Ausdruck macht Eindruck 9. So schreiben Sie kundenorientiert 55 die täglichen Geschäftsvorgänge. Schriftverkehrt im Finanzbereich 89

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2 Schnellübersicht Vorwort 7 Ausdruck macht Eindruck 9 So schreiben Sie kundenorientiert 55 die täglichen Geschäftsvorgänge Schriftverkehrt im Finanzbereich 89 Personalkorrespondenz 13 Protokolle, Akten- und Telefonnotizen richtig formulieren 157 Korrespondenz per 169 Protokollarische Regeln nach dem Berliner Protokoll: 173, Titel, Anschrift Persönliche Briefe zu besonderen Anlässen 191 Stichwortverzeichnis Die Formulierungsbeispiele in diesem Buch wurden mit Sorgfalt und nach bestem Wissen erstellt. Sie stellen jedoch lediglich Arbeitshilfen und Anregungen für die Lösung typischer Fallgestaltungen dar. Die Eigenverantwortung für die Formulierung von Verträgen, Verfügungen und Schriftsätzen trägt der Benutzer. Autor und Verlag übernehmen keinerlei Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der im Buch enthaltenen Ausführungen und Formulierungen.

3 Schriftverkehr im Finanzbereich Briefe zu den täglichen Geschäftsvorgängen im Finanzbereich Ablösungen Sicherheiten Zahlungsstörungen Kundenanschreiben Vertrag Werbebrief nach AIDA-Formel

4 Briefe zu den täglichen Geschäftsvorgängen im Finanzbereich Um über Stilfragen in der Korrespondenz nachzudenken haben sich früher die meisten Kaufleute keine Zeit genommen. Aufgrund von Sparmaßnahmen in der Branche und anhand von Untersuchungen, wie ökonomisch ein straffer Briefstil im Vergleich zum althergebrachten sein könnte, änderte sich die Einstellung der meisten schlagartig. Denn sie waren ja Kaufleute und konnten rechnen. Wo, so fragte man sich, können wir in unseren Texten Wörter, Sätze und Absätze kürzen oder sogar streichen? Auf den nächsten Seiten finden Sie Musterschreiben zu einzelnen Geschäftsvorgängen, wie sie im 21. Jahrhundert formuliert werden sollten mit modernster Technik und unter dem Aspekt der gesetzlichen und europarechtlichen Anforderungen an Transparenz und Kundenfokussierung. Ablösungen Ablösung Fremdbank Grundbuch von nach beigefügter Vollmacht sind wir beauftragt worden, die Verbindlichkeiten in Ihrem Hause zum nächstmöglichen Termin abzulösen, ohne dass hierdurch eine Zahlungsverpflichtung für uns begründet werden soll. Bitte sehen Sie dieses Schreiben als entsprechende Kündigung an. Ihre Forderungsaufgabe lassen Sie uns bitte kurzfristig zukommen. Den Ablösebetrag werden wir Ihnen überweisen. Sie können über die Mittel verfügen, wenn Sie diese Auflagen erfüllen: Zusendung des Grundschuldbriefes Hierzu setzen wir voraus, dass bisher keine Zwangsmaßnahmen betrieben wurden. Beachten Sie bitte bei der Abtretungserklärung den juristischen Sitz unseres Hauses: (Adresse) 90

5 Sicherheiten Forderungsaufgabe mit Versandurkunde Grundbuch von Eigentümer Sie erhalten heute folgende Dokumente: Über diese Unterlagen dürfen Sie nur verfügen gegen Zahlung des Betrages von EUR. Nach diesem Termin stellen wir Tageszinsen in Höhe von EUR in Rechnung. Leisten Sie bitte Zahlungen ausschließlich auf unser Treuhandkonto Nr., BLZ: unter Angabe des im Betreff stehenden Aktenzeichens. Beachten Sie bitte, dass Zahlungen nur dann mit schuldbefreiender Wirkung erfolgen, wenn sie auf dem vorgenannten Konto eingehen. Der Treuhandauftrag ist befristet bis zum Wir sehen keine separate Entlastung aus unserem Treuhandauftrag vor. Sicherheiten Bausparvertrag (BSV) Abtretung offenlegen (auch mit Aufzahlung) Bausparvertrag Nr.: Bausparer: beigefügt erhalten Sie die Abtretungserklärung vom sowie die Bestätigung über die wohnwirtschaftliche Verwendung zu dem Bausparvertrag. Bitte bestätigen Sie uns die Abtretung. Zahlungen aus diesem Bausparvertrag nehmen Sie bitte vor auf das Treuhandkonto, BLZ 91

6 Schriftverkehr im Finanzbereich Alternative, falls eine Ablösezusage erforderlich ist: Zu dem Bausparvertrag erhalten Sie den Darlehensantrag vom Bitte lassen Sie uns die Darlehenszusage zusammen mit der Abtretungsbestätigung zukommen. Gemäß Ihrer Banken-Info Zwischenfinanzierung von Oktober 20.. sehen wir in Ihrer Darlehenszusage gleichzeitig die Bestätigung für Ihre Verpflichtung zur Ablösung. Sobald Ihre Bestätigung eingegangen ist, werden wir die Auszahlung des Bausparguthabens vornehmen. Gebäudeversicherung Mahnung (Rückstand) Gebäudeversicherung Nr.: Versicherungsnehmer: Versicherungsgrundstück: Sie sind mit einer Beitragszahlung in Höhe von EUR zur Gebäudeversicherung rückständig. Da der versicherte Grundbesitz mit Grundpfandrechten zu unseren Gunsten belastet ist, achten wir besonders auf den Fortbestand dieser Gebäudeversicherung. Bitte überweisen Sie den rückständigen Betrag an den Versicherer und informieren Sie uns im Anschluss über die geleistete Zahlung. Leider lässt der Sachverhalt keine andere Entscheidung zu. Wir bitten um Ihr Verständnis. 92

7 Sicherheiten Gebäudeversicherung Zustimmung zur Kündigung Gebäudeversicherung Nr.: Versicherungsnehmer: Versicherungsgrundstück: Sie haben den Versicherungsvertrag zum gekündigt. Wir sind mit dieser Kündigung einverstanden. Gleichzeitig bestätigen wir, dass ab dem keine Rechte und Ansprüche mehr aus unserer Realrechtsanmeldung vom gegen Sie hergeleitet werden. Haben Sie noch Fragen? Bitte rufen Sie uns an. Grundbuchauszug Anforderung mit Vollmacht Anschrift: Eigentümer: Bitte senden Sie uns einen Grundbuchauszug in unbeglaubigter Form zu. Zum Nachweis erhalten Sie eine Kopie der Vollmacht. Ihre Kosten berechnen Sie uns bitte. Vorerst herzlichen Dank für Ihre Bemühungen. 93