Special Olympics Deutschland Anforderungsprofil technische Leitung Kiel 2018

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1 Special Olympics Deutschland Anforderungsprofil technische Leitung Kiel 2018 Inhalt Daten und Fakten Kiel Erwartete Teilnehmerzahlen... 2 Kernangebote... 2 Logistik / technische Leitung... 3 Aufgaben der technischen Leitung Kiel Personal... 4 Detailinformationen... 5 Sport- und Veranstaltungsstättenlogistik... 5 Eröffnungsfeier (EF)... 5 Abschlussfeier (AF)... 6 Olympic Town (OT)... 8 Athletendisko... 9 Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung, wie z.b. Teilnehmer/Innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für beide Geschlechter.

2 Seite 2 Daten und Fakten Kiel 2018 Ausrichter: Special Olympics Deutschland Gastgeber: Landeshauptstadt Kiel Datum: Montag, bis Freitag, Kiel, Schleswig-Holstein Motto: Gemeinsam stark Erwartete Teilnehmerzahlen Gesamt: ca Teilnehmer: Athletinnen und Athleten, sowie Unified Sports Partner Trainer und Betreuer freiwillige Helfer 500 Offizielle, Kampf- und Schiedsrichter, Mitglieder der Orga-Teams der Sportarten ca Teilnehmer an Fanprojekten (angestrebt) erwartete Tagesteilnehmer des Wettbewerbsfreien Angebots bis zu 5 ausländische Gastdelegationen mit jeweils 10 Athletinnen und Athleten 500 Familienmitglieder Kernangebote Wettbewerbe in 18 Sportarten plus Wettbewerbsfreies Angebot (WBFA) & Demosportart Segeln Gesundheitsprogramm Healthy Athletes mit sechs bis sieben Disziplinen Olympic Town als Siegerehrungsstätte und Begegnungsort Feierliche Eröffnungs- und Abschlussfeier Wissenschaftlicher Kongress Inklusive Projekte Athletendisko

3 Seite 3 Logistik / technische Leitung Im Bereich Logistik der Nationalen Spiele werden die Rahmenvoraussetzungen für die Planungen und Umsetzung der Gesamt-Veranstaltung geschaffen. Mit diesem Bereich steht und fällt die Veranstaltung. Im Rahmen von Nationalen Spielen setzt sich Logistik aus folgenden Teilbereichen zusammen: Sport- und Veranstaltungsstättenlogistik inkl. Fremdbauten, Ver- und Entsorgung, EDV, Beschallung, Strom- und Wasserversorgung, med. Versorgung, Sicherheit, Behörden, Security, sowie Unterbringung, Verpflegung, Wegeleitung & Ausschilderung, Verkehr / Transport und Lager. Somit stellt der Bereich Logistik die zentrale Schnittstelle zu allen anderen Bereichen innerhalb der Gesamtorganisation dar. Aufgaben der technischen Leitung Kiel 2018 Der technischen Leitung Kiel 2018 obliegt die technische Gesamtleitung der Veranstaltung inkl. Pre-Production und Production und allen damit verbundenen Anforderungen, die im Folgenden detailliert beschrieben werden: Erstellung des Sicherheitskonzeptes und die damit verbundene Erfüllung der haftungsrelevanten Anforderungen, sowie Veranlassung der nötigen Genehmigungsverfahren in Rücksprache mit den Verantwortlichen der jew. Sportund Veranstaltungsstätte und den örtlichen Behörden; dies auch unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Veranstaltung und protokollarischen Gegebenheiten. Planung aller nötigen Fremdbauten, Sanitäranlagen, Ver- und Entsorgung, Verstromung, Wasserversorgung, sowie Beschallung an allen Sport- Und Veranstaltungsstätten gemäß den Vorgaben von SOD und Notwendigkeiten zur Durchführung der jew. Sportart und unter Berücksichtigung der zu erwartenden Teilnehmer und Zuschauerzahl. CAD Ausführungsplanung Planung der Einlass- und Zugangssituationen zu allen Sport- und Veranstaltungsstätten, sowie entsprechende Wegeleitung. Technische Umsetzung der Eröffnungs- und Abschlussfeier, Athletendisko und Olympic Town in enger Zusammenarbeit mit der künstlerischen Leitung der Gesamtveranstaltung. Gemeinsame Erstellung der Ausschreibung Fremdbauten mit SOD, sowie Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungen für die Bereiche Security,

