Protokoll der Mitgliederversammlung des Fördervereins Elternfonds TMS e.v. vom

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1 Förderverein Elternfonds TMS e.v., Hamburger Str. 42, Protokoll der Mitgliederversammlung des Fördervereins Elternfonds TMS e.v. vom Ort: TMS Beginn: 19:00 Uhr Ende: 20:45 Uhr Protokoll: Dörthe Flotow Teilnehmerinnen: Vorstand: Mirja Kolbaum-Vösterling, Dörthe Flotow, Beisitzerin: Ute Redel, Mitglieder gem. Teilnehmerliste Frau Kolbaum-Vösterling begrüßt die Teilnehmer und eröffnet die Sitzung. TOP1 Die ordnungsgemäße Einberufung der Mitgliederversammlung wird festgestellt, die Genehmigung des Protokolls vom erfolgt einstimmig. TOP2 Änderungen der Tagesordnung sind nicht erwünscht. TOP3 Bericht des Vorstandes durch Mirja Kolbaum-Vösterling: Die in der Mitgliederversammlung am beschlossene Satzungsänderung sowie die personellen Änderungen sind im Vereinsregister eingetragen. Das Finanzamt hat nach erfolgter Überprüfung die Gemeinnützigkeit des Vereins bestätigt und einen Freistellungsbescheid erteilt. Die nächste turnusmäßige Prüfung erfolgt im Jahr 2018.

2 In 2015 fanden 3 und in Vorstandssitzungen statt. Hier wurden primär Anträge bearbeitet, Aktionen geplant und Organisatorisches, wie Buchhaltung, Mitgliedspflege und Beitragseinzug besprochen. In den vergangenen 2 Jahren traten große Probleme mit der Vereinssoftware Lexware auf, die teilweise nicht zu lösen waren. So wurde z.b. der diesjährige Mitgliedsbeitrag unter einem falschen Verwendungszweck abgebucht, obwohl der richtige Verwendungszweck beim Einzugslauf angegeben war. Dies hat dann auch den Ausschlag gegeben, dass wir eine andere, einfachere Vereinssoftware anschaffen. Mitglieder, die aufgrund des fehlerhaften Verwendungszwecks Schwierigkeiten haben, den Mitgliedsbeitrag bei der Einkommenssteuererklärung berücksichtigen zu lassen, geben uns bitte Bescheid, damit wir eine entsprechende Spendenbescheinigung ausstellen. Der Mitgliederbestand hat sich wie folgt entwickelt: Mitgliederstand per : 414 Mitglieder Mitgliederstand per März 2017: 378 Mitglieder Der Mitgliederrückgang erklärt sich durch die stark vertretenen doppelten Abiturjahrgänge, deren Mitglieder nach dem Abschluss den Verein verlassen haben. Die Einnahmen aus den Mitgliedsbeiträgen haben sich dagegen sogar erhöht, da viele neue Familien eingetreten sind, die höhere Mitgliedsbeiträge als den Mindestbeitrag zahlen. Wir betreiben auch weiterhin intensiv die wichtige Mitgliederwerbung. In den Jahren 2015 und 2016 haben wir den Elternfonds bei den Einschulungsveranstaltungen vorgestellt und auf Nachfrage auch auf Elternabenden. Herr Bergmann hat zusätzlich persönlich für den Elternfonds geworben, was sich sehr positiv auf die Zugänge ausgewirkt hat. Wir hoffen hier auch auf zukünftige Unterstützung. Auf den Hospitationstagen waren wir ebenfalls regelmäßig vertreten.

