Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung

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1 Luzerner Tag des Stockwerkeigentums 2014 Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung Dr. iur. Raphaël Haas Rechtsanwalt und Notar Lehrbeauftragter für Privatrecht an der Universität Luzern 1 Unser Beispiel Stockwerkeigentümergemeinschaft Gulpigmatte Ort: Gulpig, Gulpigmatte 3 STWE: 11 Stockwerkseinheiten = 10 Wohnungen und 1 Einstellhalle Eigentümer: 6 Wohnungen: Alleineigentum 4 Wohnungen: Miteigentum 1 Wohnung: Gesamteigentum Einstellhalle: Miteigentum Verwaltung: Gulpig Verwaltungen AG 2 Unser Beispiel Traktanden ordentliche Stockwerkeigentümerversammlung Genehmigung Protokoll der der letzten Stockwerkeigentümerversammlung Wahl Wahl Protokollführer Wiederwahl bisherige Verwaltung Genehmigung Rechnung (vgl. (vgl. Beilage) Beschluss über über Reparatur des des Dachs (vgl. (vgl. Beilage) Beschluss über über Erstellung eines eines Treppenlifts (vgl. (vgl. Beilage) Beschluss über über ein ein Einräumung eines eines Wegrechts als als Grunddienstbarkeit für für Nachbar (vgl. (vgl. Beilage) Varia Varia 3 1

2 Problemfelder Rechtswirkung des Protokolls Formfragen Bestimmung Protokollführer Formvorschriften Versand, Aufbewahrung und Einsicht Inhaltsfragen Zwingender Inhalt Freiwilliger Inhalt Beanstandungen Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 4 Inhalt des Referats 1. Unser Beispiel: STWEG Glupigmatte Bestimmung Protokollführer Form des Protokolls Aufbewahrung des Protokolls Zwingende Inhalte Freiwillige Inhalte 6. Fazit Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 5 1. Unser Beispiel: STWEG Gulpigmatte 2. Funktion und Wirkung des Protokolls 6. Fazit 6 2

3 Gesetzliche Grundlage + Stockwerkeigentümerreglement + Grundsätze aus dem Aktienrecht (per Analogie) Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 7 Funktion des Protokolls Dokumentation der Beschlüsse (Informations- und Beweismittel) Umsetzung verstärkte Rechtswirkung (Art. 649a Abs. 1 ZGB) Grundlage für Kontroll- und Schutzrechte der Stockwerkeigentümer Erhaltung Rechtsfrieden Legitimationsgrundlage Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 8 Unser Beispiel: STWEG Gulpigmatte 8. Varia Traktandum 3. Wiederwahl bisherige Verwaltung 5. Beschluss über Reparatur des Dachs 6. Beschluss über Treppenlift Wiedergabe im Protokoll Beschluss nicht protokolliert Zustimmung (5:4) statt Ablehnung (4:5) protokolliert Resultat von 5:4 statt 6:3 protokolliert Zustimmung zu Verwaltungsvertrag protokolliert, obwohl nicht beschlossen 9 3

4 Wirkung des Protokolls Bundesgericht: Protokoll hat konstitutive Wirkung alleine der protokollierte Beschluss gilt Art. 712n Abs. 2 ZGB als Formvorschrift (Gültigkeitsvorschrift) Lehre: Protokoll hat keine konstitutive Wirkung alleine der mündliche Beschluss gilt Art. 712n Abs. 2 ZGB ist keine Formvorschrift Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 10 Unser Beispiel: STWEG Gulpigmatte Traktandum Wiedergabe im Protokoll Rechtsfolge nach Bundesgericht Rechtsfolge nach Lehre 3. Wiederwahl bisherige Verwaltung Beschluss nicht protokolliert kein Beschluss über Wiederwahl Wiederwahl ist beschlossen 5. Beschluss über Reparatur des Dachs Zustimmung (5:4) statt Ablehnung (4:5) protokolliert Zustimmung Ablehnung 6. Beschluss über Erstellung Treppenlift Resultat von 5:4 statt 6:3 protokolliert Abstimmungsresultat 5:4 Abstimmungsresultat 6:3 8. Varia Zustimmung zu Verwaltungsvertrag protokolliert, obwohl nicht beschlossen Zustimmung zum Verwaltungsvertrag kein Beschluss zum Verwaltungsvertrag 11 Wirkung des Protokolls Mittelweg: Art. 712n Abs. 2 ZGB ist eine Formvorschrift, aber es handelt sich nur um eine Beweisform Protokoll hat nur deklaratorischen Charakter aber: hohe Beweiskraft falsche oder fehlende Protokollierung ist deshalb zeitnah geltend zu machen Folge: Redaktion Protokoll und Berichtigung kommt in der Praxis eine grosse Bedeutung zu (gibt "Klägerrolle"vor) Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 12 4

5 1. Unser Beispiel: STWEG Gulpigmatte 3. Fallstricke bei Form und Führung des Protokolls 13 Bestimmung Protokollführer Grundlage: Art. 712n Abs. 2 ZGB Primär: der Vorsitzende der Versammlung der Verwalter (Art. 712n Abs. 1 ZGB) andere Person bestimmt durch die STWE-Versammlung Sekundär: eine andere Person (Stockwerkeigentümer, Angestellter der Verwaltung, Dritter etc.) bestimmt direkt durch den Vorsitzenden bestimmt unter angekündigtem Traktandum durch die STWE-Versammlung bestimmt ad hoc durch die STWE-Versammlung 14 Unser Beispiel: STWEG Gulpigmatte Mögliche Protokollführer: Gulpig Verwaltung AG ein Stockwerkeigentümer (oder Dritter) als Vorsitzender gewählt durch STWE-Versammlung (gemäss angekündigtem Traktandum oder ad hoc) als Protokollführer gewählt durch Vorsitzenden gewählt durch STWE-Versammlung (gemäss angekündigtem Traktandum oder ad hoc) Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 15 5

6 Form des Protokolls Grundlage: Art. 712n Abs. 2 ZGB einfache Schriftlichkeit im Sinne von Art. 13 ff. OR Schriftzeichen auf einem Papierdokument Unterzeichnung (durch Protokollführer und Vorsitzenden) immer in gedruckter Textform Ton- oder Videoaufnahme genügt nicht elektronischer Text auf Datenträger genügt nicht Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 16 Aufbewahrung des Protokolls Grundlage: Art. 712n Abs. 2 ZGB Zuständigkeit: Verwalter falls kein Verwalter: Vorsitzender Aufbewahrung: im Original (gedruckte und unterzeichnete Fassung) während des gesamten Bestehens des Stockwerkeigentums Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 17 Zustellung und Einsicht keine gesetzliche Zustellungspflicht aber: Zustellung zu empfehlen Zustellungspflicht inkl. Frist im Reglement verankern keine Formvorschriften generelles Einsichtsrecht der einzelnen Stockwerkeigentümer Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 18 6

7 1. Unser Beispiel: STWEG Gulpigmatte 4. Fallstricke beim Inhalt des Protokolls 6. Fazit 19 Grundsätze Inhalt des Protokolls vom Gesetz nicht näher umschrieben ausser: es ist ein Beschlussprotokoll zu verfassen (Art. 712n Abs. 2 ZGB) Protokoll muss präzis, vollständig und wahrheitsgemäss sein Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 20 Zwingende Inhalte des Protokolls I Beschlüsse exakt ausformuliert Die Die Stockwerkeigentümergemeinschaft beschliesst, die die Reparatur des des Dachs gemäss der der Offerte der der Dachdecker AG AG vom vom Dezember vornehmen zu zu lassen. Abstimmungsergebnis (Kopfstimmen und Wertquoten) Der Der Beschluss erfolgt mit mit 6 Zustimmungen (450/1'000) gegen 3 Ablehnungen (350/1'000) bei bei einer einer Enthaltung (200/1'000). Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 21 7

8 Zwingende Inhalte des Protokolls II Bezeichnung Stockwerkeigentümergemeinschaft Stockwerkeigentümergemeinschaft Gulpigmatte Stammgrundstück Nr. Nr. 344/GB Gulpig Gulpigmatte 3, 3, Gulpig Anwesenheitsliste Stockwerkeigentümer Herr Herr Meier Urs Urs Wohnung 1.2/Nr /1'000 Frau Frau Ursula Müller Wohnung 1.3/Nr /1'000 Herr Herr Peter Müller (Miteigentümer zu zu je je ½) ½) ( ) ( ) Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 22 Zwingende Inhalte des Protokolls II Stellvertretungsverhältnisse Frau Frau Ursula Müller Wohnung 1.3/Nr /1'000 Herr Herr Peter Peter Müller (Miteigentümer zu zu je je ½) ½) beide anwesend, aber aber vertreten laut laut Beschluss der der Miteigentümer durch Peter Müller Herr Herr Franz Zuber Wohnung 1.4/Nr /1'000 nicht anwesend, aber aber vertreten durch Urs Urs Meier (schriftliche Vollmacht) fünf fünf ME ME Einstellhalle/Nr /1'000 fünf fünf ME ME anwesend, vertreten laut laut Beschluss der der Miteigentümer durch Ursula Müller Datum der Versammlung Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 23 Freiwillige Inhalte des Protokolls Rahmenbedingungen der STWE-Versammlung Datum und Form der Einberufung Ort und Zeit der Durchführung Traktandenliste Vorsitzender, Protokollführer und Stimmenzähler Feststellung Beschlussfähigkeit weitere Angaben zur Abstimmung Abstimmungsresultat unter Nennung der Namen Abstimmungsverfahren Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 24 8

