Noerr LLP DawnRaid Guideline

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1 Noerr LLP DawnRaid Guideline

2 Inhaltsverzeichnis 1. Benachrichtigung 4 2. Identitäts- und Legitimationsprüfung 5 FKS (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) 5 3. Richtige Vorbereitung 7 Warten auf Rechtsbeistand 7 Bestimmung des Prüfungsgegenstands 7 Bestimmung des Durchsuchungsgegenstandes 7 Shadowing - Begleitung der Beamten 8 Raum für die Durchsicht von Unterlagen 8 Interne Kommunikation 9 4. Wer und was geprüft werden darf (anlassunabhängige Prüfung) 10 Räume und Unterlagen im Unternehmen 10 Räume und Unterlagen außerhalb des Unternehmens Wer und was durchsucht werden darf 11 Räume und Unterlagen im Unternehmen 11 Räume und Unterlagen außerhalb des Unternehmens Mitwirkung an der Prüfung/Durchsuchung 13 Anlassunabhängige Prüfung 13 Durchsuchung Was dürfen die Beamten mitnehmen 14 Anlassunabhängige Prüfung 14 Durchsuchung 14 Dinglicher Arrest 15 Versiegelung von Räumen Beantwortung von Fragen 16 Anlassunabhängige Prüfung 16 Durchsuchung Zugriff auf die IT 18 Anlassunabhängige Prüfung 18 Durchsuchung 18

3 10. Am Ende der Prüfung bzw. Durchsuchung 19 Anlassunabhängige Prüfung 19 Durchsuchung 19

4 1. BENACHRICHTIGUNG Benachrichtigen Sie unmittelbar nach Eintreffen der Beamten die folgenden Personen: Geschäftsführung und, sofern vorhanden, Leiter der Rechtsabteilung, Compliance Officer Ihres Unternehmens Leiter der Personalabteilung. Kontaktieren Sie das Noerr Dawn Raid Team. Benennen Sie den Beamten eine der oben genannten Personen als Koordinator und Ansprechpartner, insbesondere für den Fall, das externe anwaltliche Unterstützung kurzfristig nicht zu erwarten ist.

5 2. IDENTITÄTS- UND LEGITIMATI- ONSPRÜFUNG Stellen Sie die Identität der Beamten anhand der Dienstausweise fest und notieren Sie deren Namen und Funktion. Prüfen Sie im Rahmen von Durchsuchungen außerdem die Legitimation der Beamten in Form des Gerichtsbeschlusses. FKS (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) Die FKS ist Teil der Zollverwaltung und nimmt die Prüfung oder Durchsuchung vor. Regelfall der Überprüfung ist eine (verdachts- bzw. anlassunabhängige) Prüfung durch die Zollverwaltung. Erkenntnisse, die im Rahmen der Prüfung gewonnen werden, können Anlass für die Eröffnung eines Ermittlungsverfahrens sein, wenn sie den Verdacht von Straftaten und Ordnungswidrigkeiten zulassen. Liegt bereits ein Anfangsverdacht vor, handelt die FKS als Ermittlungsbehörde der Staatsanwaltschaft und bedarf für die Durchsuchung und Beschlagnahme eines Gerichtsbeschlusses. Um welchen Anlass der Überprüfung handelt es sich? Eine (anlassunabhängige) Prüfung als reine Kontrollmaßnahme? Sie sind grundsätzlich nur verpflichtet, das Betreten der Büros bzw. Grundstücke und die Feststellung der Personalien der Anwesenden zu dulden. Eine eigenständige Durchsuchung durch die Beamten und die Beschlagnahme von Unterlagen ist nur zulässig, wenn der leitende Ermittlungsbeamte aufgrund eines Anfangsverdachts ein Ermittlungsverfahren einleitet. Wird eine solche Anordnung nicht getroffen, sind Sie lediglich verpflichtet, den Beamten die angeforderten Unterlagen zu bringen bzw. auszuhändigen. eine Durchsuchungs-/Beschlagnahmeanordnung eines deutschen Gerichts? Sie sind verpflichtet, das Betreten von Büros, die eigenständige Durchsuchung und ggf. die Beschlagnahme durch die FKS zu dulden. Die Duldungspflicht gilt nur für die im Beschluss genannten Unternehmen und Räume bzw. Grundstücke bzw. für die dort aufgeführten Sachen. Prüfen Sie deshalb genau, welches Unternehmen und welche Räume bzw. welche Grundstücke im Beschluss genannt werden. Beantworten Sie zunächst keine Fragen zum Untersuchungsgegenstand, sondern treffen Sie Vorbereitungen für die Durchsuchung. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Richtige Vorbereitung". Lassen Sie sich eine Ausfertigung des Beschlusses bzw. der Anordnung geben und senden Sie einen Scan bzw. Fax dieses Dokuments an: Geschäftsführung und, falls vorhanden, Leiter der Rechtsabteilung, Compliance Officer Ihres Unternehmens, Leiter der Personalabteilung

6 Noerr Dawn Raid Team. In Ausnahmefällen, etwa bei Gefahr im Verzug kann ausnahmsweise auch eine mündliche Durchsuchungs-/Beschlagnahmeanordnung durch die Beamten der FKS ergehen. Weitere Details zum Umfang der Durchsuchungsrechte finden Sie im Abschnitt "Was dürfen die Beamten mitnehmen?".

