Arbeits- und Selbstorganisation

Transkript

1 Arbeits- und Selbstorganisation Erfahrungen und Tipps zum Umsetzen der 'Getting Things Done'-Methode Thomas Hildmann IT Dienstleistungszentrum der TU Berlin

2 Ziel Mehr Kontrolle über... Projekte und Aufgaben Zusagen und Zusammenarbeiten Zeit- und Kräfteeinteilung. Reduzierung von... Blockaden versteckten Projekten Stress und Unsicherheit. Angemessene Reaktion auf neue Aufgabe Klarer Fokus auf dem aktuellen Projekt Effiziente Zeitnutzung Wege aus Sackgassen

3 Motivation Inhalt Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation? Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien Überblick: Getting Things Done (GTD) Methode, D. Allen Die Zutaten Das Rezept Die zwei Haken ander Sache Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr Kaffeetrinken, statt Meetings Konzentration, Konzentration, Konzentration

4 Motivation Motivation Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation? Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien Überblick über die Getting Things Done (GTD) Methode Die Zutaten Das Rezept Die zwei Haken ander Sache Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr Kaffeetrinken, statt Meetings Konzentration, Konzentration, Konzentration

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8 Das Kühlschrank auf. Oh, Milch wird Ei, Windeln im Mist, ich wollte doch Milch mitbringen! Lösungsansatz Einkaufsliste schreiben Einkaufsliste im Supermarkt dabei haben!

9 Mentalverschmutzung Lösungsansatz Aufschreiben und auf aktuelle Aufgabe konzentrieren Später aufgreifen und abarbeiten

10 Versteckte Projekte Webformular für Xyz erstellen. Reicht dafür nicht auch ein Kommandozeilenbefehl? Das müsste ich mal mit... besprechen. Lösungsansatz Aufgabe zu mehrteiligen Projekt machen Gesprächspunkte sammeln Abarbeiten

11 Motivation Inhalt Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation? Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien Überblick über die Getting Things Done (GTD) Methode Die Zutaten Das Rezept Die zwei Haken ander Sache Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr Kaffeetrinken, statt Meetings Konzentration, Konzentration, Konzentration

12 Mülleimer Projekte Kalender Infomaterial Aufgaben Eingang T. Hildmann tubit Stammtisch 2009

13 Materialien Allgemeine Unterlagen und Nachschlagematerial Projektliste Hilfsmaterial für Projekte Terminabhängige Handlungen und Infos Terminkalender Terminkartei (31 Tagesmappen, 12 Monatsmappen) Nächste @Daheim, mal durchgehen Warten auf -Liste Vielleicht irgendwann -Liste (Mañana)

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15 Eingang Infomaterial Aktionen Projekte Müll T. Hildmann tubit Stammtisch 2009

16 Erfassen Alles in den Eingangskorb / die Eingangskörbe Nichts im Kopf halten ( Psychisches RAM entleeren ) Berufliches und Privates erfassen (abgearbeitet wird getrennt) Alle Blockaden, die beim Abarbeiten auftreten auch z.b. persönliche Probleme oder organisatorische Missstände als Aufgabe erfassen Eingangskörbe können sein (so wenig, wie möglich!) Eingangsbox inbox (evtl. mehrere Konten) OTRS-Queues Anrufbeantworter

17 GTD-Prozess Müll Vielleicht / Irgendwann Referenz Ablegen "Nächste Schritte" Nein Nein "Zeug" Um was handelt es sich? Ist etwas zu tun? Terminaufgabe? Ja Kalender / Kalenderkartei Ja Nein < 2 min? Nein Mehr als ein Schritt? Nein Besser jmd. anderes? Ja Ja Ja "Tue es" "Projektplan" Delegieren "Warten auf"

18 Desktopbilder

19 Reden kocht keinen Reis. ~Chinesisches Sprichwort

20 Dinge erledigen! Liste abarbeiten nach folgenden Kriterien: Kontext: Bin ich am richtigen Ort zum Bearbeiten dieser Aufgabe? Habe ich alle Werkzeuge dafür zur Verfügung? Verfügbare Zeit: Ist diese Aufgabe bis zum nächsten Termin oder Kontextwechsel zu schaffen? Verfügbare Kräfte: Habe ich im Moment noch die Energie dazu das zu erledigen? Dringlichkeit / Wichtigkeit: Erst die Terminwaren, dann die wichtigen Aufgaben. Wenn nötig: Termin mit mir selbst vereinbaren!

