Einstieg in Exact Online. Übersicht und Navigation

Transkript

1 Einstieg in Exact Online Übersicht und Navigation

2 Übersicht und Navigation... 2 Datenleiste... 2 Funktionsleiste... 5 Die Hilfefunktion... 7 Startseite für Hilfesuche... 7 Einstiegshilfe Das System zurücksetzen Von vorne anfangen Einen neuen Anwender hinzufügen Daten-Import / Daten-Export

3 Übersicht und Navigation Dies ist der Login Bildschirm von Exact Online. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den Link Passwort vergessen? Ihr Passwort wieder herstellen. Datenleiste Auf der rechten Seite finden Sie die graue Menüleiste über die Sie Ihre eigenen, firmen- und buchungsrelevanten Daten verwalten. Weiterhin befindet sich hier die Kommunikation und Belegerfassung. Durch Anklicken Ihres Firmennamens können Sie auf die Stammdaten, Einstellungen, Import, Export, Backup und Verwaltung Ihres Exact-Online Kontos zugreifen. 2

4 Durch Auswahl Ihres Namens können Sie auf ihre persönlichen Daten, Vertragsdetails und Ausloggen Zugriff nehmen. Das Dokumenten-Icon bringt Sie zur Dokumenten-Verwaltung und zum Scanservice. Der Scanservice ist eine Zusatzleistung von Exact Online zur Belegerfassung. Das Fragezeichen bringt Sie direkt in den Hilfebereich. Dort finden Sie zu jedem Thema eine Hilfeseite oder Sie können mit unseren Support Kontakt aufnehmen. Klicken Sie dazu auf Startseite für Hilfesuche Auf der linken Seite befinden sich die Menüpunkte, welche sich mit den Funktionen von Exact online befassen. 3

5 Ein Klick auf das Exact-Logo bringt sie immer zur Startseite, diese ist standardmäßig die Einstiegshilfe. 4

6 Funktionsleiste Der Menüpunkt Dashboards führt Sie zu den Diagrammen und tabellarischen Übersichten. Unter Finanzen erreichen Sie die buchhalterischen Funktionen. Über das Menü CRM regeln Sie Ihre Kundenbeziehungs-Prozesse. 5

7 Im Menüpunkt Verkauf verwalten Sie Ihre Kunden und Artikel, bearbeiten Ausgangsrechnungen sowie Abonnements. Unter Einkauf verwalten Sie Ihre Kreditoren. 6

8 Die Hilfefunktion Startseite für Hilfesuche Über das Fragezeichen-Symbol können Sie die Hilfefunktion von Exact Online aufrufen. Die Funktion Hilfe zu liefert immer eine detaillierte Hilfeseite zu der Seite auf der Sie sich gegenwärtig befinden. Diese erklärt Ihnen die Funktion der jeweiligen Seite, hilft Ihnen bei der Fehlerbehebung und verweist auf verwandte Themen. 7

9 Die Startseite für Hilfesuche ist die zentrale Seite der Hilfefunktionen in Exact Online. Sie bietet folgende Funktionen: Help Center: Hier finden Sie Videos und Skripte, FAQ s Neuigkeiten: Eine Übersicht welche Verbesserungen hinzugefügt wurden Einstiegshilfe: Unterstützt Sie bei den ersten Schritten Mandantenverwaltung: Alles zu Einstellungen und Dokumenten Arbeiten mit EOL: Hilfe unterteilt nach den Menüpunkten Dashboards, Finanzen, CRM, Einkauf, und Verkauf FAQ s: Eine Sammlung der am häufigsten gestellten Fragen EOL für Entwickler: Alles zu unseren Schnittstellen und API s 8

10 Wenn Sie uns kontaktieren wollen, klicken Sie bitte auf Kontaktieren Sie uns. Es öffnet sich ein Pop-Up mit den Kontaktdaten unseres Supports. Ihre sämtlichen, jemals gestellten Fragen können in der Kontakthistorie abgerufen werden. So können Sie wiederkehrende Fragestellungen immer wieder abrufen. Wenn Sie anrufen möchten finden Sie die Telefonnummer sowie um die Bearbeitung zu beschleunigen, auch Ihre Kundennummer. Ebenfalls können Sie eine Rückrufbitte hinterlassen. 9