7 3. RICHTIGE VORBEREITUNG Warten auf Rechtsbeistand Bitten Sie den leitenden Ermittlungsbeamten, mit dem Beginn der Durchsuchung zu warten, bis Ihr Rechtsbeistand - Vertreter der Rechtsabteilung oder ein Mitglied des Noerr Dawn Raid Teams - eingetroffen ist. Häufig sind die Beamten bereit, eine gewisse Zeit zu warten, wenn sie sich währenddessen frei bewegen, bereits Sicherungsmaßnahmen wie das Versiegeln von Büros oder Aktenschränken treffen können, und ihnen versichert wird, dass keine Unterlagen beiseite geschafft werden. Beachten Sie bitte, dass die Beamten grundsätzlich nicht verpflichtet sind, Ihrer Bitte nachzukommen und zu warten. Sind die Beamten bereit zu warten, bieten Sie ihnen für die Wartezeit einen separaten Raum an, in dem die Beamten keinen unmittelbaren Zugriff auf physische oder elektronische Dokumente haben, keine Gespräche mithören und keine Mitarbeiter befragen können. Bestimmung des Prüfungsgegenstands Bei der anlassunabhängigen Prüfung liegt gerade kein bestimmter Verdacht von Verstößen gegen das Unternehmen vor. Die Maßnahme dient der Kontrolle. Prüfungsgegenstand ist damit die Feststellung der Personalien aller Anwesenden zu den üblichen Geschäftszeiten und die im Zusammenhang mit der Beschäftigung stehenden Unterlagen, aus denen sich Art, Umfang und Dauer der Beschäftigung und der Vergütung ergibt. Bestimmung des Durchsuchungsgegenstandes Die Durchsuchung bedarf grundsätzlich eines Gerichtsbeschlusses, der Gegenstand und Umfang der Durchsuchung festlegt und auch Beschlagnahmeanordnungen enthalten kann. Liegt ein Gerichtsbeschluss vor, lesen Sie sich diesen eingehend durch und prüfen Sie die nachfolgenden Punkte: Welche Gesellschaft, welche Unternehmens- oder Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens sind betroffen? Richtet sich das Verfahren gegen das Unternehmen oder gegen einen Kunden/Zulieferer/sonstigen Dritten? Auf welchen Zeitraum bezieht sich der Untersuchungsgegenstand? Welches Fehlverhalten wird dem Unternehmen bzw. dessen Organen oder Mitarbeitern oder dem Dritten vorgeworfen? Welche Dauer soll die Untersuchung haben? Erkundigen Sie sich bitte bei dem leitenden Ermittlungsbeamten, wie die Beamten bei der Durchsuchung vorgehen wollen. Bitten Sie die Beamten der FKS, Geschäftsgeheimnisse vertraulich zu behandeln. Stellen Sie, soweit möglich, eine Kopie des Beschlusses schon vorab Ihrem Rechtsbeistand per Fax oder zur Verfügung.

