Schulungs-Handbuch für Internet-Berater und Webmaster

Transkript

1 Schulungs-Handbuch für Internet-Berater und Webmaster Anleitung zur Bedienung des Worldsoft CMS

2 Inhaltsverzeichnis Login und Administration 3 Meta-Tags für Suchmaschinen 5 Bearbeitung der Website - Inhaltsseiten bearbeiten - Überschrift eingeben / formatieren - Tabelle einfügen / formatieren - Bilder hochladen und einfügen - Verlinkungen einfügen - Neue Inhaltsseite anlegen - Inhaltsseite mit der Navigation verknüpfen - Textänderungen in Kontaktformularen Bildbearbeitung für das Internet 28 -Vorlagen, automatische Prozesse, Follow-Up-Newsletter - Login in die Online-Verwaltung - -Vorlagen ändern - Neue -Vorlage erstellen - Rund- s versenden - Follow-Up-Newsletter bearbeiten / hinzufügen - Adressen-Übersicht - Gruppencodes anlegen Adressen - -Adressen verwalten und einrichten - -Client einrichten Kundenkonto verwalten 52 2

3 Login und Administration Rufen Sie die Inhaltsseite mit dem Login auf und geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Nach dem Login haben Sie zwei Möglichkeiten, um in die Administration Ihres CMS zu gelangen: 1. Sie klicken auf den Link Administration und arbeiten mit der internen Navigation. 2. Sie klicken am unteren Fensterrand auf Start und nutzen das Express-Menü. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Tipp: Testen Sie beide Möglichkeiten und entscheiden Sie sich für die Variante, bei der Sie sich wohler fühlen. 3

4 Hinweis: Zur Bearbeitung von Inhaltsseiten ist ein Wechsel in die Administration nicht erforderlich. Im eingeloggten Zustand können Sie auf jeder Inhaltsseite ganz einfach auf den Button Bearbeiten klicken und gelangen so direkt in den Editiermodus. 4

5 Meta-Tags für Suchmaschinen Meta-Tags liefern den Suchmaschinen Informationen über Ihre Website. Diese Angaben beeinflussen nicht das Aussehen Ihrer Website sondern werden in den unsichtbaren Kopfbereich geschrieben. Klicken Sie auf die Lasche Administration und wählen Sie Allgemein. Titel Ihrer Website Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein und verwenden Sie dabei Ihre wichtigsten Keywords. Dieser Titel wird später auch in der Browserleiste am oberen Bildschirmrand angezeigt und von den Suchmaschinen meistens als Überschrift verwendet. Speichern Sie Ihre Eingaben. Suchbegriffe Klicken Sie auf die Lasche Suchbegriffe. Hier geben Sie die Keywords und die Beschreibung ein. Meta-Keywords Ihre Keywords helfen den Suchmaschinen, um Inhalte nach Stichworten zu finden. Mehrere Keywords mit einem Komma trennen. Speichern Sie Ihre Eingaben. 5

6 Meta-Beschreibung Beschreiben Sie in ein bis zwei Sätzen den Kerninhalt Ihrer Website und verwenden Sie auch hierbei Ihre wichtigsten Suchbegriffe. Speichern Sie Ihre Eingaben. Individuelle Meta-Tags pro Inhaltsseite Im Bereich Inhalt Ihrer CMS-Administration können Sie für jede Inhaltsseite individuelle Meta-Tags eingeben. Klicken Sie hierzu neben dem Dateinamen auf das M. Geben Sie Ihre Texte ein und speichern Sie die Änderung. 6

7 Inhaltsseiten bearbeiten Rufen Sie im eingeloggten Zustand den gewünschten Menüpunkt auf und klicken Sie auf Bearbeiten. Für die Erstellung und Änderungen der Inhaltsseiten steht Ihnen ein umfangreicher Online-Editor (WYSIWYG = What You See Is What You Get) zur Verfügung. Der Editor ist optisch Microsoft Word sehr ähnlich und bietet Ihnen dadurch eine vertraute Oberfläche, auf der Sie sich umgehend gut zurechtfinden. Wichtiger Hinweis: Sie arbeiten hier mit einem Online-Editor. Denken Sie daran, Ihre Eingaben regelmäßig zu speichern, damit diese übernommen werden. Text eingeben und formatieren Klicken Sie in das Eingabefenster und geben Sie Ihren gewünschten Text ein. 7

8 Markieren Sie eine Textpassage, um individuelle Formatierungen vorzunehmen - z.b. Schriftgröße ändern oder Attribute hinzufügen (fett, kursiv, unterstrichen). Hinweis: Bitte unterstreichen Sie im Internet keine Texte, die keine Links sind. Auch Textfarben und Hintergrundfarben können beliebig definiert werden. Klicken Sie dazu auf die jeweiligen Symbole und wählen Sie anschließend die gewünschte Farbe aus. 8

9 Einfügen von Texten aus einem Textverarbeitungsprogramm Häufig werden Sie Texte aus einem Textverarbeitungsprogramm wie z.b. Word einfügen. Bitte gehen Sie dabei wie folgt vor: Kopieren Sie den Text, den Sie einfügen möchten. Klicken Sie im Editor auf das Symbol aus Textdatei einfügen. Wichtig: Bitte fügen Sie niemals Texte über die rechte Maustaste oder den Befehl Einfügen ein. Sie übernehmen damit die Formatierungen des Ursprungs-Dokuments und überschreiben die einheitlichen Formatierungen Ihrer Website! Überschrift eingeben und formatieren Formatierte Überschriften dienen der einheitlichen Optik aller Inhaltsseiten. Außerdem sind sie hilfreich in Bezug auf die Suchmaschinenoptimierung, da der Auszeichnung als Überschrift besondere Bedeutung zugemessen wird. Markieren Sie den Text, der als Überschrift formatiert werden soll und weisen Sie im Editor das gewünschte Format zu. Beenden Sie die Eingabe mit einem Absatz (Return/Enter auf der Tastatur). Tipp: Wenn Sie im normalen Text nur einen Zeilenumbruch einfügen möchten, verwenden Sie die Tastenkombination Shift/Enter. 9

10 Tabelle einfügen und formatieren Mit Tabellen lassen sich sehr einfach Texte und Bilder ausrichten. Um eine Tabelle einzufügen, klicken Sie auf das Symbol Tabelle einfügen/editieren. Im folgenden Dialogfenster nehmen Sie die Einstellungen der Tabelle vor. Zeilen: Anzahl der Tabellenzeilen Spalten: Anzahl der Tabellenspalten Rahmen: Rahmenbreite um die Tabelle Ausrichtung: Horizontale Ausrichtung Breite: Tabellenbreite in Pixel oder Prozent Höhe: Tabellenhöhe in Pixel Zellenabstand außen: Abstand zwischen den Tabellenzellen Zellenabstand innen: Abstand zwischen Zelleninhalt und Zellenrand 10

11 Fügen Sie nun Ihre Texte und Bilder in die Tabellenzellen ein. Um eine Tabelle nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen im Auswahlmenü den Befehl Tabelleneigenschaften. Zeilen einfügen oder löschen Tabellen können beliebig viele Zeilen enthalten. Wenn Sie weitere Tabellenzeilen benötigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen Sie Zeile oberhalb einfügen oder Zeile unterhalb einfügen. Nicht benötigte Zeilen löschen Sie durch den Befehl Zeile entfernen. Spalten einfügen oder löschen Tabellen können beliebig viele Spalten enthalten. Wenn Sie weitere Tabellenspalten benötigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen Sie Spalte links davor einfügen oder Spalte rechts danach einfügen. Nicht benötigte Spalten löschen Sie durch den Befehl Spalte löschen. 11

12 Zellen einfügen oder löschen Tabellen können beliebig viele Zellen enthalten. Mit den Befehlen Zelle davor Einfügen oder Zelle danach einfügen erzeugen Sie eine neue Zelle innerhalb der Zeile, in welcher sich der Cursor befindet. Der Befehl Zelle löschen entfernt eine nicht benötigte Zelle. Zellen teilen oder verbinden Um zwei Zellen zu verbinden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle und wählen Sie nach rechts verbinden oder nach unten verbinden. Um eine Zelle zu teilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle und wählen Sie Zelle horizontal teilen oder Zelle vertikal teilen. Zelleigenschaften definieren Zellen können vielfältig formatiert werden. Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle und wählen Sie Zellen-Eigenschaften. 12

