Planung und Durchführung der Hauptversammlung. 5. November 2013 Dr. Wolfgang Mörlein

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1 Planung und Durchführung der Hauptversammlung 5. November 2013 Dr. Wolfgang Mörlein

2 Rückblick: Hauptversammlung 2013 der Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Fließtextlevel Zahlen und Fakten: Veranstaltungsräume im ICM, Internationales Congress Center München Aktionäre: rund Aktien: Namensaktien HV-Teilnehmer: ca Online-Teilnahme und Briefwahl (bereits seit 2010) Redebeiträge: 31 Fragen: rund 220 HV-Dauer: knapp 9 Std

3 Aktuelle Themen im Rahmen der HV-Vorbereitung - Übersicht - Fließtextlevel ca. 4-6 Monate ca. 2-4 Monate ca. 1 Monat HV vor der HV vor der HV vor der HV Vorbereitende Planungen Erstellen und Bekanntmachen der Einberufung Aktionärsmitteilungen nach 125, 128 AktG Durchführung der HV

4 Vorbereitende Planungen

5 Vorbereitende Planungen 28 WpHG und größere (Legitimations-)Aktionäre Anfechtungsrisiko in Bezug auf größere (Legitimations-)Aktionäre? OLG Köln, Urt. vom Az. 18 U 240/11 (NZG 2012, 946): Bei Namensaktien zusätzliche Mitteilungspflicht des Legitimationsaktionärs ( 67 Abs. 4 AktG) neben dem Eigentümer, da wegen 67 Abs. 2 AktG angeblich nach außen unbeschränkt zur Stimmrechtsausübung berechtigt, Schwellenüberschreitung sei für Emittenten ohne Weiteres erkennbar 28 WpHG Rechtsverlust des Aktionärs bei unterlassener Stimmrechtsmitteilung nach 21 Abs. 1 und 1a WpHG, Stimmrechtsverlust verlängert sich um 6 Monate, wenn Mitteilungspflicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt. Teilnahme an HV-Abstimmung macht Beschlüsse anfechtbar! Revision beim BGH anhängig, Entscheidung inzwischen fraglich

6 Vorbereitende Planungen 28 WpHG und größere (Legitimations-)Aktionäre Gesondertes Anmeldeverfahren bei Namensaktiengesellschaften in der HV- Saison 2013 Fremdbesitzeinträge werden nicht mehr auf den Legitimationsaktionär direkt angemeldet Stattdessen werden wahre Aktionäre durchgängig 4-6 Tage vor Anmeldeschluss mit ihrem aktuellen Bestand ins Aktienregister eingetragen und zur HV angemeldet (hohe manuelle Aufwände für Banken) In- oder ausländische Verwahrbank muss Bestandsänderungen in der Verwahrkette verfolgen können, Kennzeichnung / Monitoring von Beständen ( Softblocking ) Bestand für Handelstätigkeit der Investoren ggf. nur verzögert verfügbar, daher wurden nur Teil- bzw. Festbestände angemeldet. HV-Präsenz sinkt im Schnitt um rund 15 %, z.b. bei Münchener Rück von 47,13 % (HV 2012) auf 34 % (HV 2013), d.h. um 13,13 Prozentpunkte

7 Vorbereitende Planungen Legitimationsaktionäre und Inhaberaktien Legitimationsübertragung bei Inhaberaktien OLG Bremen, Beschl. vom Az. 2 U 51/12 (AG 2013, 643): Legitimationsübertragung erfordert bei Inhaberaktien eine Besitzübertragung, Ermächtigung zur HV gegenüber der Gesellschaft bzw. dem HV-Leiter nicht nachzuweisen, aber im Anfechtungsprozess trifft Gesellschaft Beweislast für Wirksamkeit der Legitimationsübertragung OLG Hamm, Urt. vom Az. I-8 U 270/11 (NZG 2013, 302): Geschäftsmäßiger Stimmrechtsvertreter ( 135 Abs. 8 AktG) darf bei Inhaberaktien das Stimmrechts für Dritte nur im fremden Namen als Bevollmächtigter ausüben ( 135 Abs. 1 S. 1 AktG), nicht aber als Legitimationsaktionär. Hier: Mitarbeiter eines HV-Dienstleisters als Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, Stimmenzahl für Ergebnis relevant

8 Vorbereitende Planungen Briefwahl und Online-Teilnahme nach 118 AktG Satzungsermächtigung ( 118 Abs. 1 S. 2 bzw. Abs. 2 AktG) 121 Abs. 3 Nr. 2b AktG In der Einberufung ist das Verfahren der Stimmabgabe durch Briefwahl bzw. Online-Teilnahme anzugeben Formulierungsbeispiele (HV-Einladung 2013 Münchener Rückversicherung: )