8 Sofern der Gerichtsbeschluss keine Angaben enthält, bitten Sie den leitenden Beamten um entsprechende Auskunft. Notieren Sie sich bitte alle Antworten, welche Ihnen die Beamten auf Ihre Fragen geben. Shadowing - Begleitung der Beamten Sie dürfen und sollten die Beamten bei der Prüfung bzw. Durchsuchung begleiten. Stellen Sie nach Möglichkeit die Begleitung jedes Beamten bzw. jedes Prüfungs- und Durchsuchungsteams durch Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder ein Mitglied des Noerr Dawn Raid Teams sicher. Dies liegt nicht nur im Interesse des Unternehmens, sondern ermöglicht auch einen reibungsloseren und zügigen Ablauf der Prüfung bzw. Durchsuchung für die Beamten, da Ihnen Ansprechpartner zur Seite stehen. Sofern möglich, sollte die Begleitung aus mindestens zwei Personen bestehen: Führungskraft/leitender Mitarbeiter (z. B. für Fragen zum Unternehmen oder den Geschäftsbereichen); Assistent/in (für Notizen und unterstützende Tätigkeiten). Geben Sie den Mitarbeitern bitte folgende Anweisungen: Notieren Sie alle Fragen, die die Beamten stellen, und Ihre Antworten hierauf. Notieren Sie, welche Räume betreten und welche Unterlagen geprüft werden. Im Rahmen der Durchsuchung werden die Beamten die Unterlagen und Datenspeicher umfassend beschlagnahmen. Die FKS ist nicht verpflichtet, hiervon vor Beschlagnahme eine Kopie zu erstellen oder das Erstellen einer Kopie zu dulden. Bitten Sie die Beamten der FKS gleichwohl darum, Kopien zu erstellen oder fertigen Sie von jeder Unterlage, die die Beamten kopieren soweit möglichst eine Kopie an. Dokumente, nach denen ausdrücklich gefragt wird, sollten Sie zur Vermeidung von Zufallsfunden zur Durchsicht heraussuchen, einer Sicherstellung im Rahmen einer Durchsuchung widersprechen und auf förmliche Beschlagnahme bestehen. Stellen Sie sicher, dass genügend Mitarbeiter der IT-Abteilung bereitstehen, um den Beamten schnell Zugang zu den gewünschten Daten zu verschaffen und ggf. Datenträgerabzüge anzufertigen (z. B. Kopien von USB-Sticks und Festplatten). Stellen Sie bitte sicher, dass auch bei den Gesprächen zwischen den Mitarbeitern der IT-Abteilung und den Beamten festgehalten wird, welche Fragen gestellt, welche Antworten gegeben und welche Daten gesucht, kopiert bzw. sichergestellt werden. Raum für die Durchsicht von Unterlagen Bieten Sie den Beamten die Nutzung eines gesonderten Raumes an, wohin ihnen alle angeforderten Unterlagen zur Sichtung gebracht werden können. In der Regel wird die FKS im Rahmen der Durchsuchung keine Sichtung durchführen, sondern die Unterlagen und Datenspeicher umfassend beschlagnahmen. Beachten Sie bitte, dass die Beamten nicht verpflichtet sind, das Angebot eines gesonderten Prüfungs- oder Untersuchungsraumes anzunehmen. Sofern sich die Beamten dennoch mit einer Sichtung in einem separaten Raum einverstanden erklären, stellen Sie bitte sicher, dass der Raum über mindestens einen Fotokopierer verfügt. Notieren Sie, welche Unterlagen angefordert werden.

9 Interne Kommunikation Informieren Sie alle Mitarbeiter an Ihrem Unternehmensstandort, dass eine Prüfung bzw. Durchsuchung durch die FKS stattfindet. Sprechen Sie vorab mit dem leitenden Ermittlungsbeamten über die beabsichtigte Mitteilung an die Mitarbeiter, um etwaige Irritationen zu vermeiden. Senden Sie ein Rundschreiben per oder - bei kleineren Standorten - informieren Sie die Mitarbeiter per Durchsage. Bei einem größeren Standort informieren Sie bitte die Leiter der einzelnen Abteilungen und bitten Sie diese, ihre Abteilungsmitarbeiter entsprechend zu informieren. Ermahnen Sie Ihre Mitarbeiter, über die Untersuchung Stillschweigen zu wahren. Betonen Sie in der internen Benachrichtigung Folgendes: Alle Mitarbeiter sollen grundsätzlich mit den Beamten kooperieren. Fragen zur Person (Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit) müssen beantwortet werden. Bei Fragen zum Unternehmen, zur Geschäftstätigkeit und zu konkreten Sachverhalten sollen die Mitarbeiter an ihren jeweiligen Vorgesetzten verweisen. Die Mitarbeiter dürfen unter keinen Umständen Dokumente vernichten, verstecken oder s löschen. Die Mitarbeiter sollen über die Tatsache der Untersuchung Stillschweigen bewahren und insbesondere keine Informationen nach außen dringen lassen (z. B. an Kunden, Wettbewerber, Presse, Familie oder sonstige Dritte; keine Twitter-Nachrichten oder Terminabsagen unter Hinweis auf die Durchsuchungsmaßnahmen).

