FINANZHILFEVEREINBARUNG für ein: Projekt mit mehreren Zuschussempfängern im Rahmen des Erasmus+ Programms 1. VEREINBARUNG NUMMER «AgreementNumber»

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1 FINANZHILFEVEREINBARUNG für ein: Projekt mit mehreren Zuschussempfängern im Rahmen des Erasmus+ Programms 1 VEREINBARUNG NUMMER «AgreementNumber» Diese Vereinbarung (nachfolgend die Vereinbarung ) wird zwischen den folgenden Parteien geschlossen: Deutscher Akademischer Austauschdienst e.v. Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit Register-Nr. 2107, Vereinsregister Bonn Kennedyallee 50, Bonn, die Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit (im Folgenden die NA genannt), zwecks Unterzeichnung dieser Vereinbarung vertreten durch Beate Körner, Leiterin des Referats EU03 Partnerschaften und Kooperationsprojekte, und im Auftrag der Europäische Kommission (im Folgenden die Kommission ) handelnd, einerseits und andererseits dem Koordinator «NameInLatinCharacters» Offizielle Rechtsform: «ApplicantLegalForm» Offizielle Registrierungsnr.: «OrganisationRegistrationNumber» «OrganisationStreet» «OrganisationPostalCode» «OrganisationCity» «OrganisationCountry» USt-Identifikationsnummer: «OrganisationVATNumber» PIC: «OrganisationPICNumber» Erasmus ID-Code: «OrganisationErasmusCode» vertreten zwecks Unterzeichnung dieser Vereinbarung durch «OrganisationLegalContactFunction» «OrganisationLegalContactTitle» «OrganisationLegalContactFirstName» «OrganisationLegalContactLastName», 1 Verordnung (EU) Nr. 1288/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Dezember 2013 zur Einrichtung von Erasmus+, dem Programm der Union für allgemeine und berufliche Bildung, Jugend und Sport, und zur Aufhebung der Beschlüsse Nr. 1719/2006/EG, Nr. 1720/2006/EG und Nr. 1298/2008/EG 1

2 sowie weiteren Zuschussempfängern gemäß Anhang II, ordnungsgemäß vertreten zur Unterzeichnung dieser Vereinbarung durch den Koordinator kraft des/der Mandats/e in Anhang V. Sofern nichts anderes festgelegt wird, schließen Bezugnahmen auf den oder die Zuschussempfänger den Koordinator ein. Die oben genannten Parteien VEREINBAREN: Die Besonderen Bedingungen (nachfolgend die besonderen Bedingungen ) und die folgenden Anhänge: Anhang I Anhang II Allgemeine Bedingungen ( Allgemeine Bedingungen ) Beschreibung des Projekts; veranschlagtes Budget des Projekts; Liste der weiteren Zuschussempfänger Anhang III Finanz- und Vertragsbedingungen Anhang IV Anhang V Anhang VI Geltende Förderraten Dem Koordinator durch den/die anderen Zuschussempfänger übertragenes/e Mandat[e] Vorlagen für anzuwendende Vereinbarungen und Dokumente zwischen Zuschussempfängern und Teilnehmern [nur gültig für Leitaktion 1] die wesentliche Bestandteile dieser Vereinbarung sind. Die Besonderen Bedingungen gehen den Allgemeinen Bedingungen vor. Die Allgemeinen Bedingungen (Anhang I) gelten vorrangig vor denen in anderen Anhängen. Die Bestimmungen in Anhang III gelten vorrangig vor denen in anderen Anhängen, mit Ausnahme von Anhang I. Im Anhang II gilt der Teil über das veranschlagte Budget vorrangig vor dem Teil der Beschreibung des Projekts. 2

3 BESONDERE BEDINGUNGEN INHALTSVERZEICHNIS BESONDERE BEDINGUNGEN... 3 INHALTSVERZEICHNIS... 3 ARTIKEL I.1 GEGENSTAND DER VEREINBARUNG... 5 ARTIKEL I.2 INKRAFTTRETEN UND UMSETZUNGSZEITRAUM DER VEREINBARUNG... 5 ARTIKEL I.3 HÖCHSTBETRAG UND FORM DER FINANZHILFE... 5 ARTIKEL I.4 BERICHTLEGUNG UND ZAHLUNGSVEREINBARUNGEN... 6 I.4.1 Zu leistende Zahlungen... 6 I.4.2 Erste Vorauszahlung... 7 I.4.3 Zwischenberichte und weitere Vorauszahlungen... 7 I.4.4 Abschlussbericht und Antrag auf Zahlung des Restbetrags... 8 I.4.5 Zahlung des Restbetrags... 8 I.4.6 Benachrichtigung über fällige Beträge... 9 I.4.7 Zahlungen der NA an den Koordinator... 9 I.4.8 Zahlungen des Koordinators an die anderen Zuschussempfänger... 9 I.4.9 Sprache der Zahlungsanforderungen und Berichte... 9 I.4.10 Umrechnung von in einer anderen Währung entstandenen Kosten in Euro... 9 I.4.11 Währung für Zahlungen I.4.12 Datum der Zahlung I.4.14 Verzugszinsen ARTIKEL I.5 BANKKONTO FÜR ZAHLUNGEN ARTIKEL I.6 FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICHER UND KONTAKTDATEN DER PARTEIEN I.6.1 Für die Daten Verantwortlicher I.6.2 Kontaktdaten der NA I.6.3 Kontaktangaben der Zuschussempfänger ARTIKEL I.7 SCHUTZ UND SICHERHEIT DER TEILNEHMER/-INNEN ARTIKEL I.8 ZUSATZBESTIMMUNGEN ÜBER DIE NUTZUNG VON ERGEBNISSEN (EINSCHLIESSLICH GEISTIGE EIGENTUMSRECHTE UND GEWERBLICHE SCHUTZRECHTE) ARTIKEL I.9 NUTZUNG VON IT-TOOLS I.9.1 Mobility Tool I.9.2 Erasmus+ Projektergebnis-Plattform (Erasmus+ Project Results Platform)