13 Im folgenden Dialogfenster können Sie die Zelle nach Wunsch formatieren. Die wichtigsten Einstellungen sind: Breite: Zellenbreite in Pixel oder Prozent Höhe: Zellenhöhe in Pixel Horizontale Ausrichtung: links, rechts, zentriert Vertikale Ausrichtung: oben, unten, mitte Hintergrundfarbe: Hintergrundfarbe der Zelle Rahmenfarbe: Farbe des Rahmens um die Zelle Bilder einfügen Positionieren Sie den Cursor an die Stelle, an der das Bild angezeigt werden soll und klicken Sie auf Bild einfügen/editieren. 13

14 Vorhandenes Bild auswählen Klicken Sie im Dialogfenster auf den Button Server durchsuchen. Wählen Sie im Bilder-Management das Verzeichnis aus, in welchem sich das gesuchte Bild befindet. Klicken Sie auf das Download-Symbol, um das Bild zu übernehmen. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Hinweis: Mit dem Blindtext können Sie die Auswirkungen von Abständen und Ausrichtungen testen. Der Text wird nicht in die Inhaltsseite übernommen. 14

15 Neues Bild hochladen Sie können an dieser Stelle auch direkt neue Bilder hochladen. Klicken Sie dazu zunächst in die Checkbox Upload und anschließend auf Durchsuchen. Suchen Sie das gewünschte Bild auf Ihrem PC. Weisen Sie dem Bild auf Wunsch eine Bildkategorie zu und klicken Sie auf Zum Server senden. Übernehmen Sie das Bild mit OK. Hinweis: Bitte bearbeiten Sie Ihre Bilder vorher mit einem Bildbearbeitungsprogramm und laden sie in der gewünschten Größe hoch. Dadurch vermeiden Sie Qualitätsverluste und lange Ladezeiten durch zu große Dateien. Bitte lesen Sie hierzu auch die Hinweise im Kapitel Bildbearbeitung. 15

16 Verlinkungen einfügen Verweisen Sie mit Hyperlinks auf die Webseiten Ihrer Geschäftspartner oder auf wichtige Bereiche innerhalb Ihrer eigenen Website. Auch die Bereitstellung von Dokumenten zum Download - z.b. Ihre Preisliste oder Ihr Firmenprospekt - ist mit den nachfolgend beschriebenen Schritten kein Problem. Externe Links zu anderen Webseiten Schreiben Sie die Zieladresse an die gewünschte Stelle. Durch das www wird der Link automatisch erkannt und aktiviert. Markieren Sie den Link und klicken Sie auf die Kette Link 2. 16

17 Überprüfen Sie die Einstellung im Auswahlmenü Zielseite und stellen Sie das Ziel, falls nicht bereits vorgegeben, auf Neues Fenster (_blank). Dadurch öffnet sich beim Anklicken ein neues Browser-Fenster und Ihre eigene Website bleibt im Hintergrund geöffnet. Übernehmen Sie die Einstellung mit OK. Wichtiger Hinweis: Ohne diese Einstellung wird Ihre Website geschlossen und der Besucher findet nicht mehr zu Ihnen zurück. Interne Links zu anderen Bereichen Ihrer eigenen Website Schreiben Sie Ihren Text an die gewünschte Stelle und markieren diesen. Klicken Sie im Editor auf die Kette Link 2. Wählen Sie im Dialogfenster den Link Typ interner Link (auf Navigations-Buttons). 17

18 Klicken Sie anschließend auf Server durchsuchen. Klicken Sie im Editor auf den gewünschten Menüpunkt. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Wichtiger Hinweis: Bitte bei einem internen Link keine Zielseite definieren. Die Inhaltsseite soll sich in diesem Fall innerhalb Ihrer Website und nicht in einem neuen Fenster öffnen. 18

19 Hinweis: Sie können alternativ auch direkt auf eine Inhaltsseite verlinken, die z.b. über die Navigation nicht erreichbar ist. Wählen Sie in diesem Fall den Link Typ interner Link (auf Inhalts-Seite). Die weitere Vorgehensweise ist identisch mit der Verlinkung auf einen Navigations-Button. Einfügen von Grafik-Links Mit der oben beschriebenen Vorgehensweise ist es auch möglich, interne oder externe Links auf Grafiken zu setzen. Fügen Sie das Bild an der gewünschten Stelle ein, markieren Sie es und klicken Sie im Editor auf die Kette Link 2. Wählen Sie den Link Typ. Bei internen Links ist die Vorgehensweise identisch mit der Verlinkung von Texten. Bei externen Links schreiben Sie die Adresse der Zielseite in das Eingabefeld URL. Wichtig: Bitte denken Sie auch hier daran, die Zielseite bei externen Links auf Neues Fenster (_blank) zu stellen. 19