10 4. WER UND WAS GEPRÜFT WER- DEN DARF (ANLASSUNABHÄNGI- GE PRÜFUNG) Räume und Unterlagen im Unternehmen Die FKS hat das Recht, Geschäftsräume und Grundstücke des Arbeitgebers, des Auftraggebers sowie des Entleihers während der Arbeitszeit der dort tätigen Personen zu betreten. Personalien können von allen in den Geschäftsräumen oder auf dem Grundstück Anwesenden durch Befragung und Ausweisaushändigung überprüft werden. Ausländer sind ferner verpflichtet, ihren Pass, Passersatz oder Ausweisersatz und ihren Aufenthaltstitel, ihre Duldung oder ihre Aufenthaltsgestattung auf Verlangen vorzulegen und, sofern sich Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen ausländerrechtliche Vorschriften ergeben, zur Weiterleitung an die zuständige Ausländerbehörde zu überlassen. Bei der Personenfeststellung kann es auch zu vorläufigen Festnahmen seitens der Beamten kommen. Leisten Sie keinen Widerstand und verhalten Sie sich kooperativ. Die FKS kann von allen anwesenden Personen Auskünfte hinsichtlich der Beschäftigungsverhältnisse oder der Tätigkeiten einholen. Verstöße gegen diese Mitwirkungspflicht können mit einem Bußgeld geahndet werden. Sie darf Einsicht in von den Beteiligten mitgeführte oder im Unternehmen vorhandene Unterlagen nehmen, von denen anzunehmen ist, dass aus ihnen Umfang, Art oder Dauer ihrer Beschäftigungsverhältnisse oder Tätigkeiten hervorgehen oder abgeleitet werden können. z.b. Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Meldeunterlagen, Nachweise über gezahlte Löhne und Arbeitszeitaufzeichnungen, Bücher und andere Geschäftsunterlagen. Die Einsichtnahme ist auch in die Unterlagen gestattet, aus denen die Vergütung der Dienst- oder Werkleistungen und der Leiharbeitsverhältnisse hervorgeht. Auch in Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere aussagekräftige Unterlagen über ausgeführte Werk- oder sonstige Leistungen darf Einsicht genommen werden. Die Beamten der FKS dürfen Fahrzeuge zur Überprüfung anhalten. Räume und Unterlagen außerhalb des Unternehmens Befinden sich Unterlagen bei Dritten (z.b. Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer) so hat der Arbeitgeber im Rahmen seiner Mitwirkungspflicht alles zu tun, um die Einsichtnahme zu ermöglichen; ein Betretungsrecht bei Dritten hat die FKS jedoch nicht.

11 5. WER UND WAS DURCHSUCHT WERDEN DARF Grenze jeder Durchsuchung und Beschlagnahme ist der Gegenstand des Gerichtsbeschlusses. Räume und Unterlagen im Unternehmen Folgende Räumlichkeiten, Gegenstände und Personen dürfen durch die Beamten grundsätzlich durchsucht werden: Gebäude und Geschäftsräume, die dem Unternehmen gehören oder von diesem genutzt werden, Schreibtische, Schränke, Aktenarchive, Geschäftsfahrzeuge (auch wenn teilweise privat genutzt), Aktentaschen, Handtaschen, Laptops, Smartphones und Handheld-Computer, Papierkörbe, Daten auf den Servern des Unternehmens, Personen auf dem Geschäftsgelände. Im Rahmen der Durchsuchung wird in der Regel keine Sichtung durchgeführt, sondern Unterlagen und Datenträger umfassend beschlagnahmt. Sollte es doch zu einer Sichtung, z.b. wegen der Vielzahl an Unterlagen und Datenträgern, kommen, sind die Beamten berechtigt, alle Unterlagen des Unternehmens durchzusehen, da nie ausgeschlossen werden kann, dass sich Unterlagen in sachfremden Bereichen befinden. WICHTIG: Bei dringendem Tatverdacht kann bereits ein Haftbefehl erlassen worden sein. Verhalten Sie sich kooperativ und leisten Sie keinen Widerstand bei einer Festnahme. Machen Sie keine Aussagen zur Sache und bestehen Sie auf Ihrem Recht, Ihren Rechtsanwalt zu kontaktieren. Auch bei vorläufigen Festnahmen gilt: Verhalten Sie sich kooperativ und leisten Sie keinen Widerstand. Was dürfen die Beamten nicht untersuchen? Rein private Unterlagen, Dokumente und Gegenstände (bspw. Fahrzeuge), die unternehmensfremden Dritten gehören. Für Korrespondenz mit Anwälten gelten gewisse Sonderregeln: Die interne Korrespondenz mit der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens dürfen die Beamten durchsuchen und auch beschlagnahmen. Bei der Korrespondenz mit externen Anwälten gilt: Sofern die Untersuchung durch die FKS im Rahmen eines laufenden Ermittlungsverfahrens durchgeführt wird, ist Korrespondenz, die zur Verteidigung in diesem Verfahren erstellt wurde, vor jedem Zugriff der Beamten geschützt. Kennzeichnen Sie Korrespondenz mit externen Anwälten als rechtlich privilegiert / "Attorney-Client-Privilege".

