Handbuch snom 870. Herzlich Willkommen!

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1 Handbuch snom 870 Herzlich Willkommen! Ihr neues IP Telefon stellt den direkten Zugang zu Ihrer Telefonanlage dar. Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, Ihr neues snom IP-Telefon in Verbindung mit der Telefonanlage optimal zu nutzen. Wir wu nschen Ihnen viel Freude bei der Nutzung!

2 Dieses Handbuch behandelt das snom 870: A. Inbetriebnahme 1. Voraussetzungen Um dieses snom IP-Telefon in Verbindung mit Ihrer Telefonanlage nutzen zu können, benötigen Sie lediglich eine stabile Breitbandverbindung. 2. Anlegen einer Nebenstelle Sämtliche Telefone, die Ihnen zugesandt werden, sind bereits vorkonfiguriert und an die Telefonanlage angeschlossen. B. Hinweise 1. Verschlüsselung Sie haben die Möglichkeit der Sprachverschlu sselung (SRTP) fu r Ihre Telefonate. Diese Funktion können Sie jederzeit fu r Ihren Kunden-Account im Serviceportal aktivieren.

3 Die Funktion "Voice Traffic Verschlu sselung (SRTP)" können Sie im Serviceportal unter ADMINISTRATION / Profil aktivieren. - Aktivieren Sie die Funktion im Serviceportal. - Starten Sie alle Telefone neu. Beachten Sie, dass der Neustart einigen Minuten in Anspruch nehmen kann. Eine aktive Verschlu sselung erkennen Sie an dem Schlosssymbol auf dem Display Ihres Telefones. Þ Das aktive Gespräch ist nun verschlu sselt. 2. "Hot Desking" Die Basisfunktionalität des Hot Desking ermöglicht das Abmelden existierender und das Anmelden neuer Nutzer auf Ihrem snom Endgerät. Die ist hilfreich, wenn Mitarbeiter oft Ihren Arbeitsplatz wechseln ohne Ihre Endgeräte mitzunehmen. Ihre Konfiguration wird automatisch nach dem erfolgreichen Anmelden auf dem neuen Telefon u bertragen. 1. Schritt: Abmeldung der momentanen Nebenstelle Menu Telefoneinstellungen Nebenstelle abmelden Bestätigung Die Nebenstelle wird nun abgemeldet und das Telefon wird neugestartet. Dies kann ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen. 2. Schritt: Anmeldung der neuen Nebenstelle Menu Eingabe der Nebenstellen-Nummer Bestätigung Eingabe des Voic PIN

4 Bestätigung Die neue Nebenstelle wird nun angemeldet. Dies kann ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen. C. Bedienung 1. Grundfunktionen 1.1. Tasten im Überblick 1.2. Tasten im Detail Taste Beschreibung Taste Beschreibung Navigationstaste Startbildschirm: Hilfe/Einstellungen Listen / Tastenmenu s: auf-/abwärts Telefonbuch Menu Startbildschirm: Liste der erhaltenden Anrufe Textfelder: Cursor nach links bewegen Startbildschirm: Liste der verpassten Anrufe Textfelder: Cursor nach rechts bewegen Startbildschirm: Gewählte Anrufe Eingehende Anrufe annehmen Aktion / Einstellungen bestätigen Anrufweiterleitung (Transfer) Anruf auf Halten setzten / wiederaufnehmen Lautstärkeregler: Dru cken sie auf die linke oder rechte Seite um die Laustärke zu erhöhen oder zu verringern. Mikrofon: LED leuchtet: Mikrofon

5 Anrufe beenden Aktion / Einstellungen abbrechen Neue Nachricht LED-Taste Leuchtet bei neuer Nachricht Zum Abrufen Taste dru cken DnD-Taste (Bitte nicht stören) Bitte nicht stören Modus an / aus. Telefon klingelt nicht, verhält sich fu r den Anrufer wie bei Rufumleitung nach Zeit. LED leuchtet: Mikrofon ist stummgeschaltet LED leuchtet nicht: Mikrofon ist eingeschaltet Freisprechmodus: LED leuchtet: Freisprech-Modus an LED leuchtet nicht: Freisprech-Modus aus Headset: LED leuchtet: Headset- Modus an LED leuchtet nicht: Headset-Modus aus 1.3. Der Touchscreen-Bildschirm Ruhebildschirm (Startbildschirm) Über den Ruhebildschirm haben sie direkten Zugriff auf die vielen wichtigen Funktionen Ihres snom Telefones. Aktivbildschirm Auf dem Aktivbildschirm erhalten Sie viele wichtige Informationen, wenn sie im Gespräch sind. So können Sie z.b. eine Telefonkonferenz erstellen oder das aktive Gespräch auf Halten setzen.

