Die perfekte Kassennachschau. Perfekt vorbereitet auf die Kassennachschau mit minimalem eigenen Zeitaufwand!

Transkript

1 Die perfekte Kassennachschau Perfekt vorbereitet auf die Kassennachschau mit minimalem eigenen Zeitaufwand!

2 Kassennachschau Das Finanzamt hat die Möglichkeit die sogenannten Kassennachschau durchzuführen. Hierbei plant das Finanzamt unangekündigt den Betrieb aufzusuchen und in einer minütigen Prüfung folgende Sachverhalte zu prüfen: 1. Vorliegen einer Verfahrensdokumentation 2. Durchführung eines Kassensturzes (Kassenbestand Soll/Ist-Abgleich) 3. Prüfung der Daten des Warenwirtschaftssystems 4. Prüfung sonstiger Organisationsunterlagen (z.b. Ersteinrichtungsprotokolle, Programmierprotokolle, etc.) Grundsätzliches zur Kassennachschau 1. Der Prüfer kommt unangekündigt. 2. Er prüft innerhalb der Geschäftszeiten in Ihren Geschäftsräumen. 3. Auch der Steuerberater kann den Beginn der Prüfung grundsätzlich nicht stoppen. 4. Im Anschluss an diese Kurz-Betriebsprüfung wird, bei Vorliegen entsprechender Mängel, sofort eine volle Betriebsprüfung folgen. 5. Betroffen sind insbesondere bargeldintensive Betriebe, wie Apotheken, Gastronomiebetriebe, Bäckereien u.ä. 6. Der häufigste Grund für das Scheitern der Kassennachschau ist die fehlende Kassensturzfähigkeit. Dies bedeutet, dass eine Differenz zwischen gezähltem Kassenbestand und dem Kassenbestand in Ihrem Kassenbuch besteht. Da durch den Überraschungsmoment oft keine Möglichkeit besteht, externe Hilfe durch den Steuerberater heranzuziehen, empfehlen wir folgende Schritte zu beachten:

3 Wenn der Prüfer vor der Türe steht. o Für den Fall, dass Sie als Inhaber selbst nicht vor Ort sind, bestimmen Sie einen Vertreter (bauen Sie diese Vertretungsregelung in Ihre Verfahrensdokumentation ein). Dieser wird angewiesen Sie zu informieren und den Prüfer zu bitten die Kassennachschau zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen. o Lass Sie sich den Dienstausweis des Prüfers zeigen. o Sollte kein Dienstausweis vorgelegt werden, verweigern Sie die Prüfung. o Lassen Sie sich das Schreiben zur Anordnung der Kassennachschau zeigen. o Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater telefonisch. Übergeben Sie ausschließlich folgende Unterlagen: o Verfahrensdokumentation (Bedienungsanleitung, technische Systemdokumentation, deine Betriebsdokumentation). o Kassenbuch / Kassenbericht des Vortages. o Erstellen Sie einen Zwischenabschluss über alle Kassen (X-Bon) im Moment des Prüfungsbeginns. o Ihren Export der WAWI-Daten (Der Zeitraum ist nicht gesetzlich geregelt). o Vorhandene Einrichtungsprotokolle, Programmierprotokolle, etc., die Sie von Ihrem Warenwirtschaftsanbieter erhalten haben. o Datensicherungskonzept Ihres WAWI-Herstellers, soweit dieser Ihre WAWI-Daten sichert. o Ihr eigenes Datensicherungskonzept für alle Ihre sonstigen steuerrelevanten Daten (lokale Rechner, die nicht an die WAWI angeschlossen sind inkl. Ihrer E- Mail-Archivierung). o Sollten Unterlagen vom Betriebsprüfer zwecks Überprüfung mitgenommen werden, lassen Sie sich hierüber ein entsprechendes Protokoll quittieren. o Lassen Sie sich nach durchgeführter Prüfung das entsprechende Prüfungsprotokoll aushändigen.

4 Wichtige Hinweise. Führen Sie die Zählung Ihres Bargeldbestandes in einem gesicherten Bereich (hintere Räumlichkeiten) und mit mindestens 2 Personen des eigenen Personals durch. Der Betriebsprüfer darf keinen unmittelbaren Zugang zu Ihrem WAWI-System bekommen, da Sie berufsrechtlich oder auf Grund gesetzlicher Vorschriften zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (Patientengeheimnis, Datenschutzgesetz). Geben Sie grundsätzlich nur Kopien von Unterlagen (Verfahrensdokumentation, Programmierprotokolle, sonstige Unterlagen) heraus. Erstellen Sie hierüber ein Verzeichnis. Betriebswirtschaftliche Auswertungen aus dem Warenwirtschaftssystem, Wirtschaftsreports, Rezeptabrechnungsstatistiken und sonstige statistische Auswertungen zur Betriebswirtschaft in Ihrer Apotheke sind keine steuerrelevanten Unterlagen. Diese Unterlagen darf der Betriebsprüfer nicht einsehen. Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, dem Betriebsprüfer während der durchgeführten Kassennachschau keinerlei Fragen zu beantworten. Einziger Ansprechpartner für den Prüfer sind SIE selbst.

5 Bereiten Sie sich so PERFEKT auf die Kassennachschau vor 1 Bedienungsanleitung bei WWS-Anbieter besorgen (Ist meistens online oder im Kassenbuch verfügbar) 2 Technische Systemdokumentation bei WWS-Anbieter besorgen 3 eigene Verfahrensdokumentation erstellen / erstellen lassen 4 Kasse täglich zählen und Kassendifferenzen erfassen 5 Kassenbuch täglich führen und kontrollieren 6 Anleitung zum Kassen-Daten-Export beim Wawi Anbieter besorgen (Download unter 7 eigene Kassennachschau simulieren ApoDok, C&P Digital GmbH, Im Zollhafen 18, Köln Tel.: , Mail: info@apodok.de, Web: