Registrierung Ihres Unternehmens auf der B2B Lieferantenplattform VWGroupSupply.com

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1 egistrierung Ihres Unternehmens auf der B2B Lieferantenplattform VWGroupupply.com tand: 15. Februar 2009

2 upplier elf egistration : Teil 1 (Partner werden) von 3 Zur egistrierung auf der VWGroupupply.com finden ie für den 1. Teil die ubrik Partner werden, über den der egistrar des Unternehmens den egistrierungsprozess startet. Aufruf Partner werden upplier elf egistration Lieferanten elbstauskunft tartseite Partner werden Lieferanten elbstauskunft starten Angaben zur Firma Angaben zum egistrar Abschluss Teil 1 (Bestätigung über (Bestätigung über Eingang der Daten und Vergabe Eingang der Daten und Vergabe einer egistrierungsnummer) Firmenstammdaten mit DUN- Nr. egistrierungsnummer Bei Doppelregistrierung erscheint ein Hinweis, sich mit dem in Verbindung zu setzen

3 upplier elf egistration : Teil 2 (Verifizierung der Daten) von 3 Nach dem Versenden der Daten an die VWGroupupply.com erfolgt im upplier Integration Team () von Volkswagen eine Prüfung der Informationen gegenüber UPIK auf Plausibilität. Bei korrekten Angaben wird das Unternehmen für Teil 3 freigegeben. 7 Check (Prüfung der elbstauskunft) Abfrage der DUN-Nummer über : Abgleich der Firmendaten mit D&B-Daten Prüfung Daten des egistrars Angaben korrekt 11 egistrar erhält einen Datensatz im User Management. 12 egistrar erhält UserId und Passwort UserId und Passwort zur zur VWGroupupply.com VWGroupupply.com in zwei getrennten in zwei getrennten s. -tatus Neu -tatus Geprüft Abschluss Teil Der egistrar kann sich mittels UserID und Passwort im geschützten Bereich der VWGroupupply.com anmelden, um Teil 3 der egistrierung durchzuführen

4 upplier elf egistration : Teil 3 (Zusatzinformationen) von 3 Um den Prozess der egistrierung auf der VWGroupupply.com abzuschließen, ist es notwendig, dass das Unternehmen noch weitere Daten zum Unternehmen in der Lieferantendatenbank von Volkswagen hinterlegt, die B2B Nutzungsvereinbarung bestätigt und einen CompanyAdministrator im User-Management anlegt. First Login in den geschützten Bereich der B2B Lieferantenplattform Änderung des initialen Passworts 15 Befüllung der LDB Akzeptieren B2B Nutzungsvereinbarung Benennung Firmenadministrator LOGIN Geschützter Bereich Erstbefüllung LDB durchführen Bestätigte B2B- Nutzungsvereinbarung Anlegen Profil für CompanyAdministrator im B2B-UM Neben der elektronischen Bestätigung muss die Vereinbarung heruntergeladen, unterschrieben und binnen 6 Wochen an die Volkswagen Aktiengesellschaft gesendet werden

5 upplier elf egistration : Teil 3 (Zusatzinformationen) von 3 Um den Prozess der egistrierung auf der VWGroupupply.com abzuschließen, ist es notwendig, dass das Unternehmen noch weitere Daten zum Unternehmen in der Lieferantendatenbank von Volkswagen hinterlegt, die B2B Nutzungsvereinbarung bestätigt und einen CompanyAdministrator im User-Management anlegt. 16 Erstbefüllung LDB durchführen egistrierungsprozess VWGroupupply.com VWGroupupply.com Abgeschlossen. Abgeschlossen Applikations-Berechtigungen können durch Volkswagen an den durch Volkswagen an den CompanyAdministrator vergeben CompanyAdministrator vergeben werden Bestätigte B2B- Nutzungsvereinbarung Anlegen Profil für CompanyAdministrator im B2B-UM 19 Lieferant erhält bis Eingang der B2B Nutzungsvereinbarung beim einen temporären Zugang Der Zugang besteht ohne Vertrag maximal 6 Wochen, danach wird der Lieferant automatisch suspendiert. 21 A User- und Applikationsverwaltung erfolgt im UM durch den CompanyAdministrator

