Datenerhebung im Kontext des universitären Controllings und im politischen Kontext der Universität

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Maike Wetzel
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1 Sächsische Landesbibliothek Kontext des universitären Controllings und im politischen Kontext der Universität, 1

2 Sächsische Landesbibliothek Drei Fragen: Wofür Zahlen? Welche Zahlen? Umgang mit Zahlen? 2

3 Sächsische Landesbibliothek 3

4 Sächsische Landesbibliothek 4

5 Sächsische Landesbibliothek 5

6 Welche Zahlen? SLUB eine Spinne im Netz 6

7 Politik 1992 Verfassung des Freistaates Sachsen: Kultur und Bildung als Staatsziele 1996 Gesetz über die SLUB 2007 Große Koalition uneins über Hochschulgesetz (Personalautonomie, Studiengebühren) Universität TU ist Voll-Universität mit Studierenden Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und Exzellenzclustern Sächsische Landesbibliothek Bibliothek Stärkung durch Konzentration Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt. Reduktion der Standorte auf 6 7

8 8

9 Sächsische Landesbibliothek Kennzahlen-Erhebung täglich wöchentlich monatlich quartalsweise halbjährlich jährlich zusätzlich Nutzerumfragen 9

10 Sächsische Landesbibliothek 10

11 Umgang mit Zahlen Sächsische Landesbibliothek Ziel: ergebnisorientierte Selbststeuerung analog zur gleichnamigen Studie der TU und des CHE 3-Säulen-Programm: Aufgabenorientierung Leistungsorientierung Innovationsorientierung 11

12 Sächsische Landesbibliothek Übergeordnete Ziele (3 x W) Wirtschaftlichkeit Wirkungsgrad Wettbewerbsfähigkeit 12

13 Sächsische Landesbibliothek Aktuelle Rahmenbedingungen Eigenbewirtschaftung von Einnahmen Leistungsentgelt noch ungeregelt Einstellungsstopp, sehr schmaler Korridor für Neueinstellungen 13

14 Sächsische Landesbibliothek Ziele Globalhaushalt Gebührenfreiheit Outputorientierte Betriebssteuerung 14

15 Sächsische Landesbibliothek Was Zahlen (noch) nicht sagen Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit von Kultur- und Bildungsarbeit Intrinsische Werte kultureller und wissenschaftlicher Überlieferung 15

16 Sächsische Landesbibliothek 16

17 Sächsische Landesbibliothek Reporting als Dreh- und Angelpunkt des Controlling = Gestaltung Ausgangssituation Ansatz Reporting Commitment und Kontrakte Strukturen Ergebnisse 17

18 Ausgangssituation Sächsische Landesbibliothek Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.)

19 Ausgangssituation Sächsische Landesbibliothek Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.) Personalabbau (Stellenplan) : - 11 % SLUB Altersdurchschnitt 48,5 Jahre 19

20 Ausgangssituation Sächsische Landesbibliothek Quantitäten Personal Durchlaufzeit Strukturen Durchschnitt 2006: 78 Kalendertage Ineffizienzen: Org., Prozesse Technologien Qualitäten Ineffizienzen Freihand vs. Mag. Ausbau LBS 20

21 Ansatz Stichproben/Projekte 21

22 Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten Geld TU Kuratorium SLUB Organisation Prozesse 22

23 Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld SLUB 23

24 Ansatz: ELZ = Elektronischer Laufzettel Sächsische Landesbibliothek 24

Ansatz: ELZ = Elektronischer Laufzettel Sächsische Landesbibliothek Datenbank Open source: Postgresql Perl (open source) Apache (open source) teamweise für jede Monografie:

25 Ansatz: ELZ = Elektronischer Laufzettel Sächsische Landesbibliothek Datenbank Open source: Postgresql Perl (open source) Apache (open source) teamweise für jede Monografie: Eingangs- und Ausgangszeit, Berechnung der Bearbeitungsdauer per Report: teamweise wöchentlich (montags) Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz) Durchlaufzeit in Kalendertagen 25

26 Ansatz: ELZ = Elektronischer Laufzettel Sächsische Landesbibliothek Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi bearb. Medien Team Zugang Zugang Abgang Dauer Neuzug. Änderg. Januar Februar März April Mai Juni* Summe * Stand: 25. Juni 2007 Durchschnitt: 15,33 26

27 Ansatz: Kostenstellenrechnung Sächsische Landesbibliothek HIS Kontenstandsliste 2x wöchentlich aktualisiert, permanent im Intranet HIS Mittelabfluss nach Teams 2x täglich aktualisiert, permanent im Intranet LIBERO, Excel Mittelabfluss + Bestellquote alternierend 14tägig a) aggregiert: Monogr. / LBS b) nach Kostenstellen 27

28 Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld SLUB 28

29 Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld Etatverteilung6 Wochen GG SLUB 29

30 Ansatz: Commitment und Kontrakte Sächsische Landesbibliothek nach außen: TU, Kuratorium der SLUB Etatverteilung, print Tsd. univ. Mono: LBS: ZS: 1,476 Tsd. 246 Tsd. 2,394 Tsd. LB Mono: 356 Tsd. Samml.: 197 Tsd. Monografienetat: 2,303 Tsd. Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang 30

31 Ansatz: Commitment und Kontrakte Sächsische Landesbibliothek nach innen: SLUB Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang Durchsatz, Umsatz monatl Bde. wöchentl Kontinuität Eingang = Ausgang! Orientierung an HIS bis zu 30 Min. pro Bd. 31

32 Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld Etatverteilung6 Wochen GG SLUB 32

33 Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen Zeiten TU Kuratorium Organisation Prozesse ELZ Kostenstellen Geld Etatverteilung6 Wochen GG SLUB Integrierter G-Gang, Teamstruktur 33

34 Ansatz: Strukturen Sächsische Landesbibliothek Organisation integrierter Geschäftsgang 7 Fachteams: Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss, Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG), Recht, Medizin Prozesse, Technologien neue Verfahren: Signaturschilddruck bestehende Verfahren: Optimierung auf der Mikroebene 34

35 Ergebnisse 35

36 Ergebnisse

37 Ergebnisse Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage Juli Aug Sept Okt Nov Dez Jan Febr März Apr Mai Juni

38 Sächsische Landesbibliothek Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: 38

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