6 1.4. Anrufen Sie haben verschiedene Möglichkeiten einen Anruf zu tätigen: 1. Mit dem Hörer: Nehmen Sie den Hörer ab, geben Sie die Nummern ein und tippen auf den Kontextbereich oder bestätigen Sie die Rufnummer mit. oder geben Sie die gewu nschte Rufnummer ein und heben Sie den Hörer ab. 2. Mit dem Headset: Dru cken Sie auf, um in den Headset-Modus zu wechseln. Geben Sie die Rufnummer ein und tippen auf den Kontextbereich oder bestätigen Sie die Rufnummer mit. 3. Mit dem Lautsprecher / Mikrofon: Geben Sie die Rufnummer ein und dru cken sie auf. 4. Nummer von Anrufliste anrufen: Tippen Sie auf, oder. Die Rufnummern der letzten verpassten, angenommenen oder gewählten Rufnummern werden Ihnen auf der jeweiligen Liste angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Rufnummer mit. Tippen Sie auf die gewu nschte Rufnummer um den Anruf zu tätigen. 5. Nummer aus Telefonbuch anrufen: Tippen Sie auf, um in das Telefonbuch zugelangen. Wählen sie mit den Pfeiltasten den gewu nschten Namen aus. Optional können Sie auch den Anfangsbuchstaben (oder weitere Buchstaben) eingeben, um durch die Liste zu gelangen. Tippen Sie auf den Namen, um die Nummer zu wählen.

7 6. Nummer u ber Virtuelle Tasten (Funktionstasten) wählen: Tippen Sie auf um die virtuellen Tasten anzuzeigen. Wenn Sie nun z.b. Juergen anrufen möchten, dru cken Sie einfach auf die virtuelle Taste. Die Verbindung wird nun aufgebaut. Sie können diese Funktionstasten auf ncontrol konfigurieren Ankommender Anruf Sie haben verschiedene Möglichkeiten einen Anruf entgegenzunehmen: Mit dem Hörer: Nehmen Sie den Hörer ab. Mit einem Headset: Dru cken Sie auf. Mit dem Lautsprecher / Mikrofon: Dru cken Sie auf / Verpasste Anrufe Verpasse Anrufe werden durch die leuchtende Anruf-LED und durch die Anzahl der verpassten Anrufe in der rechten oberen Ecke des Symbols angezeigt. Dru cken Sie auf, um beide Anzeigen auszuschalten. Hinweis: Wenn während eines aktiven Gespräches ein weiterer Anrufer anklopft, können Sie ihn ablehnen, in dem Sie mehrere Sekunden die X-Taste gedru ckt halten. Um den aktiven Anruf vorher aufzulegen, dru cken Sie kurz die X-Taste. Anschließend können Sie den anklopfenden Anruf annehmen Anrufübernahme Wenn Sie die Besetzt-Feld-Lampen u ber das Serviceportal konfigurieren und alle Teilnehmer Mitglieder einer Pick-up Gruppe sind, haben Sie die Möglichkeit Anrufe von einer anderen Nebenstelle zu u bernehmen. (Fu r detaillierte Informationen zur Konfiguration von Besetzt-Feld-Lampen, siehe Handbuch Serviceportal)

8 Ein eingehender Anruf wird durch die gru ne Taste angezeigt. Wenn Sie den Anruf u bernehmen wollen, tippen Sie auf die gru ne Taste. Sie haben nun das Gespräch u bernommen. Ist die u berwachte Nebenstelle besetzt, leuchtet die virtuelle Funktionstaste gelb Halten Dru cken Sie auf die Taste Halten gesetzt. oder die Soft-Taste Anruf. Das aktive Gespräch ist nun auf Bei einem gehaltenen Anruf blinkt die Anruf-LED langsam. Das Symbol Infobereich zeigt die Leitung an, auf welcher der Anruf gehalten wird. auf der Taste im Dru cken Sie erneut auf oder ziehen Sie den gehaltenen Anruf per Drag-&-Drop wieder in den Kontextbereich. Der Anruf wird nun nicht mehr gehalten. Sie können, wenn ein Anruf oder mehrere Anrufe gehalten werden, weitere Anrufe annehmen oder tätigen und Sie auf Halten setzen.

