Top Ten des (Selbst) Managements. Werde, der Du bist. Pindar. leiferikwollenweber.de

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1 Top Ten des (Selbst) Managements Werde, der Du bist. Pindar

2 Best of Self Management - Fokussierung 1. Fokussieren Sie Ihre Ziele. diese sind wichtig, alles andere sekundär. Wer seine Ziele kennt, kann planen und Prioritäten setzen. Sie haben also Zeit investiert, Ihre Ziele strategisch zu planen, warum dann nicht daran halten? Das gilt beruflich, privat, gesellschaftlich, gesundheitlich!

3 Best of Self Management faul = effektiv?! 2. Frage stellen: Bin ich gerade effektiv? Wenn nicht, ruhen Sie sich aus. Oder machen Sie etwas anderes, bis Ihr Kopf wieder frei ist und Ihr Unbewußtsein an dem schwer zu knackenden Problem weiter gearbeitet hat. Ausruhen statt Aktionismus!

4 Best of Self Management Störungen 3. Identifizieren Sie Störungen Störungen durch andere Störungen und Ablenkungen durch sich selbst Führen Sie ein Zeit- und Störungstagebuch. Sie werden überrascht sein, wie oft und lange Sie nicht produktiv sind, aber sich auch nicht ausruhen. Eliminieren Sie Störmöglichkeiten Wo Sie Störquellen nicht meiden können, managen Sie sie Feste Zeiten zum Abrufen der s Feste Zeiten, um Rückrufe zu tätigen Konzentrieren Sie sich auf eine Sache, erledigen Sie diese und gehen dann zur nächsten über.

5 Best of Self Management - Prioritäten 4. Washington / Eisenhower-Prinzip 1. Wichtig / Dringend schnell und selbst erledigen 2. Wichtig / ohne Frist planen, Teilaufgaben, ggf. delegieren 3. Nicht wichtig / mit Frist delegierbar? Wirklich notwendig? in einem Rutsch machen, wenn Leerlauf ist. 4. Nicht wichtig / keine Fristen Rundordner / möge es ein anderer machen Kurz: Das WICHTIGE vom Dringenden trennen!

6 Die Zeitmanagement Matrix nach Cocey Dring end Nicht dringend Wichtig I II Vision Perspektiven Multioptionalität Disziplin Kontrolle Wenige Krisen Nicht Wichtig III IV

7 Anmerkung: To do-liste und Kalender trennen To-do-Listen sind ein gutes Instrument, um den Kopf frei zu bekommen und Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix - zu priorisieren. Wenn Sie einen wichtigen Gedanken haben, schreiben Sie ihn auf, dann schwirrt er nicht mehr im Kopf herum. Schauen Sie regelmäßig auf die To-do-Liste, um zu erkennen, ob diese komplett ist und ob einige Vorhaben erledigt sind. Trennen Sie aber Ihren Kalender und Ihre Tagesvorhaben von dieser kompletten Liste, da deren schiere Fülle einen erschlagen kann. Nehmen Sie sich vielleicht drei wichtige Dinge für jeden Tag vor und seien Sie dann glücklich über Ihren Erfolg. Wir überschätzen, was wir an einem Tag schaffen und wir unterschätzen, was wir in einem Jahr, ja, einem Leben erreichen können.

8 Best of Self Management - Pareto`s Paradies 5. Pareto-Prinzip Von Vilfredo Pareto ( ) stammt die faszinierend häufig zutreffende Faustformel oder 80/20-Regel, dass: 20% des Aufwandes 80% des Ergebnisses bringen. Die restlichen 20% des Ergebnisses 80% des Aufwandes bedeuten. 80% des Welthandels finden unter 20% der Menschen statt. 20% der Kunden 80% des Umsatzes bringen, aber auch 20% der Kunden 80% des Ärgers. 20% der Menschen 80% des Vermögens haben. 20% der Angestellten 80% der effektiven Arbeit erledigen. Wo sind Ihre 20% und 80%?

9 Best of Self Management - ABC-Analyse 6. Pareto + Eisenhower = ABC A-Aufgaben 20% Ihrer Aufgaben - verwenden Sie hierauf 50% Ihrer Zeit B-Aufgaben 20% Ihrer Aufgaben verwenden Sie hierfür 30% Ihrer Zeit C-Aufgaben 60% Ihrer Aufgaben verwenden Sie hierfür 20% Ihrer Zeit

10 Best of Self Management - Lernen Sie delegieren 7. Delegieren Wer selbst arbeitet, verliert die Übersicht (kroatisches Sprichwort) Fünf Leitfragen des Delegierens: 1. Was soll getan werden? (Inhalt, Teilaufgaben, Ergebnisse) 2. Wer soll es tun? (Right man, right place) 3. Warum soll es getan werden? (Motivation) 4. Wie soll die Arbeit getan werden (Umfang, Kosten, Unteraufgaben) 5. Bis wann sollen die (Teil-) Aufgaben erledigt sein? Aufgabennehmer wiederholt mit eignen Worten Arbeitsauftrag!