9 Freiwillige Inhalte des Protokolls Feststellung Beschlussquoren Verhandlungsprotokoll Erläuterungen Vorsitzender Debatten der Stockwerkeigentümer von den Stockwerkeigentümern zu Protokoll gegebene Erklärungen weitere Informationen Empfehlung: Ausführungsbestimmungen im Stockwerkeigentümerreglement Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung Unser Beispiel: STWEG Gulpigmatte 6. Fazit 26 Mögliche Unstimmigkeiten formelle und inhaltliche Fehler im Protokoll, die keine unmittelbare Rechts- oder Beweiswirkung erzielen inhaltliche Fehler im Protokoll, die eine unmittelbare Rechts- oder Beweiswirkung erzielen kein Fehler im Protokoll, aber der richtig protokollierte Beschluss verletzt die Rechts- und Gemeinschaftsordnung Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 27 9

10 Genehmigung des Protokolls vom Gesetz nicht vorgeschrieben und daher keine Gültigkeitsvoraussetzung immerhin: Entlastung des Protokollführers und Abschluss Protokoll falls Inhalte vor der Genehmigung eine Rechtswirkung zeitigen können, darf für eine Beanstandung nicht die Genehmigung abgewartet werden Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 28 Unser Beispiel 8. Varia Traktandum 3. Wiederwahl bisherige Verwaltung 4. Genehmigung Rechnung Beschluss über Reparatur des Dachs Wiedergabe im Protokoll Beschluss nicht protokolliert Resultat von 5:4 statt 6:3 protokolliert Zustimmung (5:4) statt Ablehnung (4:5) protokolliert Aussage von Stockwerkeigentümer Müller protokolliert Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 29 Protokollfehler mit unmittelbarer Wirkung inhaltlicher Fehler im Protokoll, der eine unmittelbare Rechts- oder Beweiswirkung zeitigt sofort oder Beanstandungsfrist Berichtigungsantrag beim Protokollführer sofort oder Beantwortungsfrist Gutheissung Abweisung innert 1 Monat Anfechtungsklage (vgl. Art. 75 ZGB) 30 10

11 Unser Beispiel 8. Varia Traktandum 3. Wiederwahl bisherige Verwaltung 4. Genehmigung Rechnung Beschluss über Reparatur des Dachs Wiedergabe im Protokoll Beschluss nicht protokolliert Resultat von 5:4 statt 6:3 protokolliert Zustimmung (5:4) statt Ablehnung (4:5) protokolliert Aussage von Stockwerkeigentümer Müller protokolliert Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 31 Protokollfehler ohne unmittelbare Wirkung inhaltlicher oder formeller Fehler im Protokoll, der keine unmittelbare Rechts- oder Beweiswirkung zeitigt Beanstandung und Berichtigungsantrag im Rahmen der Genehmigung des Protokolls Genehmigung wird verweigert nächste STWE-Versammlung Genehmigung wird erteilt innert 1 Monat Anfechtungsklage (Art. 75 ZGB) Unser Beispiel: STWEG Gulpigmatte 6. Fazit 33 11

12 6. Fazit Fazit Das Protokoll hat eine grössere Wirkung als man denkt. Das Protokoll ist deshalb sorgfältig, präzis und wahrheitsgemäss zu verfassen. Das Protokoll hat dabei einerseits mehreren Formalitäten zu genügen. Das Protokoll muss andererseits einen Mindestinhalt aufweisen. Das Protokoll, das fehlerhaft ist, kann von einem Stockwerkeigentümer mit verschiedenen Behelfen beanstandet werden. Fallstricke bei der Protokollierung der Stockwerkeigentümerversammlung 34 Luzerner Tag des Stockwerkeigentums 2014 Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Raphaël Haas 35 12