Selbstorganisation. Version 1.0

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Harry Baumann
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1 Selbstorganisation Version 1.0

2 Inhaltsverzeichnis Die persönliche Leistungskurve... 3 Die durchschnittliche Leistungskurve... 3 Der Abendmensch... 3 Der Morgenmensch... 4 SMARTe Ziele - Aufgabenziele richtig formulieren... 5 Pareto-Prinzip - Verhältnis von Aufwand und Ergebnis... 6 Beispiele für das Pareto-Prinzip... 6 Schlussfolgerung... 6 Eisenhower-Prinzip - die Wichtigkeit-Dringlichkeit Regel... 7 Wichtigkeit und Dringlichkeit... 7 Die Rangfolge der Aufgaben... 7 Beispiele für die Umsetzung... 7 ABC-Analyse - Aufgaben systematisch planen und abarbeiten... 9 Was sind die wichtigen Aufgaben?... 9 Die ABC-Analyse-Checkliste... 9 Umsetzung in die Praxis... 9

.. 6 Schlussfolgerung... 6 Eisenhower-Prinzip - die Wichtigkeit-Dringlichkeit Regel... 7 Wichtigkeit und Dringlichkeit... 7 Die Rangfolge der Aufgaben.

3 Die persönliche Leistungskurve Ihre persönliche Leistungsfähigkeit ändert sich im Laufe des Tages. Um Konzentrations- und Motivationstiefs zu vermeiden, sollten Sie Ihren Arbeitsplan der persönlichen Leistungskurve anpassen. Die durchschnittliche Leistungskurve Der Abendmensch Der Morgenmensch Die durchschnittliche Leistungskurve Die durchschnittliche Leistungskurve trifft auf die meisten Menschen zu. Sie steigt morgens steil an und erreicht vormittags (8:00 bis 12:00 Uhr) den Höhepunkt. Sie sackt über Mittag bis zum Spätnachmittag ab, um gegen Abend (18:00-21:00 Uhr) nochmals anzusteigen. Der Höhepunkt vom Vormittag wird dabei aber nicht mehr erreicht. Um diese Leistungskurve auszunutzen sollten Sie: Wichtige Arbeiten und Meetings im Leistungshoch am Vormittag erledigen. Weniger wichtige Tätigkeiten und Routinearbeiten in den Nachmittag verlegen. Tipp» Ihre persönliche Leistungskurve kann erheblich von der durchschnittlichen Leistungskurve abweichen. Falls Sie Ihre persönliche Leistungskurve nicht genau kennen, lohnt es sich, diese ein paar Tage zu beobachten und zu dokumentieren. Der Abendmensch Sie schlafen spät ein, sind früh morgens nicht munter und haben zur frühen Stunde weder Appetit noch sind Sie besonders gesprächig? Treffen diese Fragen größtenteils auf Sie zu? Dann sind Sie wahrscheinlich ein Abendmensch.

Die durchschnittliche Leistungskurve Der Abendmensch Der Morgenmensch Die durchschnittliche Leistungskurve Die durchschnittliche Leistungskurve trifft auf die meisten Menschen zu.

4 Als Abendmensch sollten Sie: Wichtige, komplizierte oder geistig anstrengende Aufgaben im Leistungshoch am Nachmittag erledigen. Routineaufgaben am besten morgens erledigen, um in die Gänge zu kommen. Komplexe Aufgaben, die am nächsten Morgen auf Sie warten, schon am Abend vorbereiten. Der Morgenmensch Sie werden oft vor Uhr müde, Gäste sind Ihnen Abends nicht so willkommen. Sie sind fit beim Wecken und sofort ansprechbar. Treffen diese Fragen größtenteils auf Sie zu? Dann sind Sie wahrscheinlich ein Morgenmensch. Als Morgenmensch sollten Sie: Früh Ihren Arbeitstag beginnen. Die Stunde vor dem Entreffen Ihrer Mitarbeiter nutzen, um in Ruhe wichtige Arbeiten zu erledigen. Routinearbeiten nachmittags erledigen. Bedenken Sie: Was Sie morgens nicht schaffen, bleibt liegen.

00 Uhr müde, Gäste sind Ihnen Abends nicht so willkommen. Sie sind fit beim Wecken und sofort ansprechbar. Treffen diese Fragen größtenteils auf Sie zu?