9 Um einen gehaltenen Anruf wieder aufzunehmen, tippen Sie einfach auf den entsprechenden gehaltenen Anruf Konferenz Sie können u ber das Telefon eine 5er Konferenz einrichten. Setzen Sie den ersten Teilnehmer einer Konferenz auf Halten (siehe 1.8. Halten). Rufen Sie den zweiten Teilnehmer an und ziehen Sie den ersten, gehaltenen Teilnehmer per Drag&Drop in die Mitte zum anderen Teilnehmer. Dru cken Sie auf oder tippen Sie auf, um, falls erforderlich, den Lautsprecher zu aktivieren. Ziehen Sie den Konferenzteilnehmer per Drag-&-Drop aus dem Kontextbereich in den Infobereich, um einen Teilnehmer aus der Konferenz zu entfernen. Drücken Sie auf,um alle Teilnehmer auf Halten zu setzen.

10 1.10. Anrufweiterleitung mit Rückfrage 1. Setzen Sie den Anruf auf Halten (siehe 1.8. Halten). 2. Wählen Sie die Nummer des anderen Anschlusses und ku ndigen Sie den durchzustellenden Anruf an. 3. Wird die Anrufweiterleitung akzeptiert, tippen Sie auf. 4. Ziehen Sie den gehaltenen Anruf per Drag-&-Drop in das Textfeld. 5. Tippen Sie auf das Textfeld oder dru cken Sie auf Anrufweiterleitung ohne Rückfrage 1. Setzen Sie den Anruf auf Halten (siehe 1.8. Halten). 2. Tippen Sie auf. 3. Geben Sie die Nummer ein auf die der Anruf umgeleitet werden soll. 4. Tippen Sie auf das Textfeld oder dru cken Sie auf Rufumleitung Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit eine Rufumleitung direkt u ber das Telefon zu aktivieren: Menü Taste Anrufeinstellungen Umleitung Umleitung fix (fest) / bei besetzt / nach Zeit / nicht erreichbar Zur Deaktivierung einer aktiven Rufumleitung fuḧren Sie die oben genannten Schritte analog aus. Sie haben die Möglichkeit vier verschiedene Rufumleitungen zu konfigurieren. Sie können diese im Telefonmenü unter Anrufeinstellungen aktivieren oder deaktivieren. Feste Rufumleitung Alle eingehenden Anrufe werden sofort zum Umleitungsziel umgeleitet. Rufumleitung bei besetzt Gehen während eines aktiven Telefonats weitere Anrufe ein, werden diese sofort umgeleitet. Diese Umleitung funktioniert nur, wenn die Funktion Anklopfen deaktiviert ist. Rufumleitung nach Zeit Wird ein eingehender Anruf während einer selbst definierten Zeit nicht angenommen, leitet die

