Bedienungsanleitung Anlagenbuchhaltung für die Baselbieter Einwohnergemeinden

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1 Bedienungsanleitung Anlagenbuchhaltung für die Baselbieter Einwohnergemeinden 1. Grundsätzliches Speicherort Schritt Öffnen Ausschneiden/Einfügen Informationen Die beiden Excels "Anlagenbuchhaltung" und "Abschreibungstabelle" müssen im gleichen Ordner abgespeichert werden, sonst funktioniert die Verknüpfung nicht. Da durch das Versenden per Mail die Dateien evtl. schreibgeschützt sind, müssen die beiden Dateien Anlagenbuchhaltung und Abschreibungstabelle entweder aus dem Zip-File kopiert und an einen anderen Speicherort verschoben, oder mit dem Befehl Speichern unter unter gleichem Namen an ihren Bestimmungsort gespeichert werden. Beim Öffnen Makros aktivieren anwählen, ansonsten funktioniert die Anlagenbuchhaltung nicht. Ausschneiden und Einfügen führt zu Problemen mit einzelnen Zellbezügen. Um dies zu verhindern, müssen bei Bedarf die betreffenden Informationen kopiert werden und danach am gewünschten Ort eingefügt werden. Danach können dann die Daten am Ursprungsort gelöscht und die Tabelle durch die Schaltfläche numerisch Sortieren wieder geordnet werden. 2. Eingabe im Tabellenblatt Eingabemaske altes VV Zeile/Spalte Schritt Information Schaltfläche numerisch sortieren A1 Spalte A Kontonummer In alle hellgelben können Daten eingegeben werden, alle anderen Zellen sind gesperrt. Wichtig: Die Stammdaten in den A-F dürfen nur bei der erstmaligen Erstellung der Anlagenbuchhaltung mit Stichtag per eingegeben werden. Eine spätere Anpassung der A-F ist nicht zulässig. In das Tabellenblatt Eingabemaske altes VV werden alle Anlagen eingetragen, welche per in Betrieb genommen worden sind, mit Ausnahme von Darlehen und Beteiligungen ( Eingabemaske neues VV ). Investitionen die in den Jahren 2012 und 2013 für Anlagen anfallen, welche per noch nicht in Betrieb genommen worden sind gelten als neues Verwaltungsvermögen ( Eingabemaske neues VV ). Sie werden zum in der Eingabemaske neues VV in der Spalte H erfasst und sind, ausgehend von diesem Buchwert, über die kategorisierte Nutzungsdauer abzuschreiben. Die Anlagen müssen nicht numerisch nach der Kontonummer eingegeben werden. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird die ganze Tabelle nach den Kontennummern sortiert. Jahr ausgewählt werden. Die Stammdaten ( A-F) bleiben immer eingeblendet. Durch die Auswahl von Alle einblenden In dieser Spalte werden die Kontonummern und die vierstelligen Laufnummern der Anlagen eingegeben. Sind bisher keine Laufnummern vorhanden, dann müssen die Anlagen mit vierstelligen Laufnummern ergänzt werden. Durch eine Gültigkeitsprüfung wird überprüft, ob eine Kombination von Kontonummer und Laufnummer bereits verwendet worden ist. Wenn dies der Fall ist, muss die Eingabe geändert werden. Rufsteinweg 4, 4410 Liestal - Tel Fax statistisches.amt@bl.ch

2 Bedienungsanleitung Anlagenbuchhaltung Seite 2 / 6 Zeile/Spalte Schritt Information B-E Spalte F Spalte G Stammdaten Anlage nicht im Auszug aus der Anlagenbuchhaltung anzeigen lassen. In diesen werden die Angaben aus der alten Abschreibungstabelle eingegeben. Die C und D müssen nur bei Grundstücken eingegeben werden. Dieser Wert muss dem aus der rechnung entsprechen. Aus der Summe aller Buchwerte berechnet sich der in den folgenden 18 Jahren auf die verschiedenen Anlagen zu verteilende Abschreibungsbetrag ( Zellen I6, M6, ). Sämtliche Anlagen werden dauerhaft in der Anlagenbuchhaltung geführt. Im Auszug aus der Anlagenbuchhaltung müssen folgende Anlagen nicht aufgeführt werden: Anlagen, welche physisch nicht mehr Verwaltungsvermögen darstellen (Verkauf, Übertrag