20 Interne Links auf Dateien Schreiben Sie Ihren Text an die gewünschte Stelle und markieren diesen. Klicken Sie im Editor auf die Kette Link 2. Wählen Sie im Dialogfenster den Link Typ interner Link (auf Datei). Klicken Sie anschließend auf Server durchsuchen. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Bitte klicken Sie hier um ein File hochzuladen.... Klicken Sie auf Durchsuchen.... Suchen Sie das gewünschte Dokument auf Ihrem PC. 20

21 Laden Sie die ausgewählte Datei mit Hochladen auf den Server. Klicken Sie auf die hochgeladene Datei. Damit weisen Sie den Link zu. Übernehmen Sie den Link im Dialogfenster mit OK. Die Einstellung einer Zielseite ist nicht erforderlich. Ihr Dokument öffnet sich automatisch immer in einem neuen Fenster. Wichtiger Hinweis zu Dateinamen: Bitte vermeiden Sie Leerzeichen, Sonderzeichen und Umlaute. Nur so ist gewährleistet, dass alle Browser Ihr Dokument korrekt öffnen. Einfügen von -Links Schreiben Sie die -Adresse an die gewünschte Stelle. Durch wird der Link automatisch erkannt und aktiviert. Weitere Einstellungen sind hier nicht erforderlich. Der Befehl mailto wird automatisch erzeugt. 21

22 Neue Inhaltsseite anlegen Wählen Sie Sie in der Administration Ihrer Website die Lasche Inhalt und klicken Sie auf Hinzufügen. Oder wählen Sie alternativ den Menüpunkt Inhaltsseiten im Express-Menü. Klicken Sie auch hier auf Hinzufügen 22

23 Geben Sie im nachfolgenden Fenster den Namen der neuen Seite ein. Fügen Sie Ihre Texte und Bilder ein und denken Sie daran, die Inhaltsseite regelmäßig zu speichern. Inhaltsseite mit der Navigation verknüpfen Wechseln Sie in der Administration Ihrer Website zur Lasche Navigation und klicken Sie auf Menü erstellen. Oder wählen Sie alternativ den Menüpunkt Navigation im Express-Menü. 23

24 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zeile mit Ihrem Domainnamen und anschließend im Auswahlfenster auf Hinzufügen. Buttons umbenennen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Button und wählen Sie im Auswahlmenü Umbenennen. Geben Sie die gewünschte Beschriftung ein und übernehmen Sie die Änderung mit Enter auf Ihrer Tastatur. 24

25 Buttons verschieben Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Menüpunkt, der verschoben werden soll und wählen Sie anschließend im Auswahlfenster Ausschneiden. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in die Zeile mit dem Menüpunkt, vor oder hinter dem der ausgeschnittene Button eingefügt werden soll. Wählen Sie im Auswahlfenster Einfügen (vorher) oder Einfügen (danach). Speichern Sie zuletzt Ihre Änderungen. Inhaltsseite zuordnen Im Auswahlmenü rechts neben der Menüstruktur legen Sie fest, was beim Aufruf der Menüpunkte angezeigt werden soll. Wählen Sie Inhaltsseite. 25

26 Im Auswahlmenü rechts daneben können Sie nun die gewünschte Inhaltsseite zuordnen. Speichern Sie die Änderungen und aktualisieren Sie Ihre Website, um das Ergebnis online zu kontrollieren. Textänderungen in Kontaktformularen Kontaktformulare sind Module. Wenn Sie Änderungen am Text oberhalb der Eingabefelder vornehmen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wechseln Sie in der Administration Ihrer Website zur Lasche Module und klicken Sie auf Antwort- Formular. Oder wählen Sie alternativ den Menüpunkt Kontaktformulare im Express-Menü. 26

27 Klicken Sie in der Spalte Aktion auf den Link Formular Einstellungen bearbeiten. Scrollen Sie zum Bereich Formular Vorstellung und ändern Sie den Text im Editor wie gewünscht ab. Scrollen Sie ganz nach unten und speichern Sie die Änderungen. 27