6 B2B Nutzungsvereinbarung Im ahmen der egistrierung auf der VWGroupupply.com wird der Lieferant aufgefordert, die B2B Nutzungsvereinbarung elektronisch zu bestätigen sowie die Vereinbarung unterschrieben an die Volkswagen Aktiengesellschaft zu senden. Mittels der B2B Nutzungsvereinbarungen werden die pielregeln zwischen dem Lieferanten und der Volkswagen Aktiengesellschaft zur elektronischen Kommunikation vereinbart. Nach Abschluss des egistrierungsprozesses erhält der Lieferant bis zum postalischen Eingang der B2B Nutzungsvereinbarung einen temporären Zugang von maximal 6 Wochen. Nach Ablauf der Frist von 6 Wochen wird der Lieferant auf der B2B Lieferantenplattform gesperrt. U Hinweis Temp Frei: Zugang läuft am TT.MM.JJJJ ab, keine B2B Nutzungsvereinbarung U Mit NV uneingeschränkter Zugang zur VWGroupupply.com: CompanyAdmin kann Berechtigungen an User geben. 22 U Login Unternehmens-User U Temp Frei Max. 6 Wochen U Hinweis Temp Frei > 6 Wochen: Ihr Zugang ist abgelaufen, keine B2B Nutzungsvereinbarung VWGroupupply.com gesperrt Unternehmen muss sich an das von Volkswagen wenden A A

7 Prozessbeschreibung : upplier elf egistration () 1 Aufruf Im Internet finden ie über den Link die B2B Lieferantenplattform der Volkswagen Aktiengesellschaft. Die VW Groupupply.com gliedert sich in einen öffentlichen und einen internen Bereich, der mittels User- ID und Passwort vor unberechtigtem Zugang geschützt wird. 2. Partner werden upplier elf egistration In der Navigationsleiste der VWGroupupply.com befindet sich der Menüpunkt Partner werden, über die ie den mehrstufigen egistrierungsprozess starten. In dem Untermenü finden ie Informationen zur egistrierung und zur D-U-N- Nummer. 3 Lieferanten elbstauskunft tartseite Nach Auswahl des Menüpunktes elbstauskunft starten gelangen ie auf die tartseite der Lieferanten-elbstauskunft. Innerhalb der eite erhalten ie wesentliche Informationen zum egistrierungsprozess sowie die Kontaktinformationen zum upplier Integration Team () der Volkswagen Aktiengesellschaft. Über das, am Ende der eite, in rot dargestellte Feld >> Weiter setzen ie den egistrierungsprozess fort. 4 Angaben zur Firma Bei den Angaben zur Firma ist es zwingend erforderlich, dass die zu dem tandort gehörige D-U-N- Nummer eingetragen wird. Die D-U-N- Nummer ist ein 9-stelliger, eindeutiger chlüssel, der von Dun & Bradstreet vergeben wird. ollte Ihnen die D-U-N- Nummer zu Ihrem Unternehmen nicht bekannt sein, besteht über das UPIK- Projekt (Unique-Partner-Information) des VDA und D&B Deutschland die Möglichkeit, Ihre D-U-N- Nummer weltweit mittels einer Telefonbuchfunktion zu suchen. ollte der tandort noch keine D-U-N- Nummer haben, können ie hier über UPIK eine D-U-N- beantragen. Im ahmen der Erfassung Ihrer Firmendaten gibt es neben der D-U-N- Nummer weitere Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. ie haben jedoch die Möglichkeit, zwischen der Angabe eines Postfaches und Ortes sowie einer ladungsfähigen Adresse beim Erfassen zu unterscheiden. Über die Differenzierung Lieferant für den produktiven Einkauf und/oder Lieferant für den allgemeinen Einkauf werden, zum Zeitpunkt der Berechtigungsvergabe an das Unternehmen, bereits egularien auf Applikationen eingesetzt. Daher ist es von Vorteil, bereits an dieser telle eine zutreffende Auswahl durchzuführen. Über Zusatzinformationen besteht die Möglichkeit, dem upplier Integration Team eine kurze Nachricht im ahmen der egistrierung zu hinterlegen. Diese Informationen haben keinerlei Einfluss auf die Prozesse nach erfolgter egistrierung. 5 Angaben zum egistrar Bei den Angaben zur Kontaktperson wird, wie bei den Angaben zur Firma, zwischen Pflichtfeldern und optionalen Feldern unterschieden. Die Pflichtfelder müssen vollständig mit den Daten des egistrar ausgefüllt werden Bei der Angabe der ist darauf zu achten, dass ie Ihre unternehmensspezifische Adresse angeben und nicht die eines Informationspostfaches bzw. ihre private . egistrar des Unternehmens Administrator des Unternehmens upplier Integration Team