4 ARTIKEL I.10 ZUSATZBESTIMMUNGEN ZUR VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN AN DRITTE ARTIKEL I.11 BESONDERE BESTIMMUNGEN ZUR FINANZIELLEN VERANTWORTUNG BEI RÜCKFORDERUNGEN ARTIKEL I.12 ZUSATZBESTIMMUNGEN ÜBER DIE SICHTBARKEIT VON MITTELN DER EUROPÄISCHEN UNION ARTIKEL I.13 UNTERSTÜTZUNG DER TEILNEHMER/-INNEN ARTIKEL I.14 ZUSTIMMUNG DER ELTERN/ERZIEHUNGSBERECHTIGTEN ARTIKEL I.15 ZUSATZBESTIMMUNG ZUM MONITORING UND ZUR EVALUATION 14 ARTIKEL I.16 ZUSCHUSSEMPFÄNGER MIT SITZ IN PARTNERLÄNDERN [ARTIKEL I.XX EMPFÄNGER, DIE INTERNATIONALE ORGANISATIONEN SIND ARTIKEL I.17 BESTIMMTE ABWEICHUNGEN GEGENÜBER ANHANG I ALLGEMEINE BEDINGUNGEN

5 ARTIKEL I.1 GEGENSTAND DER VEREINBARUNG I.1.1 Die NA hat entschieden, für das in Anhang II beschriebene Projekt «ProjectTitle» ( das Projekt ) im Rahmen des Erasmus+ Programms, Leitaktion 2: Strategische Partnerschaften, gemäß den Besonderen Bedingungen, Allgemeinen Bedingungen und den anderen Anhängen der Vereinbarung Fördermittel zu gewähren. I.1.2 Durch Unterzeichnung der Vereinbarung akzeptieren die Zuschussempfänger die Finanzhilfe und verpflichten sich zur eigenverantwortlichen Umsetzung des Projekts. I.1.3 Die zuwendungsempfangenden Hochschulen sind verpflichtet, die Erasmus Charta für die Hochschulbildung (ECHE) umzusetzen und die Bedingungen der Akkreditierung einzuhalten. ARTIKEL I.2 INKRAFTTRETEN UND UMSETZUNGSZEITRAUM DER VEREINBARUNG I.2.1 I.2.2 Die Vereinbarung tritt an dem Tag in Kraft, an dem sie von der letzten Partei unterzeichnet wird. Das Projekt hat eine Dauer von «ProjectDuration» Monaten, es beginnt am «ProjectStartDate» und endet am «ProjectEndDate». Beide Datumsangaben gelten einschließlich. ARTIKEL I.3 HÖCHSTBETRAG UND FORM DER FINANZHILFE I.3.1 Der Höchstbetrag der Finanzhilfe beträgt EUR «ProjectGrantApproved». I.3.2 Die Fördermittel werden in Form von Zuschüssen je Einheit und der Erstattung von tatsächlich angefallenen förderfähigen Kosten gewährt, und zwar gemäß den folgenden Bestimmungen: (a) förderfähige Kosten gemäß Festlegung in Anhang III; (b) veranschlagtes Budget gemäß Anhang II; (c) Finanzvorschriften gemäß Festlegung in Anhang III; I.3.3 Übertragung von Fördermitteln ohne Vertragsänderung Unbeschadet der Bestimmungen in Artikel II.13 und sofern das Projekt entsprechend der Beschreibung in Anhang II umgesetzt wird, ist es den Zuschussempfängern erlaubt, das in Anhang II festgelegte veranschlagte Budget durch Übertragungen zwischen den verschiedenen Budgetkategorien anzupassen und die damit verbundenen Aktivitäten wie in Anhang II beschrieben durchzuführen, ohne dass eine solche Anpassung als Änderung der Vereinbarung im Sinne von Artikel II.13 gelten würde, sofern die folgenden Regeln eingehalten werden: (a) Die Zuschussempfänger sind berechtigt, bis zu 20 % der für jede der folgenden Budgetkategorien vorgesehenen Fördermittel zu übertragen: Projektmanagement und - 5

6 umsetzung, Länderübergreifende Projekttreffen, Qualitativ hochwertige Produkte, Multiplikatorenveranstaltungen, Lern-/Lehr-/Weiterbildungsmaßnahmen und außerordentliche Kosten, und zwar in jede beliebige andere Budgetkategorie mit Ausnahme der Budgetkategorien Projektmanagement und -umsetzung und außerordentliche Kosten. (b) Jede Budgetübertragung muss zu einer Erhöhung von maximal 20 % des Betrags führen, der gemäß Anhang II für die betreffende Budgetkategorie gewährt wurde. (c) Die Zuschussempfänger sind berechtigt, die für jede beliebige Budgetkategorie vorgesehenen Fördermittel in die Budgetkategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf (Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung) zu übertragen, auch wenn gemäß Anhang II keine Fördermittel für besondere Bedürfnisse vorgesehen waren. In diesem Fall findet die Vorschrift der maximalen Erhöhung der Budgetkategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf um 20 % keine Anwendung. (d) Abweichend von Punkt (a) des vorliegenden Artikels sind die Zuschussempfänger berechtigt, Fördermittel, die für eine beliebige Budgetkategorie außer der Kategorie Unterstützung bei besonderem Bedarf (Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung) vorgesehen sind, in die Budgetkategorie außerordentliche Kosten umzuwandeln, um zur Deckung der Kosten für eine Finanzgarantie beizutragen, soweit dies in Artikel I.4.2 von der NA verlangt wird und auch dann, wenn keine Fördermittel für außerordentliche Kosten gemäß Anhang II zugeteilt wurden. In diesem Fall findet die Vorschrift der maximalen Erhöhung der Budgetkategorie außerordentliche Kosten um 20 % keine Anwendung. ARTIKEL I.4 BERICHTLEGUNG UND ZAHLUNGSVEREINBARUNGEN Es gelten die folgenden Berichtlegungs- und Zahlungsbedingungen 2 : I.4.1 Zu leistende Zahlungen Die NA hat die folgenden Zahlungen an den Zuschussempfänger zu leisten: - eine erste Vorauszahlung; 2 Normaler Zahlungsplan für Fördermittelvereinbarungen von maximal zwei Jahren einschließlich: normalerweise eine Vorauszahlung von 80 % und die Zahlung des Restbetrags von 20 %; im Fall der Leitaktion 1 in der Hochschulausbildung wird die Zahlung des Restbetrags normalerweise durch eine weitere Vorauszahlung auf Basis eines Zwischenberichts ersetzt. Im Falle nicht ausreichender Zahlungsermächtigungen ist die NA jedoch berechtigt, a) die erste Vorauszahlung auf einen Prozentsatz zwischen 60 und 80 % zu reduzieren und die Zahlung des Restbetrags zwischen 40 und 20 % des maximalen Fördermittelbetrags anzuwenden, oder b) die erste Vorauszahlung ohne Zwischenbericht auf zwei Raten aufzuteilen, die beide zusammen 80 % des maximalen Fördermittelbetrags entsprechen, während die Zahlung des Restbetrags 20 % des maximalen Fördermittelbetrags entspricht. Der normale Zahlungsplan für Finanzhilfevereinbarungen über mehr als zwei Jahre: eine Vorauszahlung in Höhe von 40 % bei Unterzeichnung der Vereinbarung, eine weitere Vorauszahlung in Höhe von 40 % auf der Grundlage eines Zwischenberichts und die Zahlung des Restbetrags in Höhe von 20 % des maximalen Fördermittelbetrags. 6

