Eine Rechnung können Sie bei der Erfassung einer Rechnung erstellen. Mit Klick auf Drucken können Sie eine Rechnung erstellen

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1 Tipps & Tricks Die erstellt eine Rechnung basierend auf einer Vorlage. Somit ist es Ihnen möglich eigene Layouts zu bestimmen und verwenden. Bei der Installation werden dazu Standardvorlagen hinzugefügt welche Sie als Grundlage für eigene Vorlagen verwenden können Rechnung drucken Eine Rechnung können Sie bei der Erfassung einer Rechnung erstellen. Mit Klick auf Drucken können Sie eine Rechnung erstellen Speichern Sie die Rechnung damit Sie drucken können Dann wählen Sie die entsprechende Vorlage und die Rechnung wird erstellt und im Word geöffnet.

2 Vorlagen Eine Vorlage ist eine normales Word Dokument (docx) mit entsprechenden Schlüsselwörter. Beim Erstellen der Rechnung ersetzt die Kundenkartei die Schlüsselwörter oder Textteile mit Angaben aus der Kundenkartei. Bei der Installation werden Standard Vorlagen vom Internet geladen und in das Vorlagen Verzeichnis kopiert. Folgende Vorlagen sind vorhanden Finanzreport > VorlageFinanzreport.docx Gastgebervorführung > VorlageGastgebervorfuehrung.docx KundenDetailReport > VorlageKundenDetailReport.docx Rechnungsvorlage > VorlageRechnung.docx Eigene Rechnungsvorlage erstellen Möchten Sie eine Vorlage ändern klicken Sie auf das Icon in der Zeile der entsprechenden Vorlage. Dadurch öffnet Sich das textprogram (Word, Pages,..) welches auf Ihrem Computer installiert ist. Ändern Sie die Vorlage entsprechend Ihren Wünschen und speichern Sie die Vorlage. Mit Klick auf das Icon können Sie eine Kopie einer Vorlage erstellen. Vorlagenverzeichnis Die Ordner für Vorlagen sind in der Administration -> Einstellungen bestimmt. Als Vorgabe werden bei der Installation Standardvorlagen im Ordner template installiert.

3 Standard Rechnungsvorlage nochmals laden Von der Administration aus (Administration -> Daten Migration) können Sie die Standard Rechnungsvorlagen nochmals laden oder aktualisieren Vorlagen basieren auf Textteile Eine Vorlage besteht aus Text und Textteile welche durch Angaben der Kundenkartei ersetzt werden. Als Beispiel ein Ausschnitt aus einer Vorlage für eine Rechnung Beim Erstellen der Rechnung wird, als Beispiel der Wert TPL_VNE, durch den Vornamen ersetzt.

4 Vorlagen zuweisen Welche Vorlage für zb eine Rechnung verwendet wird kann in der Administration verwaltet werden. Administration -> Vorlage verwalten Durch Klick auf das Icon kann ein neuer Eintrag erstellt oder durch Klick auf ein Eintrag angepasst werden.

5 Eigene Textteile / Textblock Neben der Kundenkartei eigenen Textblöcke, können Sie auch eigene erstellen. Dazu wechseln Sie in der Administration zu Vorlagen und es erscheint eine Tabelle mit mehreren Einträgen. Dabei erscheint eine Tabelle, bei der in der Spalte ID das Wort erscheint welches in der Vorlage verwendet werden muss. In der letzten Spalte geben Sie den Text ein. Dieser Text kann selber auch Standard Textteile enthalten. Mit der Checkbox bestimmen Sie ob der Textblock nur angezeigt werden soll wenn der Betrag grösser als 0 ist. Zum Beispiel setzen Sie die Checkbox um den Textblock für Ersparnisse nur anzuzeigen, wenn die Ersparnisse grösser als 0 sind. Bereits bei der Installation sind mehrere gesetzt. Bei der Installation werden Textblöcke mit installiert. Ist die Tabelle leer, oder möchten Sie die Standard Textblöcke wieder laden, wechseln Sie zur Administration -> Daten Migration und klicken auf Standard Textblöcke laden.

6 Es ist möglich eigene Textteile zu bestimmen. oder eine Variante mit einer Kombination Im Beispiel wird TPM_RXB nur abgedruckt, wenn ein Rabatt gewährt ist.

7 Kombinierte Textvorlagen Bei kombinierten Textvorlagen ist die Reihenfolge wichtig. Es muss geachtet werden, dass der eigene Eintrag davor aufgelöst wird. Im Beispiel wird für den Textblock TPM_RAB der Block TPM_RBP verwendet. Darum muss der Block TPM_RBP zuerst eingetragen sein.

8 Um die Reihenfolge anzupassen klicken sie auf damit sich die Auswahl öffnet Nun klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag und verschieben diesen an die korrekte Stelle. Nach Abschluss klicken Sie auf OK damit die Reihenfolge übernommen wird. Und falls Sie die Kundenkartei noch nicht kennen, fragen Sie in Ihrer Gruppe nach, es gibt bestimmt jemanden, der mit der Kundenkartei arbeitet. Sie kennen die Kundenkartei noch nicht? à Sie möchten die Kundenkartei unverbindlich testen? à Sie suchen das neueste Handbuch? à Weitere Informationen erhalten Sie auch von Ihrem Déesse Beraterinnen Team. Rufen Sie unverbindlich an.