11 Anlage den Anruf um. Rufumleitung bei nicht erreichbar Die Funktion greift nur in folgenden Fällen: wenn das Endgerät nicht an der Telefonanlage angemeldet ist. Bspw. bei Unterbrechung der Internet- oder der LAN Verbindung. bei einer direkten Nebenstelle, d.h., ist eine Rufumleitung bei nicht erreichbar fu r eine direkte Nebenstelle (bspw. Nebenstelle Max Mustermann) hinterlegt und ein Anrufer ruft direkt auf der Nebenstellen-Durchwahl an, funktioniert die Weiterleitung. Ist die Nebenstelle Mitglied einer Warteschlange oder einer Gruppe und die Warteschlange oder Gruppe bekommt einen Anruf, dann greift die Rufumleitung der einzelnen Nebenstelle nicht mehr. 2. Erweiterte Telefonfunktionen 2.1. Übersicht Die verschiedenen Funktionen der Telefonanlage (z.b. Wartschlangen, Zeitsteuerung, Gruppen usw.) können Sie im Serviceportal konfigurieren. Detaillierte Informationen zu Konfiguration erhalten Sie im Handbuch Serviceportal. Grundeinstellungen des snom Telefons können Sie auch direkt u ber die Menuẗaste vornehmen. Folgende Funktionen stehen Ihnen nach dem Dru cken der Taste zur Verfu gung. Anrufeinstellungen Anklopfen (ein/aus): Legen Sie fest, ob die Funktion Anklopfen aktiviert werden soll. Timeout (ein/aus): Legen Sie die Klingeldauer fest. Intercom (ein/aus): Die Funktion Intercom ermöglicht über die Anlage das direkte Gegensprechen mit einer verknu pften Nebenstelle, ohne Freizeichen und Klingelton. Nummernunterdru ckung (ein/aus): Hier kann die vollständige Anzeige der Rufnummer beim Angerufenen oder nur die Anzeige der Zentralnummer unterdru ckt werden. Umleitung: Aktivieren Sie eine Rufumleitung. Parallelruf: Hier können Sie bestimmen, dass neben Ihrem Telefon bei einem Anruf ein weiteres Telefon bspw. Ihr Mobiltelefon gleichzeitig klingelt. Sie können so den Anruf mit einem der beiden Geräte entgegennehmen. Telefoneinstellungen Automatische Wahl Nummernvorschlag Klingelton Als Primärgerät festlegen Nebenstelle abmelden Anlageneinstellungen (Dienste können ein- und ausgebucht werden; zur Einrichtung siehe Handbuch Serviceportal) Warteschlangen

12 2.2. Funktionstasten & Codes Über das Serviceportal können Sie die Funktionstasten belegen. Für detaillierte Informationen siehe Handbuch Serviceportal. Sie gelangen zu den Funktionstasten (virtuelle Tasten) des snom 870, indem Sie den Button dem Startbildschirm drücken. auf Ein eingehender Anruf wird durch die grüne Taste angezeigt. Wenn Sie den Anruf übernehmen wollen, tippen Sie auf die grüne Taste. Sie haben nun das Gespräch übernommen. Ist die überwachte Nebenstelle besetzt, leuchtet die virtuelle Funktionstaste gelb. Funktionen über *-Codes Mit Hilfe von Steuerungscodes können Funktionen der Telefonanlage auch direkt angesteuert werden. Dabei gelten folgende Codes: Code Beschreibung **## Neustarten von snom Endgeräten #+n *1 *11+RN Nutzung der Amtsleitung n für den Anruf auf die Rufnummer (Das n ersetzt die sonst notwendige 0 für die Amtsholung) Beginnen und Beenden einer Sprachaufzeichnung (falls diese Funktion für die Nebenstelle aktiviert ist) Feste Rufumleitung auf Rufnummer (RN) **11 Feste Rufumleitung aufheben *12+RN Umleitung bei nicht erreichbar auf Rufnummer (RN)

13 **12 Umleitung bei nicht erreichbar aufheben *13+RN Umleitung bei besetzt auf Rufnummer (RN) **13 Umleitung bei besetzt aufheben *14+RN Umleiten bei nicht registriert auf Rufnummer (RN) **14 Umleiten bei nicht registriert aufheben *2+Kurzwahl Direkte Anwahl der Nebenstelle/Rufnummer über Kurzwahl *3 Übernahme des letzten in der Anlage klingelnden Anrufs *3+NST Übernahme des an der Nebenstelle (NST) eingehenden Anrufs *490 Anklopfen einschalten **490 Anklopfen ausschalten *5 Rückruf bei besetzt aktivieren **5 Rückruf bei besetzt deaktivieren *55 Festlegen des Primärgerätes bei einer Premium-Nebenstelle *73+nnnn 1 Anruf auf efax nnnn *74+nnnn 1 Anruf auf Zeitsteuerung nnnn *75+nnnn 1 Anruf auf die Anrufgruppe nnnn *76+nnnn 1 Anruf auf den Sprachdialog nnnn *77+nnnn 1 Anruf auf die Warteschlange nnnn *791 *791 Voic abfrage der eigenen Nebenstelle mit Kennwortabfrage * Voic abfrage der Nebenstelle z.b. 158, hier wird das Kennwort für Nst. 158 benötigt. *11*791 Weiterleitung an eigene Voic box *11* Weiterleitung an Voic box der Nebenstelle z.b *792 Voic abfrage mit Eingabe der Nebenstelle für z.b. Fernabfrage *80 Intercom einschalten **80 Intercom ausschalten *80+NST Intercom zu Nebenstelle (NST) *84+nnnn 1 Mitglied der Warteschlange mit der Service-ID nnnn werden **84+nnnn 1 Mitgliedschaft in der Warteschlange mit der Service-ID nnnn beenden *85 Echo-Nebenstelle *86 Rufnummer unterdrücken (CLIR) *860 Kopfnummer als Rufnummer anzeigen **86 Rufnummer inkl. Durchwahl anzeigen (CLIP) *87 Anmelden am Skill-Set **87 Abmelden vom Skill-Set *9+Projektkennziffer Festlegen einer Projektkennziffer für den geführten Anruf Steuerungscodes für Konferenzräume während einer aktiven Konferenz: ** Hilfe-Menü *2 Stummschaltung aktivieren/deaktivieren