7 - [Die NA bestimmt, ob eine weitere Vorfinanzierungszahlung vorgesehen ist] eine weitere Vorauszahlung auf Grundlage des Antrags auf eine weitere Vorauszahlung, worauf im Artikel I.4.3 Bezug genommen wird; - eine Zahlung des Restbetrags auf Grundlage des Antrags auf Zahlung des Restbetrags, worauf in Artikel I.4.4 Bezug genommen wird. I.4.2 Erste Vorauszahlung Die Vorauszahlung dient der Sicherstellung der Liquidität des Zuschussempfängers. Die Vorauszahlung bleibt solange Eigentum der NA, bis die Zahlung des Restbetrags erfolgt ist. Option 24monatige Projektlaufzeit: für Projekte, die maximal 2 Jahre laufen und im Falle einer einzigen Vorauszahlung: Die NA leistet an den Koordinator innerhalb von 30 Tagen ab Inkrafttreten der Vereinbarung eine erste Vorauszahlung in Höhe von EUR «M_80», welche 80% der in Artikel I.3.1 niedergelegten maximalen Finanzhilfe entspricht. Option 25-36monatige Projektlaufzeit: für Projekte, die länger als 2 Jahre laufen: Die NA leistet die Zahlung an den Koordinator innerhalb von 30 Tagen ab Inkrafttreten der Vereinbarung eine erste Vorauszahlung in Höhe von EUR «M_40», welche 40 % der in Artikel I.3.1 niedergelegten maximalen Finanzhilfe entspricht. I.4.3 Zwischenberichte und weitere Vorauszahlungen Option 24monatige Projektlaufzeit: Bis zum muss der Koordinator einen Fortschrittsbericht zur Umsetzung des Projekts fertigstellen, in dem der Berichtszeitraum ab Beginn der Umsetzung des Projekts gemäß Artikel I.2.2 bis zum abgedeckt ist. Option 25-36monatige Projektlaufzeit: Bis zum muss der Koordinator einen Zwischenbericht zur Umsetzung des Projekts fertigstellen, in dem der Berichtszeitraum «ProjectStartDate» bis abgedeckt ist. Sofern der Zwischenbericht zeigt, dass der Koordinator mindestens 70 % des Betrags der ersten Vorfinanzierungszahlung aufgebraucht hat, muss der Zwischenbericht als Antrag auf eine weitere Vorfinanzierungszahlung betrachtet werden und den Betrag nennen, der angefordert wird, und zwar bis zu EUR «M_40», was 40 % des gesamten Höchstbetrags gemäß Artikel I.3.1 entspricht. Wenn der Zwischenbericht zeigt, dass weniger als 70 % der zuvor gezahlten Vorauszahlung dafür aufgewendet wurden, die Kosten des Projekts zu decken, muss der Koordinator einen weiteren Zwischenbericht einreichen, wenn mindestens 70 % des Betrags der ersten 7

8 Vorauszahlung aufgebraucht sind, der als Antrag auf Auszahlung einer weiteren Vorauszahlung zu werten ist und in dem die Angabe des gewünschten Betrags in Höhe von EUR «M_40» enthalten sein muss, der 40 % des in Artikel I.3.1 genannten Maximalbetrags entspricht. Unbeschadet der Bestimmungen in den Artikeln II.24.1 und II.24.2 und nach Genehmigung des Berichts durch die NA muss die NA dem Koordinator gegenüber die weitere Vorauszahlung innerhalb von 60 Kalendertagen nach Erhalt des Zwischenberichts zahlen. Option 25-36monatige Projektlaufzeit: Bis zum muss der Koordinator einen Fortschrittsbericht zur Umsetzung des Projekts fertigstellen, in dem der Berichtszeitraum ab Beginn der Umsetzung des Projekts gemäß Artikel I.2.2 bis zum abgedeckt ist. I.4.4 Abschlussbericht und Antrag auf Zahlung des Restbetrags Innerhalb von 30 Kalendertagen nach dem in Artikel I.2.2 festgesetzten Datum des Projektendes, fertigt der Koordinator einen Abschlussbericht über die Projektdurchführung an und lädt, wie in Artikel I.9.2 angegeben, alle Projektergebnisse auf die Erasmus+ Projektergebnis-Plattform zur Veröffentlichung hoch. Im Abschlussbericht müssen die erforderlichen Informationen zur Begründung des beantragten Betrags auf Grundlage der Zuschüsse je Einheit, sofern der Zuschuss zur Erstattung der Zuschüsse je Einheit dient, oder die tatsächlich angefallenen förderfähigen Kosten gemäß Anhang III enthalten sein. Der Abschlussbericht gilt als Antrag des Koordinators zur Zahlung des Restbetrags des Zuschusses. Der Koordinator muss bestätigen, dass die im Abschlussbericht und im Antrag auf Zahlung des Restbetrags gemachten Angaben vollständig, verlässlich und richtig sind. Er muss ebenfalls bestätigen, dass die angefallenen Kosten gemäß der Vereinbarung förderfähig sind und dass der Antrag auf Zahlung des Restbetrags durch entsprechende Nachweise belegt ist, die, wie im Rahmen von Prüfungen oder Audits wie in Artikel II.27 beschrieben, vorgelegt werden können. I.4.5 Zahlung des Restbetrags Die Zahlung des Restbetrags erstattet oder deckt den verbleibenden Teil der förderfähigen Kosten, die den Zuschussempfängern für die Durchführung des Projekts entstanden sind. Die NA legt den fälligen Restbetrag fest, indem sie den Gesamtbetrag der bereits erfolgten Vorauszahlungen vom gemäß Artikel II.25 bestimmten Endbetrag der Fördermittel abzieht. Falls der Gesamtbetrag früherer Vorauszahlungen größer ist als der gemäß Artikel II.25 bestimmte Endbetrag der Fördermittel, nimmt die Zahlung des Restbetrags die Form einer Rückforderung gemäß Artikel II.26 an. 8