4 Seite 4 medizinische Versorgung, Sanitäranlagen und anderer für den Bereich Logistikrelevanten Dienstleistungen. Beratung bei der Kalkulation von sonstigen Bedarfen im Bereich Logistik. Auf- und Abbauplanung, damit verbundene Durchführung und entsprechende Koordination der einzelnen Gewerke und Behörden-Vorbesprechungen, sowie Begehungen vor Veranstaltungsbeginn. Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung der Werbemittellogistik in enger Zusammenarbeit mit SOD (Marketing) und den dafür eingebundenen externen Dienstleistern (Werbetürme, Ballastierung, Planung an den Sport- und Veranstaltungsstätten) Einige Veranstaltungsstätten Kiel 2018 werden derzeit noch geprüft und wurden noch nicht fixiert, so dass Raum gegeben ist, Anregungen und Ideen seitens der technischen Leitung einfließen zu lassen. Das Einbringen vorhandener Netzwerke in und um Kiel bzgl. Gewerke und Dienstleister ist ausdrücklich erwünscht. Bei Rückfragen bzgl. Budget steht die SOD Bundesgeschäftsstelle gerne zur Verfügung. Personal Die technische Leitung arbeitet eng mit der Büroleitung Kiel 2018, sowie weiteren Mitarbeitern des Projektteams (Verantwortlicher Marketing, Projektmanager Logistik und Koordinatoren Logistik und Sport) zusammen. Eine weitere sehr wichtige Schnittstelle stellt die externe künstlerische Leitung der Gesamtveranstaltung dar, sowie der Koordinator Rahmenprogramm, der Teil des Projektteams vor Ort in Kiel sein wird. Generell ist festzuhalten, dass ein Großteil der Mitarbeiter im Bereich Logistik, wie bei der gesamten Veranstaltung, aus ehrenamtlichen Helfern bestehen wird und dies eine entsprechende Planung, Koordination und Schulung beinhaltet. Hier wird es auch seitens der technischen Leitung nötig sein, sich entsprechend einzubringen. Des Weiteren ist eine gute Kommunikation zwischen Behörden und Projektteam sicherzustellen, sowie entsprechend professionelle Einbindung aller nötigen Gewerke, externer Dienstleister und Kooperationspartner im Bereich Logistik.

5 Seite 5 Detailinformationen Sport- und Veranstaltungsstättenlogistik Der aktuelle Stand der Planungen zu den Sport- und Veranstaltungsstätten inkl. der dort geplanten Teilnehmerzahlen sind dem Dokument Entwurf Sport- und Veranstaltungsstättenkonzept zu entnehmen. Generell stellt das Uni-Sportforum in Kiel das zentrale Veranstaltungszentrum dar. Dort sind neben den Sportarten Schwimmen, Judo, Kraftdreikampf, Leichtathletik auch das zentrale Cateringzelt und das Wettbewerbsfreie Angebot geplant. In unmittelbarer Nähe befinden sich die Sportstätten für Reiten, Fußball, Boccia und Bowling. Zusätzlich gibt es vier weitere Veranstaltungszentren (Hörn, Kiellinie, Mettenhof und der Golfclub Uhlenhorst). Eine Herausforderung wird es sein, die Sport- und Veranstaltungsstätten gut zu verknüpfen, um den Teilnehmern und Zuschauern die Möglichkeit zu geben, zwischen den Sportstätten hin- und her zu pendeln. Außerdem müssen ausreichend Park & Ride Flächen geschaffen werden, um die Delegationen, die im Umland untergebracht sind, steuern zu können. Eröffnungsfeier (EF) Sparkassen Arena Kiel Datum: 14. Mai 2018 Uhrzeit: 19:30-21:00 Uhr, Einlass ab 18:30 Uhr Kapazität: ca Zuschauer Zielgruppe: SOD, Teilnehmer, Gäste, Partner & Sponsoren, ehrenamtliche Helfer (kein öffentlicher Kartenverkauf) Aufbau: 12. Mai 2018, ggf. erst ab 13. Mai 2018 Proben: Mai 2018 Abbau: Rückbau ab 15. Mai 2018 vollständiger Abbau bis 17. Mai 2018, 6:00 Uhr Die Eröffnungsfeier (EF) ist einer der Höhepunkte der Veranstaltung. Es ist der emotionale Auftakt der Woche, auf den sich alle Beteiligten freuen. In Hannover 2016 wurde die EF erstmals via Livestream im Internet übertragen, so dass auch die Wirkung nach Außen einen wichtigen Faktor bei der Inszenierung darstellt. Dennoch ist das Programm an den Interessen