9 Vorbereitende Planungen Briefwahl Deutscher Corporate Governance Kodex (Fassung vom ): Ziffer Formulare müssen im Internet leicht erreichbar sein bzw. übersandt werden Ziffer Briefwahl nur neben Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation Briefwähler sind keine Teilnehmer! Satzungsmäßiges Anmeldeerfordernis 123 Abs. 2 S. 1 AktG ( Ausübung des Stimmrechts )? Auswirkungen in der HV (Präsenzverkündung, Teilnehmerverzeichnis) Festlegungen für Abgabefrist und Widerruflichkeit der Stimmabgabe Praktische Resonanz zur HV

10 Vorbereitende Planungen Online-Teilnahme Risiken und Potential Aktionärsstruktur und zeitgemäßer Onlineservice Missbrauchs-/Anfechtungsrisiken, techn. Aufwand Notwendige Rahmenbedingungen Videostreaming im Internet Online-Anbindung an das HV-System vor Ort (z.b. CESAR / Computershare) Abläufe entsprechend zur Präsenzteilnahme Präsenzerfassung, elektronischer Vollmachtsnachweis, vorzeitiges Verlassen Aktionärsrechte online: Welche? Ganz oder teilweise? Die Möglichkeit zur Differenzierung zwischen physisch präsenten und online zugeschalteten Aktionären ist ausdrücklich gesetzlich eröffnet und steht folglich nicht im Widerspruch zu 53a AktG. (BT-Drs. 16/11642 S. 26) Praktische Resonanz zur HV

11 Vorbereitende Planungen Aufsichtsratswahl BGH, Urt. vom Az. II ZR 56/12 (z.b. NJW 2013, 1535 ) (Rechtsfolgen einer erfolgreich angefochtenen Aufsichtsratswahl) Rücktritt des gewählten AR-Mitglieds lässt Rechtsschutzinteresse bei einer Anfechtungsklage nicht immer entfallen Folgen ursächliche Mitwirkung eines Nicht-AR-Mitglieds bei AR-Beschlüssen differenziert zu betrachten. Vorbeugende Vorkehrungen für die Tätigkeitsaufnahme des neuen Aufsichtsratsmitglieds möglich?

12 Erstellen und Bekanntmachen der Einberufung

13 Erstellen und Bekanntmachen der Einberufung Einfluss Proxy Advisors Analyse der Aktionärsstruktur großer breit gestreuter Freefloat? hoher Anteil institutioneller Investoren, vor allem im Ausland? Voting Policies der Proxy Adviser Standard Policy / Customer Policy Anbieter: ISS, GlassLewis, BVI / IVOX u.a. Abgleich geplanter TOPs mit den relevanten Voting Policies Problem: Voting Policies nicht immer öffentlich zugänglich Problem: regelmäßig keine Abstimmung mit Emittent Problem: evtl. kurze Reaktionszeit nach Bekanntwerden Empfehlung Unterstützung durch Proxy Solicitation Anbieter Corporate Governance Aktionsplan der EU-Kommission ( ) Regulierung der Berater für Stimmrechtsvertretung (Proxy Advisers)? Diskussionspapier der ESMA (European Securities and Markets Authority)

14 Erstellen und Bekanntmachen der Einberufung Tagesordnungspunkte Seit : elektronischer Bundesanzeiger wird zu Bundesanzeiger Gesetz zur Änderung von Vorschriften über Verkündung und Bekanntmachungen vom (BGBl. I 2011, 3044 ff.) Anpassung der Satzungsfassung: Aufsichtsrat in der Satzung gem. 179 Abs. 1 Satz 2 AktG zu Fassungsänderungen ermächtigt? Anderenfalls ggf. Satzungsänderung in Tagesordnung aufnehmen Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung Bundestag hat am den Einigungsvorschlag des Vermittlungsausschusses angenommen und das Gesetz verabschiedet Gewinnabführungsverträge müssen einen dynamischen Verweis auf 302 AktG enthalten Altverträge: nur befristeter Bestandsschutz bis Ende

15 Erstellen und Bekanntmachen der Einberufung Einberufungsverlangen einer Aktionärsminderheit Einberufungspflicht des Vorstands ( 122 Abs. 1 AktG) LG Frankfurt, Urt. vom Az O 114/12 OLG Düsseldorf, Urt. vom Az. I-6 U 69/11 Kein Recht zur Absage einer nach 122 Abs. 1 AktG einberufenen HV LG Frankfurt, Urt. vom Az O 114/

16 Erstellen und Bekanntmachen der Einberufung Ausliegende Unterlagen LG Frankfurt, Urt. vom Az O 69/11 (Auslegen der Jahres-/Konzernabschlussunterlagen nach 175 Abs. 2 AktG) Entlastungsbeschlüsse anfechtbar bei fehlender Einsehbarkeit der Jahresabschlussunterlagen unter der in der Einberufung angegebenen Internetadresse (falsche Verlinkung) Zusätzlicher Hinweis in Einberufung auf Ausliegen sinnvoll?

