Voice Mail Dienst Regeln

Transkript

1 Voice Mail Dienst Regeln Über den Telefonapparat ist es nur möglich zwei verschiedene Begrüssungen zu speichern, die nur alternativ aktiv werden. Über das Web Mail-Interface (OWA) ist es möglich Regeln und die dazu passenden Ansagen zu definieren. Somit ist es möglich, gleichzeitig mehrere Begrüssungen aktiv zu haben. Welche Begrüssung zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv wird, hängt von den Bedingungen der Regeln ab. Ereignisse, welche Sie mit Regeln steuern können, sind zum Beispiel: Verschiedene Begrüssungen je nach Zeit und Tag Verschiedene Aktionen, je nach Anrufer Verhindern, dass die Anrufer eine Sprachnachricht hinterlassen Dieses Dokument beschreibt wie Sie persönliche Regeln definieren und benutzen. Regeln Schnittstelle öffnen Um die Anrufbeantwortungsregeln zu verwenden: 1. Verbinden Sie sich zu Ihrem mit dem Web Mail-Interface ( 2. Auf der oberen rechten Ecke klicken Sie auf "Optionen" und dann "Alle Optionen..." Abbildung 1: Regeln, Voic Dienst Optionen 3. Auf der linken Seite wählen Sie "Telefon" 4. Wählen Sie das Register "Voic ". Dort können Sie die Konfigurationsoptionen für den Voic Dienst sehen: Abschnitt "Anrufbeantwortungsregeln" oben auf der Seite. Seite 1 / 7

2 Abbildung 2: Regeln, Anrufbeantwortungsregeln Menu Neue Regel erstellen Um eine neue Regel zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Regel". Abbildung 3: Regeln, Neue Regeln Seite 2 / 7

3 Eine Regel ist aus vier Hauptkomponenten aufgebaut: 1. Name: zur Identifizierung 2. Bedingungen: Bedingungen definieren, wenn eine Regel angewendet werden soll 3. Aktionen: Was wird geschehen, wenn die Regel angewendet wird 4. Grüsse: Ein besonderer Gruss, welcher mit dieser Regel gespielt wird Um eine neue Regel zu erstellen: 1. Geben Sie einen Namen in das erste Feld ein 2. Wählen Sie eine Bedingung. Sie können zwischen verschiedenen Arten von Bedingungen wählen: Zeit, Planung in Ihrem Kalender, usw. 3. Mit der Aktionen Sektion können Sie entscheiden, was der Voic Dienst tun wird, wenn die Bedingung erfüllt ist. Am meisten verwendet wird, um einen besonderen Gruss für diesen Sonderfall aufzunehmen (Option "eine Sprachnachricht") 4. Zuletzt, müssen Sie die neue Ansage aufzeichnen mit einem Klick auf "Telefonnummer für Wiedergabe über Telefon " 5. Sie müssen die Regel speichern, bevor Sie fortfahren Abbildung 4: Regeln, Regeln Name 6. Nach dem Speichern der Regel wird eine Telefonnummer-Eingabeaufforderung angezeigt: Abbildung 5: Regeln, Telefonwiedergabe 7. Klicken Sie auf Wählen 8. Ihr Telefon klingelt, Sie nehmen es ab 9. Der Anrufbeantworter wird folgendes mitteilen: o Es gibt keine Begrüssung für diese Regel o Wenn Sie keine neue Begrüssung registrieren wollen, wird eine Standard Begrüssung mit der Regel abgespielt o Sie können 2 drücken, um einen neuen Text aufzunehmen Seite 3 / 7

