Aspekte des Datenschutzes beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement

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1 BEM-Praxisforum, Reha Care, , Workshop B Aspekte des Datenschutzes beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement A. Vertrauen schaffen als Türöffner für ein erfolgreiches BEM Eine zwischenmenschliche Selbstverständlichkeit, erkrankten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch am Arbeitsplatz Hilfen anzubieten, ist gesetzlich normiert worden. Mit den Regelungen des 84 Abs. 2 SGB IX überträgt der Gesetzgeber einen Teil der Verantwortung für die Gesundheit der Beschäftigten dem Arbeitgeber. Diese gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, nach festgelegten Fristen den Betroffenen ein sog. Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) vorzuschlagen, ist neu, wurde aber offenbar vom Gesetzgeber für erforderlich gehalten, um Arbeitsplatzverlust und Verschlimmerung von arbeitsbedingten Erkrankungen vorzubeugen. In vielen Betrieben und Verwaltungen wird es auch ohne diese Verpflichtung zum Angebot eines BEM sinnvolle und für die Erkrankten angemessene Hilfen gegeben haben und auch weiterhin geben. Die Zustimmung und Beteiligung der Betroffenen ist nach den gesetzlichen Bestimmungen unumgängliche Voraussetzung für das Zustandekommen und den weiteren Verlauf des BEM. Neben allen diskutierten vermeintlichen Informationsansprüchen und pflichten des Arbeitgebers sowie Verfahrensabläufen eines BEM mit den dazugehörigen Beteiligungen, Protokollen, Schutzpflichten und Fristen, gleicht der Einstieg in ein BEM einem Drahtseilakt. Im Rahmen eines BEM können privateste und sensibelste Belange der erkrankten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berührt werden (z.b. Fehlzeiten, Ursachen der Fehlzeiten, Gesundheitszustand, Behandlungsdaten, Krankheitsursachen, Krankheitsverlauf). Die möglichen Folgen eines Missbrauchs dieser Informationen können für die Betroffenen sowohl in beruflicher als auch in privater Hinsicht gravierend sein. Schon deshalb ist ein Höchstmaß an Fingerspitzengefühl bei den Akteuren und Akteurinnen notwendig. Dies sollte allen am BEM Beteiligten und zwar unabhängig von gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz immer bewusst sein. Dem Verfahren eines BEM werden Betroffene nur dann zustimmen können, wenn das Angebot des Arbeitgebers ihr oder ihm zu helfen, mit der nötigen Umsicht und angemessenem Respekt vor ihrer oder seiner gesundheitlichen Situation angetragen wird und dadurch für die Betroffenen glaubhaft ist. Die Art der Erkrankung, die möglichen Auswirkungen auf den Arbeitsplatz und das Schutzbedürfnis der Betroffenen sind höchst individuelle Belange und verlangen auch vom BEM-Team individuelle und kreative Hilfsangebote; eine formalisierte Abwicklung eines BEM würde den Bedürfnissen der Betroffenen sicher nicht gerecht. Das Zitat von Goethe Wer das erste Knopfloch verfehlt, kommt mit dem Zuknöpfen nicht zu Rande unterstreicht die Wichtigkeit eines umsichtigen und rücksichtsvollen BEM-Angebotes. Eine Mitwirkungspflicht der Betroffenen an einem BEM besteht sowohl aufgrund des gesetzlich normierten Zustimmungsbedürfnisses, als auch nach herrschender Meinung nicht und würde auch dem Anliegen eines BEM nicht gerecht. 1

