Compliance Management

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1 Compliance Management Fernwärmetage RA Dr. Gregor Schett, LL.M. Mag. Christoph Kochauf Fellner Wratzfeld & Partner Rechtsanwälte GmbH A-1010 Wien, Schottenring 12, T: +43 (1) F: +43 (1) , E: I: fwp.at

2 EINFÜHRUNG 2

3 EINFÜHRUNG Aufbau und Inhalt des Vortrags Compliance Ursprünge und Begriffsverständnis Verantwortung für Compliance Implementierung von Compliance im Unternehmen 3

4 Compliance Begriffsverständnis und Ursprünge Begriff: Compliance umfasst die Einhaltung aller Gesetze, Verordnungen und Richtlinien sowie von vertraglichen Verpflichtungen und freiwillig eingegangenen Selbstverpflichtungen. Compliance ist damit eine umfassende Aufgabe, nämlich bereichsübergreifend konzernübergreifend länderübergreifend personalübergreifend rechtsgebietsübergreifend 4

5 Compliance Begriffsverständnis und Ursprünge Ursprünge: Compliance stammt aus der anglo-amerikanischen Wirtschaftsterminologie Corporate Compliance Codes (1960er Jahre) Verpflichtende Einrichtung von Compliance-Systemen in der Finanzbranche (Ende 1980er Jahre) o Verhinderung von Insidergeschäften o Bewältigung von Interessenskonflikten o Einhaltung aufsichtsrechtlicher Anordnungen o Verhinderung von Geldwäsche 5

6 Verantwortung für Compliance Geschäftsführerverantwortung Organverantwortung der Geschäftsführung: Die Geschäftsführer sind der Gesellschaft gegenüber verpflichtet, bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden ( 25 Abs 1 GmbHG) Verpflichtung der Geschäftsführung zur Einrichtung einer eigenen Compliance-Organisation? Verpflichtung, das Unternehmen zweckentsprechend zu organisieren, auf ein rechtskonformes Verhalten auf sämtlichen Unternehmensebenen hinzuwirken und das Unternehmen vor Schaden und Ansehensverlust zu bewahren (Ausfluss der allgemeinen Sorgfaltspflicht) Jedoch keine allgemeine Verpflichtung, eine Compliance-Organisation einzurichten (sowohl nach GmbHG als auch AktG) Bei Vorliegen bestimmter Faktoren ist die Einrichtung einer Compliance-Organisation dennoch ratsam (zb bei Geschäftstätigkeit mit praktisch häufig illegalen Methoden) 6

7 Verantwortung für Compliance Geschäftsführerverantwortung Geschäftsführung trägt umfassende Verantwortung für Compliance Persönliche Sorgfaltspflicht Horizontale Compliance-Verantwortung o Geschäftsführer haben sich über die Rechtmäßigkeit des Handelns der übrigen Geschäftsführer zu versichern Vertikale Compliance-Verantwortung o Es ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen Recht und Gesetz sowie alle internen Richtlinien und Verhaltensanweisungen beachten 7

8 Verantwortung für Compliance Folgen von Non-Compliance Non-Compliance: Handlungen, die gegen gesetzliche sowie vom Unternehmen selbst gesetzte Vorschriften verstoßen Mögliche Folgen für Geschäftsführer und Unternehmen: (Finanz-)Strafrechtliche Verantwortung Bußgelder und Geldstrafen Schadenersatzansprüche des Unternehmens im Falle unzureichender (vertikaler) Überwachung Schadenersatzansprüche bei Schädigung Dritter Abberufung, Kündigung und Haftung des Geschäftsführers Reputationsverlust 8

9 Implementierung im Unternehmen Compliance-Management-System Begriff: Unter einem Compliance-Management-System werden grundsätzlich alle Instrumente und Mechanismen verstanden, die die Prinzipien und Wertvorstellungen einer Organisation entwickeln, implementieren und im strategischen und operativen Geschäft durchsetzen. Das Compliance-Management-System wirkt darauf hin, dass sich das Unternehmen, alle Organmitglieder und Mitarbeiter zu einem rechtmäßigen Verhalten bekennen und sich entsprechend verhalten erhöht die Transparenz von Risiken wirkt präventiv und verhindert oder vermindert zumindest die Risiken einer Non-Compliance kann kurzfristige und fundierte Reaktionen auf unwahre Anschuldigungen erleichtern kann das Vertrauen der Geschäftspartner sichern kann für eine positive Darstellung des Unternehmens in der Öffentlichkeit sorgen 9

