshalb sind Ihre Daten auf SkyDrive prinzipiell gut abgesichert. Aber Microsoft kann Ihre (anonymisierten) Daten durchaus dazu nutzen, um Ihnen zielgerichtete Werbung einzublenden. Des Weiteren behält sich Microsoft das Recht vor, Ihre Daten zu scannen und Ihren Account zu sperren, wenn z. B. Ihre hochgeladenen Dokumente gegen Gesetze verstoßen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter default.mspx. Mit den Web Apps Dokumente von überall direkt im Browser bearbeiten Über die SkyDrive-Weboberfläche können Sie nicht nur Ihre Dokumente und Ordner verwalten, sondern auch die Office Web Apps nutzen. Es stehen Word, Excel, Power- Point und OneNote zur Verfügung. Der Funktionsumfang der Web Apps ist dabei nicht so mächtig wie mit der entsprechenden Desktop-Variante, aber für kleinere Überarbeitungen reicht er allemal aus. Die Stärke der Web Apps liegt darin, dass Sie die Bearbeitungen jederzeit und überall direkt im Webbrowser vornehmen können. Auf dem Rechner/Tablet muss also kein Office installiert sein. Somit können Sie Ihre auf SkyDrive gespeicherten Dokumente zum Beispiel in jedem Internetcafé bearbeiten. 28

26 Die Wolke für jedermann: Arbeiten in der Cloud Die PowerPoint Web App präsentiert sich mit einer sehr ähnlichen Benutzeroberfläche wie die Desktop-Version von PowerPoint Das erleichtert die Bedienung ungemein. Auch eine Bildschirmpräsentation über die Web App ist möglich. Sie können sowohl vorhandene Dokumente direkt in der Web App öffnen als auch über das Menü Erstellen neue Dokumente in SkyDrive speichern und anschließend bearbeiten. OneNote Web App unterstützt den Kennwortschutz nicht OneNote-Abschnitte können über die OneNote-2013-Desktop-Anwendung mit einem Kennwortschutz versehen werden. Leider können diese geschützten Abschnitte nicht mit der OneNote Web App bearbeitet werden. Dieses Verhalten trifft ebenfalls auf die OneNote-Apps für Windows 8 und Windows RT, iphone und ipad, Windows Phone und Android zu. Beachten Sie dies, wenn Sie Notizbücher auf anderen Geräten nutzen möchten. Office per Smartphone und Tablet mobil nutzen Auch auf Smartphones und Tablets können Office-Dokumente bearbeitet werden. Dies ist zum Beispiel über die Web Apps realisierbar, da moderne Smartphones und Tablets über Internetbrowser verfügen, mit denen die Nutzung der Web Apps größtenteils uneingeschränkt möglich ist. 29

27 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Komfortabler wird es, wenn eine entsprechende Microsoft-Office(Mobile)-Version benutzt wird. Im Folgenden möchte ich die zur Drucklegung des Buches verfügbaren Apps vorstellen. Allen gemeinsam ist, dass eine entsprechende Anbindung an Sky- Drive enthalten ist. Plattform Office-Version Anmerkungen Windows RT Office Home & Student 2013 RT (ist bereits vorinstalliert) Enthält Word, Excel, Power- Point und OneNote Windows Phone 8 Windows Phone 7 Office 2013 Mobile Enthält Word Mobile, Excel Mobile, PowerPoint Mobile und OneNote Mobile Office 2010 Mobile Enthält Word Mobile, Excel Mobile, PowerPoint Mobile und OneNote Mobile Beinahe der gleiche Funktionsumfang wie Office Home & Student Hauptsächliche Einschränkung ist, dass Makros und Add-ins nicht ausgeführt werden können. Ähnlich wie Office 2010 Mobile, die OneNote-App wurde deutlich erweitert. Eingeschränkte, aber komfortable Bearbeitungsmöglichkeiten. ios, Android OneNote-App Zur Drucklegung des Buches ist lediglich die OneNote-App für diese Plattformen verfügbar. Meldungen zufolge soll es in Kürze auch eine Office-2013-Mobile-Version für ios geben, das Gleiche gilt für Android. 1.4 Office-Module im harmonischen Zusammenspiel Office 2013 besteht aus spezialisierten Einzelanwendungen. Mit Word schreiben Sie beispielsweise Briefe und Berichte, mit Outlook planen Sie Ihre Aufgaben und Termine, mit OneNote tragen Sie Informationen zusammen, mit Excel kalkulieren Sie Ihre Unternehmenszahlen und mit PowerPoint präsentieren Sie Ihre neueste Produktpalette. Einfache Aufgaben der täglichen Büroarbeit lassen sich teilweise gut in einem einzelnen Office-Modul umsetzen. Aber gerade das Zusammenspiel der einzelnen Anwendungen steigert den Nutzen des Office-Pakets außerordentlich. Auch die Zusammenarbeit im Team wurde stark verbessert, hier ist besonders das komfortable Arbeiten in der Cloud zu nennen. Aber auch andere Werkzeuge für die Zusammenarbeit wurden in der neuen Version verbessert. 30

