8. SSZ-InfoForum Forum 2 SSZ Basics die Prüfungsverwaltung

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1 8. SSZ-InfoForum Forum 2 SSZ Basics die Prüfungsverwaltung Verena Fischer, Prüfungsangelegenheiten Innenstadt Franziska Bokhorst, Referat für Prozessmanagement und Statistik München, 19. April 2016

2 Agenda I II III IV Prüfungsverwaltung TU München: Organisation & Zusammenarbeit zentrale Prüfungsverwaltung am Beispiel Standort Innenstadt dezentrale Prüfungsverwaltung Kommunikation: Teilhabe & Transparenz 2

3 Prüfungsverwaltung TU München Studenten Service Zentrum der TUM (SSZ) (Leitung: Claudia Meijering) KU DPV: Keyuser dezentrale Prüfungsverwaltung; Standortkoordinator/-innen zu Fragen der dezentralen Prüfungsverwaltung FAPV: Fachausschuss Prüfungsverwaltung ZPK: zentrale Prüfungskoordination Prüfungsangelegenheiten Prozessmanagement und Statistik Immatrikulation Studienberatung Schulprogramme Beiträge Stipendien Jutta Schlicker, Leitung Prüfungsamt Andrea Buchbauer, Prüfungsamt Koordination Franziska Bokhorst, Keyuser Prüfungsverwaltung Applikationsbetreuer PV-Support Mitwirkung Mitwirkung FAPV Mitwirkung HRSL-R Gabriele Kunnes, Leitung HRSL - Rechtsangelegenheiten Petra Artmann, Stellvertretende Leitung Sandra Grundmann, Angelo Maggioni, Campus-Management-Team Ralph Simon, Prüfungsamt Mitwirkung Katharina Markert, Prüfungsamt ZA 1 Referat 11 ZPK Prüfungsamt Garching ZA 8 Referat 81 Campusoffice Weihenstephan Heike Pich, KU DPV Arno Buchner, KU DPV Dr. Alexandra Brunner, KU DPV WI AR BGU EI EDU SG MED MA IN CH MW PH MSE WZW 3

4 zentrale Prüfungsverwaltung - Innenstadt Leitung: Jutta Schlicker Stellvertretung: Margit Hauswurz Prüfungsamt Mitarbeiter: Bartenstein, Marlene Buchbauer, Andrea Fischer, Verena Hauswurz, Margit Rothenberger, Gesine Selzle, Sabine Thabor, Jana zuständig für folgende Fakultäten: AR, BGU, EDU, EI, HfP, MED, SG, WI Promotionsamt Mitarbeiter: Reisenauer, Christa Stinzel, Ute Vogel, Harald zuständig für alle Fakultäten 4

5 zentrale Prüfungsverwaltung - Aufgaben Erstellung von Prüfungsbescheiden Erstellung und Aushändigung von Studienabschlussdokumenten (BA, MA, DHP), Vordiploms-, Vorprüfungszeugnissen Erstellung von Bestätigungen Erstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen Kostenrechnungserstellung des SSZ für Widersprüche Beileidsschreiben Digitalisierung Kommunikation bei Widersprüchen Aufgaben des Promotionsamtes Anerkennungen von ausländischen Bildungsabschlüssen als Promotionsvoraussetzung 5

6 zentrale Prüfungsverwaltung - Prüfungsbescheide Folgende Bescheide werden in Deutsch und teilweise in Englisch vom Prüfungsamt erstellt: Semesterbescheide Sonderbescheide" ENB-Bescheide 6