10 Implementierung im Unternehmen Compliance Organisation Zwei zentrale Zielsetzungen: Organisation muss geeignet sein, eine im Zweifel auch gerichtlich anerkannte Prävention hinsichtlich der Rechtskonformität und Integrität des unternehmerischen Handeln zu schaffen Organisation muss praktikabel und effizient sein Gestaltung ist abhängig von Größe, Komplexität und Risikostruktur des jeweiligen Unternehmens Verteilung der Aufgaben auf Geschäftsleitung, Chief Compliance Officer und (allenfalls) Compliance Komitee 10

11 Implementierung im Unternehmen Compliance Organisation Compliance-Management/ Chief Compliance Officer Geschäftsführung Compliance Komittee Risikomanagementik Recht/Beteiligungsmanagement Finanzen/Steuern IT Personal QM Interne Revision Business Meldestelle Business Business Business Business Unit Compliancethemen Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Dezentraler Dezentraler Dezentraler Dezentraler Compliance Compliance Compliance Compliance Officer Officer Officer Officer KPMG 11

12 Implementierung im Unternehmen Compliance Organisation Geschäftsführung Trägt die Gesamtverantwortung für das Compliance Aktive Kommunikation an alle Mitarbeiter o Shff Schaffung einer Atmosphäre, in der die Mld Meldung von Compliance-Verstößen als Pflicht jedes einzelnen empfunden wird Chief Compliance Officer (= Compliance-Beauftragter) Verantwortung für die Implementierung und methodische Weiterentwicklung des Compliance-Management- Systems Information und Beratung der Geschäftsleitung Sicherstellung einer angemessenen Information innerhalb des Unternehmens (Training und Schulung der Mitarbeiter, Whistle-Blower-Hotline) Setzung von Maßnahmen, die die Wirksamkeit der Überwachung und die Verlässlichkeit der Einhaltung der Vorgaben verbessern 12

13 Implementierung im Unternehmen Compliance Organisation Compliance Komitee Das Compliance Komitee ist das interne Beratergremium für den Chief Compliance Officer Untersuchung und Bewertung von Compliance-Verstößen Überwachung der Wirksamkeit sowie systematische Weiterentwicklung des Compliance- Management-Systems Zusammensetzung des Compliance Komitee: Jurist aus der Rechtsabteilung, Leiter Controlling, Leiter Risikomanagement, Leiter interne Revision, Leiter Personal, Leiter Steuern Meldestelle für Compliance-Themen Richtlinien für alle Mitarbeiter 13

14 Implementierung im Unternehmen Integration bestehender Instrumente und Systeme Eine erfolgreiche Umsetzung eines Compliance-Management-Systems setzt die Einbindung und Nutzung bereits bestehender Systeme der Unternehmensüberwachung voraus Wesentliche Synergiepotenziale ergeben sich insbesondere aus einer Einbindung des Risikomanagement-Systems des internen Kontrollsystems der internen Revision 14

15 Implementierung im Unternehmen Überwachung, Messung und kontinuierliche Verbesserung Themengebiete der Überwachung: Erfüllung der Compliance-Pflichten Aktualität der internen Regelungen Fortschritte in der Erreichung der gegebenen Compliance-Ziele Identifikation und Klärung noch bestehender Probleme Einschätzung der Effektivität des Compliance-Management-Systems Angemessene Dokumentation der Aktivitäten und Verbesserungen des Compliance- Management-Systems 15

16 Implementierung im Unternehmen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung Unternehmenskultur Die Unternehmenskultur muss durch Ethik und Gesetzestreue der Vorgesetzten als Vorbilder geprägt g sein Entschädigungspolitik Über die reine Unterstützung des Compliance hinaus muss eine Entschädigungspolitik gestaltet werden, die falsche Anreize vermeidet (negatives Beispiel: Boni-Anreize im Finanzsektor) Offener Dialog und richtiges Maß Mitarbeiter sollten psychologisch und pädagogisch wirksam angesprochen werden Wirksames Compliance-Management ist unabdingbar auf die Unterstützung der Mitarbeiter angewiesen 16

17 Haftungsausschluss Diese Unterlage wurde sorgfältig erstellt. Dennoch wird für die Richtigkeit und die Aktualität der Inhalte in dieser Unterlage keine Haftung und keine Gewähr übernommen; dieser Ausschluss gilt auch für den mündlichen Vortrag. Weiters wird darauf hingewiesen, dass der Vortrag keine Rechtsberatung darstellt und auch nicht geeignet ist, bei konkreten Fragestellungen eine Rechtsberatung zu ersetzen. 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! RA Dr. Gregor Schett, LL.M. Fellner Wratzfeld &P Partner Rechtsanwälte GmbH A-1010 Wien, Schottenring 12 Tel.: +43 (1) Fax: +43 (1) Web: Mag. Christoph Kochauf Fernwärme Wien Gesellschaft m.b.h. A-1090 Wien, Spittelauer Lände 45 Tel.: +43 (1) Fax: +43 (1)