3 Auf Vorschlag der Mitgliederversammlung 2015 haben wir die Arbeit des Elternfonds auf einer Lehrerkonferenz vorgestellt. Wir haben darauf hingewiesen, dass der Elternfonds auch finanzschwachen Familien unbürokratisch hilft und diese Möglichkeit durch die Lehrer entsprechend in den Klassen kommuniziert werden soll. Das Prozedere der Antragstellung an den Elternfonds wird einmal im Jahr per I-Serv mit allen Lehrern kommuniziert. Das Projekt Schulengel hat sich gut entwickelt und ist zu einer wertvollen Stütze geworden. Seit Anmeldung beim Schulengel konnten 672,59 an Spenden eingenommen werden. Umgerechnet auf den Mindestmitgliedsbeitrag von 15 wären das 44 Mitgliedsbeiträge. Infos zum Schulengel findet man direkt auf der Homepage der TMS. Von der Kleidersammlung haben wir in 2015 Abstand genommen. Zum einen standen die Einnahmen durch die Sammlung in keinem Verhältnis zum Aufwand der Durchführung und zum anderen hat uns die Entwicklung in der Flüchtlingskrise dazu bewogen, hiervon Abstand zu nehmen. TOP4 Kassenbericht durch den Vorstand: Die Kasse wurde von der Beisitzerin Ute Redel geführt. Dörthe Flotow hat als Vorstandsmitglied die Jahresabschlüsse und die Einnahme Überschussrechnungen 2015 und 2016 mit erarbeitet und hier erläutert. Interessierte Mitglieder können diese per anfordern. In 2015 standen Einnahmen i.h.v ,18 zu buche, demgegenüber beliefen sich die Ausgaben des Vereins auf 3.026,86. In 2016 hatte der Verein ,74 an Einnahmen, dem standen 4.831,37 Ausgaben gegenüber. TOP5 Bericht der Kassenprüferinnen: Frau Schwinum und Frau Witte haben am die Kassenprüfung durchgeführt. Beide bestätigten der Mitgliederversammlung die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und lobten die ordentliche und vorbildliche Buchführung.

4 TOP6 Frau Witte stellte den Antrag auf Entlastung des Vorstandes. Dieser wurde bei Enthaltung der Vorstandsmitglieder einstimmig angenommen. TOP7 Frau Flotow erläuterte die Finanzplanung Alle durch die Fachschaften gestellten Anträge wurden durch den Vorstand in der letzten Vorstandssitzung genehmigt. Frau Flotow gab hier einen Überblick. Ein größeres Projekt wird in diesem Jahr die Erweiterung der Kletterwand in der Vogler- Halle sein. Hier wurden durch die Schulsozialpädagogin Frau Treptow zusätzliche Teile für eine Erweiterung organisiert. Nun muss ein Anbau durch eine dafür spezialisierte Firma erfolgen. Dieser ist sehr teuer. Es gibt hier auch schon Spendenzusagen und der Elternfonds hat auch fest einen Zuschuss zugesagt. Dennoch fehlten für die Durchführung noch ca Dieser fehlende Betrag wurde auf der Mitgliederversammlung aus einer privaten Spende durch das Mitglied Herrn Kausch zur Verfügung gestellt. Vielen herzlichen Dank dafür. TOP8 Vorstandswahlen: Zur Wahlleiterin wurde Frau Schwinum bestellt. Es wurde eine offene Wahl beschlossen. Zur 1. Vorsitzenden wurde Frau Mirja Kolbaum-Vösterling einstimmig gewählt. Zur Stellvertreterin wurde Frau Dörthe Flotow einstimmig gewählt. Beide nahmen die Wahl an. Frau Ute Redel wurde einstimmig zur Beisitzerin gewählt, sie nahm die Wahl ebenfalls an. TOP9 Wahl der Kassenprüferinnen: Zu Kassenprüferinnen wurden Frau Heike Schwinum und Frau Kirsten Witte einstimmig gewählt. Beide nahmen die Wahl an.

5 TOP10 Verschiedenes: Der Vorstand spricht hier in eigener Sache die Mitarbeit im Verein an. Mirja Kolbaum- Vösterling wird nur noch für diese Wahlperiode zur Verfügung stehen. Dann stellt sie sich nicht mehr zur Wahl, da dann ihre beiden Kinder die Schule verlassen haben werden. Es ist sehr wichtig, dass der Verein hier Unterstützung in der Vorstandsarbeit erhält, der Vorstand besteht aus mindestens zwei Mitgliedern! Und es wäre sehr von Vorteil, wenn Interessierte sich langsam einarbeiten könnten, weshalb eine Mitarbeit schon jetzt sehr wichtig wäre. Ein weiteres immer wieder auftretendes Problem sind die Austrittserklärungen der Mitglieder an den Vorstand. Es wird hier nochmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass laut Satzung ein Austritt schriftlich zu erklären ist. Die Mitgliedschaft erlischt nicht automatisch, wenn das Kind die Schule verlässt (durch Abitur oder Schulwechsel). Da der Verein hier keine Informationen seitens der Schule erhält, müssen Mitglieder Ihren Austritt aus dem Verein selbst schriftlich erklären. Die Austrittserklärungen, die zurzeit im Rahmen eines Umlaufzettels der Schule gegeben werden, müssen unbedingt vollständig ausgefüllt werden. Hier wird zurzeit vom Vorstand über andere Möglichkeiten nachgedacht. Gez. Dörthe Flotow