6 Seite 6 der Athleten, nicht an denen der Gäste zu orientieren, das Olympische Zeremoniell ist ein zentraler Baustein des Gesamtablaufes. Die technische Leitung ist für die gesamte technische Umsetzung verantwortlich. Dies beinhaltet: Set-Up der EF, so dass möglichst max. Zuschauer-Kapazität erreicht wird, dies beinhaltet auch Evaluierung verschiedener Bühnenpositionen (Größe mind. 12x10m) und die damit verbundene Abstimmung mit den inhaltliche Planungen der künstlerischen Leitung, sowie entsprechende Visualisierung (CAD Planungen) Einbeziehung / Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen und örtlichen Begebenheiten, wie z.b. vorhandene LED Wände, Deckenhöhe, Sichtbehinderungen, wenig Lagerflächen, etc Abstimmung der gesamten Licht- und Tontechnik unter Berücksichtigung der geplanten Showelemente und Technical Rider der jew. Künstler Berücksichtigung möglicher TV-Live Einstiege, Livestream Übertragungen und entsprechende Planung und Platzierung von Ü-Wagen und TV-Kamerateams Planung aller sicherheitsrelevanten Aspekte auch unter protokollarischen Aspekten, sollten hochrangige Gäste mit entsprechend hohen Sicherheitsauflagen an der EF teilnehmen, sowie Einweisung des Sicherheitsdienstes Koordination und Einholen der nötigen behördlichen Genehmigungen zur Nutzung von offenem Feuer und Entzünden der Flamme, nach Brandschutzverordnung Schaffung eines barrierearmen Zugangs zur EF für alle Beteiligten, sowie damit verbundene Wegeleitung und Koordination des Einlasses, der Platzierung und der Leerung der Arena nach Ende der Veranstaltung Die Location (Sparkassen Arena Kiel) und eine Standardbühne werden durch den Veranstalter gestellt. Abschlussfeier (AF) nn, Kiel (evt. open Air) Datum: 18. Mai 2018 Uhrzeit: 19:30-21:00 Uhr, Einlass ab 18:30 Uhr Kapazität: Zuschauer Zielgruppe: SOD, Teilnehmer, Gäste, Partner & Sponsoren, ehrenamtliche Helfer (kein öffentlicher Kartenverkauf)

7 Seite 7 Aufbau: (je nach Location) geplant ab 17. Mai 2018 Proben: 18. Mai 2018 Abbau: 19. Mai 2018 Auch die Abschlussfeier (AF) zählt zu den Höhenpunkten Nationaler Spiele, im Wesentlichen gelten die Vorgaben zur EF, wobei die Veranstaltung kürzer und etwas weniger umfangreich geplant ist. Bei der Abschlussfeier steht das get together der Teilnehmer und im Idealfall auch der Helfer im Vordergrund, sollte die Kapazität der Veranstaltungsstätte dies ermöglichen. Der Spaß und die Unterhaltung mit Musik sollen die gemeinsamen Erlebnisse der Woche abrunden. Generell gilt, die Abschlussfeier muss mit der gleichen Intensität geplant werden wie die Eröffnungsfeier, sie darf qualitativ nicht abfallen. Wie auch bei der EF ist die technische Leitung für die gesamte technische Umsetzung verantwortlich. Dies beinhaltet: Set-Up entsprechend der gewählten Location, Platzierung der Bühne (mind. 8x6m) und abgestimmt auf die inhaltlichen Planungen, sowie entsprechende Visualisierung (CAD Planungen) Einbeziehung / Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen und örtlichen Begebenheiten Abstimmung der gesamten Licht- und Tontechnik unter Berücksichtigung der geplanten Showelemente und Technical Rider der jew. Künstler Berücksichtigung möglicher TV-Live Einstiege, Livestream Übertragungen und entsprechende Planung und Platzierung von Ü-Wagen und TV-Kamerateams Planung aller sicherheitsrelevanten Aspekte auch unter protokollarischen Aspekten, sollten hochrangige Gäste mit entsprechend hohen Sicherheitsauflagen an der AF teilnehmen, sowie Einweisung des Sicherheitsdienstes Koordination und Einholen der nötigen behördlichen Genehmigungen zur Nutzung von offenem Feuer und Löschen der Flamme, nach Brandschutzverordnung Schaffung eines barrierearmen Zugangs zur AF für alle Beteiligten, sowie damit verbundene Wegeleitung und Koordination des Einlasses, der Platzierung und der Leerung der Location nach Ende der Veranstaltung Berücksichtigung des open Air Charakters bei der Planung (Überdachung, etc.) und damit verbundene Sanitäranlagen, sollte die Location über keine oder nicht genügend permanente Anlagen verfügen