28 Bildbearbeitung für das Internet Professionell bearbeitete Bilder sind eine elementare Grundvoraussetzung für den Erfolg einer Website. Schlechte Bilder zerstören den Gesamteindruck - selbst wenn das beste Produkt angeboten wird. Die nachfolgende Anleitung zeigt Ihnen die typischen Schritte bei der Bildbearbeitung, unabhäng davon, mit welchem Bildbearbeitungsprogramm Sie arbeiten. Wir setzen dafür die kostenfreie Software paint.net ein. Sie können sich bei Interesse die aktuelle Version z.b. hier herunterladen: Bilder zuschneiden Der richtige Ausschnitt unterstreicht die inhaltliche Aussage der Bilder und ist für den Betrachter angenehmer. Unabhängig davon wirkt das Bild professioneller und hat in der Regel eine kleinere Dateigröße und damit eine kürzere Ladezeit. Öffnen Sie Ihr Originalbild und wählen Sie mit dem Zuschneidewerkzeug den gewünschten Bildausschnitt aus. 28

29 Bilder verkleinern Unser Bild ist jetzt zwar professionell zugeschnitten, aber immer noch sehr groß. Gehen Sie bei der Verkleinerung wie folgt vor: 1. Überprüfen Sie den Wert im Feld Auflösung. Wir arbeiten im Internet mit einer Auflösung von 72 dpi. 2. Achten Sie darauf, dass das Häkchen für Seitenverhältnis beibehalten gesetzt ist, um eine proportionale Verkleinerung zu erhalten. 3. Geben Sie bei Höhe oder Breite den gewünschten Wert ein. Der zweite Wert wird daraufhin automatisch berechnet. 29

30 Bilder schärfen Durch die geringe Auflösung von nur 72 dpi im Internet (im Gegensatz zu mindestens 300 dpi im Druckbereich) ist ein Schärfen der Bilder von entscheidender Bedeutung für die optische Wirkung auf der Homepage. Hinweis: Speziell wenn Sie sehr große Bilder stark verkleinern, ist der Qualitätsgewinn enorm. 30

31 Helligkeit und Kontrast anpassen Gerade bei Amateurfotos ist eine Farbkorrektur von großer Bedeutung. Alle Bildbearbeitungsprogramme bieten hier unterschiedliche Lösungen an. Meistens wird es ausreichen, wenn Sie die Werte für Helligkeit und Kontrast anpassen. 31

32 Optimieren und speichern Speichern Sie das fertige Bild im.jpg -Format. Das Format JPEG erzeugt in der Regel schönere und kleinere Bilder als das GIF-Format, da JPEG mit der Einstellung "Millionen Farben" arbeitet - GIF hingegen kann maximal 256 Farben pro Bild darstellen. Je niedriger die Qualität (also je stärker die Komrimierung) desto kleiner wird die Dateigröße. Häufig wird mit einer Qualitätseinstellung zwischen 70% - 80% eine annehmbare Dateigröße (ideal < 20 KB) und eine ausreichende Bildqualität erreicht. Wichtiger Hinweis zu Dateinamen: Bitte vermeiden Sie Leerzeichen, Sonderzeichen und Umlaute. Nur so ist gewährleistet, dass alle Browser Ihr Bild korrekt anzeigen. 32

33 -Vorlagen, automatische Prozesse und Follow-Up-Newsletter Der Einsatz moderner Kommunikations-Systeme kann Ihren Internet-Erfolg erheblich steigern. Bis zu 80 Prozent des Umsatzes werden zwischen dem 5. und 12. Kundenkontakt generiert! Das Worldsoft ECMS bietet Ihnen alle Möglichkeiten, um schnell, einfach und preiswert aus Besuchern Kunden zu machen. Alle Anfragen über Ihre Website fliessen direkt in die Datenbank und werden richtig codiert. Mit personalisierten Rund- s und Follow-Up-Newslettern bauen Sie Vertrauen auf und schaffen die Grundlage für eine erfolgreiche Kundenbeziehung. Login in die Online-Verwaltung Wählen Sie in der Administration Ihrer Website die Lasche myadmin/ecms. Oder wählen Sie alternativ den gewünschten Bereich im Express-Menü. Tipp für Profis: Wenn Sie ausschließlich in der Online-Verwaltung arbeiten möchten, geben Sie in Ihrem Browser die folgende Internet-Adresse ein: 33