28 Office-Module im harmonischen Zusammenspiel Verbesserte Werkzeuge für die Zusammenarbeit nutzen Mit Office 2013 ist die Zusammenarbeit einfacher denn je möglich. Sie können gleichzeitig mit mehreren Personen an demselben Dokument arbeiten und die Änderungen der Kollegen direkt sehen. Um gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten, brauchen Sie nichts weiter zu tun, als das in SharePoint oder SkyDrive gespeicherte Dokument gleichzeitig mit Ihren Kollegen zu öffnen. Dies Verfahren funktioniert sowohl mit den Desktop-Anwendungen als auch mit den Web Apps. Im Statusbereich der Anwendung wird Ihnen die Anzahl der gleichzeitig verbundenen Personen angezeigt. Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich die Teilnehmerliste. Gleichzeitige Bearbeitung nicht mit der Excel-2013-Desktop-Anwendung möglich Bei Word, PowerPoint und OneNote ist die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments sowohl mit der Web App als auch mit der Desktop-Anwendung möglich. Bei Excel funktioniert dies nur mit der Web App, da ein Öffnen der Excel-Mappe über die Desktop-Anwendung bewirkt, dass dieselbige für die anderweitige Bearbeitung gesperrt wird. In PowerPoint ist die neue Kommentarfunktion für die Zusammenarbeit sehr hilfreich. Sie können Kommentare für einzelne Objekte oder für eine ganze Folie erstellen. Um einen Kommentar hinzuzufügen, führen Sie folgende Schritte aus: 1 Markieren Sie das Objekt, das Sie kommentieren möchten. Wenn Sie eine Anmerkung für die gesamte Folie vornehmen möchten, klicken Sie auf den freien Bereich der Folie. 2 Klicken Sie im Register Überprüfen auf Neuer Kommentar. 3 Abschließend geben Sie Ihren Kommentar ein und bestätigen Ihre Eingabe mit der [Enter]-Taste. Im Kommentarbereich können Sie alle Kommentare einer Folie einsehen und bearbeiten. Mit den Pfeilschaltflächen können Sie schnell zum vorherigen bzw. folgenden Kommentar springen. Kommentierte Objekte erkennen Sie daran, dass ein Kommentarzeichen darüber eingeblendet wird. Klicken Sie auf dieses Symbol, um den Kommentar einzublenden. 31