9 Falls der Gesamtbetrag früherer Vorauszahlungen niedriger ist als der gemäß Artikel II.25 bestimmte Endbetrag der Förderung, hat die NA den Restbetrag innerhalb von 60 Kalendertagen nach Eingang der in Artikel I.4.4 beschriebenen Dokumente zu zahlen, es sei denn, Artikel II.24.1 oder II.24.2 sind anzuwenden. Die Zahlung unterliegt der Genehmigung des Antrags auf Zahlung des Restbetrags und der Begleitdokumente. Die Genehmigung stellt keine Anerkennung der Einhaltung der Bestimmungen, Echtheit, Vollständigkeit oder Richtigkeit ihrer Inhalte dar. Der zu zahlende Restbetrag kann jedoch auch ohne Zustimmung des Zuschussempfängers mit etwaigen sonstigen Beträgen verrechnet werden, die der Zuschussempfänger der NA schuldet, und zwar bis zum Höchstbetrag der Fördermittel (in Anhang II). I.4.6 Benachrichtigung über fällige Beträge Die NA muss dem Koordinator eine förmliche Mitteilung zusenden, in der (a) der fällige Betrag genannt wird und (b) in der angegeben ist, ob die Mitteilung eine weitere Vorauszahlung oder die Zahlung des Restbetrages betrifft. Im Falle der Zahlung des Restbetrages muss die NA auch den gemäß Artikel II.25 festgelegten Endbetrag des Zuschusses angeben. I.4.7 Zahlungen der NA an den Koordinator Die NA muss Zahlungen an den Koordinator leisten. Die Zahlungen an den Koordinator entlasten die NA von ihrer Zahlungsverpflichtung. I.4.8 Zahlungen des Koordinators an die anderen Zuschussempfänger Der Koordinator muss alle Zahlungen an die anderen Zuschussempfänger per Banküberweisung leisten und für Prüfungen und Audits gemäß Artikel II.27 entsprechende Nachweise der an die einzelnen Zuschussempfänger überwiesenen Beträge aufbewahren. I.4.9 Sprache der Zahlungsanforderungen und Berichte Alle Zahlungsanforderungen und Berichte müssen in deutscher oder englischer Sprache eingereicht werden. I.4.10 Umrechnung von in einer anderen Währung entstandenen Kosten in Euro Zahlungsanforderungen müssen in Euro gestellt werden. Zuschussempfänger, deren Hauptkonten in einer anderen Währung als dem Euro geführt werden, müssen die in einer anderen Währung angefallenen Kosten zu dem durchschnittlichen in Reihe C des Amtsblatts der Europäischen Union über den entsprechenden Berichtszeitraum veröffentlichten Tageskurs umrechnen (verfügbar unter 9

10 Falls im Amtsblatt der Europäischen Union kein täglicher Eurowechselkurs zu der betreffenden Währung veröffentlicht wird, muss die Umrechnung auf der Grundlage der von der Kommission ermittelten und auf ihrer Website ( veröffentlichten Abrechnungsentgelte erfolgen, die während des betreffenden Berichtszeitraums ermittelt worden sind. Die Zuschussempfänger, die ihre allgemeinen Konten in Euro führen, müssen Kosten, die in einer anderen Währung anfallen, gemäß ihren üblichen Rechnungslegungspraktiken in Euro umrechnen. I.4.11 Währung für Zahlungen Die NA leistet Zahlungen in Euro. I.4.12 Datum der Zahlung Zahlungen durch die NA gelten an dem Datum als ausgeführt, an dem das Konto der NA belastet wird, es sei denn, dass nationales Recht anderes vorschreibt. I.4.13 Kosten der Überweisung Die Kosten von Überweisungen werden wie folgt getragen: (a) Die NA trägt die Kosten der Überweisung, die ihre Bank berechnet; (b) der Zuschussempfänger trägt die Kosten der Überweisung, die seine Bank berechnet; (c) die Partei, die eine Wiederholung einer Überweisung verursacht, trägt alle Kosten der wiederholten Überweisung. I.4.14 Verzugszinsen Falls die NA nicht innerhalb der Zahlungsfrist zahlt, haben die Zuschussempfänger ein Recht auf Verzugszinsen. Der zu zahlende Zins bestimmt sich nach nationalem Recht, das für die Vereinbarung gilt, oder nach dem Regelwerk der NA. Falls keine solchen Bestimmungen vorhanden sind, bestimmt sich der zu zahlende Zins nach dem Satz, der von der Europäischen Zentralbank für seine Hauptrefinanzierungsgeschäfte in Euro ( der Referenzzinssatz ) angewendet wird, zuzüglich dreieinhalb Prozentpunkten. Der Referenzzinssatz ist der Zinssatz, der am ersten Tag des Monats gilt, in dem die Frist für die Zahlung ausläuft, und der in der Reihe C des Amtsblattes der Europäischen Union veröffentlicht wird. Wenn die NA die Zahlungsfrist gemäß den Bestimmungen in Artikel II.24.2 aussetzt oder wenn sie tatsächliche Zahlungen gemäß Artikel II.24.1 aussetzt, dann dürfen diese Aktionen nicht als Zahlungsverzug betrachtet werden. Die Verzugszinsen fallen für den Zeitraum an, der ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum der Zahlung zu laufen beginnt und der mit dem Tag der tatsächlichen Zahlung endet, so wie dies in Artikel I.4.12 festgelegt ist. Die NA berücksichtigt zu zahlende Zinsen nicht bei der Bestimmung des Endbetrags von Fördermitteln im Sinne des Artikels II

