Benutzeranleitung. Modul Zahlungen Übertragung Dateien

Transkript

1 Benutzeranleitung Modul Zahlungen Übertragung Dateien

2 Sinn und Zweck dieser Dokumentation ist die Beschreibung der verschiedenen Möglichkeiten zum Unterzeichnen und Ändern von Dateien über BelfiusWeb Übertragung von Dateien. Bedingungen für die Benutzung dieses Service: - Die rechtliche Entität muss einen BelfiusWeb-Vertrag und Zugang zur Rubrik Übertragung von Dateien/Weiterverfolgen haben. - Zur Unterzeichnung von Dateien muss der Benutzer die erforderlichen Zugriffe auf das Auftraggeberkonto haben. - Diese Anleitung gilt für BelfiusWeb mit BelfiusWeb Access Card mit angeschlossenem Kartenleser. 1. Allgemeine Informationen Definitionen: Datei: materielle Datei oder Ordner mit einer Logikdatei oder mehreren Logikdateien Nachricht: Logikdatei mit einem Auftrag oder mehreren Aufträge. Auftrag: einzelner Zahlungsauftrag, der in einer Nachricht enthalten ist. Ausgangspunkt in Ihrer Sitzung mit BelfiusWeb : Wählen Sie Übertragung Dateien / Weiterverfolgen Anhand der Optionen in der Rubrik Auswahlkriterien können Sie die Dateiliste ausfeilen. Datum: Datum des Eintreffens der Datei am Belfius-Sitz. Die Dateien sind während 30 (dreißig) Werktagen abrufbar. Status Akzeptiert: Datei ohne Fehler mit der erforderlichen Anzahl Unterschriften. Akzeptiert mit Warnung: Datei wurde akzeptiert, aber es gibt einen wichtigen Belfius-Hinweis an den Benutzer. Fehler: Die Datei wird am Sitz verweigert und nicht behandelt. Teilweise: Ein Teil der Datei wurde nicht bearbeitet. Wenn Gemischt=Ja : kann die Mitteilung sichtbar sein In Warteposition: Datei wartet auf Bearbeitung (Duplikat, fehlende Unterschrift ) Sie finden zusätzliche Informationen vor unter Übertragung Dateien /Ausdruck / Detail Option Fehler. Übertragung von Dateien 10/06/2012-1/11

3 Kanal: Dateien, die von Ihrer EDV-Zentrale gesendet wurden: Versand durch Secure EDI Unterzeichnung/Änderung der über Publisoft 7.0 gesendeten Dateien: Versand durch PubliSoft-http Andere Möglichkeiten Versand durch Übertragung der BelfiusWeb-Dateien, Versand durch Isabel, Generierung mittels BelfiusWeb(Multisign), Alle Ürsprungen Wiedergabe Normal: : Liste der für die juristische Einheit abgeschickten Dateien Meine versandte Dateien: : Liste der von Ihnen abgeschickten Dateien, inkl. der für eine andere juristische Einheit abgeschickten Dateien. Zusätzliche Informationen in der Dateiliste: Referens der Datei: interne Dateinummer der Belfius Bank Name der Datei: Name Ihrer materiellen Datei Gemischt: (Ja): In Ihrer Datei stehen Nachrichten von einer anderen rechtlichen Entität oder Sie haben keinen Zugang zu einem der Konten. Unterschrift auf der Ebene der Nachricht (siehe Punkt 2: Unterzeichnung auf Dateiebene). (Nein): Alle Nachrichten der Datei beziehen sich auf eine einzige Entität und sind zu sehen auf der Ebene Detailabruf. Sie müssen auf der Ebene der Datei und auf der Ebene der Nachricht unterzeichnet werden (siehe Punkt 2: Unterzeichnung auf Dateiebene). Kontrollbetrag Der Kontrollbetrag ist der Totalbetrag der materiellen Datei die an Belfius geschickt wurde, ungeachtet des Status der zugrunde liegenden Nachrichten. Wenn die Datei Transaktionen in verschiedenen Münzen enthält, werden die Beträge in absolutem Wert additiert. Es gibt also keine Umsetzung in EUR. 2. Datei / Nachricht unterzeichnen Möglichkeiten Dateien des Typs Gemischt= Nein: Sie können auf der Ebene der Datei oder auf der Ebene der Nachrichten unterzeichnen. Dateien des Typs Gemischt = Ja: Sie können auf der Ebene der Nachricht unterzeichnen. Zu unterschreiben= Nein kann eine unterschiedliche Bedeutung haben - Datei befindet sich in einem falschen Status zum unterschreiben - Ihre Unterzeichnung ist schon gesetzt - Unterschreiben via BelfiusWeb ist nicht möglich Ansicht: von mir abgeschickte Dateien In dieser Ansicht fällt der Begriff mixt weg, und Sie können alle Dateien auf Dateiebene unterzeichnen. Übertragung von Dateien 10/06/2012-2/11