8 Prozessbeschreibung : upplier elf egistration () 6 Abschluss Teil 1 Nachdem ie Ihre Daten erfasst haben, am Ende des Bildschirms das Feld >> senden betätigt haben und Ihre Daten korrekt sind, erhalten ie eine Bestätigung über den Eingang der Daten beim upplier Integration Team () sowie eine egistrierungsnummer, über die ie beim jederzeit den tatus der Bearbeitung abfragen können. Parallel zu der Anzeige erhalten ie unter der von Ihnen angegebenen Adresse eine Mail mit der egistriernummer als Bestätigung. ollte eine erste elektronische Überprüfung Ihrer Daten ergeben, dass die Daten inkonsistent sind bzw. ihr Unternehmen ggf. schon registriert ist, erhalten ie auf der Webseite sowie in der einen Hinweis mit der Bitte, sich mit dem upplier Integration Team in Verbindung zu setzen, damit der achverhalt umgehend geklärt werden kann. ollten Ihre Daten in der ersten elektronischen Überprüfung korrekt sein, beginnt Teil 2 Check der egistrierung im upplier Integration Team. 7 Check (Prüfung der elbstauskunft) Ihre Daten wurden nach dem >> senden in eine Datenbank der Volkswagen Aktiengesellschaft geschrieben. Auf diese Datenbank hat das upplier Integration Team mittels einer Applikation und zur tatusverfolgung Zugriff, um Ihre Daten inhaltlich zu prüfen. Die Prüfung der Firmendaten erfolgt durch die Gegenüberstellung mit den Daten von D&B sowie durch die Überprüfung der egistrar-daten. 8 Abgleich der Firmendaten mit D&B ollte das Unternehmen bereits bei Volkswagen in der konzernweiten Lieferantendatenbank gelistet aber noch nicht auf der VWGroupupply.com registriert sein, erfolgt eine Plausibilitätsprüfung auf Basis der Daten der D-U-N- Nummer gegenüber der Lieferantendatenbank. Bei Unternehmen, die dem Konzern noch nicht bekannt sind, erfolgt ein Datenabgleich mittels D-U-N- Nummer gegenüber der UPIK -Datenbank des VDA und der D&B Deutschland. ollten Ihre Firmenstammdaten von denen der Lieferantendatenbank bzw. von UPIK abweichen, wird Ihre egistrierung mit dem Hinweis abgelehnt, Ihre Daten bei UPIK zu korrigieren bzw. mit den korrekten Firmendaten Ihre egistrierung Partner werden erneut durchzuführen. 9 Prüfung Daten des egistrars Das upplier Integration Team überprüft die Angaben des egistrars durch eine telefonische Kontaktaufnahme der jeweiligen Zentrale des Unternehmensstandortes. Das upplier Integration Team lässt sich von der Zentrale des jeweiligen Unternehmens die Zugehörigkeit und die Adresse des egistrars bestätigen. Bei positiver Bestätigung wird der egistrar angenommen. ollte hierbei keine eindeutige Identifizierung erfolgen können, wird aus icherheitsgründen die egistrierung des Unternehmens unter Angaben des jeweiligen Grundes abgelehnt und das Unternehmen aufgefordert, sich ggf. erneut zu registrieren. egistrar des Unternehmens Administrator des Unternehmens upplier Integration Team

9 Prozessbeschreibung : upplier elf egistration () 10 Angaben korrekt ind die Firmendaten und die egistrardaten korrekt, erfolgt eine elektronische Vergabe der Zugangsdaten. ollten die Firmendaten oder egistrardaten inkonsistent sein, erfolgt an dieser telle ein Abbruch des egistrierungsprozesses. 11 egistrar erhält einen Datensatz im User Management Unter den Firmendaten werden ie als egistrar mit Ihren im egistrierungsprozess hinterlegten Personendaten automatisch im User Management als User angelegt. ie erhalten die Berechtigung, sich im geschützten Bereich der VWGroupupply.com anzumelden, um den 3. Teil der egistrierung durchzuführen. 12 egistrar erhält User Id und Passwort zur VWGroupupply.com in zwei getrennten s Durch die automatische Anlage Ihrer egistrardaten im User Management erfolgt die Vergabe einer User Id und eines initialen Passwortes. Aus icherheitsgründen werden User Id und initiales Passwort in zwei separaten s an die beim egistrar im User Management hinterlegte Adresse versendet. Mittels Ihrer Zugangsdaten können ie sich für Ihr Unternehmen im geschützten Bereich anmelden, um Prozessteil 3 durchzuführen. 13 First Login in den geschützten Bereich der VWGroupupply.com Der Aufruf der VWGroupupply.com erfolgt wie unter 1 beschrieben. Hier finden ie den Button Login, über den ie mit Ihren Zugangsdaten in den geschützten Bereich der VWGroupupply.com gelangen. 14 Änderung des initialen Passwortes Nach Eingabe Ihrer User Id und des initialen Passwortes werden ie mittels einer Eingabemaske aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Die Änderung des Passwortes erfolgt durch eine doppelte Eingabe des neuen Passwortes. Nach Bestätigen des neuen Passwortes über das Feld Annehmen werden ie erneut aufgefordert, Ihr persönliches Passwort einzugeben, um in den geschützten Bereich der VWGroupupply.com zu gelangen. 15 Befüllung der LDB, akzeptieren B2B Nutzungsvereinbarung, Benennung Firmenadministrator Im Folgeprozess finden ie im geschützten Bereich der B2B Lieferantenplattform Links zum Anklicken der noch zu bearbeitenden chritte um die egistrierung abzuschließen. B2B Nutzungsvereinbarung, Lieferantendatenbank, Company Admin. 16 Erstbefüllung LDB durchführen Nachdem ie den Punkt Lieferantendatenbank ausgewählt haben, gelangen ie in den Erstbefüllungsprozess der Lieferantendatenbank. Dort werden ie gebeten die Datenbank, beginnend mit allgemeinen Informationen zur Ihrem Unternehmen, bis hin zu Ihrem Leistungsspektrum, zu befüllen. Das ystem führt ie mittels eines Assistenten durch die einzelnen tationen (Wizzard). egistrar des Unternehmens Administrator des Unternehmens upplier Integration Team