29 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis OLE: Datenaustausch über die Zwischenablage oder direkt Objekte verknüpfen und einbetten, so die deutsche Bedeutung von OLE, meint, dass programmübergreifend Daten aus den verschiedensten Anwendungen in einem Dokument zusammengeführt werden können. Beispielsweise kann eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument eingefügt werden. Beim Einbetten wird eine Kopie des Objekts in der Zieldatei gespeichert. Beim Verknüpfen werden die eingefügten Daten aus der Quelldatei gelesen und der aktuelle Inhalt der Quelldatei angezeigt. Die Technik ist sehr universell einsetzbar und wird nicht nur von den Office-Modulen unterstützt, sondern auch von nahezu jeder anderen Windows-Anwendung. Die einfachste Möglichkeit, ein Objekt in ein Dokument einzufügen, ist die Nutzung der Zwischenablage. Dazu wird in einer beliebigen Anwendung etwas markiert und dann über die Tastenkombination [Strg]+[C] in die Zwischenablage kopiert. Anschließend kann der kopierte Inhalt in einer anderen Anwendung mit der Tastenkombination [Strg]+[V] eingefügt werden. Die meisten Office-Anwender praktizieren dies täglich, ohne groß darüber nachzudenken. Wenn Sie Objekte in eine Office-Anwendung hineinkopieren, dann fügt die Tastenkombination [Strg]+[V] die Da ten meist in einem geeigneten Format ein. Drücken Sie nach dem Einfügevorgang die Taste [Strg] oder klicken auf die kleine Schaltfläche unten links an dem eingefügten Objekt, können Sie die Einfügeoptionen auch individuell bestimmen. Die verschiedenen Einfügeoptionen, um zum Beispiel einen Excel-Bereich in ein Word-Dokument einzufügen, sind vielfältig. Der Excel-Bereich kann mit und ohne Formatierung übernommen werden. Über die Icons mit dem Verknüpfungssymbol ist es möglich, die Daten miteinander zu verknüpfen. Die Zwischenablage ist nicht die einzige Möglichkeit, um Objekte in Office 2013 einzubetten oder zu verknüpfen. Über den Befehl Objekt in der Registerkarte Einfügen kann dies auch direkt realisiert werden. Über den Einfügen-Dialog für ein Objekt können sowohl bestehende Dateien eingebettet oder verknüpft als auch komplett neue Objekte erzeugt werden. Bei dieser Methode können allerdings nur komplette Inhalte übernommen werden. Über die Zwischenablage können auch nur Ausschnitte einer Datei eingefügt werden. 32

30 Office-Module im harmonischen Zusammenspiel Excel-Kalkulationstabellen in andere Office-Anwendungen einbinden Das Einbetten einer Excel-Kalkulationstabelle kann theoretisch auch über Einfügen/ Objekt/Neu erstellen/excel-arbeitsblatt erfolgen. Da das Einfügen einer Excel-Kalkulationstabelle aber sehr häufig verwendet wird, hat Microsoft dafür eine extra Schaltfläche hinzugefügt. Klicken Sie einfach im Register Einfügen auf Tabelle/Excel-Kalkulationstabelle. Es wird direkt die Bearbeitungsansicht für die Tabelle angezeigt. Über einen Klick in den Quelldokumentbereich oder über einen Druck auf die Taste [Esc] schließen Sie die Bearbeitung der Tabelle ab und gelangen wieder zur Quellanwendung zurück. Mit einem Doppelklick auf die Tabelle können Sie zu jeder Zeit die Tabelle weiterbearbeiten. Die Funktionen von Excel 2013 stehen durch das Einbetten der Kalkulationstabelle direkt in Word 2013 zur Verfügung. In der Bearbeitungsansicht können Sie zudem den angezeigten Ausschnitt ändern. Ziehen Sie dazu mit der Maus an den schraffierten Außenlinien, um den Ausschnitt zu vergrößern bzw. zu verkleinern. PowerPoint-Folien in Word/Excel 2013 importieren Um komplexe PowerPoint-Folien in Word oder Excel 2013 einzufügen, wandeln Sie diese einfach in eine Grafikdatei um. Wählen Sie dazu in der PowerPoint-Präsentation die Registerkarte Speichern und dann Speichern unter. Wählen Sie als Dateityp JPEG oder BMP. Sie haben hier sogar die Wahl, nur die aktuelle Folie oder die komplette Präsentation zu exportieren. 33