11 Eine Ausnahme zum ersten Unterabsatz ist, dass, wenn der berechnete Zins bis zu 200 beträgt, dieser nur an den Koordinator gezahlt werden muss, wenn derselbe dies innerhalb von zwei Monaten ab Eingang der verspäteten Zahlung anfordert. ARTIKEL I.5 BANKKONTO FÜR ZAHLUNGEN Alle Zahlungen erfolgen auf das folgende Bankkonto des Koordinators: Name der Bank: Anschrift der Zweigstelle: Genaue Bezeichnung des Kontoinhabers: BIC: IBAN: Verwendungszweck/Kassenzeichen: ARTIKEL I.6 FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICHER UND KONTAKTDATEN DER PARTEIEN I.6.1 Für die Daten Verantwortlicher Der Rechtsträger, der als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher gemäß Artikel I.7 handelt, ist: Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im Deutschen Akademischen Austauschdienst. 3 I.6.2 Kontaktdaten der NA Alle Mitteilungen, die an die NA gerichtet sind, müssen an die folgende Adresse gesandt werden: Deutscher Akademischer Austauschdienst Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit Referat EU03 Kennedyallee Bonn stratpartner.eu@daad.de I.6.3 Kontaktangaben der Zuschussempfänger Alle Mitteilungen, die von der NA an die Zuschussempfänger gerichtet sind, werden an die folgende Adresse des Koordinators geschickt: «OrganisationContactPersonTitle» «OrganisationContactPersonFirstName» «OrganisationContactPersonLastName» 3 Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche kann die Nationale Agentur selbst sein oder eine natürliche Person, die für diese Aufgabe bestimmt ist, so wie dies im nationalen Recht vorgesehen ist, mit dem die Richtlinie 95/46/EC umgesetzt wurde und gemäß der Änderung durch Verordnung 1882/

12 «OrganisationContactPersonFunction» «NameInLatinCharacters» «OrganisationContactPersonStreet» «OrganisationContactPersonPostalCode» «OrganisationContactPersonCity» -Adresse: «OrganisationContactPerson » Als verbindliche Vertretung des/der Koordinators/in ist folgende Person benannt: Titel, Name, Vorname: Funktion: adresse: Unbeschadet Artikel II.13 kann eine Änderung des Koordinators nicht vorgenommen werden. ARTIKEL I.7 SCHUTZ UND SICHERHEIT DER TEILNEHMER/-INNEN Die Zuschussempfänger müssen über effektive Verfahren und Vorkehrungen verfügen, um für die Sicherheit und den Schutz der Teilnehmer im Rahmen ihres Projekts zu sorgen. Die Zuschussempfänger müssen sicherstellen, dass für die Teilnehmer, die an Mobilitätsaktivitäten im Ausland teilnehmen, Versicherungsschutz besteht. ARTIKEL I.8 ZUSATZBESTIMMUNGEN ÜBER DIE NUTZUNG VON ERGEBNISSEN (EINSCHLIESSLICH GEISTIGE EIGENTUMSRECHTE UND GEWERBLICHE SCHUTZRECHTE) Zusätzlich zu den Bestimmungen in Artikel II.9.3 gilt, dass Lehrmaterialien, die im Rahmen des Projekts durch die Zuschussempfänger erstellt werden, über das Internet kostenlos und im Rahmen einer offenen Lizenz zur Verfügung gestellt werden müssen. 4. ARTIKEL I.9 NUTZUNG VON IT-TOOLS I.9.1 Mobility Tool+ Der Koordinator muss das webbasierte Mobility Tool+ einsetzen, um alle Informationen in Verbindung mit den Aktivitäten zu berichten, die im Rahmen des Projekts unternommen werden, einschließlich aller Aktivitäten, für die ein Zero-Grant in Bezug auf EU-Mittel gilt und um den Fortschrittsbericht, den Zwischenbericht (sofern im Mobility Tool+ verfügbar 4 Offene Lizenz eine Möglichkeit, mit der der Eigentümer einer Arbeit anderen erlaubt, die Ressource zu nutzen. Mit jeder Ressource ist eine Lizenz verbunden. Es gibt verschiedene offene Lizenzen, je nach Umfang und Ausmaß der gewährten Berechtigungen oder auferlegten Beschränkungen, und es steht dem Empfänger frei, die bestimmte Lizenz zu wählen, die für seine Arbeit gelten soll. Mit jeder erstellten Ressource muss eine offene Lizenz verbunden sein. Eine offene Lizenz beinhaltet keine Übertragung von Urheberrechten oder geistigen Eigentumsrechten 12