12 Fragen Sie in Zweifelsfällen Ihre Rechtsabteilung oder Ihren Rechtsbeistand vor der Übergabe an die Beamten, ob das Dokument als geschützt gilt. Ist nur ein Teil des Dokuments geschützt, schwärzen Sie diesen Teil vor Übergabe des Dokuments an die Beamten. Teilen Sie den Beamten den Grund für die Schwärzung mit. Beachten Sie: Die Beamten sind grundsätzlich nicht berechtigt, die Unterlagen kursorisch zu prüfen, um festzustellen, ob sie tatsächlich geschützt sind. Verweigern Sie eine oberflächliche Einsichtnahme, werden die Beamten die fraglichen Unterlagen allerdings in der Regel beschlagnahmen und in einem versiegelten Umschlag mitnehmen. Über die Zulässigkeit der Beschlagnahme und die Schutzwürdigkeit der Dokumente muss dann ein Gericht entscheiden. Erst wenn das Gericht die Beschlagnahme bestätigt, dürfen die Beamten die Unterlagen einsehen. Zur Klarstellung und als Warnhinweis sollte der Umschlag mit den Unterlagen durch die Aufschrift "Rechtlich privilegierte Unterlagen - Einsichtnahme durch Ermittlungsbehörde nur aufgrund gerichtlicher Entscheidung zulässig" gekennzeichnet werden. Räume und Unterlagen außerhalb des Unternehmens Beamte dürfen unternehmensfremde Räumlichkeiten (z. B. Privatwohnungen), Gegenstände (z. B. Koffer, Pkw, Tresor) und Personen nur dann durchsuchen, wenn eine solche Maßnahme von der gerichtlichen Durchsuchungs- und Beschlagnahmeanordnung ausdrücklich gedeckt ist.

13 6. MITWIRKUNG AN DER PRÜ- FUNG/DURCHSUCHUNG Anlassunabhängige Prüfung Die Beamten sind grundsätzlich nur dazu berechtigt, Räume zu betreten. Das Unternehmen ist allerdings verpflichtet, die von den Beamten angeforderten Geschäftsunterlagen vorzulegen. Sofern sich die Beamten damit einverstanden erklären, sollten ihnen alle angeforderten Unterlagen in einen gesonderten Raum gebracht werden. Sind die Beamten mit diesem Vorgehen nicht einverstanden, sollte jeder Beamte bzw. jedes Untersuchungsteam von Mitarbeitern des Unternehmens begleitet werden. Durchsuchung Die Beamten sind grundsätzlich berechtigt, alle Räume, Gegenstände und Personen selbst zu durchsuchen. Auch hier sollte jeder Beamte bzw. jedes Untersuchungsteam von Mitarbeitern des Unternehmens begleitet werden (siehe im Detail im Abschnitt Richtige Vorbereitung ).

14 7. WAS DÜRFEN DIE BEAMTEN MITNEHMEN Anlassunabhängige Prüfung Die Beamten sind grundsätzlich nicht berechtigt, Original-Dokumente mitzunehmen. Sie sind aber berechtigt, Kopien anzufertigen und diese mitzunehmen. Eine Ausnahme kann für anwesende Ausländer bestehen, sofern sich Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen ausländerrechtliche Vorschriften ergeben. In diesem Fall ist der Pass, Passersatz oder Ausweisersatz und der Aufenthaltstitel, die Duldung oder die Aufenthaltsgestattung den Beamten auf Verlangen vorzulegen und zur Weiterleitung an die zuständige Ausländerbehörde zu überlassen. Sofern die Unterlagen Geschäftsgeheimnisse beinhalten, kennzeichnen Sie diese mit Vertraulich / Geschäftsgeheimnisse. Wenn Unterlagen unvollständig sind, erklären Sie den Beamten den Grund und sichern Sie ihnen zu, die Unterlagen unverzüglich zu vervollständigen und Kopien nachzureichen. Durchsuchung Die Beamten sind berechtigt, Originaldokumente und Datenträger sicherzustellen, soweit das Vorgehen vom Gerichtsbeschluss gedeckt ist. Nur bei Gefahr im Verzug können Gegenstände auch ohne Gerichtsbeschluss beschlagnahmt werden. Gefahr im Verzug liegt regelmäßig vor, wenn zu befürchten ist, dass ein Schaden eintreten würde oder ein Beweismittel verloren ginge, wenn nicht an Stelle des Gerichts eine andere Behörde, namentlich die FKS, tätig würde. In der Regel besteht bei der Prüfung durch die FKS keine Gefahr im Verzug, da diese in der Lage ist, das Gebäude oder das Grundstück zu sichern. Die Beamten müssen also in diesem Fall die Staatsanwaltschaft benachrichtigen, die wiederum einen Antrag eines Durchsuchungs- und Beschlagnahmebeschlusses bei Gericht stellt. Erreicht die Staatsanwaltschaft das Gericht nicht, kann sie die Anordnung bei Gefahr im Verzug selbst erlassen. Liegt Gefahr im Verzug vor und kann weder die Staatsanwaltschaft noch das Gericht erreicht werden, kann die FKS als Ermittlungsperson der Staatsanwaltschaft die Anordnung selbst erlassen. Jedenfalls wird die Überprüfung bis zum Vorliegen einer Entscheidung unterbrochen. Die Beamten sind nicht verpflichtet, dem Unternehmen zu gestatten, Kopien der sichergestellten Unterlagen zu fertigen. In der Regel ist das Kopieren aller Unterlagen zu zeitintensiv. Dennoch sollte höflich das Anfertigen der Kopien angefragt werden, die für den Betrieb des Unternehmens zwingend erforderlich sind. Zur Herausgabe von Passwörtern für den Zugriff auf Datenträger und Computer sind Sie nicht verpflichtet (da die Hardware, z.b. Festplatte, Laptop, Server usw., in der Regel ohnehin beschlagnahmt wird, besteht hierfür auch keine Notwendigkeit). Falls es doch zu einer Sichtung vor Ort kommen sollte, können aber - nach Absprache mit dem jeweiligen Abteilungsleiter/ Geschäftsführer Passwörter zum Schutz vor einer ansonsten möglicherweise erfolgenden Beschlagnahme herausgegeben werden. Ebenso kann es von Vorteil sein, den Beamten Hinweise zu geben, wo sich die Unterlagen befinden, die vom Gegenstand der Durchsuchungsanordnung umfasst sind. Dadurch kann das Risiko einer umfassenden Beschlagnahme und damit von "Zufallsfunden" verringert werden.