31 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Eine kleine Ausnahme bildet OneNote 2013, dort wird der Befehl über Einfügen/Kalkulationstabelle bereitgestellt. Des Weiteren wird die Bearbeitung nicht in-place (also innerhalb der Quellanwendung) durchgeführt, sondern dafür ein neues Excel-Fenster geöffnet. Import von CSV-Dateien in Excel, Import/Export von Outlook-Kontakten Die Abkürzung CSV steht für Comma-separated Values und beschreibt den Aufbau einer Textdatei, um einfach strukturierte Daten zu speichern. CSV ist dabei nicht standardisiert, das heißt, die einzelnen Werte können zum Beispiel mit einem Komma oder einem Semikolon getrennt sein. Die Datensätze selbst werden meist mit Zeilenumbrüchen getrennt. Auch die Zeichencodierung einer CSV-Datei ist nicht normiert. Excel bietet über den Befehl Exportieren/Dateityp ändern/csv (Trennzeichen getrennt) in der Backstage-Ansicht die Möglichkeit, ein Tabellenblatt im CSV-Format zu speichern. Eine solche CSV-Datei können Sie dann auch direkt über Excel öffnen und bearbeiten. Andersartig aufgebaute CSV-Dateien können Sie in Excel importieren. Rufen Sie dazu in Excel den Befehl Aus Text in der Registerkarte Daten auf. Der Textkonvertierungs- Assistent begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Import. Im Textkonvertierungs-Assistenten legen Sie in drei Schritten die Parameter für das Ein- und Ausgangsformat fest. Im Abschluss können Sie im Dialogfeld Daten importieren angeben, ob die Daten in ein neues oder in ein bestehendes Tabellenblatt eingefügt werden sollen. Optional können Sie die Daten auch mit der Ursprungsdatei verknüpfen. Wählen Sie dazu die Option Dem Datenmodell diese Daten hinzufügen aus. 34

32 Office-Module im harmonischen Zusammenspiel Outlook-2013-kompatibles CSV-Format erzeugen In der neuen Offi ce-version wurde die Im- und Exportfunktionalität von Outlook 2013 sehr eingeschränkt, beispielsweise werden Excel-Dateien nicht mehr direkt unterstützt. Dazu kommt, dass Outlook als Trennzeichen für CSV- Dateien immer ein Komma erwartet, Excel sich aber an dem Listentrennzeichen der Ländereinstellungen orientiert. In der Regel ist das Listentrennzeichen hierzulande ein Semikolon, somit ist eine aus Excel exportierte CSV-Datei nicht für den direkten Import in Outlook geeignet. Am einfachsten können Sie dieses Problem umgehen, indem Sie kurzzeitig (nur für den Export der CSV-Datei) das Format ändern. Klicken Sie dazu in der Systemsteuerung im Bereich Zeit, Sprache und Re gion auf Datums-, Uhrzeit- oder Zahlenformate ändern. Im Dialogfeld Re gion wechseln Sie dann auf Englisch (Vereinigte Staaten) und bestätigen die Eingabe mit OK. Nach dem Export stellen Sie das Format wieder auf das ursprüngliche Format zurück. Pivot Tabellen mit PowerPoint Präsentationen verknüpfen Excel-Pivot-Tabellen sind hervorragend dazu geeignet, Auswertungen von zum Beispiel Umsatzzahlen übersichtlich darzustellen. Da liegt es nahe, genau diese Zahlen auch in PowerPoint zu präsentieren und zwar immer die tagesaktuellen Zahlen. Um so etwas zu realisieren, ist es sinnvoll, die Excel-Pivot-Tabelle mit der PowerPoint-Datei zu verknüpfen, d. h., in der PowerPoint-Präsentation werden immer die aktuellen Daten aus der Excel-Datei angezeigt. Der verknüpften Pivot-Tabelle kann über die Registerkarte»Format«die Farbgebung der Zellen direkt in PowerPoint zugewiesen werden. 35