13 und für die in Artikel I.4.3 festgelegten Fälle) und den Abschlussbericht zu erstellen und einzureichen. I.9.2 Erasmus+ Projektergebnis-Plattform (Erasmus+ Project Results Platform) Der Koordinator muss die Ergebnisse des Projekts gemäß der in der vorliegenden Vereinbarung enthaltenen Bestimmungen in die Erasmus+ Projektergebnis-Plattform ( eingeben. Die Genehmigung des Abschlussberichts ist davon abhängig, ob die Projektergebnisse spätestens zum Zeitpunkt der Einreichung des Berichts auf die Erasmus+ Projektergebnis- Plattform hochgeladen worden sind. ARTIKEL I.10 ZUSATZBESTIMMUNGEN ZUR VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN AN DRITTE Im Zuge der Ausnahmeregelung ist es den Empfängern abweichend von Artikel II.11 nicht gestattet, für Aktivitäten, die aus dem Budget der Kategorie Qualitativ hochwertige Produkte finanziert wurden, Untervergaben vorzunehmen. Im Zuge der Ausnahmeregelung finden die in Artikel II.11.1 Punkt (c) und Punkt (d) genannten Bestimmungen auf keine Budgetkategorie außer auf die Kategorie außerordentliche Kosten Anwendung. ARTIKEL I.11 BESONDERE BESTIMMUNGEN ZUR FINANZIELLEN VERANTWORTUNG BEI RÜCKFORDERUNGEN Die finanzielle Verantwortung eines jeden Zuschussempfängers außer der koordinierenden Einrichtung ist auf den Betrag beschränkt, den der jeweilige Zuschussempfänger erhalten hat. ARTIKEL I.12 ZUSATZBESTIMMUNGEN ÜBER DIE SICHTBARKEIT VON MITTELN DER EUROPÄISCHEN UNION Unbeschadet der Bestimmungen in Artikel II.8 haben die Zuschussempfänger auf die im Rahmen des Erasmus+ Programms erhaltene Förderung in allen Mitteilungen und Werbematerialien hinzuweisen. Die Richtlinien für Zuschussempfänger und Dritte sind unter zu finden. ARTIKEL I.13 UNTERSTÜTZUNG DER TEILNEHMER/-INNEN Müssen die Zuschussempfänger während der Durchführung des Projekts Teilnehmern Unterstützung gewähren, sind sie verpflichtet, diese Unterstützung zu den in Anhang I und Anhang VI genannten Bedingungen (sofern zutreffend) zu gewähren. Unter diesen Bedingungen müssen mindestens die folgenden Informationen angegeben werden: (a) Der maximale Betrag der finanziellen Unterstützung. Dieser Betrag darf die Summe von EUR pro Teilnehmer nicht übersteigen; 13

14 (b) die Kriterien für die Bestimmung des genauen Betrags der Unterstützung; (c) die verschiedenen in einer nicht veränderbaren Liste aufgeführten Aktivitäten, für die dem Teilnehmer Unterstützung gewährt werden kann; (d) die Definition der Personen oder Personengruppen, denen Unterstützung gewährt werden kann; (e) die Kriterien für die Unterstützung. Die Zuschussempfänger müssen: Entweder die finanzielle Unterstützung für die Budgetkategorien Reisekosten/Individuelle Unterstützung/Sprachunterstützung unter Anwendung der Sätze für Beiträge pro Einheit gemäß Anhang IV vollständig an die Teilnehmer der länderübergreifenden Lern-/Lehr-/Schulungsaktivitäten überweisen; Oder die Unterstützung für die Budgetkategorien Reisekosten/Individuelle Unterstützung/Sprachunterstützung den Teilnehmern der länderübergreifenden Lern- /Lehr-/Schulungsaktivitäten in Form der erforderlichen Zuschüsse für Reise- und Lebenshaltungskosten und Sprachunterstützung bereitstellen. Die Empfänger müssen in diesem Fall sicherstellen, dass die Bereitstellung von Reise- und Lebenshaltungssowie Sprachunterstützungsleistungen den erforderlichen Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen genügt. Die Zuschussempfänger können die beiden Optionen, die im obigen Absatz dargelegt sind, auch kombinieren, insoweit sie eine faire und gleiche Behandlung aller Teilnehmer sicherstellen. In diesem Fall müssen die Bedingungen, die für jede einzelne Option gelten, auf die Budgetkategorien angewendet werden, auf die die jeweilige Option angewendet wird. ARTIKEL I.14 ZUSTIMMUNG DER ELTERN/ERZIEHUNGSBERECHTIGTEN Die Empfänger sind verpflichtet, bei Teilnahme minderjähriger Teilnehmer an Mobilitätsaktivitäten die Zustimmung der Eltern/Erziehungsberechtigten einzuholen. ARTIKEL I.15 ZUSATZBESTIMMUNG ZUM MONITORING UND ZUR EVALUATION Die NA und die Kommission überwachen die korrekte Umsetzung der Vorgaben der Erasmus-Charta für die Hochschulbildung (ECHE) und der Akkreditierungsbedingungen von Mobilitätskonsortien durch die Zuschussempfänger. Falls im Rahmen des Monitorings Schwächen aufgezeigt werden, muss der Zuschussempfänger einen Maßnahmenplan aufstellen und durchführen, und zwar innerhalb des Zeitrahmens, der von der NA oder der Kommission festgelegt wird. Falls der betroffene Empfänger keine angemessenen und fristgerechten Abhilfemaßnahmen ergreift, ist die NA berechtigt, die Akkreditierung des Konsortiums zu widerrufen oder der Kommission zu empfehlen, die Erasmus Charta für die Hochschulbildung (ECHE) gemäß den in der 14

