Presence Informationen in Lync

Transkript

1 Presence Informationen in Lync Microsoft Lync ist ein PC-Programm aus der Office Familie, das Telefonieren und Videokonferenzen mittels Rechner (mit Mikrofon und Lautsprecher/Kopfhörer) ermöglicht und weitere Funktionen wie z.b. aktuelle Telefonbuchinformationen und Presence Informationen (siehe weiter unten) zur Verfügung stellt. Das privat sehr oft verwendete Programm Skype besitzt ähnliche Funktionen. Skype wurde 2011 von Microsoft gekauft und in naher Zukunft werden die Funktionen von Lync und Skype in einem einzigen Produkt verschmelzen bzw. die beiden Programme miteinander kommunizieren können. Für die WU ist von Lync die Funktionalität telefonieren vom Rechner besonders interessant. Man kann weltweit z.b. von einem Notebook wegtelefonieren und angerufen werden und das, wie wenn man sich an der WU (Festnetz-Apparat) befinden würde. Es fallen also keine zusätzlichen Verbindungskosten an, da das Internet als Übertragungsmedium verwendet wird. Voraussetzung ist aber, dass am jeweiligen Rechner das Programm Lync gestartet wurde. Aktivieren/Deaktivieren von Lync Auf allen neuen Rechnern ist Lync standardmäßig installiert. Nach der Programminstallation ist die Standardeinstellung ein automatischer Start von Lync bei der Anmeldung des Benutzers/der Benutzerin am Rechner. Damit soll eine telefonische Erreichbarkeit - wenn man keinen Telefonapparat zur Verfügung hat - gegeben sein. Es werden damit aber noch keine Presence-Informationen anderen Personen angezeigt. Die Sicherheitseinstellungen auf der WU sind so konfiguriert, dass ein neuer Benutzer/eine neue Benutzerin immer mit dem Status Offline angezeigt wird.

2 PRESENCE INFORMATIONEN IN LYNC Seite 2 Unter Extras/Optionen/Persönliche Einstellungen wird festgelegt, ob das Programm Lync beim Anmelden des Users/der Userin am Rechner automatisch gestartet oder nicht gestartet werden soll. Wer also über Lync nicht erreichbar sein und die Funktionalität nicht nutzen will, kann hier den automatischen Start deaktivieren. Angezeigte Presence Informationen Lync zeigt sich einem Benutzer/einer Benutzerin mit vielen bestätigten (siehe weiter unten) Kontakten nach dem Start zumeist in folgender Form:

3 PRESENCE INFORMATIONEN IN LYNC Seite 3 In der Kontaktliste sind nur Personen mit Namen angeführt, mit denen in der Vergangenheit schon einmal ein bestätigter Kontakt bestanden hat. Bestätigter Kontakt bedeutet, dass alle in der Liste angeführten Personen explizit bestätigen mussten, dass sie ihre Präsenzinformationen dem Anfrager/der Anfragerin zeigen wollen. Am Beispiel der obigen Liste bedeutet das, dass Stefan Benzinger explizit bestätigen musste, in der Kontaktliste von Oskar Schöpf mit dem Presence Status aufzuscheinen.

4 PRESENCE INFORMATIONEN IN LYNC Seite 4 Die Bestätigung erfolgt, indem Stefan Benzinger am Bildschirm in einem eigenen Fenster die Aufnahme in die Kontaktliste von Oskar Schöpf einmal bestätigen musste. Ein Löschen von Kontakten ist am betroffenen Kontakt jederzeit mittels rechter Maustaste und Auswahl von Kontakte entfernen möglich. Ab jetzt wird wieder nur mehr der Status Offline angezeigt. Die farbliche Markierung links vom Namen bzw. die textliche Entsprechung rechts daneben zeigt den Präsenz(Anwesenheits)-Status, den die am Lync angemeldete Person bekanntgeben will. Im obigen Bild bedeutet das, dass Stefan Benzinger derzeit allen den Status Verfügbar bekannt gibt. Im obigen Beispiel zeigt Oskar Schöpf seinen eigenen Status immer nur den Personen in seiner Kontaktliste (könnte aber von Oskar Schöpf als Option auf weitere oder sogar alle Personen erweitert werden). Dieser gezeigte Status kann von jedem Lync-User/jeder Lync-Userin selbst eingestellt werden. Tut er das nicht, versucht der Rechner diese selbst zu ermitteln (siehe weiter unten). Fix einstellbare Texte Fix einstellbar sind vom Lync-User/von der Lync-Userin die unten angeführten Texte, die dann den anderen Usern angezeigt werden, bis der Text vom Lync-User/von der Lync-Userin wieder geändert wird: Verfügbar, Beschäftigt, Nicht stören, Bin gleich zurück, Nicht bei der Arbeit, Abwesend, Offline.