ins Finanzvermögen, Verlust, ). Strassen und Werkleitungen, welche komplett abgeschrieben sind. Ersatzinvestitionen welche komplett abgeschrieben sind. H/L/P I/M/Q Zellen J6/N6/R6 Zellen J7/N7/R7 Zellen J8/N8/R8 J/N/R K/O/S Investitionseinnahmen VV nach Investitionseinnahmen Zu verteilender Abschreibungsbetrag allgemeiner Haushalt Zu verteilender Abschreibungsbetrag Wasser Zu verteilender Abschreibungsbetrag Abwasser Abschreibungen In der Spalte G wird für Anlagen, welche nicht im Auszug aufgeführt werden sollen, das entsprechende Kästchen angekreuzt. Investitionseinnahmen pro Anlage dürfen nicht höher sein als der Buchwert der Anlage. Zu hohe Investitionseinnahmen werden durch eine Gültigkeitsprüfung verhindert. Sollte dies der Fall sein, müssen die überschiessenden Investitionseinnahmen auf eine andere Anlage passiviert werden (auf die älteste Anlage innerhalb des Rechnungskreises). Die Investitionseinnahmen auf dem alten Verwaltungsvermögen verändern den Abschreibungsbetrag ( Zellen I6, M6, ) nicht. Der in der Zeile 6 ausgewiesene, zu verteilende Abschreibungsbetrag kann frei auf die jeweiligen Anlagen verteilt werden. Zu hohe Abschreibungen werden mittels Gültigkeitsprüfung verhindert. Solange der Zellhintergrund der Zeile 6 rot ist, wurde die geforderte Summe noch nicht abgeschrieben. Es wird auch geprüft, ob pro Anlage nicht mehr als der in der Spalte VV nach Investitionseinnahmen verbleibende Wert abgeschrieben wird. Falls die Abschreibungen nach erfolgter Eingabe anders verteilt werden sollen und der Abschreibungsbetrag bereits ausgeschöpft ist, muss die zu überschreibende Zelle zuerst gelöscht und dann neu eingegeben werden (dies ist im Excel nicht anders möglich).

3 Bedienungsanleitung Anlagenbuchhaltung Seite 3 / 6 3. Eingabe im Tabellenblatt Eingabemaske neues VV In alle hellgelben können Daten eingegeben werden, alle anderen sind gesperrt. Die Anlagen müssen nicht numerisch nach der Kontonummer Schaltfläche Numerisch sortieren eingegeben werden. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird die ganze Tabelle nach den Kontennummern sortiert. immer eingeblendet. Durch die Auswahl von Alle einblenden Jahr ausgewählt werden. Die Stammdaten ( A-H) bleiben Spalte A Kontonummer In dieser Spalte werden die Kontonummern und die vierstelligen Laufnummern der Anlagen eingegeben. Durch eine Gültigkeitsprüfung wird geprüft, ob eine Kombination von Kontonummer und Laufnummer (auch beim alten Verwaltungsvermögen) bereits verwendet worden ist. Wenn dies der Fall ist, muss die Eingabe geändert werden. Spalte B Bezeichnung Wählen Sie für jede Anlage eine Bezeichnung Spalte C und D Parzellennummer und Fläche Diese müssen nur bei Grundstücken eingegeben werden. Spalte E Spalte F Spalte G Spalte H I/M/Q Jahr der ersten Abschreibung Abschreibungsfunktion Kategorisierte Nutzungsdauer Laufende Investitionsausgaben Das Jahr der ersten Abschreibung entspricht dem auf das Jahr der Inbetriebnahme der Anlage folgenden Jahr. Für Anlagen, deren kategorisierte Nutzungsdauer unbegrenzt ist, wird keine Eingabe in dieser Spalte getätigt. Hier wird die 4-Stellige Funktion eingegeben, in welcher die Abschreibungen verbucht werden sollen. Es wird automatisch geprüft, ob die eingegebene Funktion einer Funktion aus dem Kontenrahmen entspricht. Aufgrund der Kontonummer und der Abschreibungsfunktion wird in der Regel eine kategorisierte Nutzungsdauer vorgeschlagen (Siehe Anhang I GRV). Da bei diversen Anlagen (Technikanlagen, übrige Sachanlagen, Occasionen, ) keine eindeutige Zuteilung möglich ist, kann die Nutzungsdauer auch manuell angepasst werden. Achtung: Nachdem eine Zelle einmal überschrieben wurde, funktioniert die automatische Zuordnung nicht mehr. Bei Darlehen oder Beteiligungen sowie bei Grundstücken, auf welchen weder Strassen (6150), Gewässerverbauungen (7410) noch Friedhöfe (7710) stehen, wird die Nutzungsdauer mit unbegrenzt angegeben. Hier werden die Buchwerte von Darlehen und Beteiligungen sowie die Buchwerte der Investitionen, die in den Jahren 2012 und 2013 für Anlagen angefallen sind, welche per noch nicht in Betrieb genommen worden sind, eingetragen. Alle anderen Anlagen weisen per keinen Buchwert auf ( die Investitionsausgaben sind fortlaufend in den I, M, Q zu erfassen). Hier werden die jährlichen Investitionsausgaben pro Anlage erfasst. Investitionsausgaben, welche später als 2 Jahre nach der erstmaligen Abschreibung der Anlage anfallen, können nicht mehr auf derselben Anlage aktiviert werden, sondern bedingen die Eröffnung einer neuen Anlage in der Anlagenbuchhaltung.

4 Bedienungsanleitung Anlagenbuchhaltung Seite 4 / 6 Zeile/Spalte Schritt Information J/N/R K/O/S L/P/T Laufende Investitionseinnahmen Verkürzung der Nutzungsdauer Hier werden die jährlichen Investitionseinnahmen pro Anlage erfasst. Investitionseinnahmen pro Anlage dürfen nicht höher sein als der Buchwert der Anlage. Zu hohe Investitionseinnahmen werden durch eine Gültigkeitsprüfung verhindert. Sollte dies der Fall sein, müssen die überschiessenden Investitionseinnahmen auf eine andere Anlage passiviert werden (auf die älteste Anlage innerhalb des Rechnungskreises). Stellt man fest, dass eine Anlage weniger lang als ihre kategorisierte Nutzungsdauer genutzt werden kann, muss diese verkürzt werden. Dabei muss das letzte Jahr der verkürzten Nutzungsdauer eingegeben werden und zwar in dem Jahr, in dem die verkürzte Nutzungsdauer bekannt wird. Eine Verlängerung der Nutzungsdauer ist nicht zulässig. Auch kann eine einmal vorgenommene Verkürzung nicht rückgängig gemacht werden. Das letzte Jahr der verkürzten Nutzungsdauer darf nicht in der Vergangenheit und nicht vor dem Jahr der ersten Abschreibung liegen. 4. Eingabe im Tabellenblatt Eingabemaske Vorfinanzierung Schaltfläche Numerisch sortieren Spalte A B Spalte C Restliche Kontonummer der Vorfinanzierung Betrag der Vorfinanzierung Kontonummer der der Vorfinanzierung zugrundeliegenden Objekts In alle hellgelben können Daten eingegeben werden, alle anderen sind gesperrt. Vorfinanzierungen werden im Jahr der Inbetriebnahme der zugehörigen Anlage erfasst. In der Bilanz muss dann die entsprechende Vorfinanzierung von Vorfinanzierung für noch nicht realisierte Projekte (2930X) auf Vorfinanzierung für bereits realisierte Projekte (2931X) umgebucht werden. Die Anlagen müssen nicht numerisch nach der Kontonummer eingegeben werden. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird die ganze Tabelle nach den Kontennummern sortiert. Jahr ausgewählt werden. Die Stammdaten ( A-F) bleiben immer eingeblendet. Durch die Auswahl von Alle einblenden In dieser Spalte werden die Kontonummern und die vierstelligen Laufnummern der Vorfinanzierung eingegeben (2931X.XXXX). Durch eine Gültigkeitsprüfung wird geprüft, ob eine Kombination von Kontonummer und Laufnummer bereits verwendet worden ist. Wenn dies der Fall ist, muss die Eingabe geändert werden. Geben Sie hier den Bilanzwert ein, welchen die Vorfinanzierung zum Zeitpunkt der Umbuchung von Vorfinanzierung für noch nicht realisierte Projekte (2930X) auf Vorfinanzierung für bereits realisierte Projekte (2931X) hat. In dieser Spalte werden die Kontonummern und die vierstellige Laufnummern der Anlage eingegeben, für welche die Vorfinanzierung gebildet wurde. Durch eine Gültigkeitsprüfung wird geprüft, ob eine solche Anlage überhaupt besteht. Eingabemaske neues VV übernommen oder berechnet.