10 Prozessbeschreibung : upplier elf egistration () Nach Klicken auf den Button Fertigstellen ist der Erstbefüllungsprozess der Lieferantendatenbank abgeschlossen. Nachträgliche Ergänzungen, Änderungen oder Aktualisierungen können jederzeit vom jeweiligen Company Administrator durchgeführt werden. 17 Bestätigte B2B Nutzungsvereinbarung Unter dem Punkt B2B Nutzungsvereinbarung bestätigen ie die dort beschriebenen Bedingungen zur Nutzung der B2B Lieferantenplattform vorerst elektronisch. Durch Anklicken des Feldes ich stimme den unten beschriebenen Bedingungen zu und anschließendem Betätigen des endebuttons, ist die elektronische Bestätigung gegeben. Innerhalb von 6 Wochen muss eine unterschriebene Vereinbarung bei der Volkswagen AG eingehen. Unter dem Punkt B2B Nutzungsvereinbarung finden ie die Vereinbarung in deutscher und englischer prache zum Herunterladen. 18 Profil anlegen für Company Administrator in der Benutzerverwaltung ( UM) Über den Punkt Company Admin benennen ie einen Administrator, der Ihren tandort auf der B2B Lieferantenplattform verwaltet. ie haben die Möglichkeit Ihre Daten als egistrar zu übernehmen und sich somit selbst als Company Administrator anzulegen oder ie geben neue personenbezogene Daten ein um eine neue Person als Company Administrator anzulegen. Die Daten werden automatisch in der Benutzerverwaltung hinterlegt und der Administrator bekommt in zwei separaten s seine Zugangsdaten zugesandt. 19 egistrierungsprozess VWGroupupply.com abgeschlossen ie haben einen temporären Zugang zur B2B Lieferantenplattform, bis die unterschriebene postalische Vereinbarung bei Volkswagen eingegangen ist. Der Zugang besteht ohne unterschriebenen Vertrag maximal 6 Wochen. 20 Berechtigungsvergabe an den Company Admin Das upplier Integration Team vergibt Applikationsberechtigungen an den im UM angelegten Administrator. Der Company Administrator wird über die Berechtigungsvergabe via informiert. 21 Verwaltung der User und Applikationen durch den Company Administrator Der Company Administrator verwaltet User und Applikationsberechtigungen in der Benutzerverwaltung UM im geschützten Bereich der B2B Lieferantenplattform unter dem Menüpunkt Administration. Er ist dafür zuständig User anzulegen, User zu deaktivieren, Berechtigungen zu vergeben oder wieder zu entziehen. 22 B2B Nutzungsvereinbarung Nachdem die egistrierung abgeschlossen ist und ie sich erneut einloggen, gelangen ie als erstes auf eine Hinweisseite zur B2B Nutzungsvereinbarung. Dort wird Ihnen angezeigt ob die B2B Nutzungsvereinbarung der B2B Lieferantenplattform bereits von Ihnen akzeptiert wurde oder nicht. Wenn die Nutzungsvereinbarung noch nicht postalisch bei Volkswagen eingegangen ist, haben ie einen temporären Zugang von max. 6 Wochen zur B2B Lieferantenplattform. Wenn ein entsprechendes chreiben bereits eingegangen ist, ist der Zugang zur B2B Lieferantenplattform egistrar des Unternehmens Administrator des Unternehmens upplier Integration Team

11 Prozessbeschreibung : upplier elf egistration () uneingeschränkt. Ist nach Ablauf von 6 Wochen bei Volkswagen kein postalischer Eingang der akzeptierten B2B Nutzungsvereinbarung zu verzeichnen, wird der Zugang zur B2B Lieferantenplattform gesperrt. In diesem Fall wenden ie sich bitte an das upplier Integration Team. egistrar des Unternehmens Administrator des Unternehmens upplier Integration Team