2 Die freie Entscheidung für oder gegen die Teilnahme an einem BEM darf nicht in eine Mitwirkungspflicht bzw. eine Pflicht zur Leistungserbringung der Betroffenen uminterpretiert werden. Sanftes Werben um die Mitwirkung der Betroffenen durch Vertrauen schaffendes Vorgehen beim Angebot eines BEM wird die Betroffenen sicher eher von den positiven Zielen dieses Verfahrens überzeugen und möglicherweise zu einer Einwilligung führen. Vertrauen wird wesentlich von der Annahme gespeist, dass Aktionen oder Veränderungen einen positiven oder erwarteten Verlauf nehmen. Handlungsalternativen sind dabei von großer Bedeutung. Wesentliche Voraussetzungen für die Entwicklung von Vertrauen sind Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit. Vertrauen ist eine riskante Vorleistung und bezieht die Erwartung an Bezugspersonen ein, dass deren zukünftige Aktivitäten im Rahmen gemeinsamer Absprachen verlaufen. Für das Vertrauen betroffener Personen in einen positiven Einstieg und Verlauf eines BEM bedeutet dies, dass neben der unverzichtbaren Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit der Akteure die gesetzlichen Normen sowohl in Bezug auf den Persönlichkeitsschutz als auch auf das Instrument der Einwilligung und der damit verbundenen Widerrufsmöglichkeit durchgängig und zuverlässig beachtet werden. Erfahrungen des LWL-Integrationsamtes Westfalen seit Einführung des BEM haben gezeigt, dass das Vertrauen der Betroffenen positiv von erfolgreich verlaufenden BEM-Verfahren anderer Beschäftigter beeinflusst wird. Um das Vertrauen bei den betroffenen Personen in den erfolgreichen Verlauf eines BEM zu begründen und zu festigen spielt der Datenschutz bzw. Persönlichkeitsschutz eine besondere Rolle: 1. Beim sog. Erstkontakt (Erstgespräch bzw. Erstschreiben), nämlich dann, wenn es um die Entscheidung der oder des Beschäftigten geht, an einem BEM-Verfahren teilzunehmen oder nicht. Nur wenn die betroffene Person davon ausgehen kann, dass mit ihren Daten sorgfältig umgegangen wird, wird sie das notwendige Vertrauen in das vom Arbeitgeber angebotene Verfahren haben und am BEM teilnehmen. Besonders wichtig ist dabei, die betroffenen Beschäftigten im Erstgespräch über die Freiwilligkeit der Beteiligung, die Folgenlosigkeit der Ablehnung, die Ziele und den Ablauf eines BEM und die Freiwilligkeit, persönliche Angaben zu machen, umfassend zu informieren. Seitens der betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besteht keine gesetzliche Verpflichtung am BEM teilzunehmen. Es besteht noch nicht einmal eine arbeitsrechtliche Obliegenheit. Das schließt mit ein, dass die Beteiligten auch darüber aufgeklärt werden, dass eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann. 2. Datenschutzbestimmungen sind zu bedenken bei allen weiteren Schritten, in denen es um den Umgang mit persönlichen Daten, die Erhebung notwendiger Informationen, die Fallbesprechung etc., insbesondere auch um die besonders geschützten, sensiblen Daten zum Gesundheitszustand der Beschäftigten geht. 2

3 3. Wichtig sind Belange des Datenschutzes auch bei der Frage der Aufbewahrung und Aufbewahrungsdauer der Daten. Zur Aufbewahrung ist folgendes zu empfehlen: In die Personalakte gehen ausschließlich folgende Unterlagen: Durchschrift des Erstschreibens und evtl. Vermerk über telefonischen oder persönlichen Erstkontakt Zustimmung/Ablehnung der oder des Betroffenen Durchschrift der Erklärung zum Schutz personenbezogener Daten im Rahmen von Maßnahmen des BEM Abschlussvermerk Nicht in die Personalakte gehören: Ärztliche Aussagen, Gutachten, Stellungnahmen der Reha-Träger oder des Integrationsfachdienstes (IFD). Diese sollten im geschlossenen Schrank beim betriebsärztlichen Dienst aufbewahrt werden. Alles andere (z.b. Vermerke über vereinbarte Maßnahmen; Protokolle über Arbeitsversuche, deren Verlauf und Ergebnis; Protokolle über Maßnahmen der stufenweisen Wiedereingliederung etc.), die im Zusammenhang mit dem BEM anfallen, werden in einer separaten BEM-Akte geführt. Auch diese Akte ist gegen unbefugten Zugriff sicher aufzubewahren. Die Akte wird spätestens 3 Jahre nach Abschluss der Maßnahme mit allen in ihr enthaltenen Daten vernichtet. 4. Schutzvorschriften des Datenschutzes sind von wesentlicher Bedeutung bei der gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligung der Betroffenen ( 84 Abs. 2 SGB IX). Der Umgang mit den besonders geschützten Gesundheitsdaten ist nur dann im unbedingt notwendigen Rahmen zulässig, wenn die freiwillig erteilte, schriftliche Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Gesundheitsdaten (z.b. Arztberichte) unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht nach 203 Strafgesetzbuch. 84 Abs. 2 S. 3 SGB IX schafft keine Befugnis zur Erhebung aller zur Durchführung des BEM erforderlichen Daten. Gegebenenfalls sind weitere Einzeleinwilligungen der Betroffenen zum Umgang mit personenbezogenen Daten (schrittweise) im Verlauf des BEM-Verfahrens erforderlich. Schriftform ist grundsätzlich notwendig. Es ist daher z.b. auch bei der Bearbeitung eines Maßnahmeplans zur Wiedereingliederung regelmäßig vorab zu prüfen, ob sich bspw. die Zustimmung der oder des Beschäftigten auch auf die Hinzuziehung externer Akteure erstreckt. Die Einwilligung wie auch die Zustimmung zum BEM kann jederzeit zurückgezogen werden. Um eine datenschutzkonforme, wirksame Einwilligung erteilen zu können, ist die betroffene Person über die Bedeutung der Einwilligung, insbesondere über den Verwendungszweck der Daten und über die Möglichkeit der Verweigerung der Einwilligung und des Widerrufs umfassend aufzuklären. 3

4 5. Regeln des Datenschutzes sind außerdem zu berücksichtigen bei der Vereinbarung einer Erklärung zum Schutz personenbezogener Daten im Rahmen von Maßnahmen des BEM. Es empfiehlt sich, diese Vereinbarung bereits zu Beginn des BEM mit den Betroffenen schriftlich abzuschließen. Ein Muster für eine Erklärung zum Schutz personenbezogener Daten im Rahmen von Maßnahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements finden Sie in den für sie vorbereiteten Unterlagen. 6. Ein wichtiges Grundanliegen des Datenschutzes, die Datensparsamtkeit ist beim Umfang der zu erhebenden Daten zu beachten. Dabei sollte folgender Grundsatz befolgt werden: Der Arbeitgeber darf in einem BEM-Verfahren nur soviel wissen, wie unbedingt nötig. Der Arbeitnehmer sollte nur soviel mitteilen, wie unbedingt erforderlich ist, um ein zielführendes, seiner Gesundwerdung und Gesunderhaltung dienendes BEM durchführen zu können. Die betroffene Person sollte nicht zu umfangreichen Aussagen gedrängt werden. Vielmehr ist sie darauf hinzuweisen, möglichst knappe private Aussagen zu machen. Ärztliche Diagnosen brauchen überhaupt nicht mitgeteilt zu werden. Soweit erforderlich, bespricht die betroffene Person dies am besten mit dem betriebsärztlichen Dienst. Dieser kann es dann seinerseits übernehmen, die Beteiligten im BEM- Verfahren, z.b. die Mitglieder des Integrationsamtes über die möglichen arbeitsbedingten Ursachen und Auswirkungen der Erkrankung zu informieren. B. Informationsanspruch des Personalrates/ Betriebsrates/der Schwerbehindertenvertretung vor Zustimmung der betroffenen Person? Jede Information über Ursachen und Auswirkungen der Erkrankung oder jede sonstige inhaltliche Information darf nur mit Zustimmung der betroffenen Person an die Interessenvertretung (Betriebsrat/Personalrat) oder die Schwerbehindertenvertretung weitergegeben werden. Die Frage aber, ob der Arbeitgeber quasi vor dem eigentlichen BEM-Verfahren den Betriebsrat/Personalrat oder die Schwerbehindertenvertretung vor Zustimmung der betroffenen Person darüber informieren darf, dass die betroffene Person länger als 6 Wochen erkrankt ist und ein Erstkontakt hergestellt wird, ist noch nicht abschließend geklärt. 1. Nach einer Auffassung haben der Betriebsrat/Personalrat sowie die Schwerbehindertenvertretung gem. 84 Abs. 2 Satz 7 SGB IX darüber zu wachen, dass der Arbeitgeber die ihm obliegende Pflicht zur Durchführung des BEM erfüllt. Dies ist nach dieser Auffassung nur dann möglich, wenn sie eine Information darüber erhalten, dass die betroffene Person innerhalb der letzten 12 Monate 6 Wochen arbeitsunfähig war. Diese Information und nur diese soll der Arbeitgeber daher auch ohne Einverständnis der betroffenen Person weitergeben dürfen. In diesem Zusammenhang ist auf die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts hinzuweisen, wonach der Betriebsrat gegenüber dem Arbeitgeber nicht Dritter ist, da er nicht außerhalb der speichernden Stelle, also des Unternehmens, steht (vgl. BAG, Beschluss vom ABR 21/97). Gleiches gilt dann für Personalrat und Schwerbehindertenvertretung. Unter Berücksichtigung dieser Rechtsprechung wäre die Weitergabe der Information, dass die betroffene Person länger als 6 Wochen erkrankt ist und ein Erstkontakt hergestellt wird, für die Kontrollfunktion der Interes- 4