4 2.1 Unterzeichnung auf Dateiebene Wählen Sie Übertragung Dateien / Weiterverfolgen und eine Liste aller Dateien der letzten 30 Tage ihrer rechtlichen Entität wird angezeigt. Sie können einen Filter auf Datum / Statuts/ Kanal zur Vereinfachung Ihrer Suche setzen. Unterzeichnen Sie für verschiedene juristische Einheiten, können Sie sich für die spezifische Ansicht Von mir abgeschickte Dateien entscheiden. Dabei fällt der Begriff mixt weg. Unterzeichnen über die Ansicht Normal (1) Um Dateien zu unterzeichnen, können Sie - alle Dateien unterzeichnen ankreuzen - alle Dateien unterzeichnen ankreuzen und hinterher das Häkchen bei einzelnen Dateien entfernen - die Dateien einzeln ankreuzen - Das Symbol Einzelheiten anklicken, um auf Dateiebene zu unterzeichnen (2) Bei fehlerhaften Dateien steht in der Kolonne zu unterzeichnen der Vermerk Nein. (3) Eine Datei des Gemischt -Typs enthält Dateien von einer anderen RechtsEntität oder einem Konto, für das Sie nicht den erforderlichen Zugang besitzen. Die Unterzeichnung erfolgt auf Ebene der Nachricht. In der Spalte zu unterzeichnen steht vgl nähere Angaben.. Übertragung von Dateien 10/06/2012-3/11

5 Unterzeichnen mit der BelfiusWeb Access Card: Vor dem Signieren Ihrer Dateien wird die Summe aller Beträge und der Anzahl Aufträge erstellt. Bitte überprüfen Sie diese Beträge beim Signieren der Dateien. Sie können den Stand Ihrer Datei verfolgen unter: Übertragung von Dateien / Weiterverfolgen / Ausdruck / nähere Angaben. Wenn eine Datei gebührend unterzeichnet ist, kann sie nicht mehr geändert oder gelöscht werden!!! Unterzeichnen via Wiedergabe Meine versandte Dateiern Wählen Sie diese Option in Auswahlkriterien / Wiedergabe aus. Übertragung von Dateien 10/06/2012-4/11

6 Über diese Wiedergabe können Sie die Dateien signieren, die Sie ebenfalls für andere juristische Einheiten abgeschickt haben. Über die Einzelheiten haben Sie Zugang zu den zugrunde liegenden Mitteilungen und Aufträgen. Wählen Sie die Dateien aus, und befolgen Sie die Anweisungen für das Signierverfahren. Übertragung von Dateien 10/06/2012-5/11

7 2.2 Unterzeichnung auf Nachrichtsebene Wählen Sie Übertragung von Dateien / Weiterverfolgen/ Ausdruck und klicken Sie auf das Icon Detail in der betreffenden Nachricht. Über die Option Aufträge können Sie die Aufträge, die in einer Nachricht enthalten sind, abrufen oder löschen. In der Spalte zu unterzeichnen können Sie eine Nachricht oder mehrere Nachrichten, die unterzeichnet werden muss / müssen, ankreuzen. Klicken Sie den roten Stift an, um nur eine Nachricht zu unterzeichnen. Ist der Stift grau, können Sie die betreffende Nachricht nicht unterzeichnen. Wenn Sie die Wahl alle Nachrichten unterzeichnen treffen, unterzeichnen Sie alle Nachrichten, die zum Unterzeichnen bereit sind, alle auf einmal. Klicken Sie und befolgen Sie das Signierverfahren. Nach der Bestätigung Ihrer Unterschrift wird das Ergebnis der eingeschickten Unterschriften angezeigt. Sie können den Stand Ihrer Datei verfolgen unter: Übertragung von Dateien / Weiterverfolgen / Ausdruck/ Detail. Wenn eine Datei gebührend unterzeichnet ist, kann sie nicht mehr geändert oder gelöscht werden!!! Übertragung von Dateien 10/06/2012-6/11