15 Akkreditierung des Konsortiums bzw. der Erasmus Charta für die Hochschulbildung festgelegten Bestimmungen auszusetzen oder zu widerrufen. ARTIKEL I.16 ZUSCHUSSEMPFÄNGER MIT SITZ IN PARTNERLÄNDERN Die in einem Partnerland ansässigen Zuschussempfänger verpflichten sich, sofern zutreffend, hinsichtlich der Erasmus-Charta für Hochschulbildung (ECHE) dieselben Grundsätze zu beachten, wie die Zuschussempfänger, die in Programmländern ansässig sind. [ARTIKEL I.XX EMPFÄNGER, DIE INTERNATIONALE ORGANISATIONEN SIND [Darf nur eingeschlossen werden, wenn einer der Empfänger eine internationale Organisation ist 5 ] [NA konsultiert die Kommission zwecks Prüfung der bestehenden Vereinbarungen für jede Art von internationaler Organisation in Bezug auf EU-Mittel] ARTIKEL I.17 BESTIMMTE ABWEICHUNGEN GEGENÜBER ANHANG I ALLGEMEINE BEDINGUNGEN 1. Für die Zwecke dieser Vereinbarung muss der Begriff die Kommission in Anhang I Allgemeine Bedingungen als die NA gelesen werden, der Begriff Aktion als Projekt und der Begriff Einheitskosten als Einheitsbeitrag, außer dort, wo dies anderweitig bestimmt ist. Für die Zwecke dieser Vereinbarung muss der Begriff Finanzaufstellung als der Haushaltsteil des Berichts gelesen werden, außer dort, wo dies anderweitig bestimmt ist. In Artikel II.4.1, Artikel II.8.2, Artikel II.20.3, Artikel II.27.1, Artikel II.27.3, dem ersten Absatz in Artikel II.27.4, dem ersten Absatz in Artikel II und in Artikel II.27.9 muss eine Bezugnahme auf die Kommission als Bezugnahme auf die NA und die Kommission gelesen werden. In Artikel II.12 muss der Begriff finanzielle Unterstützung als Unterstützung oder Förderung gelesen werden und der Begriff Dritte als Teilnehmer. 2. Für die Zwecke dieser Vereinbarung gelten die folgenden Klauseln des Anhangs I Allgemeine Bedingungen nicht: Artikel II.2.2 (b) (ii), Artikel II.12.2, Artikel II (j), Artikel II.18.3, Artikel II.19.2, Artikel II.19.3, Artikel II.21, Artikel II Internationale Organisationen sind internationale staatliche Organisationen, die durch zwischenstaatliche Vereinbarungen gegründet werden, sowie spezialisierte Agenturen, die von diesen Organisationen oder anderen Non-Profit- Organisationen gegründet wurden und durch eine Entscheidung der Kommission in eine internationale Organisation aufgenommen wurden. 15

16 Für die Zwecke dieser Vereinbarung gelten die Begriffe verbundene Einrichtungen, Zwischenzahlung, Einmalzahlung, Pauschale nicht, wenn sie in den allgemeinen Bedingungen genannt werden. 3. Artikel II.7.1 muss wie folgt gelesen werden: II.7.1 Verarbeitung personenbezogener Daten durch die NA und die Kommission Alle personenbezogenen Daten, die in der Vereinbarung enthalten sind, werden von der NA gemäß den Bestimmungen im nationalen Recht verarbeitet. Alle personenbezogenen Daten, die auf IT-Tools gespeichert und von der Europäischen Kommission zur Verfügung gestellt werden, werden von der NA gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/ verarbeitet. Diese Daten dürfen vom Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, der in Artikel I.6.1 benannt ist, ausschließlich für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung der Vereinbarung verarbeitet werden oder für den Schutz der finanziellen Interessen der EU, einschließlich Prüfungen, Audits und Untersuchungen gemäß Artikel II.27, und zwar unbeschadet der möglichen Übertragung an Stellen, die mit der Überwachung oder Prüfaufgaben in Anwendung des nationalen Rechts, das für die Vereinbarung gilt, beauftragt sind. Die Zuschussempfänger haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten einzusehen und zu berichtigen. Zu diesem Zweck müssen sie alle Anfragen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten an den in Artikel I.6.1 als für die Verarbeitung der Daten verantwortlich Genannten richten. Alle in der Vereinbarung enthaltenen personenbezogenen Daten müssen von der Kommission gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 verarbeitet werden. Die Zuschussempfänger können sich jederzeit an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. 4. In Artikel II.9.3 muss die Überschrift und der Buchstabe (a) des ersten Absatzes wie folgt gelesen werden: II.9.3 Nutzung der Ergebnisse und der bereits bestehenden Rechte durch die NA und die Europäische Union Die Zuschussempfänger gewähren der NA und der Europäischen Union die folgenden Rechte zur Nutzung der Ergebnisse des Projekts: 6 Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr. 16

17 (A) Nutzung für eigene Zwecke, insbesondere Bereitstellung für Personen, die für die NA, Einrichtungen der Union, Agenturen und Organe arbeiten, Bereitstellung für Behörden der Mitgliedstaaten sowie vollständiges oder teilweises Kopieren und Vervielfältigen in unbeschränkter Zahl. Für den Rest dieses Artikels muss eine Bezugnahme auf die Union als eine Bezugnahme auf die NA und /oder die Union gelesen werden. 5. Der zweite Absatz von Artikel II.10.1 muss wie folgt gelesen werden: Die Zuschussempfänger müssen sicherstellen, dass die NA, die Kommission, der Europäische Rechnungshof (EuRH) und das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) ihre Rechte gemäß Artikel II.27 auch gegenüber den Auftragnehmern der Zuschussempfänger ausüben können. 6. Zu Artikel II wurde ein neuer Buchstabe (j) hinzugefügt, der wie folgt gelesen werden muss: (j) bei Beschwerden aller anderen Zuschussempfänger darüber, dass der Koordinator das Projekt nicht wie in Anhang II umsetzt oder andere wesentliche ihm im Rahmen der Bestimmungen der Vereinbarung obliegende Verpflichtungen nicht einhält. 7. Artikel II.18 muss wie folgt gelesen werden: II.18.1 Die Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. II.18.2 Sofern Streitigkeiten zwischen der NA und einem Zuschussempfänger betreffend Auslegung, Anwendbarkeit oder Gültigkeit der Vereinbarung nicht gütlich beigelegt werden können, liegt die ausschließliche Gerichtsbarkeit für solche Streitigkeiten bei den zuständigen Gerichten gemäß dem anwendbaren nationalen Recht. 8. Artikel II.19.1 muss wie folgt gelesen werden: Die Bedingungen für die Förderfähigkeit von Kosten sind in den Abschnitten I.1 und II.1 des Anhangs III festgelegt. 9. Artikel II.20.1 muss wie folgt gelesen werden: Die Bedingungen für die Erklärung von Kosten und Beiträgen sind in den Abschnitten I.2 und II.2 des Anhangs III festgelegt. 10. Artikel II.20.2 muss wie folgt gelesen werden: Die Bedingungen für Aufzeichnungen und sonstige Unterlagen für das Belegen von erklärten Kosten und Beiträgen sind in den Abschnitten I.2 und II.2 des Anhangs III festgelegt. 17