5 senvertretung und der Schwerbehindertenvertretung zulässig (vgl. Düwell in Dau/Düwell/Haines, SGB IX, 84, Rz. 50, 51). 2 Verwaltungsgerichte haben dies bisher auch so gesehen. Danach ist dem Personalrat auch ohne Zustimmung des jeweils betroffenen Beschäftigten mitzuteilen, welche Beschäftigten der Dienststelle innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren (vgl. VG Hamburg, Beschluss vom FB 17/06) und diesem das Anschreiben an die betroffene Person vorzulegen (vgl. VG Berlin, Beschluss vom A 26.06, teilweise aufgehoben durch Beschluss des OVG Berlin-Brandenburg vom PV 9.07). Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales vertritt die Auffassung, dass die betroffenen Beschäftigten verpflichtet seien, die Weitergabe dieser Basis -Informationen zu dulden. 2. Die aktuelle Rechtsprechung hingegen hat in einer Reihe von Entscheidungen festgestellt, dass der Personalrat auf Grundlage des 84 Abs. 2 Satz 7 SGB IX keinen Anspruch auf Bekanntgabe der Namen derjenigen Beschäftigten, die innerhalb eines Jahres 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren hat, bevor die Zustimmung des Betroffenen vorliegt, ebenso wenig wie auf die Zugänglichmachung der Kopien der Anschreiben an die Betroffenen sowie die Kopien der Antwortschreiben (vgl. VG Aachen, Beschluss vom K 836/08.PVL, VG Düsseldorf, Beschluss vom K 3001/08.PVL, OVG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom PV , Bayer. VGH, Beschluss vom P , VG Köln, Beschluss vom K 4172/08. PVL). Die Gerichte begründen ihre Entscheidungen überwiegend damit, dass die begehrte Bekanntgabe nicht mit dem Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung des Beschäftigten vereinbar ist, weil die Offenbarung dieser Daten weder im besonderen öffentlichen Interesse liegt noch für die Wahrnehmung der Aufgaben der Personalvertretung nach 84 Abs. 2 Satz 7, 93 SBG IX auf der ersten Stufe des BEM-Verfahrens erforderlich ist (vgl. Beschluss des Bayer. VGH vom ). Die genannten Daten dürfen somit nur mit Zustimmung der betroffenen Person an den Personalrat/Betriebsrat bzw. die Schwerbehindertenvertretung weitergeleitet werden. Nach Auffassung der Gerichte ist es für die Wahrnehmung der Überwachungsaufgabe des Personalrates nach 84 Abs. 2 Satz 7 SGB IX ausreichend, wenn der Arbeitgeber den Personalrat angemessen informiert, ohne diese Informationen auf die einzelnen Beschäftigten zu konkretisieren. Dies geschieht z.b. in dem der Arbeitgeber vierteljährlich die Zahl der Beschäftigten mitteilt, bei denen die Voraussetzungen des 84 Abs. 2 SGB IX vorliegen und entsprechende statistische Daten zum BEM im Betrieb sowie die Kopien der Musteranschreiben zur Verfügung stellt. Das VG Köln, Beschluss vom K 4172/08. PVL -, hat festgestellt, dass der Personalrat gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch darauf hat, dass ihm mindestens halbjährlich in anonymisierter Form Listen über die Zahl der BEMpflichtigen Verfahren, die Zahl der angebotenen Gespräche, die Zahl der abgelehnten Gespräche und die Zahl der durchgeführten Gespräche mit und ohne Handlungsbedarf zur Verfügung gestellt werden. 3. Auch die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) NRW ist der Meinung, dass die genannten Daten an den Betriebsrat/Personalrat oder die Schwerbehindertenvertretung nur weitergegeben werden dürfen, wenn die schriftliche Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. 5