8 3. Änderung einer Nachricht Die Änderungen erfolgen auf Ebene der Nachricht und beschränken sich auf: - die Änderung des Ausführungsdatums; - die Löschung einer Nachricht und demzufolge aller Nachrichten; - die Löschung eines Auftrags oder mehrere Aufträge, die in der Nachricht enthalten ist bzw. sind. 3.1 Änderung des Ausführungstermins Wählen Sie Übertragung von Dateien / Weiterverfolgen / Ausdruck und klicken Sie auf das Icon Detail in der betreffenden Nachricht. Ändern Sie das Ausführungsdatum, oder wählen Sie es anhand des integrierten Kalenders aus. Achtung: Es ist wichtig zu wissen, dass die bereits vorgenommenen Unterzeichnungen verfallen. Diese Personen müssen via BelfiusWeb erneut unterzeichnen. Das angeforderte Ausführungsdatum darf höchstens 1 Jahr in der Zukunft liegen. Weiter anklicken und das Signierverfahren befolgen, um das Ausführungsdatum zu ändern. Übertragung von Dateien 10/06/2012-7/11

9 3.2 Löschung einer Nachricht Wählen Sie Übertragung von Dateien / Weiterverfolgen / Ausdruck und klicken Sie auf das Icon Detail in der betreffenden Nachricht. Klicken Sie auf X und es erscheint eine Bildschirmmaske mit Informationen über die gewählte Nachricht. Zum Löschen der Nachricht befolgen Sie das Signierverfahren Klicken Sie auf Zurück, damit die Nachricht nicht gelöscht wird. Sie kehren zur vorhergehenden Seite zurück. Wenn Sie die Nachricht gelöscht haben, sehen Sie das Ergebnis über Übertragung von Dateien / Weiterverfolgen / Ausdruck Details. Der Stand Ihrer Nachricht hat sich in nicht bearbeitet geändert. Die Änderungs- und Aufhebungsicons sind deaktiviert. Die Symbole für das Löschen einer Nachricht und die Änderung des Ausführungsdatums sind nun deaktiviert. Übertragung von Dateien 10/06/2012-8/11

10 3.3 Aufhebung einer Auftrag in einer Nachricht (wenn su löschen aktiv ist) Wählen Sie Übertragung von Dateien / Weiterverfolgen / Ausdruck / Details. Eine Liste sämtlicher Aufträge, die in der Nachricht stehen, erscheint am Bildschirm. Zur Vereinfachung Ihrer Suche bringen Sie einen Filter vor, entweder auf Nummer der Sequenz, Schlüsselbegriff (Betrag ohne Komma, Kontonummer ohne - ) und/oder auf Status (aktiviert oder einzeln gelöschte Aufträge) an. Nach der Wahl der zu löschenden Aufträge klicken Sie auf Weiter. Sie erhalten die Liste der zu löschenden Aufträge Übertragung von Dateien 10/06/2012-9/11

11 Weiter anklicken und das Signierverfahren befolgen Sie können das Ergebnis Ihrer Änderung einlesen in Übertragung von Dateien / Ausdruck/ Detail / Aufträge Übertragung von Dateien 10/06/ /11

12 3.4 Nachrichten in Erwartung eines Duplikates Neben der Überprüfung des Protokolls und der Unterschriften wird auch nachgesehen, ob dieselbe Nachricht in den vergangenen 30 Tagen übermittelt wurde. Wenn ja, wird diese Nachricht in die Warteschleife gesetzt. Auf der Ebene der Fehlermitteilung finden Sie die Kontaktnummer am Sitz für die Freigabe der Nachricht vor. Nachrichten in Warteposition eines Duplikates können geändert werden (Ausführungsdatum, Löschung einer Auftrag oder der Nachricht). Wichtiger Hinweis: Nach der Änderung kann der Zustand Ihrer Nachricht akzeptiert werden. Durch das Löschen der Datei wechselt der Zustand auf nicht bearbeitet. Übertragung von Dateien 10/06/ /11