15 WICHTIG: Erklären Sie Sie unabhängig von einer generellen Kooperation bei den Ermittlungen grundsätzlich immer einen Widerspruch gegen die Sicherstellung von Unterlagen oder Gegenständen, da Ihr Unternehmen andernfalls Rechtsschutzmöglichkeiten verliert. Im Fall eines Widerspruch muss die Zulässigkeit der Beschlagnahme durch ein Gericht geprüft werden. Halten Sie deshalb Ihren Widerspruch schriftlich fest! Liegt tatsächlich einmal Gefahr im Verzug vor, kann die Beschlagnahmeanordnung auch der leitende Ermittlungsbeamte aussprechen. Haben Sie jedoch Ihren Widerspruch erklärt, muss die Anordnung nachträglich gerichtlich geprüft und bestätigt werden. Dinglicher Arrest Sind die Ermittlungen derart fortgeschritten, dass eine hohe Wahrscheinlichkeit für eine Verurteilung besteht, können die Beamten zur Sicherung von Nachzahlungsforderungen des Staates Bargeld und Wertgegenstände (Schmuck, Wertpapiere, PKW etc.) pfänden (sog. dinglichen Arrest). Hierfür ist aber eine Arrestanordnung eines Richters oder der Staatsanwaltschaft erforderlich. Lassen Sie sich diese aushändigen und fertigen Sie eine Kopie an. Leiten Sie diese weiter an: Geschäftsführung und, falls vorhanden, Leiter der Rechtsabteilung, Compliance Officer Ihres Unternehmens, Noerr Dawn Raid Team. Bewegliches Vermögen und Forderungen werden zugunsten des Staates gepfändet. Dabei können Wertgegenstände auch mitgenommen werden. Gepfändetes Bargeld wird stets mitgenommen und hinterlegt. Für Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte wird eine Arresthypothek bestellt. Versiegelung von Räumen In der Regel dauert die Durchsuchung einen Tag an. Es kann vorkommen, dass die Beamten Unterlagen in einem Umfang anfordern, der eine Sichtung an einem Tag unmöglich macht. Allerdings werden in den meisten Fällen die Unterlagen umfassend beschlagnahmt, sodass eine weitere Sichtung auch nicht erforderlich ist. Kommt es dennoch zu diesem Fall, werden die Unterlagen regelmäßig in einem separaten Raum auf dem Unternehmensgelände gesichert und die Durchsuchung am folgenden Tag fortgesetzt. Der Aufbewahrungsraum wird sodann durch die Beamten versiegelt. Achten Sie darauf, dass nach der Versiegelung niemand versucht, Zutritt zu den Räumen zu erlangen, da jeder Bruch der Versiegelung mit einem Bußgeld geahndet werden kann! Stellen Sie durch deutliche Warnhinweise und ggf. durch Abstellung eines Mitarbeiters des Sicherheitsdienstes sicher, dass niemand in den Raum zu gelangen versucht und die Versiegelung nicht verletzt wird (bspw. durch Putzkolonne)! Das bloße Abschließen der Tür ist nicht ausreichend.