21 Initialisierung des Systems Da muss man durch... Die Materialien werden beschafft bzw. korrekt eingerichtet Alles kommt in den Eingang Alles einmal durcharbeiten (Phase 1-2), nicht erledigen Neubewertung und Erstellung der Listen (Projekt, nächste Schritte, Mañana, Termine) Wöchentliche Durchsicht Alles Sammeln (Papier, Notizen, Termine, Dinge aus dem Kopf) Projektlisten durcharbeiten (nächste Schritte ableiten) nächste Schritte aktualisieren Warten auf durchgehen und ggf. Aktionen ableiten Checklisten durchgehen und ggf. anpassen Mañana-Liste durchsehen - vielleicht jetzt interessant? schwebende Vorgänge und Hilfsmaterial

22 Motivation Inhalt Warum braucht man eine Methode zur Selbstorganisation? Bekannte alltägliche Probleme und Lösungsstrategien Überblick über die Getting Things Done (GTD) Methode Die Zutaten Das Rezept Die zwei Haken ander Sache Weiterführende praktische Tipps Einfacher ist besser und Weniger ist mehr Kaffeetrinken, statt Meetings Konzentration, Konzentration, Konzentration

23 When walking, walk. When eating, eat. ~Zen proverb

24 Ablenkung vermeiden Jede Unterbrechung kostet +15 Minuten. Pausen steigern die Produktivität (Pausen einhalten) Sprechstunden einrichten , Telefon, IM, Chat, Büro Ablenkungen im Computer reduzieren Startseite im Browser, Hintergrundbilder, Gadgets,... Ablenkung im Büro reduzieren Post-It Aufkleber durch Software oder eine Liste ersetzen Stifte und Büromaterial prüfen auf Funktion und Nützlichkeit Papier in Inbox oder Ablage Was gehört nicht hier her? Alles, was Du hast, kostet Dich auch etwas!

25 T. Hildmann tubit Stammtisch 2009

26 Vereinfachen und Fokussieren Konzentration vorbereiten Arbeitsplatz aufräumen. Ergonomie. Termin setzen. etc. schließen. Wecker stellen / Erinnerung (30min-Block). Software minimieren Texteditor benutzen: Notepad(++), TextMate, VIM, Emacs Word-Prozessor minimieren: Werkzeugleisten ausblenden, Fullscreen, Anpassen der Leisten,... Spezialwerkzeuge: JDarkRoom, WriteRoom, q10, Scrivener,... Hardware minimieren Stift (Bleistift / Füller) und Papier -> Scanner PDA / Smartphone / Minilaptop

27 T. Hildmann tubit Stammtisch 2009

28 Faul denken und fleißig handeln Faul denken Muss es erledigt werden? Gibt es einen einfacheren / schnelleren Weg? Bin ich die ideale Besetzung für den Job? Kann mir jemand oder etwas dabei helfen? Fleißig handeln Aufgabe klar machen und planen: Was ist das Ziel? Wo bin ich? Arbeit vorbereiten: Werkzeuge, Informationen, Berechtigungen,... Abarbeiten: Wenn alles so weit ist, nur noch erledigen.

29 Die wichtigsten Produktivitätswerkzeuge Luft Wasser Bewegung

30 Ausblick auf Teil 2 GTD im Detail mit Beispielen und zur Diskussion Verschiedene Umsetzungen von GTD-Systemen Papiervariante, mit Boardmitteln, On-/Offline, Spezialsysteme,... Organisation von Mailboxen und Synchronisation zwischen GTD-System und Mail (Ziel: INBOX-Zero!) Planung vom Ergebnis aus Vor- und Nachbereitung von Urlaub und Freizeit Informationen richtig ablegen und wieder finden. Versteckte Projekte finden und abarbeiten Wie kommt man aus der Keine-Zeit-Falle (busy trap)

31 Was ist nun zu tun? Mehr zum Thema lesen, testen, probieren Einführung: getting-thins-done-david-allen.html Startpunkt: Forum (deutsch): Meine Blogartikel: GTD-Programme ansehen Anmelden zum Teil 2 des Workshops Um Mitgliedschaft bei moderierter Mailingliste bitten