33 1 Grundlagen für die erfolgreiche Office-Praxis Um eine Excel-Pivot-Tabelle als Verknüpfung in PowerPoint einzufügen, führen Sie folgende Schritte aus: 1 Klicken Sie im Register Einfügen auf die Schaltfläche Objekt. Pivot-Tabelle muss das aktive Arbeitsblatt sein 2 Im Dialog Objekt einfügen wählen Sie die Option Aus Datei erstellen aus. Beachten Sie dabei, dass eine Excel-Mappe mehrere Arbeitsblätter besitzen kann, in Power- Point wird immer nur das aktive Arbeitsblatt angezeigt. Stellen Sie also sicher, dass die Pivot-Tabelle das aktive Arbeitsblatt ist. 3 Über einen Klick auf die Schaltfläche Durchsuchen kön - nen Sie die gewünschte Excel-Mappe mit der Pivot-Tabelle auswählen. 4 Aktivieren Sie nun noch die Option Verknüpfung und bestätigen Sie die Angaben mit OK. Über das Kontextmenü der eingefügten Excel-Mappe können Sie die Daten bearbeiten und auch die Verknüpfung aktualisieren. Standardmäßig werden beim Öffnen der Power Point-Präsentation auch alle Verknüpfungen aktualisiert. Die gesamten Verknüpfungen einer Präsentation können Sie über die Backstage-Ansicht in der Registerkarte Information über die Schaltfläche Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten anzeigen. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, das Aktualisierungsverhalten umzustellen, die Quelle zu ändern oder alle Verknüpfungen zu aktualisieren. Externe Excel-Tabellen in Access importieren oder verknüpfen Die Einsatzgebiete von Excel und Access sind teilweise überlappend. In beiden Modulen sind Tabellen das zentrale Thema. In Access sind dies relationale, typisierte Tabellen, in Excel handelt es sich oft um Tabellen mit berechneten oder konsolidierten Werten. Excel kann Access-Tabellen als externe Daten nutzen, und Access kann sehr komfortabel Excel-Tabellen verarbeiten. Um Excel-Tabellen in Access zu verarbeiten, klicken Sie in der Registerkarte Externe Daten auf Excel. Im Dialogfeld Externe Daten Excel-Tabelle geben Sie den Dateinamen an und wählen aus, wie und wo die Daten gespeichert werden sollen. Wenn Sie die Eingabe mit OK bestätigen, müssen Sie noch das gewünschte Arbeitsblatt bzw. den gewünschten benannten Bereich auswählen. 36

34 Office-Module im harmonischen Zusammenspiel Für externe Excel-Tabellen stehen drei Optionen zur Auswahl. Sie können die Daten einmalig in eine neue Tabelle importieren, die Daten zu einer vorhandenen Tabelle hinzufügen oder eine Verknüpfung zu der Excel-Tabelle einfügen. Mit der letzten Option werden Änderungen an der Excel-Tabelle in Access widergespiegelt. Besprechungsnotizen in OneNote eintragen Outlook und OneNote 2013 sind zusammen ein starkes Team. Beide Module bieten Funktionsbereiche, die nahtlos ineinandergreifen und sich ideal ergänzen. Ein Beispiel dafür sind Besprechungsnotizen. Die Besprechung selbst planen Sie in Outlook, aber Ihre Notizen dazu können Sie sehr komfortabel in OneNote verwalten. Und bei Bedarf funktioniert dies auch für alle Besprechungsteilnehmer zusammen, das heißt, alle Besprechungsteilnehmer können gemeinsam die Notizen einsehen und ergänzen. Eine OneNote-Notiz für einen Termin bzw. eine Besprechung können Sie sowohl in Outlook als auch in One- Note erstellen. In Outlook 2013 haben Sie über die Schaltfläche Besprechungsnotiz im Register Termin bzw. Besprechung Zugriff auf das Besprechungsnotizen-Dialogfeld. In OneNote 2013 ist es ebenfalls sehr leicht möglich, eine Besprechungsnotiz für einen Termin zu erstellen. Wählen Sie über die Registerkarte Start Über das Dialogfeld»Besprechungsnotizen«können Sie sowohl neue Notizen erstellen als auch auf bereits erstellte Notizen für die Besprechung zugreifen. Zwei Arten sind pro Besprechung verfügbar: eigene Notizen und freigegebene Notizen. 37