16 8. BEANTWORTUNG VON FRAGEN Grundsätzlich sollten Sie jedes Mal mit Ihrem Rechtsbeistand aus der Rechtsabteilung oder dem Noerr Dawn Raid Team zunächst abklären, ob, in welchem Umfang und auf welche Weise eine Frage beantwortet wird. Anlassunabhängige Prüfung Fragen zur Person müssen alle Anwesenden beantworten. Dies umfasst Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit. Eine Zuwiderhandlung kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Für Fragen zu dem überprüften Lebenssachverhalt gilt Folgendes: Fragen über Art, Umfang und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses oder der Tätigkeit sind grundsätzlich im Rahmen der Mitwirkungspflicht zu beantworten. Verstöße gegen diese Mitwirkungspflicht können mit einem Bußgeld geahndet werden. Kristallisiert sich nach Art der Befragung heraus, dass ein Verstoß gegen Vorschriften möglich erscheint, verweisen Sie auf Ihre Zeugen- und Beschuldigtenrechte (siehe dazu sogleich unter Durchsuchung). Achtung: Ergibt sich im Rahmen einer anlassunabhängigen Prüfung der Anfangsverdacht einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit, ist die Prüfung abzubrechen und ein Ermittlungsverfahren einzuleiten. Es ist daher genau darauf zu achten, wann diese Verdachtsschwelle überschritten ist. Bieten Sie den Beamten an, schwierig einzustufende Fragen schriftlich zu beantworten. Notieren Sie hierzu die konkreten Fragen. Konsultieren Sie vor einer Antwort Ihre Rechtsabteilung oder das Noerr Dawn Raid Team. Beschränken Sie Ihre Aussagen auf das Nötigste (kurz, sachlich und präzise). Stellen Sie keine Mutmaßungen an, wenn Sie sich unsicher sind, wie eine Frage zutreffend zu beantworten wäre. Antworten Sie im Zweifel mit "Ich weiß es nicht". Notieren Sie alle Fragen und die Antworten, die Sie hierauf geben. Durchsuchung Bei Befragungen im Rahmen einer Durchsuchung liegt bereits ein Anfangsverdacht vor. Aus diesem Grund gelten bei der Befragung Besonderheiten. Fragen zur Person müssen alle Anwesenden auch hier beantworten. Dies umfasst wiederum Vorname, Familien- und Geburtsname, Geburtsort und Geburtsdatum, Familienstand, Wohnort/Wohnung und Staatsangehörigkeit. Eine Zuwiderhandlung kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Für Fragen zu den Vorwürfen und zum Lebenssachverhalt, der Gegenstand der Untersuchung ist, gilt: Als Beschuldigter oder Zeuge sind Sie vor der Befragung entsprechend zu belehren; notieren Sie sich, falls eine Belehrung nicht erfolgt ist; da im Prüfungsbereich der FKS grundsätzlich alle Anwe-

17 senden als Beschuldigte oder Zeugen in Betracht kommen, ist die Einhaltung der verfahrensrechtlichen Vorschriften genau zu dokumentieren. Als Beschuldigter haben Sie ein Aussageverweigerungsrecht; Sie müssen keine Aussagen zur Sache machen. Außerdem haben Sie das Recht auf anwaltlichen Beistand. Als Zeuge haben Sie eine Aussagepflicht nur gegenüber der Staatsanwaltschaft. Da die FKS die Funktion und Befugnisse einer Polizeivollzugsbehörde wahrnimmt, müssen Sie auf ihre Fragen zur Sache nicht antworten. Machen Sie also nur Angaben bei förmlicher Vernehmung durch die Staatsanwaltschaft und beschränken Sie diese auf Ihren eigenen Zuständigkeitsbereich wirken Sie auf eine Vernehmung außerhalb der Durchsuchung hin. Mitwirkungsplichten bei der Aufklärung von Sachverhalten bestehen nicht. Beschränken Sie Ihre Aussagen auf das Nötigste (kurz, sachlich und präzise). Stellen Sie keine Mutmaßungen an, wenn Sie sich unsicher sind, wie eine Frage zutreffend zu beantworten wäre. Antworten Sie im Zweifel mit "Ich weiß es nicht". Notieren Sie alle Fragen und die Antworten, die Sie hierauf geben.

18 9. ZUGRIFF AUF DIE IT Anlassunabhängige Prüfung Die Beamten dürfen elektronische Daten kopieren oder die Datenträger sicherstellen (z.b. Festplatten, USB-Sticks, CD-ROM). Durchsuchung Die FKS darf elektronische Daten vorläufig sicherstellen oder beschlagnahmen, um sie später in Behördenräumen zu untersuchen und die verfahrensrelevanten Unterlagen sicherzustellen. Die Beamten müssen nicht vor Ort nach einzelnen Dokumenten suchen. In diesem Rahmen werden zwangsläufig elektronische Datenträger sichergestellt bzw. beschlagnahmt. Bitte beachten Sie: Die Auswertung der Datenträger durch die Behörde kann je nach Umfang Monate in Anspruch nehmen. Sind Unterlagen bereits gesichtet und für die Ermittlungen nicht weiter von Nutzen, werden diese wieder an das Unternehmen herausgegeben. Ggf. können sie bei der zuständigen FKS nachfragen, wie der Stand der Ermittlungen ist. Stellen Sie sicher, dass nur das Nötigste kopiert wird. Sprechen Sie insbesondere mit den Beamten ab, ob der Umfang der mitgenommenen Server-Daten ( -Postfächer, Dokumentenverzeichnisse), mit Schlagwörtern bzw. Suchbegriffen eingegrenzt werden kann. Achten Sie darauf, dass bei der Beschlagnahme von -Korrespondenz nur der im Durchsuchungsbeschluss genannte Zeitraum erfasst wird.