17 Aktionärsmitteilungen nach 125, 128 AktG

18 Aktionärsmitteilungen nach 125, 128 AktG Fristende TO-Ergänzungsverlangen ( 122 Abs. 2 AktG) Fließtextlevel Einberufung 123 Abs. 1 u. 2 AktG... verlängert sich um die Tage der Anmeldefrist. (spätestens ) HV-Tag (z.b ) mindestens - 30 Tage (*) bei nicht börsennotierten Gesell. 24 Tage mind. -30 Tage(*) TO-Ergänzung 122 Abs. 2 AktG ( , 24 Uhr) mind Tage: Versand Aktionärsmitteilungen 125 Abs. 1 AktG (letzte Möglichkeit ) - 14 Tage: Ende Gegen - anträge 126 (10.04., 24 Uhr) Stichtag Nachversand 125 Abs. 2 AktG (Beginn 14.Tag) ( , 0.00 Uhr) bis - 6 Tage: Anmeldeschlusstag ( )

19 Aktionärsmitteilungen nach 125, 128 AktG Elektronische Kommunikation 125 Abs. 2 S. 2, 128 Abs. 1 S. 2 AktG: Die Satzung kann die Übermittlung auf den Weg elektronischer Kommunikation beschränken Einsparpotential, Schonung von Umweltressourcen und Zeitvorteil vs. Erreichbarkeit der Aktionäre und ggf. geringere HV-Präsenz Namensaktien: Verfügbarkeit der -Adresse des Aktionärs? 30b Abs. 3 Nr. 1, 30g WpHG Zustimmung der HV Einverständnis bzw. fehlender Widerspruch des Aktionärs 30g WpHG: Verstoß begründet keine Anfechtbarkeit

20 Aktionärsmitteilungen nach 125, 128 AktG Elektronische Kommunikation Satzung der Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft: Die Übermittlung der Mitteilungen nach 125 Abs. 2, 128 Abs. 1 S. 1 des Aktiengesetzes ist in Bezug auf die Tagesordnung, etwaige Ergänzungsverlangen und die Angaben nach 125 Abs. 1 Satz 5 Aktiengesetz auf den Weg der elektronischen Kommunikation beschränkt. Dasselbe gilt für die Vorschläge zur Beschlussfassung. Auf Wunsch eines Aktionärs sendet die Gesellschaft ihm diese Unterlagen in Papierform zu

21 Aktionärsmitteilungen nach 125, 128 AktG Kurzfassung beim Postversand? 121 Abs. 4, 124 Abs. 3 AktG: Einberufung in den Gesellschaftsblättern bekanntzumachen Vorschläge zur Beschlussfassung durch Vorstand und Aufsichtsrat in der Bekanntmachung zu machen 125 Abs. 1 S. 1, Abs. 2 AktG (Aktionärsmitteilungen):... die Einberufung der Hauptversammlung mitzuteilen. FAZIT: Mitteilungspflicht umfasst Inhalte des 121 Abs. 3 AktG, aber nicht die Beschlussvorschläge

22 Durchführung der Hauptversammlung

23 Durchführung der HV Was passiert, wenn...? ( Notfall-Vorsorge ) Aufbauphase, u.a. Vorab: Testaufbau der notwendigen IT Transport zum Veranstaltungsort Generalprobe Technikausfall, Feuer-/Bombenalarm o.ä. während der HV Notfallkonzept und Schulung der HV-Mitarbeiter Ersatzräumlichkeiten vorhalten? Stimmblöcke Rechtzeitige Kontrolle der Druckstücke Back-up-Vorrat?

24 Durchführung der HV Leitfaden für den Versammlungsleiter Hinweise zur Vollmachtserteilung - OLG Köln, Urt. vom Az. 18 U 240/11 (NZG 2012, 946) Diejenigen Aktionäre und Aktionärsvertreter, die die Hauptversammlung vorzeitig verlassen möchten, können einen anderen Teilnehmer der Hauptversammlung oder den Stimmrechtsbevollmächtigten der Gesellschaft mit der Vertretung ihrer Aktien beauftragen. Hierzu steht ein Vordruck auf dem Stimmabschnittsbogen zur Verfügung. Die Vollmacht ist am Aktionärsempfang abzugeben, damit das Teilnehmerverzeichnis entsprechend berichtigt werden kann. OLG Köln: Durchschnittlicher Aktionär versteht dies in Kenntnis der Satzungsbestimmungen und der Einladung zur Hauptversammlung lediglich als Hinweis auf die Möglichkeit,... nicht aber als Beschränkung der Vollmachtserteilung auf diese Form bzw. auch nicht als eine Aushändigungspflicht