11 Checkliste für Delegation o Welche Aufgabe übertrage ich Ihnen? o Warum übertrage ich gerade Ihnen diese Aufgabe? o Was sind die Rahmenbedingungen? (Mitwirkende, Budget) o Welche Ergebnisse erwarte ich? Bis wann? o Wie wollen Sie vorgehen? Woran merken Sie selbst, dass alles richtig läuft? o Welche Handlungsvollmachten übertrage ich Ihnen, wo möchte ich gefragt werden? o Wer soll Ihre bisherigen Aufgaben übernehmen? o Wann/ bei welchen Anlässen erwarte ich eine Rückmeldung von Ihnen? o Wie sieht meine Unterstützung für Sie aus?

12 Best of Self Management Lean Slim agieren 8. Lean Self-Management Batching 1: Sammeln Sie Tätigkeiten, die Sie zusammen, in einem Rutsch erledigen können Batching 2: Legen Sie Aufgaben so zusammen, dass Sie diese am besten (effektivsten und effizientesten) erledigen können: Routinearbeiten wie Telefonate, s, Post Gespräche, Sprechstunden, Meetings Smart strukturieren: Gehen Sie in Meetings und Gespräche nur mit klarer zeitlicher und inhaltlicher Agenda halten Sie sich daran und bestehen Sie freundlich darauf, dass diese eingehalten wird.

13 Best of Self Management Abgrenzen durch Nein 9. Lernen Sie Nein sagen Akzeptieren Sie, dass Sie nicht alles machen, nicht alles wissen, nicht alles zu Ende bringen (!) und dass Sie es auch nicht allen Recht machen müssen. Rudolf Scharping: Everybody`s Darling is everbody`s Depp! Lassen Sie sich nicht die Arbeitsweise aufzwingen. Wenn Sie einen Chef haben, darf der Ihnen sagen, was Sie tun sollen, aber nicht, wie Sie es tun sollen Wenn Sie einen Chef haben, der schwer zu überzeugen ist: Ich schaffe meine Arbeit wesentlich besser, wenn ich es so mache; können wir es in der nächsten Woche ausprobieren und danach schauen, wie es gelaufen ist? Lösen Sie sich von dem Schema Selbständig/Angestellt bis auf Beamte sind alle, die arbeiten Unternehmer

14 Nein sagen Allen Menschen Recht getan, ist eine Kunst, die niemand kann. Wilhelm Busch

15 Best of Self Management - Framing & Re-Framing 10. Mit und für, nicht gegen seinen Organismus arbeiten 1. Was gehört für Sie zu einem guten Tagesbeginn? Beginnen Sie so damit! 2. Wann sind Sie am fittesten? Erledigen Sie dann Ihre anspruchsvollsten Aufgaben. 3. Was gehört für Sie zu einem guten Tagesabschluss? Gehen Sie nie mit Ihren Sorgen ins Bett; und ein gutes Buch auf dem Nachtisch ist 1000mal besser als Fernsehen. 4. Wann immer etwas Ihrer Auffassung schiefläuft was könnte positiv daran sein? 5. Wenn Sie Gewohnheiten ändern wollen, dann eine nach der anderen. Wer alles im Hauruck umkrempeln will, überfordert sich (und meist auch sein Umfeld).

16 Zu guter Letzt Kein Mensch gleicht dem anderen, also gibt es auch kein (Zeit)Management, das auf jeden 1:1 passt. Finden Sie Ihren individuell besten Weg. Bleiben Sie flexibel. Formulieren Sie eine Vision, was Sie im Leben erreichen wollen und was Ihnen wichtig ist. Die Strategie dahin kann und muss den Veränderungen, die das Leben mit sich bringt, angepasst werden. Gottes Wege sind eben unergründlich. Was zugleich heißt, dass es an uns ist, das jeweils Beste daraus zu machen. Seien Sie gnädig mit sich. Schauen Sie auf Ihre Mißerfolge, wenn Sie etwas ändern wollen. In der ganzen übrigen Zeit freuen Sie sich über Ihre Erfolge und das Glück, das Sie haben.

17 Bei Fragen kontaktieren Sie mich gern Prof. Dr. Leif Erik Wollenweber Telefon HS Mobil Website Xing