4 10. Wenn Sie 2 drücken, wird das System Sie auffordern, Ihre Ansage aufzunehmen. Zum Beispiel, wenn Sie den Anrufer anbieten möchten eine Nachricht zu hinterlassen, müssen Sie in Ihrem Beitrag etwas sagen wie: "Drücken Sie die Taste # (Raute), um eine Sprachnachricht zu hinterlassen». 11. Wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind, drücken Sie die Taste # 12. Sie hören Ihre aufgenommen Ansage und werden aufgefordert, sie (1) zu bestätigen, (2) neu aufzunehmen oder den Vorgang abzubrechen 13. Schliessen Sie das Wiedergabe über Telefon pop-up und speichern Sie die Regel Priorität der Regeln Die Regeln werden sequentiell geprüft. Wenn die Bedingungen einer Regel erfüllt sind, wird die definierte Aktion ausgeführt und die Auswertung der Regeln beendet. Die Reihenfolge der Regeln ist entscheidend. Sie kann mit den Pfeilen im Regeln Menu geändert werden. Es ist auch möglich, Regeln auf Vorrat zu definieren. Dazu muss man die Checkbox unter der Kolonne Aktiviert entsprechend ein- und ausschaltet. Abbildung 6: Regeln, Priorität Beispiele Fall 1: Arbeitsfreie Stunden Für eine Regel, welche ausserhalb Ihrer Arbeitszeiten ausgeführt werden soll, gehen sie wie folgt vor: Zunächst legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest. Das können Sie unter Web-Mail-Optionen/Kalender tun: Gehen Sie zu Optionen -> Alle Optionen anzeigen... und wählen Sie "Einstellungen" auf der linken Seite. Wählen Sie die Registerkarte "Kalender" Auf dem Abschnitt "Darstellung" wählen Sie die gewünschten Tage und Zeiträume Seite 4 / 7

5 Abbildung 7: Regeln, Kalender Speichern Sobald die Arbeitszeiten in Ihren Kalender definiert sind, können Sie mit dem Abschnitt Regeln (Telefon/Voice Mail) weiter machen: Öffnen Sie eine neue Regel, wie oben beschrieben Im Bedingungen Abschnitt wählen Sie: Wenn es in dieser Zeit ist Abbildung 8: Regeln, Zeitraum Wählen Sie Arbeitsfreie Stunden und klicken Sie auf Übernehmen Um die Regel zu vervollständigen, gehen Sie wie oben im Hauptteil beschrieben vor Seite 5 / 7

6 Fall 2: Sitzung Sie können eine Regel erstellen, die je nach Ihrem Kalender Status ausgeführt wird. Wenn zum Beispieleine Sitzung in Ihrem Kalender geplant ist, wird Ihr Status "Gebucht" sein. Auf der Grundlage dieses Status können Sie eine Regel konfigurieren: Öffnen Sie eine neue Regel, wie oben beschrieben In dem Abschnitt "Bedingungen" wählen: "Wenn mein Terminplan folgenden Status zeigt" Abbildung 9: Regeln, Terminplan Wählen Sie "Gebucht und klicken Sie auf "Anwenden" Um die Regel zu vervollständigen, gehen Sie wie oben im Hauptteil beschrieben vor Fall 3: Zusammengesetzte Bedingungen Es ist auch möglich, unterschiedliche Bedingungen zu verbinden, um eine komplexere Regel zu erstellen. Beispiel: Sie benötigen einen besonderen Gruss, Montags und Mittwochs, wenn Sie einen Termin im Kalender gebucht haben. Die Regel wird wie folgt aussehen: Abbildung 10: Regeln, Bedingungen Seite 6 / 7

7 Fall 4: Verhindern, dass ein Anrufer eine Nachricht hinterlässt Bei der Erstellung einer Regel, wird automatisch die Aktion Sprachnachricht hinterlassen hinzugefügt: Abbildung 11: Regeln, Sprachnachricht Aktive Um zu verhindern, dass ein Anrufer eine Nachricht hinterlässt, löschen Sie diese Aktion aus der Aktionsliste: Abbildung 12: Regeln, Sprachnachricht Inaktive Registrieren Sie danach Ihre Ansage für die Regel wie oben beschrieben, und speichern Sie die Regel. Der Anrufer wird Ihre Ansage hören und die Verbindung wird unmittelbar danach getrennt. Update: Zürich, 8. März 2017 Seite 7 / 7