19 10. AM ENDE DER PRÜFUNG BZW. DURCHSUCHUNG Anlassunabhängige Prüfung Im Rahmen der Abschlussbesprechung mit den Beamten der FKS ist bei der anlassunabhängigen Prüfung sollte sie nicht in ein Ermittlungsverfahren übergegangen sein festzuhalten, welche Dokumente von der FKS geprüft und kopiert worden sind. Die FKS wird in aller Regel entsprechend am Ende der anlassunabhängigen Prüfung ein Verzeichnis mit Ihnen abstimmen, in welchem die kopierten Dokumente benannt und beschrieben werden. Gleichen Sie diese Unterlagen mit Ihren eigenen Protokollen ab und stellen Sie sicher, dass alle geprüften Unterlagen, die von den Beamten gestellten Fragen und die entsprechenden Antworten protokolliert worden sind. Holen Sie dies ggf. nach. Prüfen Sie das Verzeichnis auf Vollständigkeit. Achten Sie insbesondere darauf, dass die dort aufgeführten Bezeichnungen der kopierten Dokumente aussagekräftig sind (also nicht: "schmaler Leitz-Ordner", sondern: "Rechnungen xy-gmbh 2014"). Sammeln Sie die Protokolle der die Beamten begleitenden Mitarbeiter ein und fertigen Sie Kopien für Geschäftsführung Noerr Dawn Raid Team. und, sofern vorhanden Rechtsabteilung, Compliance Officer, Die FKS wird dazu angehalten, mit Ihnen zusammen zu arbeiten und Ihnen das Ergebnis Ihrer Ermittlungen, sofern der Ermittlungszweck nicht gefährdet wird, mitzuteilen. Die ausführliche Dokumentation ist bei der anlassunabhängigen Prüfung sehr wichtig, da sich erst bei der späteren Durchsicht durch die FKS Anhaltspunkte für eine Straftat oder eine Ordnungswidrigkeit ergeben können. Wird sodann ein Ermittlungsverfahren eingeleitet, kann anhand der Dokumentation nachvollzogen werden, wo mögliche Angriffspunkte liegen und eine konkrete Verteidigung vorbereitet werden. Durchsuchung Im Rahmen der Abschlussbesprechung mit den Beamten der FKS wird bei der Durchsuchung ein Durchsuchungsprotokoll und ein Sicherstellungs- bzw. Beschlagnahmeverzeichnis erstellt. Die FKS wird in aller Regel entsprechend am Ende der Durchsuchung ein Verzeichnis mit Ihnen abstimmen, in welchem die sichergestellten oder beschlagnahmten Dokumente benannt und beschrieben werden. Gleichen Sie diese Unterlagen mit Ihren eigenen Protokollen bzw. den sichergestellten Unterlagen ab und stellen Sie sicher, dass alle geprüften und sichergestellten/beschlagnahmten Unterlagen und Gegenstände, die von den Beamten gestellten Fragen und die entsprechenden Antworten protokolliert worden sind. Holen Sie dies ggf. nach.

20 Sammeln Sie die Protokolle der die Beamten begleitenden Mitarbeiter ein und fertigen Sie Kopien für Geschäftsführung Noerr Dawn Raid Team. und, sofern vorhanden Rechtsabteilung, Compliance Officer, Sofern noch nicht geschehen: Erklären Sie ausdrücklich, dass Sie mit der Sicherstellung der Unterlagen und Gegenstände (Computer, Smartphones, Kalender usw.) nicht einverstanden sind und widersprechend Sie ggf. zusätzlich deren Beschlagnahme. Stellen Sie dabei sicher, dass die Beamten den Widerspruch protokollieren. Sofern die Untersuchung länger als einen Tag dauert, werden die Beamten die noch zu sichtenden sowie die beschlagnahmten Unterlagen in einem Raum versiegeln. Stellen Sie durch deutliche Warnhinweise und ggf. durch Abstellung eines Mitarbeiters des Sicherheitsdienstes sicher, dass niemand in den Raum zu gelangen versucht und die Versiegelung nicht verletzt wird (bspw. durch Putzkolonne)! Das bloße Abschließen der Tür ist nicht ausreichend. Bereiten Sie ggf. eine Presseerklärung vor. Stimmen Sie den Wortlaut der Presseerklärung mit Ihrem Rechtsbeistand ab. Bereiten Sie ggf. auch eine Mitteilung für die (betroffenen) Mitarbeiter vor, um die Bildung von Gerüchten zu vermeiden und das richtige Verhaltenen aller Mitarbeiter zu gewährleisten.