5 PRESENCE INFORMATIONEN IN LYNC Seite 5 Mit dem Menüpunkt Abmelden wird Lync beendet, es wird dann automatisch auf Dauer der Status Offline angezeigt. Mit dem Menüpunkt Status zurücksetzen wird auf die automatische Ermittlung des Presence Status durch den Rechner zurückgeschaltet. Automatische Presence Statusermittlung Wer nicht ständig den für andere Personen sichtbaren Status händisch umstellen, will kann mittels Menüpunkt Status zurücksetzen auf die automatische Ermittlung umschalten. Diese erfolgt dabei nach folgenden Kriterien: Verfügbar: Am Rechner wird gerade gearbeitet, d.h. es werden Tasten gedrückt oder die Maus wird bewegt. Beschäftigt: Der Status Verfügbar wird durch einen Eintrag aus dem Outlook-Kalender überschrieben. Inaktiv: Der Rechner befindet sich seit X Minuten im Leerlauf, d.h. es werden keine Tasten betätigt oder die Maus bewegt und es gibt auch keinen Eintrag im Outlook-Kalender. Die Zeitdauer X bis dieser Text erscheint beträgt standardmäßig 5 Minuten, kann aber vom User auf bis 360 Minuten erhöht werden (sofern der Rechner sich nicht vorher wegen Inaktivität sperrt).

6 PRESENCE INFORMATIONEN IN LYNC Seite 6 Abwesend: Nach Ablauf der eingestellten inaktiven Zeitspanne X und einer zusätzlichen Zeitspanne Y erscheint dieser Text. Die Zeitdauer Y beträgt standardmäßig 5 Minuten, kann aber vom User auf bis 360 Minuten erhöht werden. Am Telefon (oder in einer Konferenz): der User/die Userin telefoniert gerade oder ist in einer Videokonferenz. Offline: Der User/die Userin ist abgemeldet oder der Rechner ist gesperrt (oder wurde durch Nichtverwendung des Rechners automatisch gesperrt) oder der Rechner ist abgeschaltet oder das Programm Lync ist beendet. Mobile: Der User/die Userin hat sein Smartphone eingeschaltet und dort zusätzlich das Programm Lync am Smartphone gestartet. Nur durch den Start von Lync wird die Information sichtbar. Generell ist zu sagen, dass der per Programmfunktion ermittelte Status immer nur eine Vermutung sein kann. Der User/die Userin kann im Zimmer in einer Besprechung sitzen oder ein Buch lesen und der Status wechselt automatisch von Verfügbar auf Inaktiv und dann auf Abwesend. Auch ob der Status Offline vom User/von der Userin fix eingestellt wurde oder vom Programm ermittelt wurde ist für andere Personen nicht ersichtlich. Gesprächsaufzeichnungen Einzelunterhaltungen oder Besprechungen mit mehreren Personen können mit dem in Lync integrierten Aufzeichungsmanager aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung kann von jeder teilnehmenden Person gestartet werden. Zur Zulässigkeit solcher Gesprächsaufzeichnungen siehe die Betriebsvereinbarung Kommunikation.

7 PRESENCE INFORMATIONEN IN LYNC Seite 7 Während einer aktiven Aufzeichnung wird eine der Meldungen Sie führen eine Aufzeichnung durch, Andere Personen führen eine Aufzeichnung durch oder Sie und andere Personen führen eine Aufzeichnung durch am unteren Rand des Besprechungs- oder Unterhaltungsfensters angezeigt. Wenn die Aufzeichnung von anderen Personen ausgeführt wird, kann man mit der Maus auf die Meldung zeigen, um anzuzeigen, von wem die Aufzeichnung initiiert wurde. Es kann somit nicht ohne Wissen aller Beteiligten eine Aufzeichnung durchgeführt werden. Wer die Aufzeichnung nicht wünscht, muss das Gespräch beenden. Fragen In Lync ist eine sehr umfangreiche Hilfe (Menüpunkt Hilfe oder Taste F1) integriert, die alle Fragen umfassend beantworten sollte. Bei darüberhinausgehenden Fragen zu Lync wenden Sie sich bitte an die Hotline von IT-Services unter der Klappe 3000.