25 Durchführung der HV Wortmeldungen LG Frankfurt a.m., Urt. vom Az O 93/12 Deutsche Bank (Angabe auf Wortmeldezettel, zu allen TOPs sprechen zu wollen, wird durch zusätzlich darauf enthaltenen Antrag zur Geschäftsordnung nicht eingeschränkt) Stellt Aktionär Antrag zur Stellungnahme zu allen TOPs und gleichzeitig einen Antrag zur Geschäftsordnung stellen, so muss, wenn zunächst - auf Hinweis des Versammlungsleiters - nur zu dem GO-Antrag gesprochen werden soll, der Aktionär anschließend noch zu den TOPs sprechen können und muss entsprechend noch aufgerufen werden. HV-Beschlüsse wurden erfolgreich angefochten

26 Durchführung der HV Verschiedenes OLG München, Beschluss vom Az. 7 AktG 1/13 Siemens/Osram (Freigabeverfahren) Dröhnender Heißluft-Händetrockner auf den Toiletten des Versammlungssaals: Klägerin hatte sich während gesamter HV dazu nicht zu Wort gemeldet und auf abschließende Feststellung des Versammlungsleiters, dass alle Fragen ausreichend beantwortet seien, keinen Widerspruch erhoben. Es hätte sich ihr geradezu aufdrängen müssen, die für sie noch offenen Fragen zu verschiedenen Punkten zu stellen, die von ihr unverstanden bzw. unbeantwortet geblieben waren (Relevanztheorie). 176 Abs. 1 S. 2 AktG (Erläuterung der Vorlagen des Vorstands bzw. des AR-Berichts) lediglich Sollvorschrift, die nicht zur Anfechtung berechtigt Ungenügende Sicherung des Raucher-/Außenbereichs gegen unkontrollierten Zu-/Abgang bei Abstimmung im Additionsverfahren ohne Belang

27 Durchführung der HV Gegenanträge in der HV zu Tagesordnungspunkten OLG Rostock, Beschluss vom Az. 1 AktG 1/13 (Anforderungen an ordnungsgemäße Bekanntmachung von HV-Tagesordnungspunkten nach 124 Abs. 4 AktG) In HV-Einladung u.a. zunächst eine Beschlussfassung über GK-Herabsetzung im Verhältnis 4:3 durch die Zusammenlegung von Aktien angekündigt, in HV auf Aktionärsantrag hin Verhältnis 1:100 beschlossen, ähnliches bei anschließender KE gegen Bareinlagen Freigabeanträge als unbegründet zurückgewiesen, Anträge wichen derart von in der Einladung spezifizierten TOPs ab, dass Aktionäre nicht mit den in der HV beschlossenen Änderungen rechnen konnten. Ein Bezug zu bekanntgemachten TOPs könne nicht mehr hergestellt werden ( Überrumpelung )

28 Durchführung der HV Leitfaden für den Versammlungsleiter Unbeantwortete Fragen und Verwirkung des Rügerechts - OLG Köln, Urt. vom Az. 18 U 213/10 (NZG 2011, 1150) Meine Damen und Herren, wir haben aus unserer Sicht sämtliche Fragen beantwortet. Sollten Sie der Ansicht sein, dass einzelne Ihrer Fragen nicht beantwortet sind, haben Sie jetzt die Gelegenheit, diese dem Notar zu Protokoll zu geben... orbiter dictum: Der Vorstand kann durch eine formale Befragung der HV die ihm grundsätzlich obliegende Verantwortung für die Beantwortung der gestellten Fragen nicht auf die Aktionäre überwälzen. Letztlich offengelassen, u.a. da Vorstand zuvor bei einer Frage explizit erklärt hatte, diese nicht beantworten zu wollen, und da Nachfrage offenbar nicht dem Ziel diente, die Fragen noch in der HV zu beantworten

29 2013 Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft 2013 Munich Reinsurance Company Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Wolfgang Mörlein Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Tel:

30 2013 Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft in München ("Munich Re"). Alle Rechte vorbehalten. Texte, Bilder, Grafiken und sonstige Inhalte dieser Präsentation einschließlich deren Anordnung unterliegen dem Schutz des Urheberrechts und anderer Schutzgesetze. Sie dürfen ganz oder in Auszügen nur zum persönlichen, nicht kommerziellen Gebrauch verwendet werden. Jede sonstige Nutzung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung seitens Munich Re. Obwohl Munich Re alle Informationen und Bestandteile dieser Präsentation nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt hat, haftet sie nicht für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und technische Exaktheit der hierin enthaltenen Informationen. Munich Re übernimmt keine Verpflichtung, die in dieser Präsentation enthaltenen Informationen oder sonstigen Inhalte zu aktualisieren oder sie an zukünftige Ereignisse oder Entwicklungen anzupassen