7 zentrale Prüfungsverwaltung - Semesterbescheide Was: Der Prüfungsbescheid stellt eine verbindliche Auskunft über alle Ergebnisse der vorausgegangenen Prüfungsperiode für die Studierenden dar. Wann: Spätestens 5 Wochen nach Vorlesungsbeginn (Anmeldefrist zu Prüfungen) Bescheide WS 2015/16 bis spätestens Wie: Prüfungen werden durch die Fakultät gültig gesetzt Freigabe durch die Fakultät via an das PA PA erstellt Semesterbescheide über die Massenabfrage in TUMonline Student erhält , dass der Bescheid zum Download zur Verfügung steht u. er ihn abrufen muss (Beginn Widerspruchsfrist) Inhalt: Studiengang Angestrebter Abschluss die Prüfungsperiode die geltenden gesetzlichen Grundlagen spezielle Anforderungen für das aktuelle Semester (Spezialfachhürde) Hinweise auf den Studienfortschritt laut APSO Rechtsbehelfsbelehrung Kontoauszug 7

8 zentrale Prüfungsverwaltung Sonderbescheide Was: Der Sonderbescheid stellt einen belastenden Bescheid dar. Fristaussetzung/Fristverlängerung Täuschung (Wiederholung nur einmal möglich) Prüfungsauflagen erstmaliges Nichtbestehen der Thesis erstmaliges Nichtbestehen des Studienganges ( Kulanzsemester ) Wann: I.d.R. vor den Semesterbescheiden (da diese Studierenden von den regulären Semesterbescheiden ausgeschlossen werden müssen) Wie: wie bei Semesterbescheiden über die Massenabfrage + Beschluss des Prüfungsausschusses samt Protokoll wird vom PA benötigt Inhalt: wie bei Semesterbescheiden + Datum des Antrages auf Fristverlängerung o.ä. Beschluss des Prüfungsausschusses Datum der Beschlussfassung Begründung der Genehmigung / Ablehnung der Fristaussetzung bzw. der Fristverlängerung Information darüber, auf welches Semester sich die Fristaussetzung oder Fristverlängerung bezieht Rechtsbehelfsbelehrung 8

9 zentrale Prüfungsverwaltung ENB-Bescheide Was: Information über das endgültige Nichtbestehen des Studienganges mit unmittelbarer Exmatrikulation als Folge Wann: Vor den Semesterbescheiden (da diese Studenten von den regulären Semesterbescheiden ausgeschlossen werden müssen) oder nach den Semesterbescheiden, z.b. hoher Anzahl an ENBs bei GOPs Wie: Mitteilung der ENB-Fälle der Fakultät an das PA PA vergleicht dies mit der ENB Berechnung von TUMonline evtl. Rücksprache erforderlich PA zieht ENB Studenten aus der SPO-Liste & erstellt einen ENB-Bescheid über die APV (Postversand) PA setzt den negativen Abschluss gültig Folge = Exmatrikulation drei Tage nach Bescheiddatum (Art. 49 Abs. 2 Nr. 3 BayHSchG) Inhalt: Beschluss des Prüfungsausschusses über das endgültige Nichtbestehen & Datum der Beschlussfassung Begründung des ENB incl. entsprechenden Rechtsgrundlagen (Studienfortschrittskontrolle ( 10 APSO), Bolognahürde ( 38 Abs. 2 FPSO), etc.) Rechtsbehelfsbelehrung zwingend notwendig, da belastender Bescheid Kontoauszug Information über die Verpflichtung der Rückgabe der Student Card Information über ein mögliches Weiterstudium nur durch Wechsel in einen anderen Studiengang (Art 46 Nr. 3 BayHSchG) 9

10 zentrale Prüfungsverwaltung - Abschlussdokumente Prüfungsverwaltungs-Systeme: Auslaufend: HIS-POS, FlexNow Hauptsystem: TUMonline Erstellung Abschlussdokumente (BA, MA, DHP) Abschlussmeldung der Fakultät (nach Eintragung und Gültigsetzung aller Noten) PA meldet den Abschluss aus der SPO für den Abschluss an kein Zugriff der DPV mehr 10