5 SMARTe Ziele - Aufgabenziele richtig formulieren Ziele sollten konkret und erreichbar sein. Wenn Sie Projektziele und Maßnahmen "SMART" formulieren, können Sie Überlastung und Demotivation vermeiden und den Erfolg sichtbar machen. SMART bedeutet: S Spezifisch: M Messbar: A Attraktiv: Unmissverständlich benennen worum es geht. Ziele so formulieren, dass später genau erkennbar ist, ob sie erreicht worden sind. Negative Zielformulierungen vermeiden - Ziele positiv beschreiben. Nicht "besser arbeiten" sondern "neue Kräfte freisetzen" R Realistisch: Zielerreichbarkeit sicherstellen - unerreichte Ziele demotivieren. T Terminiert: Endtermin und Kontrolltermine festlegen. Beispiel für eine schlechte Zielformulierung: Verbesserung der Produktion (wurde in der Vergangenheit schlecht produziert?). Beispiel für eine SMARTe Zielformulierung: In Folge der Modernisierung eine 15prozentige Produktionssteigerung bis zum realisieren.

SMART bedeutet: S Spezifisch: M Messbar: A Attraktiv: Unmissverständlich benennen worum es geht. Ziele so formulieren, dass später genau erkennbar ist, ob sie erreicht worden sind.

6 Pareto-Prinzip - Verhältnis von Aufwand und Ergebnis Das Pareto-Prinzip, bekannt auch als 20:80 Regel, ist nach dem italienischen Volkswirt Vilfredo Pareto ( ) benannt. Es beschreibt wie der Zeitaufwand im Verhältnis zum Ergebnis steht. Bedenken Sie, dass meist 20 Prozent der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit ausreicht, um 80 Prozent Ihres Erfolges zu erreichen. In der Praxis ist das Pareto-Prinzip ein geeignetes Mittel, um Zeitprobleme zu lösen oder den Zusammenhang zwischen Ursache und Wirkung zu ermitteln. Beispiele für das Pareto-Prinzip 20% der Besprechungszeit erwirken 80% der Beschlüsse. 20% der Mitarbeiter verursachen 80% der Fehlzeiten. 20% der Produktionsfehler verursachen 80% des Ausschusses. 20% der Produkte erwirtschaften 80% des Umsatzes. 20% der Arbeit ermöglicht 80% des Arbeitsergebnisses. Tipp» Natürlich trifft das Verhältnis 20:80 nicht immer zu. In vielen Fällen findet sich jedoch eine Annäherung an dieses Verhältnis. Schlussfolgerung Nur wenige wichtige Aufgaben tragen zum eigentlichen Erfolg bei. Wenn Sie sich auf diese konzentrieren, steigern Sie Ihre Effektivität. Sparen Sie aber nicht am falschen Platz. Vernachlässigen Sie keine wichtigen Aufgaben. Mit dem Eisenhower-Prinzip können Sie einschätzen, wie wichtig und wie dringlich Ihre Aufgaben und Ziele sind.

In der Praxis ist das Pareto-Prinzip ein geeignetes Mittel, um Zeitprobleme zu lösen oder den Zusammenhang zwischen Ursache und Wirkung zu ermitteln.

7 Eisenhower-Prinzip - die Wichtigkeit-Dringlichkeit Regel Der amerikanische General und spätere Präsident Eisenhower gab einem einfachen Prinzip den Namen, mit dem anstehenden Aufgaben eine Priorität zugeordnet werden kann. Wichtigkeit und Dringlichkeit Die Rangfolge der Aufgaben Beispiele für die Umsetzung Wichtigkeit und Dringlichkeit Mit dem Eisenhower Prinzip können Sie einschätzen, wie wichtig und wie dringlich Ihre Aufgaben und Ziele sind. Manche Aufgaben müssen Sie sofort erledigen, manche können warten, manche können Sie delegieren und einiges kann in den Papierkorb wandern. Beachten Sie: Wichtigkeit kommt vor Dringlichkeit. Wichtigkeit bedeutet Arbeitserfolg. Dringlichkeit ist reine Terminsache. Die Rangfolge der Aufgaben Nach Eisenhower ergibt sich eine Rangfolge für die Erledigung anstehender Aufgaben, die sich gut grafisch darstellen lässt: A-Aufgaben sind wichtig und dringlich. B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringlich. C-Aufgaben sind dringlich aber nicht besonders wichtig. Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, sollten im Papierkorb landen (sog. "P"-Aufgaben). Beispiele für die Umsetzung Beispiele für A-Aufgaben: Wenn das Fristende für Anträge, Endkontrollen, Garantiezeiten und Genehmigungen naht, sollten Sie sich sofort und möglichst selbst darum kümmern. Beispiele für B-Aufgaben: Die Durchführung von Zwischenkontrollen oder das jährliche Mitarbeitergespräch sind wichtige Termine. Sie sind meist nicht unbedingt dringlich, deshalb können sie etwas geschoben werden.