34 Benutzername und Passwort sind identisch mit den Zugangsdaten zu Ihrer Website. Hier haben Sie Zugriff auf alle Funktionen. -Vorlagen ändern Loggen Sie sich über einen der 3 oben beschriebenen Wege in Ihre Online-Administration ein. Wir zeigen Ihnen in dieser Anleitung exemplarisch den Weg über das Express-Menü. Wählen Sie im Bereich Enterprise-CMS den Menüpunkt Communication-Center. Wählen Sie die Lasche Aktionen. Klicken Sie im Feld Gruppen- auf Weiter zu den -Vorlagen. 34

35 Klicken Sie die Vorlage an, die Sie bearbeiten möchten. Ändern Sie den Text nach Wunsch. Hinweis: Bitte lesen Sie zur Bedienung des WYSIWYG-Editors die Erklärungen im Kapitel Inhaltsseiten bearbeiten. Hinweis: Das Makro #SEHR# dient der Personalisierung. Beim Versand werden alle Empfänger mit Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr usw. angesprochen. 35

36 Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf Dokument aktualisieren. Wichtig: Sie überschreiben damit die Ursprungs- . Speichern Sie deshalb nur, wenn Sie Ihre Änderungen sorgfältig kontrolliert haben. Neue -Vorlage erstellen Sie können beliebig viele weitere -Vorlagen erstellen. Idealerweise haben Sie dafür eine Muster-Vorlage eingerichtet und ändern nur den Text ab. Öffnen Sie die Vorlage und ändern Sie den Betreff Ändern Sie den Text nach Wunsch ab. 36

37 Ändern Sie Name und Beschreibung der Vorlage. Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf Als neue Vorlage speichern. Wichtig: Bitte klicken Sie nicht auf Dokument aktualisieren. Damit würden Sie Ihre Mustervorlage überschreiben. Rund- s versenden Im Communication Center selektieren Sie Ihre Adressen zum Versand der Newsletter. Wählen Sie hierzu erneut im Bereich Enterprise- CMS den Menüpunkt Communication-Center. Adressen filtern Wählen Sie einen Gruppencode aus, um die Adressen für Ihr Mailing zu filtern. Klicken Sie auf Gruppenfilter hinzufügen. 37

38 Wenn Sie mehrere Gruppen anschreiben möchten, wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Gruppencodes hinzugefügt sind. Filter anwenden Sie können nun Ihren definierten Filter anwenden. Alle Adressen, die Ihren Kriterien entsprechen, werden in die Adressauswahl aufgenommen. Klicken Sie auf Filter anwenden. Auswahl ansehen Klicken Sie auf Auswahl ansehen. Hier sehen Sie die Liste der gefundenen Adressen aus Ihrer Selektion. Bei Bedarf können Sie Datensätze aus der Liste entfernen. Markieren Sie dazu das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Von Auswahl löschen. Wenn Sie nur ausgewählte Adressen anschreiben möchten, markieren Sie diese und klicken Sie auf Nur ausgewählte Adressen beibehalten. 38

39 s versenden Wählen Sie zum Versand der s die Lasche Aktionen. Klicken Sie auf Weiter zu den -Vorlagen. Wählen Sie die gewünschte -Vorlage aus. Klicken Sie auf Vorschau. 39

40 Klicken Sie auf An alle versenden. Damit wird der Versand-Prozess automatisch und personalisiert gestartet. Sie werden nach erfolgreichem Versand per benachrichtigt. Follow-Up-Newsletter bearbeiten / hinzufügen Wenn Sie Follow-Up-Newsletter eingerichtet haben, erhalten Ihre Interessenten automatisiert weitere s in vorab definierten Zeitabständen. Hinweis: Bei jedem Datensatz ist hinterlegt, an welchem Datum er einer Gruppe zugewiesen wurde. Dieses Datum ist entscheidend für den Versand der s. Bitte lesen Sie hierzu die Informationen im Kapitel Adressen-Übersicht. Follow-Up-Newsletter bearbeiten Ihre vorhandenen Follow-Up-Newsletter finden Sie zu nachträglichen Bearbeitung im Bereich der E- Mail-Vorlagen. Rufen Sie die gewünschte Vorlage auf und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. 40

41 Follow-Up-Newsletter hinzufügen Erstellen Sie auf Basis einer vorhandenen -Vorlage oder Ihrer Muster-Vorlage einen weiteren Newsletter und speichern diesen unter neuem Namen ab. Wählen Sie im Bereich Enterprise-CMS des Express-Menüs den Menüpunkt Follow-Up Newsletter. Öffnen Sie den gewünschten Follow-Up-Newsletter zur Bearbeitung 41