11 zentrale Prüfungsverwaltung - Abschlussdokumente Dokumente: Zeugnis Urkunde/Äquivalenzurkunde (die ÄU wird nur in ingenieurwissenschaftlichen MA- Studiengängen ausgehändigt und bescheinigt die Äquivalenz des Master of Science / Arts) mit dem Dipl.-Ing. (TUM) Transcript of Records Diploma Supplement Grading Tabelle, Zusatz zum Abschluss Ausgabe Abschlussdokumente: Absolvent wird in der Regel postalisch an seine angegebene Studienadresse, bzw. bei Bedarf per , über die Fertigstellung der Abschlussdokumente informiert Bei Abholung der Dokumente erfolgt eine Ausweiskontrolle Die Abholung der Dokumente von einer dritten Person mit Vollmacht ist möglich Abschlussdokumente können auf schriftlichen Antrag via Posteinschreiben zugesendet werden 11

12 zentrale Prüfungsverwaltung Bestätigungen Studienabschlussbescheinigungen: Gesamtnote muss feststehen Abschluss muss PA gemeldet sein nur 1 Original Dokument nur vor Erstellung der Abschlussdokumente möglich akademischer Grad darf erst mit Aushändigung der Urkunde geführt werden Inhaltliche Angaben: Absolventendaten Abschlussnote Abschlussdatum Bestätigte Kontoauszüge/Leistungsnachweise: immer möglich auch mehrere Exemplare auch nach Exmatrikulation 12

13 zentrale Prüfungsverwaltung Bestätigungen Anfragen von: KVR der Kindergeldkasse der Rentenversicherung Universitäten Anfragen des BAföG-Amtes: jedes PA nur für eigene Studiengänge zuständig Besten 30 % eines Studienganges innerhalb eines Kalenderjahres nur Absolventen bis Abschluss 2012, da Wegfall BAföG-Teilerlass Bescheinigung über das Führen des (TUM) Zusatzes: Nach der Ordnung über das Führen des Zusatzes (TUM) zum akademischen Grad Diplom- Ingenieur der Technischen Universität München vom

14 zentrale Prüfungsverwaltung - Unbedenklichkeitsbescheinigung Wird bei einem Hochschulwechsel von der neuen Universität benötigt, wenn der Studiengang artverwandt oder artgleich dem bisherigen Studiengang ist. Mit der Bescheinigung bestätigt das Prüfungsamt, dass der Student seinen Prüfungsanspruch an der TUM nicht verloren hat. Die Unbedenklichkeitsbescheinigung bestätigt außerdem, dass im bisherigen Studium weder Modul- noch Fachprüfungen endgültig nicht bestanden wurden. 14

15 zentrale Prüfungsverwaltung Kostenrechnungserstellung Kostenrechnungserstellung des SSZ für Widersprüche: Rechnungsstellung und Überprüfung des Zahlungseinganges für entstandene Kosten des Widerspruchsverfahrens gegen Nichtzulassungen, Prüfungsbescheide oder einzelne Bewertungen (versch. Beträge). 15

16 zentrale Prüfungsverwaltung - Beileidsschreiben Sobald durch das SSZ gemeldet wird, dass ein Studierender verstorben ist, müssen alle automatisierten Aktionen im Immatrikulations- und Prüfungsverfahren eingestellt werden. Im Auftrag des Präsidenten wird ein Beileidsschreiben an die Hinterbliebenen der/des Verstorbenen erstellt. 16

17 zentrale Prüfungsverwaltung Digitalisierung Ministeriumsbeschluss vom : Einführung der E-Akte in der gesamten bayerischen Staatsverwaltung bis 2015 Für die digitale Studierendenakte (DMS) werden sämtliche Abschlussdokumente und prüfungsrelevanten Unterlagen ab dem Studienjahrgang Wintersemester 2011/2012 gescannt und stehen somit digitalisiert und archiviert zur Verfügung. Folgende Dokumente werden digitalisiert: - Urkunde - Abschlusszeugnis - Transcript of Records - Diploma Supplement - Korrespondenz (Zusendungsschreiben, prüfungsrelevanter Verkehr, Empfangsbestätigung, Abschlussmeldung der Fakultät) - händisch erstellte ENB-Bescheide - Notenblätter - Bewertungsbögen 17