14 *3 Redewunsch anzeigen *5 Stummschaltung aller Teilnehmer (nur Konferenzleiter) *6 Konferenz sperren (nur Konferenzleiter) 1 ) nnnn ist die auf vier Stellen mit führenden Nullen (0) aufgefüllte Service-ID eines Dienstes. Bspw. bei einer Anrufgruppe, Sprachdialog, efax, etc. D.h. ist die Service-ID 1, muss bei der Eingabe des Steuerungscodes folgendes eingegeben werden: Telefonsperre Sie haben die Möglichkeit ihr Telefon vor missbräuchlicher Nutzung zu schützen, in dem Sie die Tastatur Ihres Telefons sperren. D.h. sobald die Telefonsperre aktiviert ist, können keine Rufnummern ausgehend gewählt werden. Sie können die Telefonsperre jedoch jederzeit wieder deaktivieren. Um Ihr snom Telefon zu sperren, drücken Sie für mehrere Sekunden die -Taste. Sie erkennen die Telefonsperre anhand des Schloss-Symbols im Display des snom Telefons. Um die Telefonsperre aufzuheben drücken Sie erneut für mehrere Sekunden die Standardmäßig kann die Telefonsperre durch Eingabe des Voic -PIN wieder aufgehoben werden. -Taste. Um einen PIN fu r das Entsperren festzulegen, gehen Sie bitte auf das Webinterface Ihres Endgerätes (Geben Sie die IP-Adresse Ihres Endgerätes in einen beliebigen Browser ein. Sie müssen sich anschließend mit Ihrer Nebenstellennummer und Ihrem Voic -PIN authentifizieren.) und legen unter: Einrichtung Präferenzen Tastatursperre fest, ob Sie eine Tastatursperre nutzen möchten und wenn ja, ob Sie einen PIN zum Entsperren wünschen. Dort können Sie Ihren individuellen Pin festlegen. Sie können Ihren individuellen Pin dort auch wieder ändern bzw. ausschalten.

15 3. Mailbox 3.1. Erstmalige Einrichtung Wenn Sie sich zum ersten Mal in das Sprachmenu des Voic -Systems einwählen, sollten Sie direkt Ihren persönlichen Anrufbeantworter einrichten. Fu r detaillierte Information siehe Voic -Merkblatt. 1.) Durch Dru cken der Voic -Taste auf dem snom Telefon gelangen Sie in das Sprachmenu des Voic -Systems. 2.) Wählen Sie dann zum Einrichten der Mailbox 0 Mailbox Optionen 3.) Wählen Sie nun 1, um eine Ansage fu r den Fall aufzunehmen, dass Sie nicht erreichbar sind. 4.) Sprechen Sie dann Ihre Nachricht und dru cken Sie #, um die Aufnahme zu beenden. 5.) Mit 1 können Sie die Aufnahme akzeptieren, mit 2 können Sie die Aufnahme noch einmal abspielen und mit 3 können Sie die Aufnahme wiederholen. Hinweis: Sie haben die Möglichkeit u ber das Serviceportal individuelle Voic Ansagen fu r jede Nebenstelle einzuspielen. Die Formate mu ssen jedoch in.mp3 oder.wav Format sein Anwahl der Mailbox 1.) Durch Wahl der Voic -Taste auf dem Gerät. 2.) Durch Wahl der Nebenstelle, welcher Sie im Serviceportal den Abruf der Mailbox zugeordnet haben. Hinweis: Über das Serviceportal können Sie sich die Voic Nachrichten auch per zustellen lassen; siehe hierzu Handbuch Serviceportal.

