Investitionen in Mitarbeitergesundheit in turbulenten Zeiten. Referent: Jürgen Mathuis Vorstand BRUDERHILFE PAX - FAMILIENFÜRSORGE

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1 Investitionen in Mitarbeitergesundheit in turbulenten Zeiten Referent: Jürgen Mathuis Vorstand BRUDERHILFE PAX - FAMILIENFÜRSORGE

2 Die Versicherer im Raum der Kirchen BRUDERHILFE - PAX - FAMILIENFÜRSORGE 2

3 Wir über uns Die BRUDERHILFE - PAX - FAMILIENFÜRSORGE sind die Spezialversicherer für alle im Raum der Kirchen, Diakonie, Caritas und Freien Wohlfahrtspflege tätigen Menschen und Einrichtungen. Unsere Unternehmensgruppe besteht aus unserer Muttergesellschaft, dem VRK VVaG und den selbstständig operativ tätigen Versicherungsgesellschaften: BRUDERHILFE Sachversicherung AG FAMILIENFÜRSORGE Lebensversicherung AG PAX - FAMILIENFÜRSORGE Krankenversicherung AG 3

4 Unsere Ausrichtung Gegründet als kirchliche Selbsthilfeeinrichtungen, führen wir diese Tradition auch heute noch in neuer Struktur fort. Unsere Aufsichtsräte und unsere Mitgliedervertreterversammlung sind geprägt von Vertretern der Kirchen, der Diakonie und der Caritas. Unser Außendienst ist in kirchliche Strukturen eingebettet. Er kennt und berücksichtigt die Belange von haupt-, neben- und ehrenamtlichen kirchlichen Mitarbeitern. Spezifische, auf die Besonderheiten unserer Kundengruppe ausgerichtete Produkte prägen unser Bild im Wettbewerb. So waren wir z. B. der erste Anbieter von Versicherungsschutz für Menschen mit Behinderungen. 4

5 Unsere Zahlen Bei den Versicherern im Raum der Kirchen sind derzeit Mitglieder mit ca. 1,2 Mio. Versicherungsverträgen versichert. Die verdienten Brutto-Beiträge unserer Unternehmensgruppe für das Jahr 2008 setzen sich wie folgt zusammen: VRK VVaG (nur Unfallversicherung) 7,5 Mio. BRUDERHILFE Sachversicherung AG 125,3 Mio. FAMILIENFÜRSORGE Lebensversicherung AG 185,9 Mio. PAX - FAMILIENFÜRSORGE Krankenversicherung AG 117,8 Mio. Die Kapitalanlagen betragen für das Jahr 2008 insgesamt 3.238,9 Mio.. 5

6 Unser gesellschaftliches Engagement BRUDERHILFE - PAX - FAMILIENFÜRSORGE fühlen sich den christlichen Werten besonders verpflichtet und widmen sich deshalb in ihrer Akademie kirchenspezifischen Arbeitsfeldern. unterstützen die Vergabe von kirchlichen Preisen. unterstützen durch gezielte Spenden-/Sponsoringaktivitäten Projekte, die Kirche lebendig machen. 6

7 Unsere Entwicklung in den letzten 5 Jahren Wettbewerbsdruck zwang Ende 2004 zur kompletten Neugestaltung der Arbeitsprozesse sowie der Gesellschaftsstrukturen: - Reduktion von ca. 800 Vollzeitstellen auf ca. 370 unter Ausnutzung von neuen Stellenangeboten im Konzern ( ca. 180 Stellen) zwecks sozialer Verträglichkeit der Maßnahmen - Abschluss von 3 Sozialplänen und Durchführung von Sozialauswahlverfahren an den Standorten Kassel/Detmold/Düsseldorf - Migration aller EDV-Systeme per /1.2007/ Schließung des Standortes Düsseldorf und Verlagerung von Mitarbeitern nach Detmold - Schulung aller Mitarbeiter sowohl in den neuen Anwendungen als auch in neuen Sparten bei Wechsel der Sparte 7