18 zentrale Prüfungsverwaltung - Widersprüche Kommunikation bei Widersprüchen: Die Rechtsabteilung informiert das zuständige Prüfungsamt über ein laufendes Widerspruchsverfahren gegen einen Prüfungsbescheid. Das Prüfungsamt informiert die entsprechende Fakultät und das Immatrikulationsamt für ggf. notwendige Korrekturen im Studierendenmanagement. Bei einem Widerspruch gegen einen ENB-Bescheid setzt das Prüfungsamt den gültigen ENB Abschluss in der APV wieder bearbeitbar. So wird sichergestellt, dass der Kandidat manuell durch das Studiensekretariat der Fakultät unter Vorbehalt zu Prüfungen angemeldet werden kann. Nach Abschluss des Widerspruchsverfahrens wird entweder ein Änderungsbescheid erstellt oder der Ausgangsstatus wiederhergestellt. 18

19 zentrale Prüfungsverwaltung - Promotionsamt Aufgaben des Promotionsamtes: (zuständig: Frau Stinzel, Frau Reisenauer, Hr. Vogel) Entgegennahme und Bearbeitung von Dissertations- und Habilitationsunterlagen Überprüfung von Promotionsanträgen (bei Bedarf Daten in DocGs ergänzen und Weiterleitung an die Fakultät) Erstellung der Promotionsbücher Erstellung und Aushändigung von: vorläufigen Urkunden Promotionsurkunden Habilitationsurkunden (seit 2016 zuständig: Herr Vogel) Ph. D.-Urkunden Bearbeitung nach der Prüfung in Mediatum Beratung der Habilitanden und Doktoranden Ausstellen verschiedener Bestätigungen Archivierung der Promotionsakten 19

20 zentrale Prüfungsverwaltung - Promotionsamt Zulassung zur Promotion mit ausländischen Abschlüssen: (zuständig: Harald Vogel) Vorabberatung Nachforderung von Unterlagen Einleitung des Verfahrens Einholung von Stellungnahmen bei der Zentralstelle für Ausländische Bildungswesen Bewertung des Abschlusses und der Hochschule Umrechnung der Note Einholung der Entscheidung bei der Fakultät Erstellung des Bescheides 20

21 dezentrale Prüfungsverwaltung 21

22 dezentrale Prüfungsverwaltung (Modellierung Studiengang) Prüfungsan- und -abmeldung Prüfungsdurchführung und bewertung Anerkennungen Verwaltung von Attesten und Rücktritt Korrektur bereits verbuchter Ergebnisse Ergebnisauswertung, Rankings & Controlling Überwachung Studienfortschritt Pflichtpraktika Abschlussarbeiten 22

23 Kommunikation Nützliche Links: - PV-relevante Semesterfristen (zugangsgeschützt, mytum) - TUManager (Planungstool zur Unterstützung der Prüfungsdurchführung); Informationen unter TUMonline Leitlinien Prüfungsverwaltung - Informationen zu MOSES (Planungstool für die zentrale Prüfungsplanung) unter Verteiler zu DPV-Themen: bei Wunsch auf Aufnahme in den Verteiler bitte Rückmeldung an f.bokhorst@tum.de Mytum - Neues PV-Wiki (Stichwortthemen, Anleitungen, Ansprechpersonen etc.): Das Wiki wird voraussichtlich bis Mitte Mai überarbeitet & steht dann allen Interessierten TUM-Mitarbeitern zur Verfügung. Das Wiki ist zugangsgeschützt, bei Wunsch um Zugang bitte Rückmeldung an f.bokhorst@tum.de - Handreichungen & Empfehlungen des Hochschulreferats Studiums und Lehre (z.b. zu Studiengangsdokumentationen, Anerkennungen, Multiple-Choice Prüfungen, Prüfungseinsichten etc.) unter: - PV-Leitlinien (Beschreibungen Kernprozesse zentraler und dezentraler Prüfungsverwaltung) werden voraussichtlich im Juni 2016 veröffentlich (Hinweise dazu erfolgen dann über die Verteiler) Neues PV-Wiki Tools Gremien 23

24 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt bei Fragen: Franziska Bokhorst,