6 4. Die Integrationsämter der Landschaftsverbände Rheinland und Westfalen-Lippe halten eine bundesweite Klärung für wünschenswert. Sie haben deshalb das Bundesministerium für Arbeit und Soziales um eine rechtliche Stellungnahme bzw. Initiierung einer klarstellenden Regelung gebeten. 5. Bis zur endgültigen Klärung ist zu empfehlen, zugunsten des Schutzbedürfnisses der betroffenen Beschäftigten den Betriebsrat/Personalrat bzw. die Schwerbehindertenvertretung erst zu informieren, wenn die Zustimmung der betroffenen Person vorliegt. Das Informationsbedürfnis der betrieblichen Interessenvertretung und der Schwerbehindertenvertretung sollte über geeignetes statistisches Datenmaterial (z.b. anonymisierte Listen ) sichergestellt werden. C. Resümee: BEM funktioniert dort gut, wo eine gute Unternehmenskultur besteht und die Beschäftigten das notwendige Vertrauen haben können, dass das BEM-Verfahren zu ihren Gunsten und zur Sicherung ihres Arbeitsplatzes dient und eben nicht zur Vorbereitung einer Kündigung. Hat der Arbeitgeber das Vertrauen der Beschäftigten erreicht, wird es ihm auch gelingen, in seinem Betrieb oder seiner Dienststelle eine erfolgreiche Präventionskultur aufzubauen. Denn: Ein Betrieb ist so gesund und leistungsfähig wie seine Beschäftigten. Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit Carla Ihme, LWL-Integrationsamt-Westfalen Adalbert Hugenroth, Beauftragter für den Datenschutz beim LWL T:\DOKUMENT\IHME\22.09.Betriebliches Eingliederungsmanagement.doc 6

7 BEM-Praxisforum Workshop B - BEM und Datenschutz Rehacare international 2009 Referenten: Carla Ihme, Juristin beim LWL-Integrationsamt Westfalen Adalbert Hugenroth, Beauftragter für den Datenschutz beim LWL

8 Datenschutzaspekte Schutz der persönlichen Daten beim betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) Gesetzliche Verpflichtung für alle Arbeitgeber ( 84 Abs.2 SGB IX)

9 Datenschutzaspekte Sinn und Ziele des Datenschutzes in BEM-Verfahren - BEM nur mit Zustimmung/Einwilligung der betroffenen Arbeitnehmer - sensible, private Belange der Betroffenen können berührt werden - besonderes Fingerspitzengefühl notwendig - keine formalisierte Abwicklung des BEM - keine Mitwirkungspflicht der Arbeitnehmer - Vertrauen schaffendes Vorgehen beim Angebot eines BEM