16 4. IP-Adresse 4.1. Wie finde ich die IP-Adresse des Telefons? 1. Dru cken Sie auf dem Startbildschirm (Touchpad). 2. Wählen Sie mit Hilfe der Navigationstasten unter Punkt 3. Wartung aus. 3. Wählen Sie unter Punkt 1 Systeninfo aus, dann wird Ihnen sowohl die IP- als auch die MAC- Adresse des Telefons angezeigt. Sie benötigen die IP-Adresse des Telefons beispielsweise bei der Konfiguration des CTI-Clients. D. Wo bekommen Sie Hilfe zu Ihrer Telefonanlage? Ihnen stehen verschiedene Quellen als Hilfe zur Verfügung, bitte nutzen Sie diese in der hier vorgeschlagenen Reihenfolge: NFON AG Leonrodstraße München Tel.: info(at)nfon.com info(at)nfon.com mynfon.com Auf mynfon.com finden Sie eine Übersicht aller Dokumentationen, Downloads, Blogs und Portale sowie Hilfeseiten und weitere Informationen. portal.nfon.com Auf der Startseite Ihres Serviceportals finden Sie zahlreiche Links zu Handbüchern, Kurzanleitungen, Software-Downloads und Vorlagen. Bitte arbeiten Sie die Handbücher im Detail durch. Sie helfen Ihnen ein Optimum aus Ihrer Telefonanlage herauszuholen. support.nfon.net Auf der Support-Website der NFON AG finden Sie ausführliche FAQ mit wertvollen Informationen zu Ihrer Telefonanlage. Sie können jederzeit den Status Ihrer Supportanfragen prüfen und auf Rückfragen antworten. Support-Hotline für Bestandskunden Sollten Ihnen weder die Handbücher noch die FAQs oder sonstige Inhalte der Support-Website weitergeholfen haben, können Sie telefonisch eine Supportanfrage eröffnen. Sie erreichen unsere Supportmitarbeiter von Montag bis Freitag zwischen 8:00 Uhr und 18:00 Uhr unter der Telefonnummer Bitte geben

17 Sie in Ihrer Anfrage mindestens folgende Punkte an: Nennen Sie Ihre Kundennummer, Ihren Namen und eine Rückrufnummer Eine vollständige Beschreibung der Störung, des Fehlers oder der Bedienungsanfrage Spezifizieren Sie genau die betroffenen Anlagenkomponenten (z.b. bei Endgeräten die MAC-Adresse) Nennen Sie den Zeitpunkt, seit wann das Verhalten mit welcher Häufigkeit auftritt Bitte geben Sie an, welche sonstigen Supportquellen Sie bisher genutzt haben Außerhalb der Geschäftszeiten ist eine zentrale Störungsannahme geschaltet, welche Ihre Anfrage aufnimmt, ein entsprechendes Ticket eröffnet und in sehr dringenden Fällen den Bereitschaftsdienst informiert. Bei Bedienungsfragen und Einrichtungsunterstützung können in Abhängigkeit der individuellen Vertragsbedingungen bis zu 120,- je Stunde berechnet werden. Die Abrechnung erfolgt hierbei minutengenau. Support-Hotline für Testkunden Für Testkunden ist eine speziell auf deren Bedürfnisse zugeschnittene Service-Hotline geschaltet. Sie erreichen die Mitarbeiter dieser Hotline von Montag bis Freitag zwischen 9 Uhr und 17 Uhr unter der Telefonnummer Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir außerhalb dieser Geschäftszeiten keinen Support für Testkunden anbieten können. Support für Kunden aus Österreich: portal.nfon.at ~ support.nfon.net ~ Hotline Support für Kunden aus den UK: portal.nfon.com ~ support.nfon.net ~ Support für Kunden aus NL: portal.nfon.com ~ support.nfon.net ~