42 Legen Sie fest, wie viele Tage nach dem Eintrag die versendet werden soll und weisen Sie den Newsletter zu. Hinweis: An dieser Stelle können Sie auch weitere Gruppen hinzufügen, bestimmte Gruppen ausschliessen oder z.b. auch die Versand-Uhrzeit ändern. Klicken Sie abschließend auf FollowUp-Newsletter hinzufügen und Speichern Sie Ihre Eingaben. So können Sie beliebig viele weitere Newsletter hinzufügen. 42

43 Adressen-Übersicht Jeder Eintrag in Ihrer Datenbank, der über ein Kontaktformular Ihrer Website kommt, wird protokolliert und codiert. Wenn Sie Datensätze manuell anlegen, können Sie die gewünschten Angaben selbst hinzufügen. Wählen Sie im Bereich Enterprise-CMS des Express-Menüs den Menüpunkt Adressenverwaltung. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und klicken Sie auf Suchen. Im Adressdatensatz finden Sie nicht nur die Informationen, die der Besucher hinterlassen hat, sondern sehen auch, über welches Formular er sich angemeldet hat und welchen Gruppen er zugeordnet ist. Hier wird auch protokolliert, wann welche Follow- Up-Newsletter verschickt wurden. 43

44 Über den Button Details / Ändern im Bereich Kontakt-Adresse haben Sie die Möglichkeit, den Datensatz zu bearbeiten. Änderungen an den Gruppencodes nehmen Sie über den Button Gruppen verwalten im Bereich Gruppen-Kodierung vor. Hier lassen sich weitere Gruppen zuordnen bzw. bestehende Codierungen löschen und bearbeiten. 44

45 Gruppencodes anlegen Wenn Sie weitere Gruppencodes benötigen, können Sie diese sehr einfach selbst anlegen und den Datensätzen zuordnen. Wählen Sie dazu erneut im Bereich Enterprise- CMS des Express-Menüs den Menüpunkt Adressenverwaltung. Klicken Sie in der linken Navigation den Button Adressen und den Unterpunkt Gruppenverwaltung an. Klicken Sie auf Neue Gruppe hinzufügen. Die Adressverwaltung des ECMS benötigt 2 Dinge, um mit den Gruppen arbeiten zu können: Eine Haupt- und eine Untergruppe. Tragen Sie die gewünschten Namen ein und speichern Sie die neue Gruppe mit Gruppe hinzufügen. Hinweis: Eine Hauptgruppe kann beliebig viele Untergruppen enthalten. Weitere Untergruppen fügen Sie hinzu, indem Sie die Hauptgruppe in der Listenansicht öffnen. 45

46 Geben Sie den Namen der weiteren Untergruppe ein und speichern Sie mit Untergruppe hinzufügen. Die neue Untergruppe steht Ihnen damit ab sofort zur Codierung Ihrer Datensätze zur Verfügung. -Adressen verwalten und einrichten Zur Einrichtung und Verwaltung Ihrer Adressen wählen Sie im Bereich Mein Benutzerkonto des Express-Menüs den Menüpunkt -Konten. 46

47 Im sich daraufhin öffnenden Fenster erhalten Sie die Serverdaten, die Sie für das Einrichten der Postfächer im -Clienten benötigen bzw. einen direkten Link zum Webmailer, mit dem Sie Ihre E- Mails auch von unterwegs einsehen können. Hinweis: Im Regelfall sind nur die (identischen) Adressen in den Zeilen SMTP und POP3 erforderlich. Unter der Überschrift Mailboxes können Sie die Postfächer erstellen. In das Feld -Adresse tragen Sie den gewünschten Namen der Adresse ein und in das Feld Passwort das Passwort. Klicken Sie anschließend auf das Hinzufügen -Symbol. Zunächst hat das Postfach noch den Status WAIT4C warten Sie einige Sekunden und klicken dann auf das Aktualisieren-Symbol. Der Status sollte sich in ONLINE ändern. 47