8 Seite 8 Olympic Town (OT) nn, Kiel (open Air) Datum: Mai 2018 Uhrzeit: täglich ca. 9:00-18:00 Uhr Kapazität: Personen Zielgruppe: SOD, Teilnehmer, Gäste, Partner & Sponsoren, ehrenamtliche Helfer, Bevölkerung, Schulen, Vereine, Verbände, Einrichtungen der Behindertenhilfe Aufbau: (je nach Location) geplant ab 11. Mai 2018 Abbau: ab 18. Mai 2018, 14:00 Uhr Der Grundgedanke von Olympic Town (OT) ist einen Ort der Begegnung, eine Art Marktplatz, zu schaffen, welcher zum Verweilen und Interagieren einlädt. In Olympic Town trifft man Bekannte und Freunde, schließt neue Bekanntschaften, wird über verschiedenste Themen und Abläufe informiert und hat die Möglichkeiten, neue Sachen zu erfahren und auszuprobieren. Kennzeichnende Elemente sollen hier Inklusion, Fröhlichkeit, Ausgelassenheit, Farbenreichtum, Leichtigkeit und Zusammengehörigkeit sein. Vor allem die Athleten sollen in Olympic Town ein Unterhaltungs- und Entspannungsbereich finden. Nach Möglichkeit wird OT in das Haupt-Veranstaltungszentrum integriert, sowie mit dem Wettbewerbsfreien Angebot (WBFA) oder dem Gesundheitsprogramm verknüpft. In Bezug auf die Nationalen Spiel Kiel 2018 wird derzeit geprüft, die AF in Olympic Town durchzuführen und dies entsprechend auch konzeptionell miteinander zu kombinieren. Die technische Leitung ist für die technische Umsetzung von Olympic Town verantwortlich. Dies beinhaltet: Set-Up entsprechend der gewählten Location, Platzierung der Bühne (mind. 8x6m), Anordnung der Informations- und Verkaufsstände, sowie Gästezelt, Zelte der Premiumpartner etc. und entsprechende Visualisierung (CAD Planungen) Einbeziehung / Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen und örtlichen Begebenheiten Abstimmung der gesamten Licht- und Tontechnik unter Berücksichtigung des geplanten Bühnenprogramms Planung aller sicherheitsrelevanten Aspekte für OT, inklusive Nachtbewachung und damit verbundene Planung und Einweisung des Sicherheitsdienstes Verstromung und Wasserversorgung für alle Stände, Zelte und Angebote Schaffung eines barrierearmen Zugangs zu OT für alle Beteiligten, sowie damit verbundene Wegeleitung

9 Seite 9 Berücksichtigung des open Air Charakters bei der Planung (Überdachung, etc.) und damit verbundene Sanitäranlagen, sollte die Location über keine oder nicht genügend permanente Anlagen verfügen Athletendisko Sparkassen Arena Kiel Datum: 16. Mai 2018 Uhrzeit: 18:00-21:30 Uhr, Einlass ab 17:30 Uhr Kapazität: ca Teilnehmer Zielgruppe: SOD, Teilnehmer, ehrenamtliche Helfer (kein öffentlicher Kartenverkauf) Rückbau auf Athletendisko Set-Up ab 15. Mai 2018 vollständiger Abbau b bis 17. Mai 2018, 6:00 Uhr Die Athletendisko ist ein fester und wichtiger, Bestandteil der Nationalen Spiele, auf denen sich die Athleten freuen, ungefähr 2/3 der Athleten nehmen daran teil, wenn es die Kapazitäten zulassen, sind auch ehrenamtliche Helfer Willkommen. Spaß und das gemeinsame feiern steht bei der Athletendisko im Vordergrund. Die technische Leitung ist für die technische Umsetzung von Olympic Town verantwortlich. Dies beinhaltet: Set-Up im Innenraum der Arena unter Einbeziehungen von Sitzmöglichkeiten, Gastro, Fanshop und die damit verbundene Abstimmung mit den inhaltliche Planungen der künstlerischen Leitung, sowie entsprechende Visualisierung (CAD Planungen) Einbeziehung / Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen und örtlichen Begebenheiten Abstimmung der gesamten Licht- und Tontechnik unter Berücksichtigung des Technical Rider des DJs Planung aller sicherheitsrelevanten Aspekte Schaffung eines barrierearmen Zugangs zur Athletendisko für alle Beteiligten, sowie damit verbundene Wegeleitung und Koordination des Einlasses und der Leerung der Location nach Ende der Veranstaltung Die Location (Sparkassen Arena Kiel) und eine Standardbühne werden durch den Veranstalter gestellt, wobei für die Athletendisko die Bühne nicht zwingend benötigt wird und die Nutzung zu prüfen ist.