5 Bedienungsanleitung Anlagenbuchhaltung Seite 5 / 6 5. Eingabe im Tabellenblatt Anlagenbuchhaltung Schaltfläche Auszug erstellen In alle hellgelben können Daten eingegeben werden, alle anderen sind gesperrt. Mit dieser Schaltfläche lässt sich ein Auszug aus der Anlagebuchhaltung für ein beliebiges Jahr erstellen. Im Auszug wird sowohl bestehendes wie auch neues Verwaltungsvermögen zusammen aufgeführt. Anlagen, welche nicht mehr angezeigt werden sollen, müssen im Tabellenblatt Anlagenbuchhaltung entsprechend gekennzeichnet werden ( Spalte K Im Tabellenblatt Anlagenbuchhaltung ). Der Auszug wird in einem separaten Tabellenblatt generiert und mit dem Erstellungsdatum versehen. Wird am gleichen Tag erneut ein Auszug erstellt, so wird der ältere Auszug automatisch gelöscht. A-J sowie L Spalte K U/AG/AS Restliche Anlage nicht im Auszug aus der Anlagenbuchhaltung anzeigen lassen. Ausserplanmässige Abschreibungen Jahr ausgewählt werden. Die Stammdaten ( A-L) bleiben immer eingeblendet. Durch die Auswahl von Alle einblenden Eingabemaske altes VV oder der Eingabemaske neues VV übernommen oder automatisch berechnet. Sämtliche Anlagen werden dauerhaft in der Anlagenbuchhaltung geführt. Im Auszug aus der Anlagenbuchhaltung müssen folgende Anlagen nicht aufgeführt werden: Anlagen, welche physisch nicht mehr Verwaltungsvermögen darstellen (Verkauf, Übertrag ins Finanzvermögen, Verlust, ). Strassen und Werkleitungen, welche komplett abgeschrieben sind. Ersatzinvestitionen welche komplett abgeschrieben sind. In der Spalte K wird für Anlagen, welche nicht im Auszug aufgeführt werden sollen, das entsprechende Kästchen angekreuzt. Darlehen und Beteiligungen werden nach Massgaben des Finanzvermögens bewertet. Unter Umständen können Abschreibungen auch bei Grundstücken mit unbegrenzter Nutzungsdauer zulässig sein. Dies bedingt die Möglichkeit von manuellen Wertanpassungen nach unten bzw. oben: Abwertungen werden ohne Vorzeichen über die Spalte ausserplanmässigen Abschreibungen erfasst. Aufwertungen werden mit einem negativen Vorzeichen über die Spalte ausserplanmässigen Abschreibungen erfasst. Abwertungen sind maximal im Umfang des Buchwerts zulässig. Eingabemaske altes VV oder der Eingabemaske neues VV übernommen oder automatisch berechnet.

6 Bedienungsanleitung Anlagenbuchhaltung Seite 6 / 6 6. Abschreibungstabelle Restliche Zellen Beim Öffnen Makros aktivieren anwählen, ansonsten funktioniert die Abschreibungstabelle nicht. Danach erscheint ein weiterer Hinweis. Klicken Sie dort auf Aktualisieren. Das Öffnen der Abschreibungstabelle kann ein paar Minuten dauern. Haben Sie Geduld. Jahr ausgewählt werden. Durch die Auswahl von Alle einblenden Anlagenbuchhaltung berechnet.