11 Einstiegshilfe Die Einstiegshilfe bietet zu bestimmten Bereichen weitergehende Unterstüzung. Von hier aus können Sie zu den wichtigsten Teilbereichen wie Finanzbuchhaltung, Ausgangsrechnungen oder CRM eine detaillierte Hilfeseite aufrufen. Die Seiten der Einstiegshilfe sind alle identisch aufgebaut. In drei Schritten richten Sie sich die jeweilige Funktion ein, erkunden den dazugehörigen Prozess und lernen die Anwendung der grafischen Diagramme, der Dashboards. Sie finden auf der rechten Seite Hilfe zu anderen Arbeitsbereichen sowie Tipps und Tricks. 10

12 Schritt 1: Stammdaten anlegen ermöglicht es Ihnen zu prüfen, ob alle notwendigen Daten für die Finanzbuchhaltung eingegeben wurden. Schritt 2: Erkunden Sie den Prozess Sie können anhand der Prozess-Darstellung die einzelnen Arbeitsschritte kennenlernen. Schritt 3: Verwenden Sie das Dashboard für tägliche Übersichten Hier bekommen Sie die grafischen Übersichtsmöglichkeiten von Exact Online näher gebracht. 11

13 Das System zurücksetzen Von vorne anfangen Wenn Sie anfangen mit Exact Online zu arbeiten, empfiehlt es sich zunächst ein paar Probebuchungen durchzuführen, Test-Rechnungen zu schreiben und sich mit dem System vertraut zu machen. Danach sollten Sie das System zurücksetzen. Sie finden die Funktion für den Neuanfang in dem Sie auf den Namen Ihrer Firma klicken und Verwaltung auswählen. Es öffnet sich die Mandantenverwaltung. Damit der Neubeginn sichtbar wird müssen Sie auf bearbeiten klicken. 12

14 ACHTUNG: Wenn Sie ein Backup angelegt haben und sich entscheiden von vorne erneut anzufangen, so wird dieser Neubeginn vom System als neuer Mandant angesehen, auf dem die zuvor erstellten Backups nicht anwendbar sind. Nun haben Sie die Auswahl, ob Sie sämtliche Stammdaten und alle Buchungen verwerfen wollen, oder die Stammdaten behalten möchten und nur die Buchungen löschen lassen. Als nächstes wählen, Sie ob der Mandant über eine Vorlage eingerichtet werden soll oder Sie dies manuell selbst machen möchten. Wir empfehlen, eine Vorlage zu verwenden. 13

15 Als Vorlage stehen Ihnen standardmäßig die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 zur Verfügung. Sollten Sie bei der Auswahl Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Ebenso finden Sie eine Option für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Jetzt können Sie Ihr Wirtschaftsjahr einrichten. Das System beginnt nun mit der Einrichtung. Dies kann einige Minuten dauern. Nun ist Ihre Firma fertig eingerichtet und Sie können mit der Arbeit beginnen. 14

16 Einen neuen Anwender hinzufügen Um einen neuen Nutzer hinzuzufügen wählen Sie die Stammdaten aus. Wählen Sie dann unter Anwender den Punkt Übersicht. Klicken Sie auf Neu und Sie können die Daten des neuen Anwenders eingeben. Verwenden Sie am besten als Benutzernamen die -Adresse des neuen Anwenders. 15

17 Daten-Import / Daten-Export Um Daten in Exact Online zu im- oder zu exportieren klicken Sie bitte auf Ihren Firmennamen und wählen Import/Export. In der Übersicht wählen Sie nun aus, ob Sie importieren oder exportieren möchten. 16

18 Für den Import stehen Ihnen zwei Formate zur Verfügung: XML und CSV/Excel. Sowohl für XML als auch für CSV/Excel erhalten Sie in Exact Online ein Schema, welches Ihnen zeigt wie die Import-Datei aufgebaut sein muss, um einen reibungslosen Import zu gewährleisten. 17