Wichtigkeit und Dringlichkeit Die Rangfolge der Aufgaben Beispiele für die Umsetzung Wichtigkeit und Dringlichkeit Mit dem Eisenhower Prinzip können Sie einschätzen, wie wichtig und wie dringlich

8 Beispiele für C-Aufgaben: Routinearbeiten wie das Erstellen von Statistiken, abarbeiten von Papierkram und Telefonate nehmen viel Zeit in Anspruch. Sie sind meist weniger wichtig und sollten deshalb delegiert werden. P-Aufgaben: Wenn Sie Ihre beruflichen Aktivitäten überprüfen, werden Sie feststellen, dass vieles in die Kategorie "weder wichtig noch dringlich" fällt. Nur leider ist es meist schwierig sich davon zu trennen. Tipp» Um herauszufinden welche Aufgaben wirklich wichtig sind, können Sie die ABC-Analyse verwenden.

P-Aufgaben: Wenn Sie Ihre beruflichen Aktivitäten überprüfen, werden Sie feststellen, dass vieles in die Kategorie "weder wichtig

9 ABC-Analyse - Aufgaben systematisch planen und abarbeiten Wer sich im beruflichen Alltag zuviel Zeit mit Nebensächlichkeiten beschäftigt, vernachlässigt die wertvollen für die Zielerreichung wichtigen Aufgaben. Die ABC-Analyse ist eine bewährte Methode, um geplanten Aktivitäten eine Priorität zu verleihen. Was sind die wichtigen Aufgaben? Die ABC-Analyse-Checkliste Umsetzung in die Praxis Was sind die wichtigen Aufgaben? A B C Aufgaben-Priorität A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie bringen Ihnen den größten Arbeitserfolg. A-Aufgaben müssen Sie vorrangig abarbeiten. B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig. Sie sollten Sie bald erledigen oder an andere abgegeben (delegieren). C-Aufgaben müssen Sie nicht dringend erledigen. Meist handelt es sich um Routinearbeiten wie Verwaltung, Lektüre und Ablage. C-Aufgaben können Sie zugunsten von A oder B-Aufgaben verschieben. Zeitaufwand Wert der Tätigkeit 15% 65 % 20 % 20 % 65 % 15 % Die ABC-Analyse-Checkliste 1. Listen Sie alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen. Sich neu ergebende Aufgaben erweitern die Liste. 2. Versehen Sie jede Aufgabe mit einem Buchstaben, der die Priorität der Aufgabe verdeutlicht. 3. Überlegen Sie sich ob Sie die Aufgabe delegieren können oder selbst erledigen müssen. Tragen Sie die geschätzte Dauer ein. 4. Streichen Sie die erledigten Aufgaben durch. Aufgabe Priorität A,B,C selbst erledigen delegiert an von-bis Dauer Umsetzung in die Praxis Verplanen Sie nicht Ihren ganzen Arbeitstag! Reservieren Sie ca. 40% Puffer für unvorhergesehene Arbeiten. A-Aufgaben haben bei der Abarbeitung oberste Priorität, auch die neu hinzugekommenen. A-Aufgaben erledigen Sie am besten im Hoch Ihrer Leistungskurve, gefolgt von B-Aufgaben. Wenn Sie nicht mehr so konzentriert sind, ist Zeit für C- Aufgaben.

Die ABC-Analyse-Checkliste Umsetzung in die Praxis Was sind die wichtigen Aufgaben? A B C Aufgaben-Priorität A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie bringen Ihnen den größten Arbeitserfolg.

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