10 Datenschutzaspekte in BEM-Verfahren -Erstkontakt - Umgang mit sensiblen Daten - Aufbewahrung der BEM-Unterlagen - Schriftliche Einwilligung; umfangreiche Informationen der Betroffenen notwendig - Erklärung zum Schutz personenbezogener Daten - Umfang der Datenerhebung und nutzung; Datensparsamkeit

11 Informationsanspruch des Personalrates/Betriebsrates/der SBV Streitig: - Darf der AG den BR/PR oder die SBV vor Zustimmung der betroffenen Person darüber informieren, dass diese länger als 6 Wochen erkrankt ist und ein Erstkontakt hergestellt wird? - 84 Abs.2 Satz 7 SGB IX Aus der Aufgabe ( 84 Abs.2 Satz 7 SGB IX) könnte die Befugnis bzw. Verpflichtung des Arbeitgebers zur Übersendung der erforderlichen personenbezogenen Daten folgen.

12 Informationsanspruch des Personalrates/Betriebsrates/der SBV Pro: Nach VG Hamburg (Beschluss v FB 17/06) ist dem Personalrat auch ohne Zustimmung des Arbeitnehmers mitzuteilen, welche Beschäftigten innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen AU waren und diesem das Anschreiben sowie die Antwort des Arbeitnehmers vorzulegen (sog. Grundinformation, Verpflichtung aus 84 Abs. 2 Satz 7 SGB IX zur Gewährleistung der Überwachungsfunktion des PR).

13 Informationsanspruch des Personalrates/Betriebsrates/der SBV Contra: VG Aachen, Beschluss v K 836/08.PVL VG Düsseldorf, Beschluss v K 3001/08.PVL, keine Unterrichtungspflicht des AG/kein Informationsanspruch des PR VG München, Beschluss v M 20 P , lehnt auch den Unterrichtungsanspruch des PR/BR ab OVG Berlin-Brandenburg, Beschluss v PV 9.07, ändert VB Berlin, Beschluss v A Kein Anspruch auf unaufgeforderte Weitergabe des Anschreibens an Personalrat, aber auf anonymisierten Mustertext Bayer.VGH, Beschluss v P , kein Anspruch ohne Zustimmung, Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung VG Köln, Beschluss v K4172/08.PVL -, kein Informationsanspruch, Anspruch auf statistische Daten, Zahl der BEM- Verfahren, angebotene Gespräche, abgelehnte Gespräche, Gespräche mit und ohne Handlungsbedarf

14 Informationsanspruch des Personalrates/Betriebsrates/der SBV Contra: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) NRW sieht das auch so. Offen ist in NRW noch 1 Verfahren vor dem VG Köln 34 K 6543/08. PVL.

15 Informationsanspruch des Personalrates/Betriebsrates/der SBV Das Bundesarbeitsgericht hat sich mit 84 Abs.2 Satz 7 SGB IX noch nicht befasst Nach Auffassung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales ist die Weitergabe der Information darüber, welche Beschäftigten innerhalb der letzten 12 Monate sechs Wochen arbeitsunfähig waren, zulässig.

16 Informationsanspruch des Personalrates/Betriebsrates/der SBV Empfehlung: - Verzicht zugunsten des Schutzbedürfnisses der Betroffenen - Unterrichtung des BR/PR bzw. der SBV nach Einholung der Zustimmung des Beschäftigten - anonymisierte Listen /statistisches Material

17 Resümee Datenschutzaspekte Ein Betrieb ist so gesund und leistungsfähig wie seine Beschäftigten.

18 Umfangreichere Informationen erhalten Sie im Internet unter und Die BIH-Online Akademie bietet ein umfangreiches Info-Portal. Sie finden dort konkrete Beispiele und Möglichkeiten sich in Foren zu bestimmten Themen auszutauschen.