8 Unser Anstoß zur Durchführung einer Gefährdungsanalyse Anfang 2008 wurde seitens des Betriebsrates (BR) am Standort Detmold das Thema Streß als Schwerpunkt thematisiert. In der Konsequenz wurde vom BR die Überprüfung / Einhaltung der rechtlichen Anforderungen gemäß ArbSchG / BildschArbV eingefordert. Der Veränderungsprozess und die erste Zeit nach der Migration offenbarte Schwachpunkte in der Führung, aber auch in den neu eingeführten Prozessen; dies führte zu klaren Mehrbelastungen bei den Mitarbeitern. Führungskräfte und Mitarbeiter zeigten teilweise deutliche Belastungssymptome bis hin zu Burn-out -Fällen aufgrund des hohen Lern-/Änderungsvolumen. 8

9 Unsere Anforderungen an die Gefährdungsanalyse und den nachfolgenden Änderungsprozess Vorstand (VS) und BR setzten sich folgende Ziele für die Analyse: Feststellen der tatsächlichen Belastung (Zahlen/Daten/Fakten) Einbindung der Mitarbeiterschaft bei - Analyse des Problems - Lösungsfindung / Maßnahmenvorschlag - Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahme - abschließender Bewertung zur Wirkung der Maßnahme Zusätzlich Erwartung VS: Ansatz zur Weiterentwicklung der Führungskräfte bzgl. Führungsformen / -inhalte und Kommunikationsweisen. 9

10 Unsere Aktivitäten im Überblick Durchführung einer Gefährdungsanalyse nach der BAAM-Methode des BIT e.v. / Dr. Blume, Bochum, bestehend aus: - Fragebogenaktion für alle aktiven Mitarbeiter zwecks strukturierter Einschätzung von persönlichen Belastungsschwerpunkten. - Festlegung von weiter zu verfolgenden Schwerpunktthemen in den einzelnen Gruppen gemeinsam durch VS- und BR-Vertreter (4 Pers.) - Durchführung von moderierten Gruppenarbeiten a) mit allen Gruppenmitgliedern b) mit Stellvertretern aus den betroffenen Gruppen zwecks Feinanalyse und Lösungsfindung/Maßnahmenbeschreibung - Beschluss zur Umsetzung von Maßnahmenvorschlägen gemeinsam durch Vorstand und BR und anschl. Umsetzung durch Gruppe/GL/AL usw. - Wirkungsbeurteilung durch MA auf Gruppenebene einige Zeit nach Umsetzung und Diskussion der Ergebnisse in den Gruppen mit VS und BR 10

11 Unsere Aktivitäten im Überblick Übersicht der wesentlichen Prozessschritte Teil I: - 5 halbtägige Steuerungskreis-Sitzungen VS + BR (2+2 Personen) - 1. Info-Runde a) Führungskäfte danach b) Mitarbeiter zum BAAM-Prozess - 1 Fragebogenaktion für alle Mitarbeiter / Auswertung durch BIT e.v Info-Runde a) Führungskäfte danach b) Mitarbeiter zum Ergebnis 11

12 Unsere Aktivitäten im Überblick Übersicht der wesentlichen Prozessschritte Teil II: - 7 Gruppen erhielten eine Dialogphase bestehend aus Interview der Gruppe / Interview GL / Gemeinsame Runde (21 Sitzungen gesamt) - 5 moderierte WS zu ausgesuchten, gruppenübergreifenden Themen in Abhängigkeit von im Vorfeld definierten Arbeitsplatztypen - 10 WS zu Fragen der Softwareergonomie in Abhängigkeit der angewandten Programme / Programmblöcke 12

13 Unsere Aktivitäten im Überblick Übersicht der wesentlichen Prozessschritte Teil III: - Sichtung und Entscheidung der umzusetzenden Maßnahmen (184 Vorschläge) durch VS + BR - 13 Gruppen-Inforunden zur Maßnahmenumsetzung - Durchführung/ Inkraftsetzung der Maßnahmen - 13 Gruppenrunden zur Wirkungsbeurteilung mittels Fragebogen - 13 MA-Infogespräche zur Wirkungsbewertung mit Gruppen und VS + BR 13

14 Unsere Aktivitäten im Überblick Aufwandsübersicht bzgl. Personal / Kosten / Zeiten: - Insgesamt 120 Ereignisse / Termine mit über 200 Personen im Zeitraum Interner Zeitaufwand: 2857 Stunden = 1,75 Personenjahre - Somit interne Personalkosten: ca Euro - Externe Kosten für Beratung / Analyse / Moderation / Prozessbegleitung: ca Euro - Externe Kosten erhöht, da interne Moderatoren nicht vorhanden waren bzw. auf den Aufbau aus Zeitgründen verzichtet wurde. - Gesamtaufwand somit ca Euro 14

15 Unsere Situation heute / unser Nutzen I Stressfaktoren wurden erkannt und weitestgehend mit Änderungsmaßnahmen versehen (184 Maßnahmenvorschläge) Erledigte Maßnahmen werden in der Regel positiv bewertet in der Abschlussbefragung ( Maßnahme hat die erhoffte Wirkung zum Stressabbau erreicht ) Arbeits- / Informationsprozesse werden stringenter und damit effektiver Verbesserungspotential in EDV-Anwendungen wurde gehoben bzw. konnte aufgezeigt werden für zukünftige Versionen. Gemeinsame Workshops haben einen Informationsaustausch zwecks Best Practice ergeben Gesetzliche Anforderungen sind erfüllt. 15

16 Unsere Situation heute / unser Nutzen II Start der Aktion wurde seitens der Mitarbeiter als ein Aufbruchsignal zur Weiterentwicklung der Gesellschaft verstanden Einbindung der Mitarbeiter wurde anerkannt und als Zeichen der Wertschätzung verstanden. Das Verhältnis VS BR ist deutlich verbessert und erleichtert jetzt andere Prozesse. Das Führungsselbstverständnis wurde teilweise hinterfragt und hat dort zu Änderungen geführt. VS hat ein klareres Bild zum Zustand der Führung und Kommunikation innerhalb der Unternehmung erhalten. Dies löst weitere Schritten in 2010/11 aus. 16

17 Unsere Situation heute / abgeleitete Gesundheitsmaßnahmen Förderung von Mitgliedschaften in Fitnessstudios Bezuschussung von Präventionskursen nach 20 SGB V Angebot von BES-Kursen (Bewegung/Ernährung/Stressbewälgtigung) mit externem Anbieter Interne Führungskräftebetreuung bzgl. Umgang mit Stress- / Führungs- und Gesundheitsfragen Angebot eines regelmäßigen Gesundheits-Check-Up für Führungskräfte ab Gruppenleiter 17

18 Unser Rat an andere Unternehmen Betrachten Sie eine Gefährdungsanalyse und Ihre Ergebnisse als Chance und nicht als ärgerliches Muss Schauen Sie sich die Methoden genau an, ob diese zu Ihnen passen BR und VS sollten eine gemeinsame Auswahl treffen und entscheiden Führungskräfte sind so früh wie möglich einzubinden, damit diese sich nicht übergangen bzw. als Prüflinge fühlen Der Prozess sollte extern begleitet sein Der Einsatz interner Moderatoren (wenn vorhanden) scheint nützlich sein 18

19 Unser Rat an andere Unternehmen Darauf achten, dass Maßnahmen so genau wie möglich beschrieben sind, sonst schwimmt die Bewertungsphase Machen Sie sich rechtzeitig Gedanken zur Bewertungsphase Spiegeln Sie alle Ergebnisse zurück Geben Sie den Menschen und dem Prozess die nötige Zeit Unser Fazit: Wir würden es wieder tun, über alles hat es sich gelohnt Zur Zeit läuft der Prozess in unserem Standort Kassel an 19