48 Sie sehen jetzt den Namen der -Adresse und daneben das dazugehörige Passwort. Über das Editieren -Symbol neben dem Passwort können Sie die Angabe ändern. Ganz rechts finden Sie einen Mülleimer, mit dem das Postfach gelöscht werden kann und einen Brief, über den Sie direkten Zugriff auf das Konto per Webmail erhalten. Das Einrichten von -Weiterleitungen läuft nach dem gleichen Prinzip ab. In Das Feld - Adresse tragen Sie die gewünschte Adresse ein und bei weiterleiten nach das Ziel. Achten Sie darauf, dass bei weiterleiten nach die komplette Adresse eingetragen werden muss und nicht nur der Teil, der vor steht. Hinweis: Weiterleitungen sind nur Worldsoft-intern möglich. Sie können also eine Weiterleitung auf eine andere bei Worldsoft gehostete Domain vornehmen, nicht aber z. B. zu GMX oder T-Online. Einrichtung des -Clienten Richten Sie nun die neu angelegten - Postfächer in Ihrem -Programm ein. Aufgrund der Vielzahl der vorhanden Programme und der unterschiedlichen Handhabung ist an dieser Stelle nur das grundsätzliche Prinzip erklärt. Die benötigten Angaben sind stets identisch. Die Grafik rechts zeigt den Reiter Extras mit dem Unterpunkt Kontoeinstellungen am Beispiel Outlook

49 Wählen Sie den -Dienst aus POP3 / IMAP aus. Wählen Sie Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren Wählen Sie Internet- . 49

50 Geben Sie die Benutzerinformationen ein und klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Hinweis: Der Benutzername ist immer identisch mit der -Adresse. Die Serverinformationen finden Sie an der Stelle, an der Sie auch die Postfächer eingerichtet haben. 50

51 Wählen Sie den Menüpunkt Postausgangsserver. Setzen Sie im folgenden Dialogfenster einen Haken bei Server erfordert Authentifizierung. Diese Einstellung bewirkt, dass Outlook sich vor dem Versenden einer Nachricht mit den eingegebenen Zugangsdaten am Server anmeldet. Wichtig: Ohne den Haken empfangen Sie zwar Nachrichten, können aber keine versenden. Bestätigen Sie die weiteren Abfragen mit OK und richten Sie das neue Konto fertig ein. Das Postfach ist anschließend funktionsfähig und kann für Ihren -Verkehr genutzt werden. 51

52 Verwaltung des Kundenkontos Als Kunde erreichen Sie die Worldsoft Kunden-Admin sehr einfach über folgenden Link: Nach dem Login haben Sie Zugriff auf die Verwaltung Ihres Benutzerkontos. Alternativ erreichen Sie die einzelnen Bereiche über das Express-Menü Ihrer Website. Benutzerdaten Verwalten und ändern Sie Ihre persönlichen Daten. Hinweis: Sie können nur bestimmte Teile Ihres Adressdatensatzes selbst ändern. Wenn Sie Änderungen an den deaktivierten Feldern vornehmen möchten, wenden Sie sich bitte an den Worldsoft Support. Die Kontaktadressen finden Sie unter Menüpunkt Support. 52

53 Rechnungen, Provisionen und Gutschriften Hier finden Sie einen Überblick Ihrer Rechnungen, Provisionen und Gutschriften. Abonnements Hier finden Sie eine Übersicht Ihrer Abonnements und können nachsehen, wann die nächsten Rechnungen fällig werden. Domains In diesem Bereich finden Sie eine Liste Ihrer bei Worldsoft gehosteten Domains. Kündigungen Falls Sie einmal einen Service kündigen möchten, werden Sie hier durch den Kündigungsprozess geführt. Worldsoft Shop Hier können Sie neue Domains registrieren oder weitere Dienstleistungen einkaufen. 53

54 Nachwort Dieses E-Book ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb des Urhebergesetzes ist ohne Zustimmung der Autoren unzulässig und strafbar. Die unentgeltliche oder kostenpflichtige Weitergabe an Worldsoft Website-Kunden ist erlaubt. Jede anderweitige unentgeltliche oder kostenpflichtige Weitergabe ist ausdrücklich untersagt. Haftungsausschluss: Die Inhalte dieser Publikationen wurden sorgfältig recherchiert, aber dennoch haften die Autoren nicht für die Folgen von Irrtümern, mit denen die vorliegenden Texte behaftet sein könnten. Bildnachweis: Copyright: Eigene Bilder Worldsoft AG, Fotolia, Erich Weber Consulting & 0711-Netz Stand