18 11. Der erste Absatz des Artikels II.22 muss wie folgt gelesen werden: Sofern das Projekt im Einklang mit Anhang II durchgeführt wird, dürfen die Zuschussempfänger das veranschlagte Budget in Anhang II durch Mittelzuweisungen zwischen den verschiedenen Budgetkategorien anpassen. Diese Anpassung erfordert keine Änderung der Vereinbarung gemäß Artikel II.13, wenn die Bestimmungen in Artikel I.3.3 erfüllt werden. 12. Artikel II.23(b) muss wie folgt gelesen werden: (b) er auch innerhalb von 30 Tagen, nachdem er dazu schriftlich von der NA aufgefordert wurde, keinen derartigen Antrag einreicht. 13. Der erste Absatz von Artikel II muss wie folgt gelesen werden: Während des Zeitraums, in dem die Zahlungen ausgesetzt sind, ist der Koordinator nicht berechtigt, Auszahlungsanträge und Belegdokumente, wie in den Artikeln I.4.3 und I.4.4 genannt, einzureichen. 14. Artikel II.25.1 muss wie folgt gelesen werden: II.25.1 Schritt 1 Anwendung des Erstattungssatzes auf die förderfähigen Kosten und Hinzurechnung der Kosten je Einheit Dieser Schritt wird wie folgt angewandt: (a) Werden gemäß Artikel I.3.2(a) die förderfähigen Kosten erstattet, so wird der in Abschnitt II.2 in Anhang III festgelegte Erstattungssatz auf die von der NA für die jeweiligen Kostenarten und den Zuschussempfängern genehmigten förderfähigen Kosten des Projekts angewandt. (b) Wird gemäß Artikel I.3.2(b) ein Einheitsbeitrag zu den Einheitskosten gezahlt, so wird der in Anhang IV festgelegte Einheitsbeitrag mit den tatsächlich angefallenen und von der NA für die Zuschussempfänger genehmigten Anzahl von Einheiten multipliziert. Ist in Artikel I.3.2 eine Kombination dieser verschiedenen Fördermittelformen vorgesehen, so müssen die ermittelten Beträge addiert werden. 15. Der zweite Absatz des Artikels II.25.4 muss wie folgt gelesen werden: Die Kürzung des Betrags erfolgt proportional zum Grad der nicht ordnungsgemäßen Durchführung des Projekts oder zur Schwere der Pflichtverletzung gemäß Abschnitt IV in Anhang III. 16. Der dritte Absatz des Artikel II.26.3 muss wie folgt gelesen werden: 18

19 Erfolgt die Zahlung nicht innerhalb der in der Zahlungsaufforderung gesetzten Frist, zieht die NA den geschuldeten Betrag ein, indem: (a) sie ihn ohne die vorherige Zustimmung des Zuschussempfängers mit jeglichen Beträgen verrechnet, die die NA dem Zuschussempfänger schuldet ( Verrechnung ). Unter bestimmten Umständen kann die NA zum Schutz der finanziellen Interessen der Union die ihr geschuldeten Beträge noch vor dem Fälligkeitsdatum verrechnen. Gegen eine solche Verrechnung kann Klage beim zuständigen Gericht gemäß Artikel II.18.2 eingereicht werden; (b) sie eine nach Maßgabe von Artikel I.4.2 geleistete Sicherheit (falls zutreffend) in Anspruch nimmt ( Inanspruchnahme der Sicherheit ); (c) die Zuschussempfänger gesamtschuldnerisch bis zur Höhe des in dem veranschlagten Budget (Anhang II in seiner zuletzt geänderten Form) für jeden Zuschussempfänger angegebenen maximalen EU-Beitrags haftbar gemacht werden; (d) gerichtliche Schritte gemäß Artikel II.18.2 oder den Besonderen Bestimmungen unternommen werden. 17. Der dritte Absatz des Artikels II.27.2 muss wie folgt gelesen werden: Die Aufbewahrungsfristen in den Unterabsätzen 1 und 2 verlängern sich, wenn nach nationalem Recht längere Fristen bei noch nicht abgeschlossenen Prüfungen, Rechtsbehelfs- und Streitverfahren oder Verfahren zur Durchsetzung von Ansprüchen im Zusammenhang mit den Fördermitteln erforderlich sind, einschließlich in Fällen nach Artikel II Die Zuschussempfänger müssen die Unterlagen in letzteren Fällen so lange aufbewahren, bis die betreffenden Vorgänge erledigt sind. 18. Artikel II.27.3 muss wie folgt gelesen werden: In den Fällen, in denen eine Prüfung, ein Audit oder eine Bewertung vor Auszahlung des Restbetrags eingeleitet wird, muss der Koordinator jegliche Informationen vorlegen, einschließlich Informationen in elektronischer Form, die von der NA oder der Kommission oder von einer anderen externen Stelle, die von der NA dazu bevollmächtigt wurde, aufgefordert werden. Gegebenenfalls kann die NA oder die Kommission verlangen, dass ein Zuschussempfänger diese Informationen direkt bereitstellt. In den Fällen, in denen eine Prüfung oder ein Audit nach Auszahlung des Restbetrags eingeleitet wird, sind die in den vorangegangenen Unterabsätzen genannten Informationen durch den betreffenden Zuschussempfänger bereitzustellen. Kommt der betreffende Zuschussempfänger seinen Pflichten aus dem ersten und zweiten Unterabsatz nicht nach, kann die NA 19

20 (a) Kosten, die durch die vom Zuschussempfänger vorgelegten Informationen unzureichend belegt sind, als nicht förderfähig einstufen; (b) jegliche Einheitsbeiträge, Pauschalbeträge oder Pauschalsätze, die durch die vom Zuschussempfänger vorgelegten Informationen unzureichend belegt sind, als nicht gerechtfertigt ansehen. UNTERSCHRIFTEN Für den Zuschussempfänger «OrganisationLegalContactTitle» «OrganisationLegalContactFirstName» «OrganisationLegalContactLastName» Titel, Vorname, Name Funktion an der Hochschule Für die Nationale Agentur im DAAD Beate Körner Leiterin des Referats Partnerschaften und Kooperationsprojekte Funktion Unterschrift des Bevollmächtigten ( Legal Representative ) gezeichnet in, am Unterschrift Bonn, gezeichnet in, am In zweifacher Ausfertigung in deutscher Sprache. 20